Usługa w zakresie naprawy i konserwacji urządzeń biurowych użytkowanych w Prokuraturze Okręgowej w Gdańsku i podległych jej jednostkach organizacyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Część Nr 1 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, pogwarancyjna usługa naprawy i konserwacji urządzeń wielofunkcyjnych /kserokopiarek/ wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych w tym: tonerów, części zamiennych i podzespołów niezbędnych do prawidłowej pracy urządzeń, których wykaz i ich miejsca użytkowania Zamawiający określił w Zał. Nr 4 do SIWZ dla Części 1. 1.Kompleksowa obsługa serwisowa przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: a.Wykonywanie okresowych przeglądów technicznych zgodnie z dokumentacja techniczną, wymogami określonymi przez producenta i instrukcjami obsługi: b.Dokonywanie regulacji, napraw bieżących, wymianę zużytych części, podzespołów, sprawdzenie i przesmarowanie elementów ruchomych oraz regulację pracy urządzenia w tym testowanie - wydruk kontrolny, czyszczenie wewnątrz urządzenia, wymianę zużytych części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych, zespołów i podzespołów niezbędnych do prawidłowej pracy urządzenia. 2.Konserwacja i przegląd kserokopiarek, co najmniej raz na kwartał przez upoważnionego pracownika Wykonawcy obejmuje między innymi następujące czynności: demontaż i montaż obudów zewnętrznych i wewnętrznych, czyszczenie wnętrza /usunięcie pyłów papieru, tonera oraz kurzu/, czyszczenie zespołu czyszczącego bębna, czyszczenie zespołu optyki, czyszczenie kaset papieru i filtrów, czyszczenie drogi transportu papieru, czyszczenie napędu głównego, czyszczenie sekcji grzejnej, czyszczenie sekcji pobierania papieru, demontaż i montaż poszczególnych sekcji, zespołów w/w, sprawdzenie działania kserokopiarek, regulacja jakości kopii, dokonanie przeglądu sprawności urządzenia oraz poświadczenie wykonanej usługi protokołem odbioru przeglądu. 3.Naprawa bieżąca (standardowa) obejmuje czynności wymienione w pkt. 2 oraz: a.naprawę usterek technicznych kserokopiarek wynikających z działania części określonych w pkt. 4, b.wymianę uszkodzonych części urządzenia określonych w pkt. 4, c.sprawdzenie poprawności działania sprzętu po naprawie, d.ekspertyzę opłacalności naprawy sprzętu. 4.Części zamienne wraz z ich wymianą między innymi: bęben światłoczuły, deweloper, lampa skanera, wałek utrwalający grzejny, wałek teflonowy grzejny, wałek dociskowy dolny, tuleja wałka utrwalającego grzejnego, zespół przeglądowy, zespół wywołania, zespół utrwalania. 5.W przypadku wystąpienia naprawy i usługi nieprzewidzianej w w/w pkt. 3 i 4 /usterka niestandardowa/ Wykonawca zobowiązany jest wystawić nieodpłatnie ekspertyzę opłacalności naprawy sprzętu oraz kosztorys usługi. Kosztorys powinien wskazywać ilość i cenę jednej roboczogodziny oraz materiałów wg cen zakupu (koszt zakupu obejmuje również koszt dojazdu). Po uzgodnieniu z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego, Wykonawca winien przystąpić do naprawy urządzenia. Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą wg ceny w kosztorysie. 6.W przypadku stwierdzenia zużycia technicznego kserokopiarki i braku przydatności do dalszego użytkowania, Wykonawca zobowiązany będzie opracować we własnym zakresie i na własny koszt opinię techniczną /ekspertyzę/ tego urządzenia. 7.Dostawa materiałów eksploatacyjnych wraz z ich wymianą obejmuje tonery. Wymagania techniczne dotyczące tonerów: Zamawiający wymaga dostarczenia oryginalnych materiałów eksploatacyjnych lub/i równoważnych, fabrycznie nowych, w oryginalnych opakowaniach zamkniętych hermetycznie przez producenta, przy czym: a.wszystkie elementy produktu muszą być fabrycznie nowe, to znaczy, aby przy ich produkcji było wykorzystane 100% nowych części. Materiały nie mogą mieć śladów używania i uszkodzenia, ponownego napełniania, nie mogą być regenerowane i prefabrykowane; b.za fabrycznie nowe Zamawiający uznaje materiały eksploatacyjne nie używane, wyprodukowane w okresie ostatnich 12 miesięcy przed datą dostawy, nie regenerowane, nie napełniane powtórnie, na aktualnej gwarancji producenta; c.za nie prefabrykowane Zamawiający uznaje materiały nie napełniane powtórnie, w oryginalnych opakowaniach fabrycznych; wskaźnik poziomu atramentu drukarki prawidłowo współpracuje z oryginalnymi lub równoważnymi materiałami eksploatacyjnymi; d.za oryginalne Zamawiający uznaje materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producenta drukarek i kserokopiarek, do których materiał jest przeznaczony; materiały nie mogą powodować utraty gwarancji producenta sprzętu; e.materiały nie mogą ograniczać pełnej współpracy z programem drukarki monitorującym stan zasobników z tuszem lub tonerem; f.materiały winny posiadać na opakowaniu indywidualny kod materiału eksploatacyjnego oraz nazwę sprzętu, do którego są przeznaczone, g.materiały winny posiadać na produkcie indywidualny kod producenta umożliwiający jednoznaczną identyfikację producenta; h.materiały nie mogą powodować uszkodzenia urządzeń, w których będą eksploatowane i.za toner Zamawiający uznaje wkład drukujący do kserokopiarek posiadających jedynie pojemnik na proszek; j.dostarczenie, dla każdego urządzenia, po jednym tonerze zapasowym (w celu zapewnienia ciągłości pracy); k.zaopatrzenie urządzeń w nowe tonery w ostatnim tygodniu obowiązywania umowy; l.planowana ilość tonerów do zużycia w czasie trwania umowy to 130 szt. Zamawiający może zmienić ilość niezbędnych tonerów w czasie trwania umowy. 8.Całkowita ilość kserokopiarek zgłoszonych do konserwacji i naprawy wskazana została w Formularzu cenowym Zał. nr 4 do SIWZ dla Części 1. 9.Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania części/materiałów równoważnych do oryginalnych, przy czym ich parametry nie mogą być gorsze od parametrów części/materiałów oryginalnych. Obowiązek udokumentowania równoważności stosowanych części spoczywa na Wykonawcy poprzez dokument uzyskany od producenta załączony do Protokołu odbioru wykonanej naprawy. 10.Zamawiający będzie zgłaszał naprawę każdorazowo za pośrednictwem faksu lub a-mailem, przez osoby upoważnione w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego wskazane w załączniku do umowy Lista osób upoważnionych do kontaktu /Zał. Nr 2 do Umowy dla Części 1/. 11.Wykonawca uznaje ten sposób przesłania zlecenia i zobowiązuje się przystąpić do naprawy urządzenia w terminie 24 godzin od otrzymania zgłoszenia. Naprawa i konserwacja winny być realizowane w miejscu zainstalowania urządzenia. Dni wolne od pracy przesuwają termin odpowiednio. 12.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca instalacji sprzętu pomiędzy lokalizacjami lub nową lokalizacją biur Zamawiającego. 13.W przypadku stwierdzenia konieczności wykonania naprawy warsztatowej, Wykonawca zobowiązany jest do zabrania urządzenia na własny koszt i dostarczenia bezpłatnie urządzenia zastępczego o zbliżonych, nie gorszych parametrach użytkowych odpowiadających uszkodzonemu. Za przekazanie zastępczej kserokopiarki Wykonawcy przysługuje tylko wynagrodzenie ustalone w oparciu o wykonaną i potwierdzoną ilość sztuk kserokopii i jednostkową cenę brutto za 1 szt. kserokopii. Jeżeli urządzenie wyposażone jest w dysk twardy, każdorazowo musi być on wymontowywany i pozostawiany u Zamawiającego. 14.Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich czynności serwisowych mających na celu utrzymanie urządzeń w pełnej sprawności technicznej z uwzględnieniem wymiany zużytych części i podzespołów na fabrycznie nowe lub równoważne, zalecane przez producenta urządzeń. 15.Warunki gwarancji i rękojmi: a.Wykonawca udzieli gwarancji na wykonane w ramach umowy usługi i zamontowane podzespoły, części, materiały. Okres gwarancji będzie wynosił minimum 6 miesięcy i będzie liczony od pierwszego dnia po zakończeniu obowiązywania umowy. Okres gwarancji będzie wynosił minimum 6 miesięcznej na wykonane naprawy oraz minimum 6 miesięcznej gwarancji na wymienione części i podzespoły. Zapis o przysługującej gwarancji Wykonawca zamieści w Protokole odbioru. b.Wykonawca udzieli gwarancji na okres zgodny z gwarancja producenta/dystrybutora zamontowanych podzespołów, części i materiałów, jeżeli gwarancja ta jest dłuższa niż wymieniona wyżej. Wykonawca poświadczy okres gwarancji producenta/dystrybutora poświadczy, za pomocą dostarczonej Zamawiającemu kopii karty gwarancyjnej producenta/dystrybutora. Karta gwarancyjna zostanie potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Wykonawca bądź producent/dystrybutor. c.W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca dokona sprawdzenia urządzenia, ustali przyczynę awarii i jeśli okaże się konieczne, wykona naprawę lub wymieni niesprawne części, podzespoły, materiały na wolne od wad, o równoważnych parametrach techniczno - eksploatacyjnych, wg wymagań określonych w instrukcji serwisowej. Czas reakcji serwisu wynosi 48 godzin od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego awarii. d.Zgłoszenie konieczności napraw gwarancyjnych może nastąpić telefonicznie, pisemnie, za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej. W tym celu Wykonawca przekaże Zamawiającemu dane kontaktowe w tym zakresie. e.Czynności wynikające z gwarancji i rękojmi Wykonawca będzie wykonywał w istniejących warunkach u Zamawiającego, w dniach roboczych Zamawiającego. f.Zdemontowane w czasie naprawy gwarancyjnej elementy Wykonawca odbiera i utylizuje we własnym zakresie i na własny koszt. 16.Zużyte materiały w tym części zamienne przechodzą na własność Wykonawcy, który zobligowany jest zabrać je, bezpośrednio po wymianie i postępować z nimi w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Wykonawca zobowiązuje się do zabierania opakowań po wykorzystanych częściach, podzespołach i tonerach. 17.Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania w pełnej sprawności urządzeń objętych usługą konserwacji i napraw, będących na stanie Zamawiającego. 18.Odbiór wykonanej usługi będzie potwierdzony w Protokole odbioru wykonania usługi /Zał. Nr 1 do Umowy dla części 1/ załączony do faktury. W Protokole odbioru Wykonawca zobowiązany jest do odnotowania wszelkich wykonanych napraw z wyszczególnieniem wymienionych części. Protokół winien być podpisany przez osoby upoważnione ze strony Zamawiającego i Wykonawcy. 19.W okresie trwania umowy Zamawiający przewiduje wykonanie około 2.000.000 sztuk kopii/wydruków na urządzeniach wielofunkcyjnych. Podana liczba jest jedynie wartością orientacyjną, służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. 20.Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone dla wszystkich użytkowanych kserokopiarek jako iloczyn wykonanych przez nie w danym miesiącu kserokopii A4 i A3 oraz ceny jednostkowej brutto za 1 szt. kserokopii, zgodnie ze złożoną ofertą - Załącznik nr 1 SIWZ. 21.W ramach zaoferowanej ceny jednostkowej brutto za 1 szt. kserokopii Wykonawca wkalkuluje wszystkie koszty, które mają wpływ na tę na cenę. Część Nr 2 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, pogwarancyjna usługa serwisowania i naprawy komputerowych urządzeń peryferyjnych: drukarek laserowych i atramentowych oraz maszyn faksowych. Wykaz urządzeń oraz ilości Zamawiający zamieścił w Zał. Nr 4 do SIWZ dla Części 2. Papier i tonery do powyższych urządzeń zabezpiecza Zamawiający. Zamawiający posiada urządzenia marki: SAMSUNG, LEXMARK, EPSON, BROTHER, HEWLETT PACKARD LASE JET, XEROX, PANASONIC, CANON, NASHUATEC, MINOLTA, MITA. 1.Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone wg cen jednostkowych brutto podanych w ofercie Wykonawcy, Formularzu cenowym Zał nr 4 dla Części 2 do SIWZ. 2.Zakresem usługi serwisowania sprzętu jest objęte utrzymania sprzętu biurowego w należytej sprawności technicznej poprzez usuwanie awarii technicznych powstałych w czasie eksploatacji oraz dostarczanie części i podzespołów niezbędnych do wykonania powyższych czynności. 3.Szczegółowy zakres wymagań: a.Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia urządzenia pod względem ewentualnego uszkodzenia oraz stwierdzenie rodzaju awarii, b.Przed przystąpienie do naprawy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ekspertyzę zdiagnozowania przyczyny awarii oraz kosztorys naprawy z informacją o zakresie i kosztach naprawy w formie pisemnej w terminie 24 godzin, licząc od momentu otrzymania zawiadomienia przekazanego za pośrednictwem faksu lub a-mailem. c.W sytuacji, gdy koszt naprawy przekroczy 200,00 zł brutto Wykonawca przystąpi do wykonania naprawy po zaakceptowaniu kosztorysu przez upoważnionego pracownika Zamawiającego (wg załączonej listy uprawnionych osób przedstawionej w Załączniku nr 2 do umowy). Naprawa winna nastąpić w terminie 48 godzin, licząc od momentu otrzymania zlecenia przekazanego za pośrednictwem faksu lub a-mailem. d.W przypadku, gdy czas naprawy będzie dłuższy niż 6 dni roboczych licząc od dnia otrzymania zlecenia naprawy, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia i zainstalowania nieodpłatnie na czas naprawy urządzenia zastępczego o parametrach nie gorszych niż urządzenie podlegające naprawie. e.Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania części/materiałów równoważnych do oryginalnych, przy czym ich parametry nie mogą być gorsze od parametrów części/materiałów oryginalnych. Obowiązek udokumentowania równoważności stosowanych części spoczywa na Wykonawcy poprzez dokument uzyskany od producenta. f.Wykonawca zobowiązany jest udzielić minimum 6 miesięcznej gwarancji na wykonane naprawy oraz minimum 6 miesięcznej gwarancji na zamontowane części i podzespoły. 4.Zamawiający wymaga, aby usługa będąca przedmiotem zamówienia była wykonywana w siedzibie Wykonawcy wyposażonej w aparaturę niezbędną do diagnostyki sprzętu z zachowaniem należytej staranności oraz z zasadami wiedzy technicznej. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na wykonanie usługi przeglądu w siedzibie Zamawiającego. 5.Usługa wykonywana będzie na terenie Trójmiasta w siedzibach Zamawiającego: Gdańsk ul. Wały Jagiellońskie 36, ul. Okopowa 7, ul. Piekarnicza 10, Sopot ul. 1- go Maja 10, Gdynia ul.10 Lutego 39. 6.Odbiór wykonanej usługi będzie potwierdzony w Protokole odbioru wykonania usługi /Zał. Nr 1 do Umowy dla części 2/. W Protokole odbioru Wykonawca zobowiązany jest do odnotowania wszelkich wykonanych napraw z wyszczególnieniem wymienionych części. Protokół winien być podpisany przez osoby upoważnione ze strony Zamawiającego i Wykonawcy. 7.W przypadku nieprawidłowego wykonania usługi Zamawiający zgłosi Wykonawcy obowiązek usunięcia nieprawidłowości. W takim przypadku Wykonawca dokona naprawy w terminie 6 dni od dnia zgłoszenia oraz pokryje koszty części i naprawy, których wymiana stała się konieczna. 8.Zużyte i uszkodzone materiały w tym części zamienne przechodzą na własność Wykonawcy, który jest zobligowany zabrać je bezpośrednio po wymianie i postępować z nimi zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a w szczególności przepisami dotyczącymi ochrony środowiska.