Przygotowanie, organizacja i kompleksowa obsługa jednodniowej konferencji pn. Potencjał eksportowy producentów owoców i warzyw Ziemi Sandomierskiej w Sandomierzu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i kompleksowa obsługa jednodniowej konferencji pn. Potencjał eksportowy producentów owoców i warzyw Ziemi Sandomierskiej, realizowanej ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, dla maksymalnie 120 osób.
2. Miejsce wydarzenia: Miasto Sandomierz w województwie świętokrzyskim.
3. W ramach zamówienia do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.:
a) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem;
b) zapewnienie recepcji konferencji;
c) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji;
d) zorganizowanie wizyt studyjnych w grupach producenckich;
e) zorganizowanie kolacji;
f) obsługa konferencji, wydrukowanie programu konferencji oraz wykonanie identyfikatorów;
g) udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie informacji podsumowującej konferencję;
h) opracowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej.
4. Zamawiający wymaga zapewnienia podczas całej konferencji opiekuna, który podczas całego czasu jej trwania zajmie się koordynacją prawidłowego jej przebiegu oraz będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem konferencji na miejscu i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie realizacji.
5. Szczegółowy zakres i opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik Nr 1 do SIWZ.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie.
7. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia.
8. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonywania.
9. Cenę oferty wykonawca oblicza i podaje w Formularzu oferty, którego wzór zawiera dodatek nr 1 do SIWZ. Przy obliczaniu ceny wykonawca musi uwzględnić wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi. Formularz oferty musi być wypełniony zgodnie z wymaganiami zamawiającego i podpisany przez wykonawcę.
10. Zamawiający dopuszcza powierzenie wykonania zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w swojej ofercie (Formularz oferty) zakresy (części) zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom lub podania przez wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, opisanych w rozdziale V SIWZ. Niedopełnienie w/w obowiązku oznaczać będzie, iż wykonawca wykona przedmiot zamówienia samodzielnie.
11. Przy realizacji zamówienia z udziałem podwykonawców zastosowanie mają przepisy art. 36b ust. 2 ustawy.
12. Zlecenie części przedmiotu zamówienia podwykonawcom nie zmienia zobowiązań wykonawcy wobec zamawiającego. Wykonawca będzie odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu jakby to były działania, uchybienia i zaniedbania jego własnych pracowników.
13. Szczegółowe zasady określające sposób realizacji zamówienia, rozliczeń, oraz wysokość kar umownych zawarte zostały w dodatku nr 3 do SIWZ - Wzór umowy.
14. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.
15. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy.
16. Zamawiający nie przewiduje:
zawarcia umowy ramowej,
aukcji elektronicznej,
zwrotu kosztów udziału w postępowaniu