Świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Garwolinie ul. Mazowiecka 26.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Garwolinie ul. Mazowiecka 26. Zakres przedsięwzięcia obejmuje: 1. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Starostwa Powiatowego w Garwolinie w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2020r. 2. Usługi pocztowe, które są przedmiotem zamówienia będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w: a) ustawie z dnia 23.11.2012r. Prawo pocztowe (Dz.U.2018.2188 t.j. z dnia 2018.11.23), b) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz.U.2018.2096 t.j. z dnia 2018.11.05) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym, c) ustawie z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2018.1360 t.j. z dnia 2018.07.16) - regulującym tryb doręczania pism, d) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2018 poz. 421 t.j. z dnia 2018.02.26), e) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013r poz.545). f) innych powszechnie obowiązujących przepisach. 3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą: a) powszechne usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze do 2000g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, b) usługi pocztowe dotyczące paczek pocztowych w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, c) doręczanie przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe) do siedziby Zamawiającego, d) doręczenia zwrotów przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe) nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, e) odbiory z siedziby Zamawiającego przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe) przeznaczonych do nadania, f) realizowanie przekazów pocztowych - świadczone w obrocie krajowym i zagranicznym przyjmowania i doręczania przekazów adresatom określonych w nich kwot pieniężnych w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w tygodniu. 4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w dniu podpisania umowy z Zamawiającym dysponował placówką pocztową w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przesyłek, zwrotu przesyłek do siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze tj. poniedziałku do piątku przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, w godzinach od 8.00 – 9.00 (godziny mogą ulec zmianie - dokładne godziny do ustalenia, po wybraniu oferty). Uwaga: Ze względu na dużą ilość korespondencji przychodzącej, Zamawiający nie może zrezygnować z określenia godzin dostarczania przesyłek oraz zwrotów przesyłek pocztowych. Korespondencja musi być dostarczana we wczesnych godzinach porannych tj. 8.00 – najpóźniej do 9.30. Dokładne godziny dostarczania korespondencji będą ustalone po wybraniu oferty – jednak nie później niż do 9.30. 6. Odbiór przesyłek listowych przeznaczonych do nadania odbywać się będzie raz dziennie we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, z siedziby Starostwa Powiatowego w Garwolinie ul. Mazowiecka 26, w godzinach 14.00-16.00 (godziny mogą ulec zmianie - dokładne godziny do ustalenia, po wybraniu oferty). 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadania przesyłek pilnych przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego w punkcie nadawczym Wykonawcy znajdującym się w miejscowości Zamawiającego, w innych godzinach niż określone w pkt 6. 8. Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Zamawiający będzie również nadawał przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie Kodeksu Postępowania Administracyjnego i Kodeksu Postępowania Cywilnego. 9. Szczegółowe warunki świadczenia usługi zostały zawarte w istotnych postanowieniach, które zostaną wprowadzone do treści umowy. 10. Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta umowa obejmująca świadczenie usług pocztowych. 11. Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. 12. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca co miesiąc wystawił fakturę na Powiat Garwoliński ul. Mazowiecka 26, 08-400 Garwolin NIP 826-21-89-646. 13. Wykazane w Formularzu cenowym szacunkowe ilości przesyłek listowych każdego rodzaju mają charakter orientacyjny, zostały podane na podstawie analizy zapotrzebowania na usługi pocztowe wyłącznie dla obliczenia wartości oferty i nie są ilościami obowiązującymi Zamawiającego. Zamawiający nie gwarantuje, że podane ilości zostaną zrealizowane w okresie trwania umowy, zapłata nastąpi tylko i wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. 14. Planowane do nadania ilości przesyłek danego rodzaju zawarto w Formularzu cenowym. 15. Użyte określenia związane z opisem przedmiotu zamówienia oznaczają: a) zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nie rejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) realizowane przekazy pocztowe – przyjęcie przekazu pocztowego, jego przemieszczenie lub przesłanie oraz doręczenie adresatowi określonej w nim kwoty pieniężnej. h) wymiary przesyłek listowych: • Gabaryt A - przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140mm - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm; • Gabaryt B - przesyłki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza grubość 20mm lub długość 325mm lub szerokość 230mm - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600mm. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2mm. i) Przez paczki pocztowe, rozumie się paczki: przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. 17. Wykonawca zapewnia, że jego placówka obsługująca Zamawiającego będzie czynna codziennie od poniedziałku do piątku. 18. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 19. Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 20. Zwroty przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich wydania lub doręczenia odbiorcy będą niezwłocznie przekazywane do siedziby Zamawiającego. 21. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi doręczania przesyłek w kraju i za granicami kraju. 22. Wykonawca obowiązany jest do sporządzania rejestrów poczty przychodzącej: listów poleconych, przesyłek wartościowych, przesyłek kurierskich i paczek potwierdzanych przez upoważnionego pracownika reprezentującego Zamawiającego. 23. Wykonawca obowiązany jest do potwierdzania rejestrów poczty wychodzącej – listów poleconych, paczek sporządzanych przez upoważnionego pracownika reprezentującego Zamawiającego. 24. Opakowania przesyłek zawierać będą czytelne informacje identyfikujące adresata i nadawcę, rodzaj przesyłki oraz nadruk lub odcisk pieczęci potwierdzającej wniesienie opłaty za usługę. 25. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki oraz druków za potwierdzeniem odbioru. 26. Wykonawca obowiązany jest do przyjmowania i realizowania reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług będących przedmiotem zamówienia. Termin zgłoszenia reklamacji przez Zamawiającego – po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej. Termin udzielenia odpowiedzi przez wykonawcę na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 27. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z szacunkową ilością przesyłek znajduje się w załączniku nr 6 do SIWZ. 28. Wymagania o których mowa w art.29 ust.3a ustawy Pzp: 1) Zamawiający wymaga, aby przez cały okres realizacji zamówienia, osoby wykonujące czynności przyjmowania korespondencji przesyłek listowych oraz paczek pocztowych zatrudnione były przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz.U. z 2018 Nr 917 t.j. z dnia 2018.05.16) 2) Ustalenie wymiaru zatrudnienia Zamawiający zostawia w gestii Wykonawcy, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający wymaga, aby każda zatrudniona osoba brała czynny udział przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących określone w ppkt 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: l) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, m) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, n) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 4) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcą osób wykonujących wskazane w ppkt. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia; a) oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy w/w oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych. Informacje takie jak; data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 5) W przypadku nie przedstawienia Zamawiającemu w terminie określonym w wezwaniu o którym mowa w ppkt 4, dowodów potwierdzających spełnienie wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcą osób wykonujących wskazane w ppkt. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia – Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne określone §10 ust. 4 istotnych postanowień umowy.