Świadczenie usług eksperckich przy ocenie wniosków lub usług opiekuna biznesowego dla podmiotów ekonomii społecznej i przedsiębiorstw społecznych w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług eksperckich przy ocenie wniosków złożonych przez beneficjentów pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego oraz usług opiekunów biznesowych dla podmiotów ekonomii społecznej i przedsiębiorstw społecznych w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy”. CZĘŚCI 1 – usługi świadczone przez eksperta w ramach Komisji Oceny Wniosków - 1. Członek Komisji Oceny Wniosków (KOW) będzie zobowiązany do: a) Przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków o otrzymanie wsparcia finansowego, b) zweryfikowania wniosków oraz załączników do wniosku, c) sporządzenia listy biznesplanów uszeregowanych w kolejności od największej liczby uzyskanych punktów, d) wyłonienia biznesplanów, które otrzymają wsparcie finansowe, e) przedstawienia w formie pisemnej pełnego, wyczerpującego uzasadnienia wystawionej oceny końcowej, jak i ocen cząstkowych z poszczególnych części oceny wniosku. 2. Do zadań członka Komisji Oceny Wniosków należeć będzie: a) pełnienie funkcji eksperta – członka KOW, b) uczestniczenie w pracach KOW, c) przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o otrzymanie wsparcia finansowego wraz z załącznikami, d) sporządzenie listy rankingowej wniosków o przyznanie dotacji, e) w uzasadnionych przypadkach, przeprowadzenie ewentualnej powtórnej oceny wniosków, f) udział w sporządzaniu protokołu z przebiegu pracy KOW, g) dokumentowanie swojej pracy zgodnie z wytycznymi wymaganymi przez Zamawiającego. 3. Doradca wybrany do realizacji usługi nie może być jednocześnie zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji PO (program operacyjny, w tym krajowy i regionalny program operacyjny oraz program EWT) na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. Jako instytucję realizującą PO rozumie się IZ PO lub instytucję, do której IZ PO delegowała zadania związane z zarządzaniem PO, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 4. Łączne zaangażowanie zawodowe doradcy w realizacje wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie może przekroczyć 276 godzin miesięcznie. Sposób liczenia limitu zaangażowania zawodowego został ściśle określony w pkt. 6.16 ust. 9 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 5. Wykonywanie zadań przez doradcę będzie potwierdzane protokołem, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. Doradca przed podpisaniem umowy złoży oświadczenie potwierdzające spełnienie tego wymagania. 6. Zamawiający nie dopuszcza angażowania jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie. 7. Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków będą odbywały się w siedzibie Dziadowskiej Agencji Rozwoju S.A. przy ul. Wł. Jagiełły 15a, 13-200 Działdowo. 8. Ocenie będzie podlegało około 20 wniosków o przyznanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej oraz 20 wniosków o przyznanie wsparcia pomostowego (podzielonych w trzech rundach konkursowych). 9. Maksymalna łączna liczba godzin jaka przewidywane jest na zrealizowanie ww. usługi przez jednego członka KOW to 60 godzin. Zamawiający zastrzega, że faktyczna liczba godzin wyświadczonych usług może być mniejsza. Ilość godzin może ulec zmniejszeniu z powodów niezależnych od Zamawiającego. 10. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 30 kwietnia 2017 r. Część 2 - usługi świadczone przez opiekuna biznesowego, Przedmiotem usługi doradczej jest pełnienie funkcji indywidualnego doradcy/opiekuna biznesowego przedsiębiorstw ekonomii społecznej utworzonych na terenie 4 powiatów województwa warmińsko-mazurskiego tj. działdowskiego, nidzickiego, nowomiejskiego i szczycieńskiego, objętych zasięgiem projektu. Zadaniem opiekuna będzie systematyczne i metodyczne zindywidualizowane doradztwo w obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa ekonomii społecznej przez okres 12 miesięcy w wymiarze 3h na grupę w tygodniu (maksymalnie 1890 godzin - przez cały okres trwania umowy). Liczba świadczonych godzin doradztwa uzależniona będzie od liczby udzielonych dotacji, tj. od liczby powstałych przedsiębiorstw ekonomii społecznej (PES) i może ulec zmniejszeniu z powodu nieuzyskania zakładanej maksymalnej liczby PES. Doradztwo realizowane będzie w obrębie powiatów objętych projektem. 1. Zadania opiekuna biznesowego ukierunkowane będą na: a) rozpoznawanie potrzeb, problemów biznesowych i potencjału biznesowego przedsiębiorczości społecznej, b) monitorowanie funkcjonowania i nadzór nad realizacją statutu i biznesplanu przedsiębiorstwa społecznego, c) opracowywanie biznesplanu, planu naprawczego oraz pomoc w pozyskiwaniu finansowania zwrotnego, d) świadczenie doradztwa w zakresie bieżącego funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa, e) pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów przedsiębiorstwa, f) pomoc w planowaniu strategii PS, budowaniu powiązań kooperacyjnych, negocjacjach, g) coaching i mentoring. 2. Opiekun biznesowy zobowiązany będzie do: a) spotkań 3 h w tygodniu z każdym wspieranym przedsiębiorstwem społecznym, a ponadto do pozostawania z nimi w stałym kontakcie telefonicznym i e-mailowym, b) udzielenia wsparcia w zakresie doradztwa przez okres 12 miesięcy zakończonego rozwojem przedsiębiorstwa społecznego i wzrostem jego obrotów, c) terminowej realizacji powierzonych zadań, d) informowania Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej o występujących problemach w realizacji zadań, e) przestrzegania Regulaminu Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy (OWES Nidzica), f) prowadzenia dokumentacji pracy – miesięczne sprawozdania, listy obecności, opis sytuacji przedsiębiorstwa społecznego oraz realny plan jego rozwoju, g) prowadzenia miesięcznej karty czasu pracy, ewidencji godzin i zadań realizowanych przez Wykonawcę w ramach wszystkich projektów realizowanych przez niego w okresie zlecenia. W przypadku zaangażowania w realizację zadań w ramach innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Zamawiającego i innych podmiotów, Wykonawca musi posiadać możliwość prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach zleconej usługi. Łączne zaangażowanie zawodowe osoby świadczącej doradztwo, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Zamawiającego i innych podmiotów, nie przekracza limitu godzin wskazanego w aktualnie obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, tj. obowiązujących na dzień złożenia protokołu odbioru pracy. Limit zaangażowania zawodowego, o którym mowa wcześniej, dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności: • w przypadku stosunku pracy –uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, • w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania –uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy), • w przypadku zatrudnienia w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wykonawca będzie składać godzinową ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów. Wykonanie zadań przez Wykonawcę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. h) prowadzenia dokumentacji usług zgodnej ze standardami AKSES, i) zbierania informacji i przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, j) utrzymywania stałej wymiany informacji z pozostałymi członkami kadry OWES Nidzica oraz informowania o sprawach istotnych z punktu widzenia prawidłowej realizacji usług, k) pokrywania kosztów związanych z dojazdem do miejsca świadczenia usług, l) motywowania kadry PES do aktywności gospodarczej i społecznej, m) rozpoznawania ewentualnych konfliktów wewnątrz przedsiębiorstwa społecznego i podejmowania mediacji na rzecz ich rozwiązywania, n) monitorowania jakości usług świadczonych przez PES oraz opracowywania zmiany w strategii wprowadzania nowych produktów i usług na rynek, o) monitorowania rozwoju działalności PES wraz z przygotowywaniem rekomendacji do dalszej ścieżki rozwoju oraz wsparcia, p) doradzania w zakresie budowania współpracy z otoczeniem gospodarczym, społecznym i publicznym, q) doradzania w procedurze ubiegania się o realizację usług zlecanych do realizacji zgodnie z ustawą Pzp oraz w zakresie przygotowywania oferty marketingowej PES, r) prowadzenia nadzoru nad dokumentacją instytucjonalną, a w szczególności rachunkową i kadrową oraz projektową, prowadzoną przez PES, m. in. w kontekstach przygotowywania umów cywilno-prawnych oraz związanych z zatrudnianiem kadr w formule spółdzielczych umów o pracę, stosowania przepisów BHP oraz Państwowej Inspekcji Pracy, prowadzenia przeglądów maszyn i urządzeń, zawierania ubezpieczeń majątku przedsiębiorstwa oraz innych wynikających z potrzeb działania przedsiębiorstwa itp., s) wspierania we współpracy pomiędzy członkami PES, a biurem księgowym (w szczególności dotyczącej terminowego regulowania zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych). 3. Zasady świadczenia usług doradztwa specjalistycznego: a) usługa doradcza rozumiana jest jako spotkanie bezpośrednie doradcy z daną osobą/grupą lub jako doradztwo pośrednie świadczone drogą elektroniczną (w uzasadnionych przypadkach), b) czas trwania 1 godz. doradztwa wynosi 60 minut, liczba godzin doradztwa świadczona jednorazowo nie może przekroczyć 6 godz., c) proces udzielania doradztwa powinien się rozpocząć w terminie maksymalnie 2 dni roboczych od zgłoszenia zapotrzebowania na usługę ze strony klienta, d) doradca pokrywa koszty związane z dojazdem do miejsca świadczenia usług, e) doradca ma obowiązek informowania uczestników o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, f) doradca współpracuje z kadrą projektu w zakresie rekomendowania osób/grup korzystających z usług doradczych do skorzystania z dalszego wsparcia proponowanego przez projekt, g) doradca wybrany do realizacji usługi nie może być jednocześnie zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji PO (program operacyjny, w tym krajowy i regionalny program operacyjny oraz program EWT) na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. Jako instytucję realizującą PO rozumie się IZ PO lub instytucję, do której IZ PO delegowała zadania związane z zarządzaniem PO, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. h) łączne zaangażowanie zawodowe doradcy w realizacje wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie. Limity zaangażowania zawodowego zostały ściśle określone w pkt. 6.16 ust. 9 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020, i) wykonywanie zadań przez doradcę będzie potwierdzane protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin a danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. Doradca przed podpisaniem umowy złoży oświadczenie potwierdzające spełnienie tego wymagania, j) Zamawiający nie dopuszcza angażowania jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie. 4. Miejsce świadczenia doradztwa: doradztwo świadczone będzie na terenie realizacji projektu, tj. powiatów: działdowskiego, nowomiejskiego, nidzickiego i szczycieńskiego województwa warmińsko-mazurskiego. Może być również świadczone w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, w siedzibie Centrum Ekonomii Społecznej w Nidzicy, Inkubatorze Przedsiębiorczości Społecznej w Działdowie lub w miejscowości Kamionka koło Nidzicy. 5. Doradztwo prowadzone ma być w języku polskim. 6. Realizacja zamówienia w zakresie udzielania usług doradczych przez opiekuna biznesowego rozpocznie się po podpisaniu umów o przyznanie wsparcia finansowego na zatrudnienie w nowoutworzonych/istniejących przedsiębiorstwach społecznych/w podmiotach ekonomii społecznej wyłącznie pod warunkiem ich przekształcenia w przedsiębiorstwa społeczne i trwać będzie przez 12 miesięcy. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu z uwagi na możliwe przesunięcia czasowe w realizacji wcześniejszych etapów w projekcie. 7. Termin wykonania usługi: usługa świadczona będzie w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2018 r.