Świadczenie usług pocztowych – kurierskich w obrocie krajowym oraz drukowanie i dystrybucja faktur na rzecz Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej Towarzystwo Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Szczecinku w terminie od dnia 09.01.2018r do dnia 08.01.2021r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Usługi pocztowe – kurierskie. 1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług pocztowych – kurierskich o charakterze ciągłym, polegającym na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych poleconych – za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz listów zwykłych – w obrocie krajowym na terenie co najmniej Powiatu Szczecineckiego. 1.2. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych poleconych oraz zwykłych, wykonywane będzie zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481 tekst jednolity z dnia 02.08.2017r); b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468); c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2013 r. poz. 545); d) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r - Kodeks cywilny (Dz. U. 2017r. poz.459 tekst jednolity z dnia 02.03.2017r.); e) Ustawy z dnia 17 listopada 1964r – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 2016r. poz.1822 tekst jednolity z dnia 09.11.2016r.); f) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2017r. poz.1257 tekst jednolity z dnia 27.06.2017r.); g) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. 1998, Nr 157, poz. 1031 z późn. zm.). h) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016r. poz.922 tekst jednolity z dnia 28.06.2016r). 1.3. Maksymalny termin doręczenia przesyłek przez Wykonawcę, adresatom określonym przez Zamawiającego, nie może być dłuższy niż 3 dni robocze, liczone od północy dnia następnego, po dniu potwierdzenia ich przyjęcia przez Wykonawcę – dacie wynikającej z formularza nadania. 1.4. Odbiór przesyłek przez Wykonawcę musi następować przynajmniej jeden raz dziennie przez pięć dni w tygodniu, z wyjątkiem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach pracy Zamawiającego - za potwierdzeniem nadania. Szczegółowa godzina odbioru przesyłek, ustalona zostanie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w zawartej umowie o świadczenie usług pocztowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony, jako dzień pracujący sobota, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. 1.5. Miejscem odbioru przesyłek przez Wykonawcę, jest sekretariat Zamawiającego mieszczący się w jego siedzibie w Szczecinku przy ul. Cieślaka 6B. 1.6. Za datę doręczenia przesyłki adresatowi, Zamawiający traktować będzie, także datę jej dwukrotnego awizowania przez Wykonawcę, jeżeli nastąpił skutek doręczenia zastępczego, przewidziany przepisami prawa, o których mowa w pkt. 1.2 lit. e i f SIWZ. 1.7. Po dokonaniu doręczenia, Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu formularz zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, z wpisaną datą jej otrzymania przez adresata oraz czytelnym podpisem zawierającym jego imię i nazwisko. Wykonawca wpisuje na nim także datę doręczenia przesyłki, imię i nazwisko odbierającego, zaznacza sposób doręczenia oraz potwierdza to własnoręcznym czytelnym podpisem. Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło, Wykonawca na formularzu zwrotnego potwierdzenia odbioru wpisuje datę czynności oraz przyczynę niedoręczenia, co potwierdza własnoręcznym czytelnym podpisem. 1.8. W przypadku awizowania przesyłki, Wykonawca pozostawia w skrzynce oddawczej adresata awizo, na którym wskazany jest adres placówki, do której adresat może się zgłosić celem odbioru przesyłki. 1.9. Przesyłki nie doręczone i nie podjęte w terminie przez adresatów w wyniku ich dwukrotnego awizowania - Wykonawca zwraca Zamawiającemu wraz z oddzielnym wykazem przesyłek zwróconych. Zwrot winien nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni po upływie terminu określonego w pkt. 1.7. 1.10. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu opakowań przesyłek wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Koszt w/w materiałów musi być wliczony w cenę wykonania pojedyńczej usługi pocztowej. 1.11. Szacunkowa ilość przesyłek: a) z potwierdzeniem odbioru – ok. 830 szt./m-c x 36 m-cy = 29 880szt. w tym: - gabaryt koperty C-6 i DL – ok. 705 szt/m-c x 36 m-cy = 25 380szt., - gabaryt koperty C-5 – ok. 100 szt/m-c x 36 m-cy = 3 600szt. , - gabaryt koperty C-4 – ok. 20 szt/m-c x 36 m-cy = 720szt. , - gabaryt koperty B-4 – ok. 5 szt/m-c x 36 m-cy = 180szt., b) zwykłych – ok. 200 szt./m-c x 36 m-cy = 7 200szt. w tym: - gabaryt koperty C-6 i DL – ok. 125 szt/m-c x 36 m-cy = 4 500szt., - gabaryt koperty C-5 – ok. 50 szt/m-c x 36 m-cy = 1 800szt., - gabaryt koperty C-4 – ok. 20 szt/m-c x 36 m-cy = 720szt., - gabaryt koperty B-4 – ok. 5 szt/m-c x 36 m-cy = 180szt. 2. Usługi drukowania i dystrybucji. 2.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług polegających na comiesięcznym; - drukowaniu oryginałów faktur generowanych przez Zamawiającego i ich dystrybucji, - wygenerowaniu z oprogramowania Wykonawcy kopii oryginałów faktur w formie elektronicznej i przekazaniu Zamawiającemu plików zawierających kopie faktur na wskazany adres e-mail. Niezbędnym jest aby Wykonawca posiadał własne oprogramowanie do wydruku faktur, generowanych przez system informatyczny Zamawiającego w cyklu miesięcznym. 2.2. Druk dokumentów odbywać się będzie na wstępnie spersonalizowanym papierze opracowanym i przygotowanym przez Wykonawcę w tzw. systemie bezkopertowym, według wzorów określonych w załącznikach nr 2 i nr 3 do SIWZ, które ostatecznie zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania przedmiotu umowy z materiałów własnych. 2.3. Przekazywanie danych przez Zamawiającego do drukowania faktur, następować będzie w postaci plików elektronicznych w formacie HTML do trzeciego dnia danego miesiąca poprzedzającego termin doręczenia faktur odbiorcom, nie później jednak niż na 7 dni przed ostateczną datą doręczenia odbiorcom. 2.4. Dane niezbędne do wykonania usługi przekazywane będą Wykonawcy przez Zamawiającego pocztą elektroniczną w postaci e-mail , zarchiwizowanej i zabezpieczonej hasłem. 2.5. Usługi, o których mowa w pkt. 2.1 Wykonawca będzie wykonywał w dni robocze z wyłączeniem niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy. 2.6. Szacunkowa ilość drukowania oryginałów faktur – 3.000 sztuk/m-c. x 36 m-cy = 108 000szt. 2.7. Szacunkowa ilość dystrybucji oryginałów faktur w systemie bezkopertowym – 3.000 sztuk/m-c. x 36 m-cy = 108 000szt