Zarządzanie projektem pn.: “Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródło energii w gminach Świeradów-Zdrój oraz Leśna”

Opis przedmiotu przetargu: I. Nazwa projektu „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w gminach Świeradów-Zdrój oraz Leśna” współfinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020 (RPO WD 2014-2020), Oś priorytetowa 3 „Gospodarka niskoemisyjna”, Działanie 3.3 „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym”, Poddziałanie 3.3.1 OSI „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym – konkurs horyzontalny OSI” typ 3.3 e, nr projektu RPDS.03.03.01-02-0012/19-00. I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie projektem w oparciu o sporządzony regulamin prac Komisji Oceny Projektów, zgodnie z: wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu obejmujące: a) prowadzenie projektu na etapie jego realizacji rzeczowej; b) prowadzenie rozliczeń projektu z instytucją współfinansującą projekty w ramach RPO WD na lata 2014-2020 w ramach działanie 3.3 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym; c) wsparcie merytoryczne dla Beneficjenta, d) analiza zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie, e) monitorowanie projektu w okresie realizacji,w tym wskaźników projektowych, f) współpraca z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w procesy dotyczące zatwierdzania, rozliczania i kontroli projektów, g) sporządzanie raportów, sprawozdań, zestawień i innych dokumentów niezbędnych z punktu widzenia prawidłowej realizacji projektu, h) uczestnictwo w kontroli na miejscu, i) pomoc w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla kontrolujących, dotyczących projektu, j) weryfikacja wniosków o płatność składanych przez Grantobiorców, k) rozliczanie wniosku z DIP – składanie wniosków o płatność. l) prowadzenie projektu poprzez platformę SL2014. II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Rekrutacja Grantobiorców w ramach ogłoszonego konkursu; 2. Prowadzenie punktu konsultacyjnego i obsługi klienta projektu; a) Linia dedykowana telefoniczna dla projektu, b) Adres e-mail dedykowany dla projektu c) Wsparcie merytoryczne Grantobiorców, d) Dedykowana strona internetowa dla projektu, z opracowaną bazą z najczęściej pojawiającymi się pytaniami, e) Prowadzenie raz w miesiącu przez 4h punktu konsultacyjnego w wyznaczonym okresie, 3. Przeprowadzenie kampanii informacyjno-edukacyjnej zgodnie z zapisami regulaminu; 4. Przygotowywanie według potrzeb na rzecz Zamawiającego korespondencji w sprawie realizacji projektu; 5. Obsługa formalna Grantobiorców: a) Podpisanie umów z mieszkańcami wybranymi zgodnie z zapisami regulaminu konkursu oraz regulaminu prac komisji Oceny Projektów, b) Archiwizacja umów, c) Bieżący monitoring działań prowadzonych przez mieszkańca, d) Rozliczenie formalne mieszkańców z realizacji otrzymanego grantu (w tym min. analiza zebranych faktur, opisanie faktur, weryfikacja zdeklarowanych i przeprowadzonych działań – zgodność z umową, weryfikacja uzyskanego efektu ekologicznego), e) Przekazanie płatności do wypłaty 6. Udokumentowanie uwarunkowań realizacyjnych projektu i przygotowanie planu realizacji projektu ze wskazaniem zadań do podjęcia i konieczności zaangażowania zasobów zewnętrznych i wewnętrznych; 7. Organizacja i udział w przeglądach projektu co najmniej raz na kwartał: a) nadzór nad terminową i prawidłową pod względem merytorycznym oraz formalno-prawnym realizacja zadania, b) monitoring realizacji zadań pod kątem zawiązanych umów na dofinansowanie, udział w monitorowaniu wskaźników projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych, a także kontrola prawidłowości rozliczania wykonanych zadań pod kątem zawartych umów, c) weryfikowanie na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych prawidłowości realizacji działań d) weryfikowanie na podstawie wizji lokalnej potwierdzającej montaż każdej realizacji jednostki wytwarzanej energii cieplnej w miejscu realizacji projektu, e) nadzór i kontrola na rzeczowym i finansowym wykonaniem prac przez Grantobiorców, f) bieżąca analiza kosztów ponoszonych na realizowane działania, g) kontrola prawidłowości zafakturowania wykonanych robót pod względem formalnoprawnym przez Grantobiorców, 8. Odbiór i weryfikacja odbiorów z realizacji uproszczonych ocen energetycznych (audyt energetyczny) przez Wykonawcę zewnętrznego; 9. Prowadzenie w imieniu Gminy Miejskiej Świeradów-Zdrój projektu od strony formalnej, ściśle wynikającej z wymagań dla beneficjentów środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego otrzymanych w ramach Działania 3.3 „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym”, Poddziałania 3.3.1 OSI „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym – konkurs horyzontalny OSI” typ 3.3 e Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii – projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej – projekt grantowy - kontakt z Dolnośląską Instytucją Pośredniczącą; 10. Przygotowywanie dokumentacji sprawozdawczej oraz rozliczeniowej w terminach i w formie zgodnej z wymogami Instytucji Pośredniczącej; 11. Przygotowanie sprawozdania końcowego z realizacji projektu, współudziału w terminowym przygotowaniu wniosku o płatność refundacyjną/ zaliczkową oraz końcową; 12. Aktualizowanie sporządzonego harmonogramu płatności; 13.Wprowadzanie dokumentów oraz prowadzenie komunikacji w sprawie projektu poprzez system SL2014; 14. Skompletowanie dokumentów formalnych na potrzeby kontroli formalnej i uczestnictwo w trakcie wizyt kontrolnych ze strony Instytucji Pośredniczącej, w trakcie trwania umowy. OPIS PROJEKTU GRANTOWEGO Celem projektu grantowego jest wsparcie projektów dotyczących modernizacji systemów grzewczych obejmującej wymianę wysokoemisyjnych źródeł ciepła na podłączenie do sieci ciepłowniczej / chłodniczej lub instalację źródeł ciepła opartych o Odnawialne źródła energii (np. pomp ciepła) lub instalację kotłów spalających biomasę lub paliwa gazowe (wymianie nie podlegają użytkowane kotły gazowe i olejowe, nie dopuszcza się też wymiany użytkowych kotłów innych niż gazowe i olejowe na kotły węglowe (niezależnie od ich klasy) i olejowe). Wymianie źródła ciepła mogą towarzyszyć uzasadnione modernizację systemu grzewczego pozostające w związku przyczynowo-skutkowym ze zmianą źródła ciepła, np. wymiana wysokotemperaturowej instalacji ogrzewania na niskotemperaturową. Dopuszcza się również zastosowanie ogrzewania elektrycznego (kable / maty grzejne, kotły elektryczne, piece akumulacyjne itp.) pod warunkiem, że będzie ono zasilane z OZE. Mikroinstalacja o odpowiedniej mocy może zostać zrealizowana w ramach projektu (można również wykorzystać już istniejącą instalację). Wsparcie będzie dotyczyło również systemów monitoringu i zarządzania energią, które są obowiązkowym elementem projektu (termostaty, czujniki temperatury, pogodowe, obecności, sterowniki, automatyczne układy regulacji, aplikacje komputerowe, gotowe systemy, urządzenia pomiarowe itp.) mające na celu zmniejszenie zużycia energii poprzez dostosowanie mocy urządzeń do chwilowego zapotrzebowania. Wymiana źródła ciepła jest elementem obowiązkowym. Inwestycję mogą być uzupełnione poprzez instalacje OZE (np. na potrzeby pozyskiwania ciepłej wody użytkowej lub produkcji energii elektrycznej, np. fotowoltaicznej czy wykorzystującej siłę wiatru, dopuszcza się mikroinstalacje, których moc powinna być obliczona na zaspokojenie zapotrzebowania na energie elektryczną w budynku, w którym modernizowane jest źródło ciepła na podstawie zużycia za lata ubiegłe i uwzględniającego oszczędności uzyskane w wyniku realizacji projektu. Dopuszcza się oddawanie („akumulację”) do sieci energetycznej okresowych nadwyżek. W przypadku montażu ogrzewania elektrycznego można uwzględnić dodatkowe zapotrzebowanie podczas wyliczania mocy instalacji. Instalacje OZE są fakultatywne. Przewidywane rezultaty realizacji projektu: Szacowany roczny spadek emisji gazów cieplarnianych CO2: 555 t/rok Roczny spadek emisji PM 10: 5,84 t Roczny spadek emisji PM 2,5: 4,83 t Projekt jest realizowany w partnerstwie i dotyczy gmin: - Świeradów-Zdrój (województwo dolnośląskie, powiat lubański) – lider projektu - Leśna (województwo dolnośląskie, powiat lubański) Grantobiorcami mogą być osoby fizyczne z obszaru objętego projektem, posiadający prawo do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu w odniesieniu do nieruchomości na której/których realizowany będzie grant i dysponujący tą nieruchomością w całym okresie trwałości projektu grantowego tj. 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Grantodawcy, będące: - właścicielem domów jednorodzinnych - właścicielem mieszkań w domach wielorodzinnych, - najemcą mieszkań w domach wielorodzinnych (posiadający tytuł do lokalu mieszkalnego oraz prawo do dysponowania lokalem na cele projektu w okresie realizacji i trwałości projektu) w celu zaspokojenia własnych potrzeb zmierzających do ograniczenia wysokiej emisji CO2 i innych zanieczyszczeń. Grantobiorcą może być także wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia mieszkaniowa czy TBS, zgodnie z katalogiem Beneficjentów wymienionym w SzOOP RPO WD 2014-2020. Grantobiorcą nie może być Grantodawca (Gmina Miejska Świeradów-Zdrój/Gmina Leśna) oraz jego jednostki organizacyjne i podległe. Grantobiorca nie może być ponadto podmiotem powiązanym z Grantodawcą osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Grantobiorcy a Grantodawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykluczenia: Z katalogu Grantobiorców wykluczeni są Wnioskodawcy: a którzy zostali wykluczeni z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, na podstawie art. 207 o finansach publicznych; b na których ciąży obowiązek zwrotu pomocy wynikający z decyzji KE uznającej pomoc za niezgodną z prawem oraz ze wspólnym rynkiem w rozumieniu art. 107 TFUE; c karani na mocy zapisów ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zakazem dostępu do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt. 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; d karani na podstawie art. 9 ust. 1 pkt. 2a ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary e przedsiębiorstwa w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy państwa. Wnioski o udzielenie grantu będą podlegać ocenie w zakresie : a) Kryteriów dostępowych – których spełnienie jest niezbędne w celu otrzymania grantu b) Kryteriów rankingujących – które są punktowane i pozwalają uszeregować projekty na liście rankingowej