Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych na potrzeby służbowych wyjazdów pracowników Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Olsztynie

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych , na potrzeby służbowych wyjazdów pracowników Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Olsztynie w okresie od 15.11.2012 r. do 31.03.2014 r. W okresie trwania umowy przewiduje się loty do: Szwecji, Francji, Rosji, Kanady i na Białoruś. Zamawiający informuje, że w okresie od stycznia 2012 r. do czerwca 2012 r. zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb RDLP w Olsztynie na kwotę 28 340 zł brutto (wartość ta obejmuje koszty związane z rezerwacją, sprzedażą i wystawieniem biletu łącznie z ceną biletu wynikającą z taryfy przewoźnika) W ramach świadczenia usługi rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych wykonawca zobowiązany będzie do: a) wyszukania optymalnego połączenia pod względem ceny oraz czasu trwania podróży oraz przedstawienia zamawiającemu niezwłocznie, nie później niż następnego dnia w godzinach pracy biura RDLP w Olsztynie tj. do 15:15 od złożenia zamówienia (drogą elektroniczną e-mail, fax, w szczególnych przypadkach telefonicznie) przez zamawiającego minimum 2 wariantów przelotu (jeśli występują), z określeniem warunków podróży w tym m.in. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, oferując najtańszy bilet (najniższa cena biletu) na danej trasie i w danym dniu z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji i taryf specjalnych; b) przekazania zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji zawierającego ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu lotniczego); wykonawca będzie informował o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonywanych wcześniej rezerwacjach; c) dostarczenia biletów elektronicznych na określone przez zamawiającego adresy poczty elektronicznej niezwłocznie tj. nie później niż 3 godz. od momentu przekazania przez wykonawcę prośby o wystawienie biletu, bilety elektroniczne będą przekazywane na adresy poczty elektronicznej (e-mail) określone przez zamawiającego bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez wykonawcę (niedopuszczalne jest przekazywanie tych biletów z adresów /skrzynek poczty elektronicznej wykonawcy); d) dostarczenia biletów papierowych do siedziby zamawiającego lub w miejsca wskazane przez zamawiającego na trasy na które nie ma możliwości wystawienia biletów elektronicznych, w terminie ustalonym przez strony, nie później niż 24 godziny przed planowanym terminem podróży; e) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczanych przez wykonawcę zamawiającemu będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez wykonawcę, zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego GDS.