Wykonanie działań promocyjnych w związku z realizacją projektu pn. „Zakup autobusów niskoemisyjnych, modernizacja zajezdni autobusowej MZK Piła Sp. z o.o. w Pile i rozbudowa infrastruktury dla potrzeb komunikacji miejskiej”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej projekt, realizowana w okresie od maja 2017 r. do marca 2018 r. wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych. Na kampanię informacyjno-promocyjną składa się w szczególności: zakup i produkcja kampanii w mediach, produkcja zewnętrznych nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, kampania w Internecie, obsługa kanałów w mediach społecznościowych, produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych oraz wsparcie obsługi PR. II. Główne założenia, które należy uwzględnić w ofercie: 1. Spójność wszystkich elementów. 2. Pozycjonowanie eventów MZK Piła Sp. z o.o. jako wydarzeń miejskich z bogatą ofertą merytoryczną w zakresie ekologii, promocji zdrowego stylu życia. 3. Marka komunikacji miejskiej ma być kojarzona i promowana jako wygodny sposób przemieszczania się w mieście. 4. Kampania swoim zasięgiem powinna obejmować Piłę i okolice. III. Wymagania w zakresie procedury oraz terminu wykonania kampanii informacyjno-promocyjnej promującej projekt wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych: 1. Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy opracuje i dostarczy następujące dokumenty: plan wykonawczy kampanii informacyjno-promocyjnej, media plan, harmonogram działań w ramach przedmiotowej kampanii. Zamawiający jest zobowiązany w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania powyższych dokumentów do przekazania Wykonawcy uwag lub ich akceptacji. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji zadań określonych w przedmiotowych dokumentach po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 2. Wykonawca opracuje szczegółowy plan wykonawczy kampanii informacyjno-promocyjnej, który będzie uwzględniał wszystkie wymagania znajdujące się w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia i wytycznych Zamawiającego. 3. Opracowanie szczegółowego media planu. Media plan ma zawierać listę mediów wraz z harmonogramem publikacji reklam oraz ich formatu. Media plan ma precyzyjnie określić nośniki wybrane do kampanii, formaty reklam (długości spotów, wymiary reklam prasowych), terminy emisji, miejsca zamieszczenia reklam, terminy dostarczenia materiałów do mediów. 4. Wykonawca zobowiązuje się uczestniczyć raz w tygodniu w spotkaniach zespołu wykonawczego, powołanego przez zamawiającego, w celu omawiania bieżącego przebiegu kampanii. Terminy i miejsce spotkań określi zamawiający. 5. Bieżąca produkcja i redakcja informacji prasowych, tekstów na stronę internetową, tekstów informacyjno-promocyjnych. 6. Wykonawca zobowiązany jest do udzielania odpowiedzi na zapytania Zamawiającego, do realizacji kampanii zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem działań i szczegółowym planem wykonawczym oraz do sprawowania kompleksowego nadzoru nad jej realizacją. IV. Wsparcie PR i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej: 1. Wykonawca zapewni przeprowadzenie akcji informacyjnych do pięciu wydarzeń promujących komunikację miejską: a) Otwarcie wystawy w Muzeum Okręgowym „Historia komunikacji miejskiej w Pile” - 11.05.2017 r. b) Zjazd Izby Gospodarczej Komunikacji Miejskiej – Komisja Ekonomiczna - 22-23.06.2017 r. c) Promocja komunikacji miejskiej w ramach organizacji plenerowej gry miejskiej dla mieszkańców – lipiec 2017 r. d) Europejski Tydzień Zrównoważonego Transportu – 16-22.09.2017 r. i Europejski Dzień bez Samochodu 22.09.2017 r. e) Autobus z Mikołajkową opowieścią” – spotkanie z Mikołajem i czytanie książek z pasażerami – grudzień 2017 r. 2. Przygotowanie ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile pn. „Historia komunikacji miejskiej w Pile” od dnia 11 maja 2017 r. 3. Organizacja i przeprowadzenie gry miejskiej (druga połowa lipca 2017 r.). 4. Przeprowadzenie kampanii edukacyjnej przedszkolnej we wrześniu i październiku 2017 r. w 19 przedszkolach w Pile (ok. 1000 dzieci w wieku 5-6 lat) 5. Założenie i prowadzenie konta na Facebook’u oraz fanpage w sposób zaplanowany, zgodny z przyjętą strategią, 6. Opracowanie i produkcja materiałów promocyjnych i informacyjnych, 7. Organizacja kampanii promocyjnej na nośnikach outdoorowych. 8. Wykonanie 22 sztuk naklejek pamiątkowych informujących o zrealizowaniu projektu. 9. Wykonanie i montaż tablic informacyjnych i pamiątkowych, informujących o realizacji projektu. 10. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię informacyjno-promocyjną w terminie do 15 grudnia 2017 r. Działania, wskazane z załączniku nr 1C do SIWZ składają się z bloków: 1. Poligrafia – Wykonawca zobowiązuje się do opracowania graficznego materiałów w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od otrzymania od Zlecającego zamówienia oraz ich wykonania według specyfikacji technicznej i terminem realizacji liczonym od dnia akceptacji projektu przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 1C do SIWZ 2. Reklama i informacja – Wykonawca zobowiązuje się do opracowania graficznego materiałów w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od otrzymania od Zlecającego zamówienia oraz ich emisji według specyfikacji technicznej i terminem realizacji liczonym od dnia akceptacji projektu lub spotu zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 1C do SIWZ. 3. Wymagania w zakresie wykonania oraz dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych w ramach zamówienia: a) Zamawiający przekaże Wykonawcy projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych. Termin przekazania projektów graficznych zostanie ustalony po podpisaniu umowy. b) Zamawiający wymaga, by dostarczone materiały informacyjno-promocyjne były nowe, pełnowartościowe, dobrej jakości, a także charakteryzowały się estetyką oraz starannością wykonania. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia każdorazowo egzemplarza próbnego materiału informacyjnego, promocyjnego do akceptacji Zamawiającego przed zleceniem produkcji materiałów. c) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno-promocyjnych w opakowaniach zbiorczych do wszystkich lokalizacji eventów (teren miasta Piła) według wskazań Zamawiającego i według harmonogramu ustalonego z Zamawiającym, rozładowania w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz zabezpieczenia niniejszych materiałów do momentu odbioru końcowego przez Zamawiającego, na własny koszt i ryzyko. Sposób transportu oraz opakowanie muszą zapewniać należyte zabezpieczenie materiałów promocyjnych przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe w wyniku nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. d) na każdym opakowaniu zbiorczym Wykonawca zaznaczy rodzaj i liczbę materiałów promocyjnych w opakowaniu. e) Wykonawca dostarczy i rozładuje materiały promocyjne w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę/osoby do rozładunku materiałów promocyjnych. V. Przygotowanie i organizacja ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile pn.: „Historia komunikacji miejskiej w Pile” od dnia 11 maja 2017 r. Wykonawca zapewni organizację wydarzenia polegającego na zorganizowaniu wystawy tematycznej w Muzeum Okręgowym w Pile. Wskazane miejsce ekspozycji (Muzeum Okręgowe w Pile) zostanie udostępnione przez Zamawiającego. Zakres działań: Przygotowanie wystawy 1. Wystawa składać się będzie z: kolekcji minimum 200 unikatowych biletów jednorazowych i okresowych z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile, minimum 50 zdjęć dotyczących historii komunikacji miejskiej w Pile z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile z minimum 10 dokumentów lub przedmiotów dotyczących wyposażenia taboru oraz personelu z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile 7 plansz ekspozycyjnych zawierających minimum 50 zdjęć wraz z opisami z kolejnych dziesięcioleci komunikacji miejskiej w latach 1957-2017. Po zakończeniu wystawy Wykonawca przekaże tablice Zamawiającemu Wykonawca zobowiązuje się do zgromadzenia lub wypożyczenia zbiorów, dostarczenia i przygotowania ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile 2. Wykonawca zobowiązuje się do archiwizacji wszystkich materiałów w wersji elektronicznej oraz dostarczenia jej do dnia 4 maja 2017. Format plików: tiff lub PDF, rozdzielczość minimum 300 dpi. 3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawo do bezpłatnego wykorzystywania dostarczonych materiałów w wersji elektronicznej w materiałach promocyjno-reklamowych bez ograniczeń czasowych i zakresu Zorganizowanie oficjalnego otwarcia wystawy a) Catering dla 100 osób, wraz z obsługą kelnerską oraz wyposażeniem niezbędnym do obsługi zlecenia (kanapki, ciasto, zimne napoje, kawa, herbata). b) Wykonanie minimum 30 zdjęć z otwarcia wystawy c) Dostarczenia wstęgi d) Oddelegowanie w dniu otwarcia wystawy minimum dwóch przedstawicieli odpowiedzialnych za sprawny przebieg wydarzenia Demontaż ekspozycji w dniach 12-17 sierpnia 2017 i dostarczenie do siedziby Zamawiającego 7 plansz ekspozycyjnych Pełna specyfikacja zamówienia znajduje się w załączniku 1A do SIWZ. VI. Organizacja i przeprowadzenie gry miejskiej, planowanej na 15 lipca 2017 r.: Wykonawca zapewni organizację i przebieg wydarzenia polegającego na zorganizowaniu w Pile gry miejskiej dla 100 osób, według scenariusza dostarczonego przez Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do organizację punktów kontrolnych, dostarczenia materiałów z danymi do przygotowania materiałów, regulamin oraz nagrody dla uczestników wydarzenia Zakres działań: a) Przygotowanie i dostarczenie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia gry miejskiej. Materiały zostaną przygotowane na podstawie danych otrzymanych od Zamawiającego, według specyfikacji z załącznika 1B w terminie 10 dni roboczych b) Obsługę wydarzenia w dniu 15 lipca 2017 roku, w godzinach od 10.00 do 16.00, przez 6 pełnoletnich osób. Osoby te zostaną zapoznane z regulaminem przez Zamawiającego i będą odpowiedzialne za obsługę punktów kontrolnych Pełna specyfikacja zamówienia znajduje się w załączniku 1B do SIWZ. VII. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię informacyjno-promocyjną w terminie do 15 grudnia 2017r.: 1. Raport zawierać ma wszystkie materiały z kampanii. VIII. W realizacji przedmiotu umowy Wykonawca powinien zawierać wskazania oraz elementy graficzne zgodne z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, dostępnym na stronach internetowych: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/21172/Podrecznika-wnioskodawcy-i-beneficjenta-info-promo-140616.pdf oraz zasadami promowania projektu realizowanego ze środków Unii Europejskiej, dostępnymi na stronach internetowych http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow/