Kompleksowa organizacja konferencji polsko-rosyjsko-litewskiej dla 60 osób pn. Sukcesy i problemy rozwoju aktywności fizycznej na terenie powiatu giżyckiego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji polsko-rosyjsko-litewskiej dla 60 osób pn. Sukcesy i problemy rozwoju aktywności fizycznej na terenie powiatu giżyckiego, której hasło przewodnie brzmi: AKTYWNOŚĆ FIZYCZNA WARUNKIEM ZDROWIA SPOŁECZEŃSTWA. Realizacja usługi polegała będzie na: 1. Zapewnieniu zakwaterowania (jeden nocleg z 17 na 18 grudnia 2013r.) dla 45 osób z poza Giżycka (20 osób z Rosji, 20 osób z Litwy, 5 osób zamiejscowych reprezentujących Powiat Giżycki) w obiekcie hotelowym lub pensjonacie o standardzie minimum 2 gwiazdkowym, w pokojach maksymalnie 3-osobowych, w tym minimum 2 pokoje jednoosobowe. 2. Zapewnieniu wyżywienia składającego się z: a. obiadu w dniu 17.12.2013r. o godz. 12.00 dla uczestników konferencji z poza Giżycka (45 osób) b. cateringu podczas konferencji w dniu 17.12.2013r. o godz. 16.00 dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób) c. kolacji w dniu 17.12.2013r. o godz. 19.00 dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób) d. śniadania 18.12.2013r. o godz. 8.00 dla uczestników konferencji z poza Giżycka (45 osób) e. cateringu dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób) podczas przerwy kawowej ok. godz.11.00 w Zespole Szkół Kształtowania Środowiska i Agrobiznesu w Giżycku f. obiadu w dniu 18.12.2013r. o godz. 13.00 dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób) 3. Zapewnieniu sali konferencyjnej w dniach 17-18 grudnia 2013r. z miejscami na 80 osób wraz z niezbędnym wyposażeniem. 4. Zapewnieniu tłumaczenia symultanicznego w dniu 17 grudnia 2013 r. oraz zapewnieniu dwóch tłumaczy: polsko-litewskiego oraz polsko-rosyjskiego w dniach 17 - 18.12.2013r. 5. Zapewnieniu osób do obsługi konferencji. 6. Zapewnieniu przejazdu między hotelem/pensjonatem, salą konferencyjną oraz obiektami do zwiedzania dla 20 osób w dniach 17-18 grudnia 2013r. 7. Zapewnieniu we współpracy z Zamawiającym prelegentów i prezentacji klubów i stowarzyszeń w dniu 17.12.2013r. 8. Zakup upominków z konferencji, które zostaną wręczone 17.12.2013r. dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób) 9. Wykonaniu przez Wykonawcę zdjęć z każdego elementu konferencji oraz przekazaniu do Zamawiającego. MINIMALNE WYMAGANIA TECHNICZNE WZGLĘDEM PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Zakwaterowanie: Wymagania ogólne Zamawiający wymaga, aby zamówienie zrealizowane było na terenie Powiatu Giżyckiego. Wykonawca zapewni pokoje maksymalnie 3-osobowe z łazienką i TV, w tym minimum dwa pokoje jednoosobowe. b) Wymagany metraż w pokojach: - 1-osobowym: min. 9 m², - 2-osobowym: min. 12 m², - 3-osobowym: min. 15 m²,. c) Wyposażenie meblowe: łóżko 1-osobowe - wymiary min. 90 × 200 cm, szafka nocna przy każdym łóżku, szafa na garderobę o głębokości 60 cm, co najmniej 3 wieszaki na jedną osobę. W pokoju powinno być biurko lub stół oraz krzesło (po 1 na każdą osobę), lustro i wieszak ścienny, lampka nocna przy każdym łóżku i minimum 1 lampa sufitowa.) 2. Wyżywienie: a) Wymagania ogólne Wyżywienie powinno być różnorodne, w czasie trwania całej konferencji. Serwowane dania na śniadanie, obiad i kolację nie mogą się powtarzać. Godziny podawania poszczególnych posiłków wynikające z załączonego do SIWZ harmonogramu przebiegu konferencji mogą ulec zmianom (Zamawiający zastrzega ewentualne przesunięcia w harmonogramie: maksymalnie +-30 minut), szczegóły odnośnie dań obiadowych zostaną uzgodnione po wyborze oferty z wybranym Wykonawcą- zgodnie z zapisami SIWZ rozdział 14 pkt 6. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa stołowa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku). Wyżywienie powinno być przygotowane z zachowaniem norm kalorii, składników pokarmowych, wartości odżywczych, mineralno-witaminowych obowiązujących przy żywieniu osób dorosłych. b) Śniadanie w formie zimnego bufetu - szwedzki stół - produkty muszą być cały czas dostępne na stole, podczas całego posiłku i na bieżąco uzupełniane. - Wybór świeżego pieczywa: słodkie, mieszane, ciemne, białe oraz pszenne rogaliki, - 3- rodzajów soków owocowych, - różne płatki śniadaniowe i musli, płatki kukurydziane, - świeże mleko: pełne i o niskiej zawartości tłuszczu, - zimne mięso: gotowana i wędzona szynka, salami, kiełbasy; - pokrojone sery twarde i miękkie min. 3 gatunki każdego rodzaju; - pokrojone świeże pomidory i ogórki - Kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka do kawy oraz ciepłego posiłku do wyboru dla uczestników konferencji: - jajka gotowane, - Jajecznica, - Kiełbaska na gorąco. c) Obiad serwowany składający się z: zupy 350 ml-osobę; II dania: danie mięsne 150 g-osobę + ziemniaki 250 g-osobę lub inny dodatek węglowodanowy, zestaw surówek 100 g-osobę; napoje niegazowane: woda z cytryną, soki min. 200 ml-osobę; deser 100 g-osobę- najchętniej własnego wypieku. d) Kolacja w formie zimnego bufetu - szwedzki stół - produkty muszą być cały czas dostępne na stole, podczas całego posiłku i na bieżąco uzupełniane. - Wybór świeżego pieczywa: słodkie, mieszane, ciemne, białe oraz pszenne rogaliki, - Ryba bez ości, np. smażona po grecku - zimne mięso: gotowana i wędzona szynka, salami, kiełbasy; - pokrojone sery twarde i miękkie min. 3 gatunki każdego rodzaju; - pokrojone świeże pomidory i ogórki, sałatki warzywne min. 2 rodzaje - 3- rodzajów soków owocowych, - Kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka do kawy oraz ciepłego posiłku do wyboru dla uczestników konferencji: - Parówki zapiekane w cieście, - Szaszłyki na ciepło, - Pierogi różnego rodzaju. e) Catering podczas konferencji 17.12.2013r. oraz przerwy kawowej 18.12.2013r. w Zespole Szkół Kształtowania Środowiska i Agrobiznesu, ul. I Dyw. im. T. Kościuszki 16 w Giżycku: - kawa, herbata, mleczko, cukier, cytryna - bez ograniczeń przekąski różne: rogaliki lub rożki z ciasta drożdżowego lub francuskiego z nadzieniem różnego rodzaju, mini drożdżówki, kruche ciasteczka - bez ograniczeń, dwa półmiski kanapek dekoracyjnych lub tartinek (na słono). 3. Sala konferencyjna a) Wykonawca w dniach 17-18.12.2013r. zapewni salę konferencyjną na minimum 80 osób wyposażoną w: - miękkie krzesła, - nagłośnienie: min. 3 mikrofony do dyspozycji prelegentów i słuchaczy, - urządzenia techniczne pozwalające prezentować zdjęcia i filmy (np. komputer laptop ze stacjonarnym rzutnikiem, - sprzęt do tłumaczenia symultanicznego na konferencji 17.12.2013r. (tłumaczenie szeptane): 20 osób - język rosyjski, 20 osób język litewski - min. dwóch tłumaczy - polsko - rosyjski, polsko -litewski w dniu 18.12.2013r. 4. Zapewnieniu tłumaczenia: a) w dnu 17.12.2013 r. w formie tłumaczenia symultanicznego polsko - rosyjsko - litewskiego oraz dwóch tłumaczy: polsko-litewskiego oraz polsko-rosyjskiego b) w dniu 18.12.2013r. dwóch tłumaczy: polsko-litewskiego oraz polsko-rosyjskiego 5. Przewiezieniu między hotelem, salą konferencyjną i obiektami do zwiedzania 20 osób w dniach 17-18.12.2013r. zgodnie z załączonym do SIWZ harmonogramem przebiegu konferencji. 6. Zapewnieniu prelegentów do prezentacji w dniu 17.12.2013r. wystąpień merytorycznych w języku polskim ujętych w programie konferencji (poniżej) oraz prezentacji wybranych klubów i stowarzyszeń. Wybór prelegentów musi być zatwierdzony przez Zamawiającego. Wykonawca najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji przedłoży do akceptacji Zamawiającego listę imienną prelegentów. Zamawiający najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji zatwierdzi ostateczną listę prelegentów. 7. Zakupie upominków z konferencji, które Wykonawca wręczy 17.12.2013r. dla wszystkich uczestników konferencji (60 osób). Upominkami będą artykuły piśmiennicze w postaci zestawu: notesu 13x18cm (70 kartek w kratkę) z długopisem. Wykonawca zapewni upominki odpowiednio oznakowane logo projektu Nr LPR1/010/037 Rozwój infrastruktury i współpracy edukacji zdrowotnej, realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej EISP Litwa - Polska - Rosja 2007 - 2013, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zamawiający przekaże wyłonionemu Wykonawcy wzór logo, które powinno znaleźć się na upominkach. Zatwierdzenia projektu graficznego oznakowania dokona Zamawiający. 8. Wykonaniu przez Wykonawcę zdjęć oraz przekazaniu na płycie CD do Zamawiającego do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu konferencji; liczba zdjęć - minimum 50. PROGRAM KONFERENCJI SUKCESY I PROBLEMY ROZWOJU AKTYWNOŚCI FIZYCZNEJ NA TERENIE POWIATU GIŻYCKIEGO Wtorek 17.12.2013r. Ok. godz. 11.00 - przyjazd uczestników, zakwaterowanie uczestników (20 osób z Rosji, 20 osób z Litwy, 5 osób zamiejscowych reprezentujących Powiat Giżycki) Godz. 12.00 Obiad dla uczestników zamiejscowych (45 osób), przejazd/przejście do miejsca konferencji Godz. 13.00 - 13.30 Rejestracja uczestników (obowiązkowy wpis wszystkich uczestników konferencji na listę obecności na druku z logo projektu przekazanym przez Zamawiającego, wybranemu Wykonawcy) wręczenie upominków wszystkim uczestnikom konferencji. Godz. 13.30 Rozpoczęcie konferencji Godz. 13.35. Wystąpienie Starosty Giżyckiego (zadanie Zamawiającego). Godz. 13.40 Wystąpienia merytoryczne prelegentów w języku polskim z prezentacją lub filmem. - System ochrony, promowania zdrowia i rozwoju aktywności fizycznej w polskich szkołach (dyrektor szkoły, czas wystąpienia 20 min); Wykonawca wybierze dyrektora szkoły oraz zapewni jego wynagrodzenie, - System klas sportowych, jako szczególne wsparcie rozwoju aktywności fizycznej - (dyrektor szkoły prowadzącej klasy sportowe, 10 min); Wykonawca dokona wyboru dyrektora szkoły oraz zapewni jego wynagrodzenie, - Wpływ szkolenia żeglarskiego dzieci na rozwój ich aktywności fizycznej i kształtowanie nawyków prozdrowotnych w Międzyszkolnej Bazie Sportów Wodnych (trener żeglarstwa) 20 min lub dyrektor Międzyszkolnej Bazy Sportów Wodnych, Wykonawca zapewni prelegenta oraz uzgodni i wypłaci jego wynagrodzenie. - System rozgrywek sportowych dzieci i młodzieży w Powiecie Giżyckim organizowany przez Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych na postawie Wojewódzki Szkolny Związek Sportowy (10 min) (prelegentem będzie pracownik zamawiającego - zadanie Zamawiającego) - System rekreacyjnych rozgrywek sportowych osób dorosłych funkcjonujących w Powiecie Giżyckim (10 min) - (zadanie Zamawiającego - prelegentem będzie pracownik Zamawiającego). Godz. 15. 00. Przerwa kawowa Godz. 15.20 Cd. Konferencji Prezentacja osiągnięć i problemów sześciu wybranych przez Wykonawcę klubów i stowarzyszeń sportowych zarejestrowanych na terenie Powiatu Giżyckiego działających na rzecz rozwijania aktywności fizycznej (po 10 min) w szczególności: - Klub żeglarstwa regatowego Niegocin, - Czarne pantery, - Teakwonto, - Masters, - Smolbud, - Karate, - Aikido, - Szkoły tańca. - MOSIR, - Ołow Ryn, - Stowarzyszenie Sportowe w Rynie, - Sport z Kulturą Wydminy - Kluby piłkarskie Mamry Zadaniem Wykonawcy jest wybór stowarzyszeń z podanej listy oraz zapewnienie prelegenta z ewentualnym jego wynagrodzeniem. Wystąpienia prelegentów w części I i II powinny być ilustrowane w formie prezentacji multimedialnych lub filmów. Godz. 16.20 - wystąpienia gości zagranicznych - charakterystyka systemu rozwoju aktywności fizycznej w Jurbarkas (10 min), zapewnia Zamawiający. - charakterystyka systemu rozwoju aktywności fizycznej w Nieman (10 min), zapewnia Zamawiający. Godz. 17.30 - wizyta na meczu podczas rozgrywek amatorskiej ligi piłki nożnej lub piłki siatkowej (zapewnia Zamawiający) - hala MOSIR. Godz. 19.00 - Kolacja Środa 19.12.2013 Prezentacja wybranej infrastruktury rekreacyjno sportowej na terenie powiatu giżyckiego Godz. 8 .00 Śniadanie dla uczestników zamiejscowych. Godz. 9.00 Zwiedzenie infrastruktury sportowej MOSIR przy Szkole Podstawowej Nr 7 (boisko typu Orlik, lodowisko). Wykonawca uzyska pozwolenie na zwiedzanie oraz zapewni osobę prezentującą ten obiekt. Godz. 10.00 Wizyta na meczu podczas turnieju międzyszkolnego szkół Powiatu Giżyckiego. Prezentacja Sali sportowej i boiska uniwersalnego powstałego w wyniku realizacji projektu transgranicznego z udziałem Rejonu Jurbarkas - zapewni Zamawiający. Ok. Godz.11 Przerwa kawowa w Zespole Szkół Kształtowania Środowiska i Agrobiznesu. Godz. 11.30 Zwiedzanie infrastruktury sportowej Centralnego Ośrodka Sportu w Giżycku. Wykonawca uzyska pozwolenie na zwiedzanie oraz zapewni osobę prezentującą ten obiekt. Godz. 13.00 Obiad. Godz. 14:00 Podsumowanie konferencji (Zamawiający). Godz. 14:30 Wyjazd gości.