Spotkanie integracyjne o charakterze wigilijnym dla uczestników projektu w ramach realizowanego projektu pn Wzmacnianie integracji społecznej w Powiecie Bocheńskim

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania integracyjnego o charakterze wigilijnym dla maksymalnie 130 osób, w tym 3 osoby z kadry Zamawiającego oraz osoby niepełnosprawne i osoby z najbliższego otoczenia osób niepełnosprawnych, tj. ze środowiska sąsiedzkiego, rodzinnego i koleżeńskiego oraz pozostali mieszkańcy Powiatu Bocheńskiego. Spotkanie winno odbyć się w niedzielę w godzinach między 12:00 a 18:00. Spotkanie powinno rozpocząć się uroczystą wieczerzą wigilijną o godzinie 13:00. Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników spotkania o 10% uczestników, najpóźniej na 2 dni przed organizacją spotkania integrującego do godziny 15:00. Po tym terminie zamawiający ponosi wszystkie koszty zamówienia. Przedmiot zamówienia obejmuje wynajem pomieszczenia na organizację spotkania oraz zakup usługi gastronomicznej polegającej na przygotowaniu i wydaniu dwóch gorących posiłków i poczęstunku dla maksymalnie 130 osób. W spotkaniu uczestniczyć będą osoby niepełnosprawne posiadające schorzenia somatyczne jak i psychiczne. Wśród uczestników będą osoby niepełnosprawne, które charakteryzuje apatia i znużenie, ale także osoby, które są nadpobudliwe i niespokojne. Celem zapewnienia poczucia bezpieczeństwa osobom niepełnosprawnym będą towarzyszyć opiekunowie, czyli członkowie rodzin lub przyjaciele oraz pracownicy PCPR w Bochni. Zamawiający wymaga, aby miejsce realizacji spotkania integracyjnego o charakterze wigilijnym znajdowało się na terenie miasta Bochnia, ze względu na sieć komunikacji publicznej, która ułatwi mieszkańcom Powiatu Bocheńskiego, w tym w szczególności osobom niepełnosprawnym, dotarcie na spotkanie integracyjne. Obiekt musi być pozbawiony barier architektonicznych, ponieważ w spotkaniu uczestniczyć będą osoby niepełnosprawne, w tym poruszające się na wózkach inwalidzkich. Poruszanie po obiekcie nie powinno stwarzać barier w zakresie poruszania się dla osób zarówno na wózkach inwalidzkich poruszanych za pomocą siły mięśniowej jak i o napędzie elektrycznym, a także dla osób poruszających się przy pomocy balkonika lub kul. Przestrzeń konieczna do uczestnictwa osób niepełnosprawnych w spotkaniu powinna spełniać normy odpowiadające potrzebom osób niepełnosprawnych, tj. zachowanie odpowiedniej wolnej przestrzeni ze względu na konieczność manewrowania, zapewnienie swobodnego poruszania się w przestrzeni, w której nie powinny znajdować się żadne przeszkody. Przestrzeń pomieszczenia powinna zapewnić osobom niepełnosprawnym swobodę poruszania się oraz stwarzać możliwość samodzielnego przybycia oraz opuszczenia spotkania w każdej chwili. Sala w której odbędzie się spotkanie integracyjne powinna być udekorowana, m.in. bożonarodzeniową choinka, którą uczestnicy spotkania będą samodzielnie dekorować przez wcześniej przygotowane przez Wykonawcę ozdoby (koszt choinki i ozdób choinkowych pokrywa Wykonawca). Sala powinna nawiązać wystrojem do okresu Świąt Bożego Narodzenia. Na stołach powinno być tradycyjne sianko z opłatkami dla uczestników. Ponadto na jednym ze stołów powinno znajdować się Pismo Święte. W sali, w której realizowane będzie spotkanie należy zapewnić miejsce - wolną przestrzeń na przygotowane przez Zamawiającego jasełka oraz składanie życzeń świątecznych. Wykonawca winien zapewnić nagłośnienie wraz z 4 mikrofonami Spotkanie powinno przebiegać w tradycyjnej formie wieczerzy wigilijnej oraz rodzinnej biesiady świątecznej przy akompaniamencie kolęd. Wykonawca powinien zapewnić sprzęt do odtwarzania muzyki, głośniki o mocy obejmującej miejsce spotkania oraz muzykę świąteczną (kolędy i pastorałki) do publicznego odtwarzania opłaconą lub zwolnioną z opłat dla ZAIKS, STOART ZPAW czy SAWP oraz osobę obsługującą sprzęt. Organizacja spotkania integrującego ma obejmować: Usługę gastronomiczną, tj. uroczysta wieczerza podana o godzinie 13:00 w skład której wchodzą: Barszcz czerwony z uszkami z farszem grzybowym -200g os, Filet z dorsza 150g os, Ziemniaki 180g os; Zestaw surówek 120g/os; Kompot owocowy 250 ml/os; Miodownik z orzechami150 g/os. poczęstunek, tj. ciastka, zimna płyta i napoje zimne powinny być przygotowane na stołach i sukcesywnie uzupełniane w trakcie spotkania. W skład poczęstunku wchodzą: Sałatka jarzynowa 200g/os, Sałatka śledziowa 250g/os; Wędlina 60g/os; Pieczywo 140g/os; Ciasto piernik150g/os Ciasto makowiec 80g/os Ciastka kruche 10 kg Winogrono białe 15 kg Mandarynki 15 kg Woda mineralna niegazowana 500 ml/os Kawa z mlekiem i cukrem Bez ograniczeń Herbata owocowa z cytryną i cukrem Bez ograniczeń; gorący posiłek podany po godzinie 16:00 w formie: Pierogi z kapustą i grzybami 250g/os, Kompot owocowy 250ml os Posiłki powinny być podane na ceramicznych naczyniach (wyklucza się możliwość podania poczęstunku przy użyciu plastikowych pojemników i sztućcy), które Wykonawca powinien zapewnić w ilości adekwatnej do ilości osób oraz zamówionych dań. Ponadto Wykonawca powinien zapewnić sztućce, szklanki oraz serwetki w ilości adekwatnej do ilości uczestników spotkania. W trakcie spotkania Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania czystości na stołach w tym wymiana zastawy i sztućców na czyste. Wyklucza się podawania posiłków w formie szwedzkiego stołu. W przypadku gdy po spotkaniu pozostaną nieskonsumowane posiłki i produkty spożywcze. Wykonawca zobowiązany jest do spakowania i przekazania asortymentu uczestnikom spotkania-wszystkim lub wybranym po uzgodnieniu z pracownikami Zamawiającego. Wykonawca musi zapewnić infrastrukturę: udostępnienie pomieszczeń na organizację spotkania integracyjnego o charakterze wigilijnym, w których odbędą się uroczysta kolacja, występ artystyczny przygotowany przez Zamawiającego, wspólne śpiewanie kolęd; stoły, krzesła - miejsca przygotowane do odpoczynku i skonsumowania posiłków dla uczestników spotkania; dekorację świąteczną tj. białe obrusy, stroiki świąteczne, miejsce na sianko z opłatkami i Pismo Święte , choinkę bożonarodzeniową z ozdobami do montażu przez uczestników; nagłośnienie (mikrofon i głośniki o mocy obejmującej teren realizacji imprezy), sprzęt do odtwarzania muzyki i muzykę do publicznego odtwarzania opłaconą lub zwolnioną z opłat dla ZAiKS, STOART ZPAV czy SAWP oraz osobę obsługująca ten sprzęt. Zleceniobiorca będzie zobowiązany oświadczyć, że w każdym przypadku, w którym w trakcie lub w związku z wykonywaniem zlecenia będzie korzystał z praw autorskich lub innego rodzaju własności intelektualnej-koszty tego wykorzystania są wliczone w koszty usługi; ekran, rzutnik i laptop na oddzielnym stanowisku na potrzeby Zamawiającego; zapewnienie dostępu do toalet na terenie miejsca realizacji imprezy, w tym także toalety dostosowanej do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich; udostępnienie przestrzeni, na której odbędzie się impreza integracyjna do wyeksponowania materiałów promocyjno-informacyjnych afiszy A3+ Tu realizowany jest projekt pn. Wzmacnianie integracji w Powiecie Bocheńskim; zapewnienie Zamawiającemu jednego pomieszczenia zamykanego na klucz służącego do przechowywania rzeczy; zapewnienie szatni dla uczestników spotkania; zapewnienie i udostępnienie w razie konieczności apteczki wyposażonej w środki pierwszej pomocy; zapewnienie ubezpieczenia NNW dla maksymalnie 130 uczestników spotkania na kwotę minimalną 10.000 złotych na każdą osobę. Kserokopia dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wraz z fakturą VAT / rachunkiem po zakończeniu imprezy, umożliwienie wykonywania zdjęć podczas udziału uczestników spotkania integracyjnego w poszczególnych punktach programu dla celów dokumentacji Zamawiającego. Wykonawca winien zorganizować spotkanie trwające maksymalnie 6 godzin, w godzinach między 12:00 a 18:00. Umożliwienie wejścia na spotkanie integracyjne osobom, które nie będą mogły przybyć punktualnie. Wykonawca po wykonaniu usługi będzie zobowiązany do przedłożenia: Listy obecności uczestników spotkania jednocześnie potwierdzającej korzystanie przez uczestników z poczęstunku; Przedstawienia faktury/rachunku z podziałem na usługę gastronomiczną, usługę rekreacyjną, ewentualnie wynajem sal. Kserokopia polisy ubezpieczeniowej w dniu złożenia faktury