Utrzymanie i kompleksowe zarządzanie amfiteatrem wraz z zapleczem socjalnym, infrastrukturą techniczną i zagospodarowaniem terenu, przy ul. Jaszczurcza Góra w Mrągowie, w tym również organizowanie imprez kulturalno – artystycznych i rozrywkowych, zgodnie z funkcją amfiteatru

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy zakres obowiązków Operatora I. W zakresie bieżącego utrzymania i konserwacji obiektu amfiteatru, Operator w szczególności zobowiązany jest do: 1. Utrzymania amfiteatru i jego otoczenia, a zwłaszcza budynków, zadaszonej sceny, wyposażenia i zaplecza w należytym stanie technicznym wraz z urządzeniami instalacji sanitarnej, instalacji elektrycznej oraz sieci kanalizacji deszczowej. 2. Wykonywania oględzin wskazanych jako okresowe przeglądy w dokumentacji obiektu, a w szczególności: 1/ zapewnienia przeglądów budynków i urządzeń przez odpowiednie służby, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, 2/ przeprowadzenia pomiarów technicznych urządzeń elektrycznych i całej instalacji elektrycznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie (minimum raz w roku), 3/ zapewnienia zabezpieczenia ppoż. - instrukcja przeciwpożarowa, legalizacja gaśnic, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 3. Ewidencjonowania i przechowywania protokołów z przeprowadzanych przeglądów, pomiarów, kontroli budynków i instalacji oraz informowania Zamawiającego o ich wynikach. 4. Prowadzenia książek obiektów budowlanych. 5. Zawarcia umów i ponoszenia kosztów dostawy mediów do obiektu: wody, energii elektrycznej. 6. Zawarcie umowy i ponoszenie kosztów wywozu nieczystości. 7. Bieżącej konserwacji i czyszczenia membrany, stanowiącej pokrycie zadaszenia sceny – zgodnie z Instrukcją konserwacji i czyszczenia konstrukcji cięgnowych, przekazaną przez producenta - stanowiącą załącznik nr 2 do projektu umowy. 8. Sprzątania pomieszczeń - bieżące minimum 1 raz na dwa tygodnie, kompleksowe przed, w trakcie i po imprezach (minimum 5 imprez rocznie). 9. Sprzątania i dezynfekcji pomieszczeń sanitarnych - bieżące minimum 1 raz na tydzień, kompleksowe przed, w trakcie i po imprezach (minimum 5 imprez rocznie). 10. Utrzymania i bieżącej konserwacji wyposażenia. 11. Utrzymania i bieżącej konserwacji siedzisk (5280), poprzez mycie, dokręcanie, uzupełnianie mocowań - w sezonie wiosenno - letnim według potrzeb jednak nie mniej niż 1 raz w tygodniu, w okresie jesienno -zimowym 1 raz w miesiącu. 12. Utrzymania i bieżącej konserwacji elementów małej architektury - w sezonie wiosenno - letnim według potrzeb jednak nie mniej niż 1 raz w tygodniu, w okresie jesienno -zimowym 1 raz w miesiącu. 13. Utrzymania i bieżącej konserwacji oświetlenia zewnętrznego, poprzez m.in. wymianę uszkodzonych opraw świetlnych. 14. Usuwania bieżących awarii oraz szkód powstałych w ich wyniku w amfiteatrze. 15. Wykonywania uprawnień wynikających z rękojmi i gwarancji udzielonych przez Wykonawcę robót budowlanych, w tym zgłaszania wszelkich wad i usterek oraz egzekucji ich usunięcia. 16. Utrzymania i bieżącej konserwacji monitoringu. Zamawiający zapewni wstępne szkolenie z obsługi monitoringu, o ile zajdzie taka potrzeba. 17. Zapewnienia wszelkiego sprzętu do realizacji zadań, wynikających z zakresu obowiązków Operatora. 18. Zawarcia umowy oraz opłacania ubezpieczenia OC. 19. Pisemnego informowania Zamawiającego, w ciągu 3 dni od zdarzenia, o wszelkich szkodach, incydentach, itp. podlegających ubezpieczeniu oraz natychmiastowego powiadamiania o tych zdarzeniach Policji. II. Ponadto w zakresie utrzymania zieleni oraz porządku i czystości na terenie amfiteatru, Operator zobowiązany jest w szczególności do: 1. Utrzymania i pielęgnacji trawników oraz skarp, znajdujących się na terenie amfiteatru (2127,7 m2), poprzez koszenie w zależności od wzrostu trawy - 1 raz w tygodniu w okresie wegetacji, nawadnianie - w zależności od warunków atmosferycznych, szczególnie w okresie suszy - 1 -2 razy w tygodniu, nawożenie i odchwaszczanie - 1 - krotne (lipiec -sierpień). 2. Utrzymania w należytym stanie drzew oraz krzewów rosnących na terenie amfiteatru, poprzez cięcia sanitarne 1 raz do roku oraz wykonywanie zabiegów ochrony roślin przed chorobami i szkodnikami w chwili zauważenia pierwszych objawów. 3. Utrzymania w należytym stanie ciągów pieszych oraz ciągów pieszo -jezdnych (3943 m2), poprzez usuwanie zanieczyszczeń stałych (butelek, puszek, papierów, gałęzi, itp.), zamiatanie oraz odchwaszczanie - w sezonie wiosenno - letnim - według potrzeb jednak nie mniej niż 1 raz w tygodniu, a w okresie jesienno -zimowym 1 raz w miesiącu. 4. Zapewnienia wszelkiego sprzętu do realizacji zadań, o których mowa w punktach 1 -3. III. W zakresie organizacji imprez kulturalno - artystycznych i rozrywkowych na terenie amfiteatru, Operator jest zobowiązany w szczególności do: 1. Pozyskiwania organizacji w amfiteatrze imprez (kulturalno -artystycznych i rozrywkowych oraz innych wynikających z funkcji obiektu), organizowanych przez podmioty zewnętrzne, z zastrzeżeniem ust. 3. 2. Organizowania we własnym zakresie lub współorganizowania imprez (kulturalno –artystycznych i rozrywkowych oraz innych wynikających z funkcji obiektu), odbywających się w amfiteatrze, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. Udostępnienia amfiteatru, w pierwszej kolejności, na organizację minimum 4 imprez wskazanych przez Zamawiającego oraz zapewnienia pełnej obsługi technicznej tych imprez. Zamawiający, w terminie do dnia 31 marca każdego roku, przekaże Operatorowi wykaz imprez planowanych do organizacji na dany rok wraz z terminami obejmującymi montaż i demontaż techniki scenicznej 4. Ustalenia cennika korzystania z amfiteatru w uzgodnieniu z Zamawiającym. 5. Prowadzenia wszelkiej dokumentacji finansowej i prawnej, związanej z udostępnianiem amfiteatru podmiotom z zewnątrz, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Ponoszenia pełnej odpowiedzialność prawnej i finansowej za wszelkie czynności związane z udostępnianiem amfiteatru. 7. W przypadku gdy Operator będzie organizatorem imprezy, do przestrzegania obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa, a w szczególności ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2139). 8. Prowadzenia nadzoru nad właściwym wykorzystaniem amfiteatru, zgodnie z aktualnie obowiązującym regulaminem określającym zasady i tryb korzystania z obiektu amfiteatru. 9. Niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego o stwierdzonych nieprawidłowościach, mających wpływ na wykonywanie praw i obowiązków wynikających z zawartych umów z użytkownikami amfiteatru, a w szczególności o dokonywaniu, przez użytkowników obiektu, samowolnych zmian na obiekcie (jego części) lub wyposażeniu technicznym. 10. Przyjmowania oraz załatwiania wniosków, skarg i interwencji użytkowników obiektu, prowadzenia ich ewidencji oraz reagowania na zgłaszane postulaty, w przypadku, gdy załatwienie danej sprawy przekracza zakres uprawnień Operatora, do niezwłocznego skontaktowania się z Zamawiającym. IV. W zakresie utrzymania trwałości projektu oraz promocji amfiteatru, Operator jest zobowiązany w szczególności do: 1. Zachowania trwałości projektu amfiteatru, tj. nie poddawania go znaczącym modyfikacjom, mającym wpływ na jego charakter i funkcję. Operator nie ma prawa wykorzystywania elementów składowych amfiteatru, poza terenem obiektu, jak również nie ma prawa dokonywania żadnych prac budowlanych polegających na przebudowie lub modernizacji nieruchomości bez pisemnej zgody Zamawiającego. 2. Zapewnienia osiągnięcia wskaźnika rezultatu dla projektu, określonego we wniosku o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej, tj. dotyczącego wzrostu osób odwiedzających amfiteatr w rozliczeniu rocznym o minimum 1800 osób w odniesieniu do roku 2011. 3. Dokonywania pomiaru liczby osób odwiedzających obiekt amfiteatru w związku z udziałem w imprezach, organizowanych w obiekcie. Raport z pomiaru Operator jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu w terminie do końca roku kalendarzowego, w którym dokonywany jest pomiar. 4. Zapewnienia osiągnięcia wskaźnika rezultatu dla projektu, określonego we wniosku o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej, tj. dotyczącego utworzenia dwóch nowych miejsc pracy dla kobiety i mężczyzny do prac konserwatorskich w amfiteatrze oraz zatrudnienia ich na umowę o pracę. Zgodnie z zasadą nie dyskryminacji, Operator może zatrudnić samych mężczyzn lub same kobiety, przy czym musi o tym zawiadomić pisemnie Zamawiającego z podaniem uzasadnienia takiej decyzji. 5. Sprawowania nadzoru nad oznakowaniem znakami unijnymi wyposażenia, będącego na stanie amfiteatru, a w przypadku uszkodzenia (odklejenia, zerwania, zniszczenia) naprawiania szkody. 6. Informowania Zamawiającego o wszelkich uszkodzeniach tablic pamiątkowych, informujących o wsparciu środkami Unii Europejskiej. 7. Informowania we wszystkich materiałach, przekazywanych lub wydawanych przez Operatora w ramach promocji amfiteatru, o dofinansowaniu projektu przez UE z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO Warmia i Mazury na lata 2007 -2013. 8. Administrowania stroną internetową amfiteatru, w tym do jej modyfikacji, uzupełniania i bieżącej aktualizacji jej treści. 9. Zagwarantowania Zamawiającemu, w okresie trwania umowy, wstępu bez ograniczenia na teren amfiteatru, upoważnionym do tego celu osobom, w celu zbadania i sprawdzenia stanu wywiązywania się Operatora z zawartej między stronami umowy. 10. Uwzględniania uwag Zamawiającego oraz rekomendacji w zakresie realizacji poszczególnych postanowień umowy. V. W zakresie gospodarki finansowej, Operator jest zobowiązany w szczególności do: 1. Ponoszenia i monitorowania wszelkich kosztów operacyjnych, wynikających z utrzymania i zarządzania obiektem amfiteatru. 2. Prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla dokumentowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów operacyjnych, dotyczących realizowanych przedsięwzięć na obiekcie amfiteatru. 3. Uzyskiwania przychodów jedynie z takiej działalności, która generuje koszty i nie generuje dochodów. 4. Monitorowania uzyskiwanych przychodów i ponoszenia odpowiedzialności w przypadku uzyskania dochodu z tytułu zarządzania obiektem amfiteatru. 5. Poddania się kontroli w zakresie wykonywania zadań i spełnienia wymogów określonych w umowie. 6. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 5, Operator zobowiązany jest do udostępniania Zamawiającemu na każde jego żądanie wszelkich dokumentów dotyczących amfiteatru, w miejscui terminie wyznaczonym przez Zamawiającego oraz dostępu do wszystkich obiektów, z tym zastrzeżeniem, że czynności nadzorcze i kontrolne nie wpłyną negatywnie na funkcjonowanie obiektu, ani nie będą utrudniać świadczenia usług przez Operatora na podstawie umowy. 7. Umożliwienia, na żądanie upoważnionego przez Zamawiającego podmiotu, w każdym momencie dostępu do wszelkich przechowywanych przez niego dokumentów dotyczących utrzymania i prowadzenia amfiteatru, jak również do wszystkich pomieszczeń obiektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 8. Zlecenia badania audytowego za rok 2017 do dnia 31 grudnia 2017 r., pod kątem zgodności realizacji przedmiotowej umowy z zapisami umowy o dofinansowanie ze środków UE z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Sprawozdanie, obejmujące raport wraz z opinią z przeprowadzonego badania audytowego zostanie niezwłocznie przedstawione, przez Operatora, Zamawiającemu. VI. W zakresie zatrudnienia personelu, Operator jest zobowiązany w szczególności do: 1. Dołożenia należytej staranności w zapewnieniu personelu, za pomocą którego realizować będzie usługi, będące przedmiotem niniejszej umowy, mając na uwadze przede wszystkim jakość świadczonych usług i koszty. 2. Spełnienia warunku dotyczącego zatrudnienia minimum jednej osoby legitymującej się licencją zawodową zarządcy nieruchomości, udzieloną przez uprawniony organ, chyba że wymóg posiadania takiej licencji zostanie zniesiony zgodnie z polskim prawem. Warunek nie musi być spełniony w przypadku gdy licencję, o której wyżej mowa, będzie posiadał Operator. 3. Utworzenia dwóch nowych miejsc pracy, o których mowa w § 5 ust.1 pkt 4 i utrzymania ich do dnia obowiązywania niniejszej umowy. 4. Przedstawienia w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia obowiązywania niniejszej umowy, Zamawiającemu listy osób, zatrudnionych w nowych miejscach pracy VII. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 z póź. zm.) osób wykonujących czynności określone w punktach I-VI (poza czynnościami dot. przeglądu budynków, urządzeń, ochrony imprez masowych należącym do odpowiednich służb oraz działalności artystycznej). 1. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane wyżej czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1.1. żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, 1.2. żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, 1.3. przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 2. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane wyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: 2.1. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; 2.2. poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 2.3. zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; 2.4. poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 3. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w powyższych punktach czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie VII czynności. 4. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy