OBSŁUGA PRAWNA NA RZECZ INSTYTUTU CHEMICZNEJ PRZERÓBKI WĘGLA W ZABRZU

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa prawna na rzecz Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu obejmująca następujące części: 1.1. Część I: Ogólna obsługa prawna na rzecz Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu. 1.2. Część II: Specjalistyczna obsługa prawna na rzecz Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu w zakresie Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich oraz doradztwo i nadzór nad sprawami dotyczącymi ochrony własności intelektualnej. 2. Ilekroć w SIWZ zostanie użyte pojęcie Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich należy przez to rozumieć: 2.1. Projekt kluczowy nr 53 (nr POIG.02.01.00-00-165/08) pt.: Centrum Czystych Technologii Węglowych - część technologiczna w Zabrzu, finansowanego ze środków Funduszy Strukturalnych na lata 2007 - 2013 w ramach Programu Operacyjnego: Innowacyjna Gospodarka, Priorytet/działanie: 2, Oś priorytetowa: Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.1: Rozwój ośrodków o wysokim potencjalne badawczym. 2.2. Projekt nr POIG.01.01.02-24-017/08, tytuł projektu: Inteligentna koksownia spełniająca wymagania najlepszej dostępnej techniki realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007 - 2013, Priorytet 1 - Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.1 - Wsparcie badań naukowych dla budowy gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie 1.1.2 - Strategiczne programy badań naukowych i prac rozwojowych. Projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i publicznych środków krajowych. 3. Zakres obsługi prawnej: 3.1. Dla części I: 3.1.1. udzielanie ogólnych porad prawnych oraz sporządzanie pisemnych opinii prawnych w zakresie stosowania prawa; 3.1.2. opiniowanie lub przygotowywanie pod względem formalnym, prawnym i redakcyjnym projektów umów zawieranych przez Zamawiającego; 3.1.3. opiniowanie lub przygotowywanie pod względem formalnym, prawnym i redakcyjnym zarządzeń, wewnętrznych regulaminów, instrukcji itp.; 3.1.4. windykacja zleconych należności; 3.1.5. zastępstwo prawne i procesowe w sprawach cywilnych, administracyjnych, pracy, karnych za wyjątkiem spraw dotyczących ochrony własności intelektualnej; 3.1.6. udział po stronie Zamawiającego w prowadzonych negocjacjach o nawiązanie, zmianę lub rozwiązanie stosunków prawnych, zwłaszcza umów długoterminowych lub wysokiej wartości przedmiotu umowy; 3.1.7. udzielenie pomocy prawnej w zakresie działalności finansowej i wykonania budżetu Zamawiającego; 3.1.8. opiniowanie treści korespondencji Zamawiającego z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi; 3.1.9. udzielanie porad w zakresie zamówień publicznych realizowanych przez Zamawiającego, w szczególności poprzez opiniowanie i weryfikację dokumentacji w zakresie zamówień publicznych udzielanych przez Zamawiającego; 3.1.10. wykonywanie innych czynności o charakterze prawnym zleconych przez Zamawiającego dotyczących opiniowania działań proceduralnych tj. ugoda, umorzenie wierzytelności, odmowa uznania roszczeń, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa oraz związanymi z kontrolami zewnętrznymi dokumentacji Zamawiającego; 3.1.11. wykonywanie innych czynności o charakterze prawnym zleconych przez Zamawiającego; 3.1.12. udzielenie pomocy prawnej w zakresie dostosowania dokumentów Zamawiającego do zmieniających się przepisów prawa; 3.1.13. informowanie Zamawiającego o zmianach w przepisach prawnych dotyczących jego działalności; 3.1.14. udziału w spotkaniach i naradach. 3.2. Dla części II: 3.2.1. doradztwo i nadzór nad wszystkimi sprawami dotyczącymi ochrony własności intelektualnej, w tym: 3.2.1.1. bieżąca ocena wszystkich powstających u Zamawiającego rozwiązań mogących nosić cechy projektów wynalazczych pod kątem ich nowości i zdolności ochronnej, 3.2.1.2. nadzorowanie spraw związanych z rozwiązaniami powstającymi u Zamawiającego, 3.2.1.3. dozorowanie regulowania opłat za zgłoszenie wynalazku i opłat za kolejne okresy ochronne, 3.2.1.4. sprawdzanie w bazie danych Urzędu Patentowego zleconych zapytań dot. stanu techniki z zakresu tematyki dotyczącej zakresu produkcji Zamawiającego oraz bieżącego monitorowania zgłoszonych znaków firm konkurencyjnych, 3.2.1.5. występowanie do przedsiębiorstw naruszających prawo do praw ochronnych Zamawiającego i obrona przed zarzutami o naruszanie praw innych uprawnionych, 3.2.1.6. opracowanie dokumentacji zgłoszeniowej do Urzędu Patentowego RP we współpracy z twórcą i Zamawiającym podczas spotkań w siedzibie Zamawiającego oraz dokonywanie zgłoszenia w Urzędzie Patentowym RP; 3.2.1.7. dokonywanie czynności związanych z uzyskaniem i z zachowaniem praw wyłącznych dla rozwiązań podlegających ochronie i przeciwdziałanie ich naruszeniu tj. występowanie jako pełnomocnik w postępowaniu przed Urzędem Patentowym RP i Europejskim, sądami i organami orzekającymi w sprawach własności przemysłowej, 3.2.1.8. doradztwo dotyczące ochrony międzynarodowej oraz reprezentowanie Zamawiającego w postępowaniach prowadzonych przed organami ochrony własności przemysłowej w szczególności Urzędem Patentowym RP i Europejskim Urzędem Patentowym, 3.2.2. obsługa prawna Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich, w szczególności poprzez opiniowanie i weryfikację dokumentacji w zakresie zamówień publicznych udzielanych przez Zamawiającego; 3.2.3. opiniowanie treści korespondencji Zamawiającego z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi dotyczących Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich oraz spraw dot. ochrony własności intelektualnej; 3.2.4. wykonywanie innych czynności o charakterze prawnym zleconych przez Zamawiającego dotyczących opiniowania działań proceduralnych tj. ugoda, umorzenie wierzytelności, odmowa uznania roszczeń, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa dotyczących Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich oraz spraw dot. ochrony własności intelektualnej; 3.2.5. wykonywanie innych czynności o charakterze prawnym związanymi z kontrolami zewnętrznymi dokumentacji Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich; 3.2.6. informowanie Zamawiającego o zmianach w przepisach prawnych dotyczących Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich i spraw dot. ochrony własności intelektualnej; 3.2.7. udział w spotkaniach i naradach dotyczących Projektów realizowanych przez Zamawiającego współfinansowanych z funduszy europejskich i spraw dot. ochrony własności intelektualnej, 3.2.8. Wykonawca zobowiązany będzie prowadzić rozliczenie godzinowe prowadzonych spraw i wydanych opinii dla poszczególnych Projektów w formie wykazu przekazywanego na koniec miesiąca Zamawiającemu. Wykaz będzie zawierał liczbę godzin przeznaczonych na każdą zleconą czynność. 3.3. Dla części I i II: 3.3.1. Wykonawca przez cały okres obowiązywania umowy nie będzie doradzać innemu podmiotowi, którego interesy stałyby w konflikcie z interesami Zamawiającego związanymi z realizacją umowy, jeżeli takie usługi uniemożliwiałyby Wykonawcy rzetelne świadczenie usług na podstawie umowy. 3.3.2. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania obsługi prawnej z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru świadczonych usług, zgodnie z zasadami etyki i przepisami prawa, w szczególności: 3.3.2.1. należytego wykonywania obowiązków określonych w umowie, 3.3.2.2. należytej ochrony wszelkich danych uzyskanych w toku wykonywania umowy i wykorzystywania ich zgodnie z przeznaczeniem, 3.3.2.3. wskazania Zamawiającemu informacji, dokumentów i danych, które są niezbędne Wykonawcy do należytej ochrony interesów Zamawiającego i wykonania przedmiotu zamówienia. 3.3.3. Wykonawca dostępny będzie dla Zamawiającego w godzinach od 7:00 ÷ 17:00 w dniach pracujących (od poniedziałku do piątku), przy czym co najmniej jeden pracownik lub współpracownik Wykonawcy musi być obecny w siedzibie Zamawiającego 2 razy w tygodniu w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, w ramach wynagrodzenia ryczałtowego. W pozostałe dni tygodnia Wykonawca będzie świadczył bieżącą obsługę prawną za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (telefon, faks, poczta elektroniczna). 4. Szacunkowa ilość godzin pracy Wykonawcy w całym okresie świadczenia usługi: 4.1. dla części I: 800 godzin w ciągu roku, 4.2. dla części II: 600 godzin w ciągu roku. 5. Obsługa prawna w tej części, w której wymaga się świadczenia usług związanych z realizacją przedmiotu umowy poza siedzibą Zamawiającego tj. stawiennictwa przed sądem, urzędem lub innymi organami i instytucjami będzie wykonywana w ramach godzin określonych powyżej, z zastrzeżeniem przypadków uzgodnionych z Zamawiającym. 6. Wskazane powyżej ilości godzin obsługi prawnej są jedynie ilościami szacunkowymi i służą do celów złożenia przez Wykonawcę oferty i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 7. Określone przez Zamawiającego szacunkowe ilości godzin nie mogą stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do wysokości faktycznej odpłatności należnej z tytułu świadczenia obsługi prawnej. 8. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia będzie wynagrodzeniem ryczałtowym, płatnym w równych miesięcznych kwotach. 9. Za wykonanie zadań opisanych w pkt. 3.1.5. i 3.2.1.7. powyżej Wykonawca otrzymywać będzie każdorazowo wynagrodzenie w wysokości wynikającej z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28.09.2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (Dz. U. Nr 163, poz. 1349 z późn. zm.) 10. Terminy wykonania poszczególnych usług prawnych: 10.1. udzielanie ustnych porad prawnych, sporządzanie pisemnych opinii prawnych w zakresie stosowania prawa - bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż 7 dni roboczych od daty zlecenia, 10.2. opiniowanie lub przygotowywanie pod względem formalnym, prawnym i redakcyjnym projektów umów zawieranych przez Zamawiającego lub pism handlowych - bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż 7 dni roboczych od daty otrzymania dokumentu, 10.3. opiniowanie lub przygotowywanie pod względem formalnym, prawnym i redakcyjnym zarządzeń, wewnętrznych regulaminów, instrukcji itp.- bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż 7 dni roboczych od daty otrzymania dokumentu, 10.4. opiniowanie i weryfikacja dokumentacji w zakresie zamówień publicznych, umów dot. ochrony własności intelektualnej udzielanych przez Zamawiającego - bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż 7 dni roboczych od daty otrzymania dokumentacji, 10.5. opiniowanie i weryfikacja dokumentacji w zakresie Projektów finansowanych z funduszy unijnych realizowanych przez Zamawiającego- bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż 3 dni roboczych od daty otrzymania dokumentacji. 11. W skomplikowanych przypadkach Wykonawca może wydłużyć, za zgodą i w uzgodnieniu z Zamawiającym, terminy realizacji zadań określone powyżej. 12. W przypadku pilnej potrzeby konsultacji prawnej, Zamawiający ma prawo zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie takiej konsultacji (telefonicznie, faksem, mailem) poza terminami określonymi powyżej. Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie. 13. Termin wykonania usług prawnych w zakresie innym niż wskazany powyżej, zostanie każdorazowo uzgodniony pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. 14. Organizacja obsługi prawnej dla części I i II: 14.1. Osoby wykonujące usługi prawne zobowiązane będą do stosowania narzędzi informatycznych obowiązujących u Zamawiającego, w szczególności poczty elektronicznej. 14.2. Zamawiający udostępni Wykonawcy pomieszczenie, w którym będzie świadczona obsługa prawna. 14.3. Pomieszczenie będzie wyposażone w biurko, krzesła, dostęp do internetu. 14.4. Koszty eksploatacyjne (energia elektryczna i cieplna, utrzymanie czystości oraz dostęp do internetu) związane z użytkowaniem pomieszczenia przez Wykonawcę pokrywa Zamawiający. 14.5. Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za kontakty z Zamawiającym w zakresie organizacyjno-technicznym oraz poda dane teleadresowe (w tym adres poczty elektronicznej) niezbędne do właściwego przepływu informacji. 14.6. Zamawiający zobowiązany będzie do przekazania wszelkich dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy przez Wykonawcę. 14.7. W razie stwierdzenia przez Zamawiającego, iż wykonane zlecenie tj. opinia/ analiza prawna wymaga dodatkowych uzupełnień i wyjaśnień, Wykonawca zobowiązany będzie na żądanie Zamawiającego do jej uzupełnienia bez naliczania dodatkowych godzin. 14.8. Jeżeli w czasie realizacji przez Wykonawcę zleconej czynności Zamawiający stwierdzi, że jej kontynuacja jest niecelowa, powiadomi o tym Wykonawcę. Z chwilą otrzymania powiadomienia Wykonawca przerwie jej wykonywanie. 14.9. Szczegóły organizacyjne usługi obsługi prawnej zostaną uzgodnione pomiędzy przedstawicielem Wykonawcy a przedstawicielem Zamawiającego