świadczenie w roku 2020 usług utrzymania porządku i czystości oraz obsługi portierni w obiekcie ośrodek „Szpulki” w Zakopanem przy ul. Małe Żywczańskie 9b na rzecz Zakopiańskiego Centrum Edukacji im H. Modrzejewskiej

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług utrzymania porządku i czystości oraz obsługi portierni w obiekcie ośrodek „Szpulki” w Zakopanem przy ul. Małe Żywczańskie 9b na rzecz Zakopiańskiego Centrum Edukacji na okres od 01 stycznia 2020r. do 31 grudnia 2020r. Sposób realizacji usług sprzątania i utrzymania czystości. Sposób i czas realizacji usługi: usługi sprzątania będą świadczone przez co najmniej 2 osoby na jednej zmianie we wszystkie dni tygodnia w godzinach 08.30 – 16.30 łącznie z serwisem dziennym (w razie potrzeby Zamawiającego wykonawca będzie zobowiązany do zwiększenia składu osobowego). W dniu w których z usług ośrodka „Szpulki” korzysta mniej niż 30 osób usługa sprzątania łącznie z serwisem dziennym może być jednoosobowa. Zamawiający dopuszcza wcześniejsze rozpoczęcie świadczenia usług oraz późniejsze ich zakończenie pod warunkiem, że nie będzie to zakłócać ciszy i spokoju Gości. Od osób sprzątających wymaga się: - odnoszenia się w sposób życzliwy i uprzejmy do osób korzystających z usług ośrodka, - natychmiastowe zgłaszanie w portierni, występujących braków i usterek w wyposażeniu ośrodka, - posiadanie odpowiedniego ubioru oraz dbanie o wygląd zewnętrzny, - poszanowanie i strzeżenie mienia ośrodka „Szpulki”, - przyjmowanie każdego dnia o godz. 08.30 informacji z portierni o ilości pokoi do sprzątania w dniu bieżącym oraz następnym, - pobieranie kluczy z portierni do pokoi przeznaczonych do sprzątania oraz zwracanie ich po sprzątaniu. Serwis sprzątający dzienny jest wymagany codziennie w godzinach od 09.00 do 16.30 w ilości: 1 osoba - w ramach tej usługi Wykonawca jest zobowiązany do: - utrzymania na bieżąco czystości przed wejściem głównym do ośrodka „Szpulki” - utrzymania na bieżąco czystości w pomieszczeniach kuchennych, świetlicach, łazienkach oraz sanitariatach. - uzupełniania papieru toaletowego, papierowych ręczników oraz pojemników z mydłem, - utrzymania czystości schodów, korytarzy, - niezwłocznego, interwencyjnego sprzątania miejsc wskazanych przez Zamawiającego, Sprzątanie pokoi noclegowych, przy zmianie użytkownika gruntowne sprzątanie łącznie z wymianą pościeli, w tym sprzątanie na balkonach. Sprzątanie pozostałych pomieszczeń nie dłużej niż do godziny 16.30 Sprawdzanie i zamykanie wszystkich wejść do budynku oraz drzwi i okien, wygaszanie świateł i zakręcanie kranów a w okresie grzewczym zaworów w kaloryferach. Posiadania aktualnych badań lekarskich i zaświadczenia z badania przeprowadzonego do celów sanitarno – epidemiologicznych. Sposób wykonywania poszczególnych czynności 1. Odkurzanie podłóg i cokołów dywanowych (wykładziny dywanowe) z wykorzystaniem odkurzacza (również przestrzeń pod łóżkiem) odkurzanie nie może uszkadzać powierzchni wykładzin. Po zakończeniu prac odkurzacz należy usunąć z miejsc stanowiących ciągi komunikacyjne. 2. Mycie na mokro podłóg zmywalnych, cokołów, podestów i schodów (lastriko, płytki), mycie przy użyciu odpowiedniego środka przeznaczonego do danej powierzchni tak aby nie powstawały smugi, za pomocą mopa. Mycie przeprowadzić tak aby zminimalizować pozostającą wilgoć. 3. Pranie wykładzin podłogowych (dywanowych) – za pomocą odkurzacza do prania, przy użyciu odpowiednich środków przeznaczonych do tego celu. 4. Usuwanie kurzu i konserwacja mebli, parapetów i biurek (wszystkie pomieszczenia i ciągi komunikacyjne) – wycieranie należy wykonać miękką ściereczką aby nie rysować powierzchni, w szczególności dotyczy to miejsc trudno dostępnych. Konserwacja mebli za pomocą odpowiednich środków przeznaczonych do tego celu. 5. Usuwanie kurzu z odbiorników radiowych, telewizyjnych, kopiarek, telefonów, komputerów i drukarek - wycieranie należy wykonać miękką ściereczką aby nie rysować powierzchni, w szczególności dotyczy to miejsc trudno dostępnych. Konserwacja sprzętu za pomocą odpowiednich środków przeznaczonych do tego celu. 6. Mycie dwustronne okien z ramami, uszczelkami, parapetami, zdejmowanie i zawieszanie zasłon, czyszczenie wertikali (zgodnie z instrukcją użytkowania), czyszczenie kaloryferów, mycie lamp, kloszy i opraw oświetleniowych – do mycia szyb zespolonych można stosować ogólnie dostępne środki przeznaczone do tego celu. Nie należy stosować środków żrących ani zdrapywać zanieczyszczeń ostrymi narzędziami. Czyszczenie grzejników przez usunięcie kurzu za pomocą odkurzacza i przetarcie wilgotną szmatką. Mycie kloszy i elementów oświetlenia polegające na demontażu, umyciu za pomocą odpowiednich środków, osuszeniu i ponownym założeniu. Mycie ram okiennych przy użyciu środków odpowiednich do materiału z którego rama jest wykonana. Po zakończeniu mycia osuszenie przez przetarcie suchą szmatką w celu usunięcia smug. Uwaga - część okien nie otwiera się od wewnątrz – wymagany jest odpowiedni sprzęt. 7. Czyszczenie drzwi wejściowych i przeszkleń okiennych – mycie należy wykonać przy użyciu płynu do mycia tego rodzaju powierzchni, po zakończeniu mycia osuszenie by uzyskać efekt bez smug. 8. Opróżnianie koszy na śmieci wraz z ich segregacją pod względem jakościowym i objętościowym. Wynoszenie śmieci w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 9. Mycie koszy na śmieci – dotyczy to powierzchni wewnętrznej, zewnętrznej oraz pokrywy kosza. 10. Czyszczenie kontaktów, osłon oraz gniazd instalacji elektrycznej i internetowej w sposób ostrożny przy pomocy miękkiej ściereczki, by nie uszkodzić elementów instalacji 11. Usuwanie kurzu z obrazów, elementów dekoracyjnych – za pomocą odpowiednich środków, w taki sposób aby nie uszkodzić powierzchni. 12. Mycie i usuwanie kurzu oraz brudu z kratek wentylacyjnych – wykorzystanie odkurzacza oraz zwilżonej ściereczki. 13. Odkurzanie i konserwacja ramy łóżka (część wewnętrzna i spodnia) – odkurzanie i konserwacja części niewidocznych i trudno dostępnych za pomocą odpowiednich środków. 14. Czyszczenie i konserwacja mebli tapicerowanych i obić tapicerowanych, konserwację należy wykonać po wcześniejszym oczyszczeniu za pomocą odpowiedniego środka do konserwacji wskazanego przez Zamawiającego. 15. Usuwanie plam i zabrudzeń z mebli tapicerowanych i wykładzin dywanowych, podłóg i schodów – plamy i zabrudzenia należy usunąć na bieżąco, za pomocą odpowiedniego urządzenia i środka przeznaczonego do tego celu. 16. Czyszczenie drzwi do pomieszczeń (w tym drzwi do łazienek) wraz z futrynami i klamkami oraz włączników światła – mycie należy wykonać przy użyciu płynu do mycia tego rodzaju powierzchni. Po zakończeniu mycia, osuszenie aby uzyskać efekt bez smug. 17. Mycie glazury – mycie przy użyciu odpowiedniego środka przeznaczonego do danej powierzchni, aby nie powstawały smugi. Zabrudzenia wokół sanitariatów usuwać na bieżąco. 18. Mycie i czyszczenie luster, powierzchni błyszczących (chromowanych) itp. – mycie należy wykonać przy użyciu płynu do mycia tego rodzaju powierzchni. Po zakończeniu mycia osuszenie aby uzyskać efekt bez smug. 19. Mycie i dezynfekcja kabin prysznicowych i brodzików; mycie, czyszczenie i dezynfekcja muszli WC, desek sedesowych, umywalek, armatury sanitarnej – mycie z użyciem odpowiedniego środka do mycia urządzeń sanitarnych, który usuwa osady brudu, mydła, kamienia i rdzy: dezynfekcja przez użycie odpowiedniego środka przeznaczonego do tego celu. 20. Czyszczenie pojemników na mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe – dozowniki i pojemniki należy odkurzyć, umyć z plam i zabrudzeń. 21. Uzupełnianie papieru toaletowego, mydła w pojemnikach, ręczników papierowych w pojemnikach oraz kostek toaletowych – uzupełniać należy tak, aby nie dopuścić do braku któregokolwiek z materiałów. Papier toaletowy i ręczniki papierowe należy umieścić na wieszaku lub w pojemniku. 22. Czyszczenie szczotek klozetowych i pojemników na szczotki. 23. Gruntowne czyszczenie terakoty i płytek z doczyszczeniem fug i silikonów – przy pomocy odpowiednich środków do czyszczenia i konserwacji, dotyczy to zwłaszcza naroży przy kabinie prysznicowej oraz trwałych zabrudzeń od kamienia. 24. Udrażnianie odpływów brodzików i umywalek – za pomocą odpowiednich środków, które nie spowodują uszkodzenia powierzchni. 25. Neutralizacja zapachów w pomieszczeniach sanitarnych (odświeżacze powietrza). 26. Czyszczenie gaśnic, szafek hydrantowych i usuwanie pajęczyn. Czyszczenie gaśnic – czyszczenie należy wykonać przy użyciu wilgotnej ściereczki a następnie osuszyć przez przetarcie. Usuwanie pajęczyn (za pomocą odkurzacza, miękkiej miotełki), aby nie zostawić śladów na ścianach i sufitach. 27. Mycie powierzchni szklanych - gabloty, witryny itp. – mycie należy wykonać przy użyciu płynu do tego rodzaju powierzchni. Po zakończeniu mycia osuszyć by uzyskać efekt bez smug. 28. Wycieranie balustrad i poręczy schodów z użyciem środka do mycia – użycie odpowiednich środków do czyszczenia i konserwacji. 29. Czyszczenie wycieraczek – poprzez trzepanie lub odkurzanie, powierzchnię gumową umyć i po wyschnięciu ułożyć na miejscu. W przypadku trwałych zabrudzeń należy wycieraczkę wyprać. 30. Zgłaszanie usterek technicznych i awarii - współpraca z konserwatorem. 31. Pielęgnacja roślin – poprzez podlewanie i usuwanie obumarłych części. 32. Wymiana pościeli – po każdej zmianie użytkownika pokoju oraz obowiązkowo po tygodniowym pobycie Gościa. Przygotowanie pościeli i ręczników do pralni oraz ochraniaczy materaców - w przypadku zabrudzeń. Układanie czystej pościeli w magazynie. Trzepanie koców i kołder. Sprzątanie powierzchni w podpiwniczeniu i kotłowni. 1. Zamiatanie i mycie podłóg (terakota, płytki) w podpiwniczeniu. 2. Usuwanie kurzu i pajęczyn z elementów grzewczych. Sprzątanie posesji – (zakres obszaru przedstawia mapka stanowiącą załącznik nr 10) 1. Utrzymanie porządku na posesji - zbieranie na bieżąco odpadów i innych zanieczyszczeń z terenów zielonych, chodników, jezdni i składanie w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zamiataniu chodników i parkingów, opróżnianiu koszy na śmieci, utrzymanie porządku wokół miejsca składowania śmieci, systematyczne grabienie – usuwanie liści, systematyczne usuwanie roślin wyrastających z chodnika. 2. Koszenie powierzchni zielonych – w okresie wiosenno – jesiennym (średnio 1 x dwa tygodnie), koszenie trawników za pomocą kosiarki i wykoszenie miejsc trudno dostępnych za pomocą wykaszarki, grabienie i wywóz w miejsce wskazane przez Zamawiającego, bezzwłoczne uprzątnięcie trawy po koszeniu z chodników i jezdni. 3. Odśnieżanie i posypywanie piaskiem chodników przed wejściem oraz odśnieżanie chodników wokół budynku i parkingu – odśnieżanie chodników, drogi wewnętrznej, wejść do budynku i parkingu należy wykonać w sposób gwarantujący swobodny dostęp i dojazd do budynku oraz bezpieczeństwo korzystających z tego terenu osób. Wykonanie czynności wykonać w godzinach, które zapewnią bezkolizyjną komunikacje w godzinach pracy, pełnienie całodobowych dyżurów umożliwiających szybką interwencję w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych, sprzęt oraz materiały do posypywania zapewnia Wykonawca. 4. Drobne prace konserwatorskie – wymiana żarówek, mocowanie ozdób i zdjęć. 5. Inne drobne prace – w miarę potrzeb Zamawiającego np. pomoc przy przenoszeniu mebli, sprzętu oraz inne dodatkowe prace zlecone przez Zamawiającego. Wykonawca będzie również zobowiązany do prowadzenia ewidencji: - współpracy z pralnią chemiczną. W zeszycie zapisywane będą ilości wymienionych z pralnią kompletów czystej i brudnej pościeli, a także ręczników i pozostałych materiałów tekstylnych; - ewidencji sprzątanych pokoi. W ewidencji zapisywane będą kto odpowiada za sprzątanie w danym dniu danego pokoju; - ewidencji utrzymania w czystości pryszniców i sanitariatów ogólnie dostępnych dla Gości, poprzez kontrolę i rejestracje utrzymania czystości sanitariatów w ciągu dnia. Wymagany efekt współpracy z Wykonawcą: Niezależnie od w/w częstotliwości wykonywanych usług Zamawiający wymaga utrzymania w stałej czystości wszystkich pomieszczeń i powierzchni w obiekcie, co oznacza w szczególności: - czyste pokoje noclegowe tj. posprzątane i utrzymane w czystości w okresach, w których nie przebywają w nich Goście, przygotowane na przybycie następnego Gościa, do określonej godziny; - powierzchnie gładkie i błyszczące bez widocznych zabrudzeń; - powierzchnie lśniące – bez smug; - zasłonki i firanki – równo powieszone i ułożone, symetrycznie; - powierzchnie szorstkie – odkurzone, brak okruchów i innych pozostałości po poprzednim kliencie; - powierzchnie szklane, lustra – brak widocznych gołym okiem smug, pozostałości po poprzednim kliencie; - wszystkie elementy wystroju wnętrz – we wszystkich pokojach po wyczyszczeniu powinny być ułożone w taki sam, ustalony z przedstawicielem Zamawiającego; - pozostałe pomieszczenia – po sprzątaniu pomieszczenia i umyciu podłóg, krzesła równo dosunięte, zachowany ład w umeblowaniu; Wymagania dotyczące preparatów czyszcząco – myjących: - odpowiednie atesty Państwowego Zakładu Higieny lub karty charakterystyki – oznaczenie na opakowaniach produktów i dopuszczenie do obrotu na terenie UE; - wysoka skuteczność mycia tj. zdolności do szybkiego usuwania brudu przy niskim stężeniu użytkowym; - dostosowanie do specyfiki wykonywanych czynności: profesjonalne preparaty do czyszczenia podłóg, mebli, sprzętów biurowych, pomieszczeń sanitarnych, powierzchni przeszklonych oraz do usuwania osadów kamienia, środki chemiczne dostarcza Wykonawca; - mycie sprzętu biurowego, mebli oraz powierzchni przeszklonych przy pomocy spryskiwaczy w których znajduje się roztwór płynu myjącego. Wymagania dotyczące sprzętu czyszczącego - : - min. 3 odkurzacze, - kosiarka spalinowa, - wykaszarka, - odśnieżarka, - odkurzacz piorący, Wykonawca zobowiązany jest do stosowania sprzętu właściwego dla danego rodzaju powierzchni. Środki czyszcząco – myjące, papier toaletowy, mydło w płynie, kostki WC, worki na śmieci: - wszystkie urządzenia, środki czystości, worki na śmieci, artykuły higieniczne zapewnia Wykonawca; - papier toaletowy: celulozowy, biały, min. dwuwarstwowy, bezzapachowy lub o przyjemnym zapachu; - mydło w płynie do pojemników- przebadane dermatologicznie o delikatnym zapachu, - kostki toaletowe – dezynfekujące oraz myjące o przyjemnym zapach; - worki na śmieci – ekologiczne; Używane środki powinny być wyłącznie wysokiej jakości i właściwe dla danego rodzaju powierzchni. Inne wymagania dotyczące miejsc noclegowych: - Wykonawca ma obowiązek wymiany pościeli (w tym jej założenie), wymiany zabrudzonych ochraniaczy na materace i ręczników po każdej zmianie klienta; - przekazanie brudnej pościeli do pralni oraz jej odbiór i ewidencja. Wykonawca ma obowiązek wykonać wszelkie niezbędne czynności służące prawidłowej, zgodnej z umową a także z zachowaniem najwyższej staranności wymaganej od podmiotu profesjonalnie świadczącego usługę sprzątania, realizacji przedmiotu zamówienia z zachowaniem bezpieczeństwa użytkowania budynku. Sposób realizacji usługi: obsługa portierni. Wymagania stanowiskowe: 1) portiernia ośrodka „Szpulki” obsługiwana jest jednoosobowo, całodobowo systemie zmianowym. Osoba obsługująca jest odpowiednio (schludnie) ubrane, 2) pracownik portierni obsługuje Gościa w pozycji stojącej. Wyjątki stanowi sytuacja gdy pracownik wypisuje dokument wpłaty, faktur, obsługuje komputer itp., 3) portier w każdej sytuacji zachowuje takt i spokój, nigdy nie podnosi głosu, 4) prowadzenie prywatnych rozmów między pracownikami w obecności Gościa jest niedopuszczalne, wykluczone jest głośne porozumiewanie się z innymi osobami, picie czy jedzenie, rozmowy przez prywatny telefon lub palenie na stanowisku pracy, 5) znajomość rozkładu pomieszczeń ośrodka „Szpulki”, rodzaju pokoi, cennika (przestrzeganie go), gastronomicznej oraz pozostałej oferty Zakopiańskiego Centrum Edukacji. Wymagania i warunki co do osób zatrudnionych przez Wykonawcę w portierni 1) muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, 2) wykształcenie minimum średnie pełne – posiadanie wiedzy przyrodniczej, turystycznej oraz historycznej dotyczącej terenu Zakopanego, 3) umiejętność budowania relacji z Gośćmi, 4) inicjatywa i zaangażowanie w sprawy ośrodka „Szpulki”, 5) umiejętność pracy w zespole i łatwość nawiązywania kontaktów, 6) doświadczenie w wykonywaniu usług portierskich w obiektach usługowych (poświadczenie wykonywanych prac), 7) umiejętność organizacji czasu pracy oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji, 8) dokładność, sumienność, systematyczność, skrupulatność, punktualność, 9) miła aparycja i prezentacja oraz wysoka kultura osobista, 10) dyspozycyjność, 11) biegła znajomość obsługi urządzeń biurowych, komputera (programów: KW Hotel, WORD, EXCEL). Mile widziana znajomość języka obcego. Osoby zatrudnione przy obsłudze portierni muszą posiadać odpowiedni ubiór - schludny, czysty, stonowany kolorystycznie. Do obowiązków Wykonawcy obsługi portierni należy: 1) sprawna, profesjonalna i życzliwa obsługa Gości poprzez: - udzielanie informacji o dostępności, standardzie i wyposażeniu pokoi noclegowych, - uprzejme powitanie, przyjmowanie i żegnanie Gości, - kierowanie Gości do właściwych miejsc lub osób - poinformowanie o orientacyjnym czasie oczekiwania, zaproponowanie przyjęcia bagażu w przypadku chwilowej niedostępności pokoju, - reagowanie na skargi klientów i w miarę możliwości niezwłoczne podjęcie działań zmierzających do rozwiązania problemu, - przyjmowanie zleceń, próśb od Gości i realizowanie ich w zakresie świadczonych usług (m. in. budzenie gości na życzenie), - udzielanie informacji w zakresie usług oferowanych przez ośrodek „Szpulki” oraz ZCE, a także dodatkowych usług dotyczących: dyżurów lekarzy, aptek, komunikacji, usług przewoźników, usług rekreacyjnych, imprez kulturalnych i sportowych. 2) rejestrowanie, meldowanie, zakwaterowanie i obciążanie Gości za pobyt, przyjmowanie płatności w formie gotówkowej, w tym: wystawianie dokumentów KP i faktur gotówkowych, obsługa kasy fiskalnej, sporządzanie raportów, pobieranie opłaty miejscowej. 3) fakturowanie w programie KW HOTEL noclegów, wyżywienia i dodatkowych usług. 4) dokonywanie i sprawdzanie rezerwacji, ustalenie z Gościem terminu pobytu w ośrodku „Szpulki”, sprawdzanie poczty e-mail, 5) wydawanie i odbiór kluczy od Gości oraz sprawdzanie pokoi po wykwaterowaniu Gościa, 6) prowadzenie ewidencji zgodnej z programem komputerowym, 7) prowadzenie książki meldunkowej, 8) obsługa: telefonu, komputera oraz innych urządzeń biurowych, 9) egzekwowanie właściwych zasad, zgodnych z obowiązującym regulaminem osób korzystających z usług ośrodka „Szpulki, 10) dozór całej posesji, wszystkich pomieszczeń ośrodka „Szpulki” w tym sprawdzanie czy na terenie ośrodka nie przebywają osoby nieupoważnione. 11) wydawanie i przyjmowanie kluczy osobom świadczącym usługi sprzątania, 12) przekazywanie (po uzgodnieniu z dyrektorem ZCE lub wyznaczonym pracownikiem) osobie upoważnionej ze strony kuchni świadczącej usługi gastronomiczne informacji o porze i ilości posiłków do przygotowania, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, 13) przekazywanie każdego dnia w godz. 8:30 – 9:00 (na piśmie) osobom sprzątającym ilość pokoi przeznaczonych do sprzątania w danym dniu, (tj. pokoi noclegowych i innych pomieszczeń), co najmniej na dzień bieżący i następny, 14) kontrola wnoszonych i wynoszonych przedmiotów, itp. 15) sprawdzanie i zamykanie okien, drzwi, gaszenie świateł, zakręcanie zaworów grzewczych, 16) obsługa systemu alarmowego oraz systemu przeciwpożarowego, 17) powiadamianie dyrektora ZCE lub wyznaczoną osobę o uwagach gości, awariach i usterkach, 18) prowadzenie książki dyżurów pracowników portierni (wpisy dotyczące przebiegu dyżuru z wyszczególnieniem wszelkich zdarzeń, uwag oraz przekazywanych poleceń dyrektora ZCE), 19) zachowanie w tajemnicy danych i informacji, zdobytych w związku z wykonywaną pracą – w czasie trwania, jak również po rozwiązaniu umowy bez ograniczenia czasowego (przestrzeganie tajemnicy), 20) utrzymywanie na bieżąco porządku i wyglądu estetycznego pomieszczeń i zaplecza portierni. 21) przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz innych wewnętrznych przepisów obowiązujących u Zamawiającego. Zamawiający jako administrator danych osobowych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych na czas i w celu realizacji umowy oraz w zakresie umożliwiającym Wykonawcy należytą realizację postanowień umowy. Wykonawca może przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy. Wszystkie czynności zawarte w opisie przedmiotu zamówienia wykonywane będą przy użyciu środków, urządzeń i narzędzi Zamawiającego (sprzęt komputerowy wraz z drukarką, telefon, materiały biurowe).