Zakup usług polegających na kompleksowej realizacji udziału w Targach AGROTRAVEL

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej realizacji udziału w Targach AGROTRAVEL. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni: 1. Zaprojektowanie, wykonanie, obsługę techniczną oraz demontaż dwóch stoisk wystawienniczych. 2. Usługę hotelarską. 3. Usługę gastronomiczną. 4. Usługę transportu drogowego. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na następujące części zamówienia: Część I. W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca zapewni: 1. Zaprojektowanie, wykonanie, obsługę techniczną oraz demontaż stoiska wystawienniczego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi - w ramach tego zadania Wykonawca zapewni: Stoisko zostanie wykonane na powierzchni 100 m2, na terenie Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce) w hali targowej F przy głównym ciągu komunikacyjnym, pod ścianą łączącą halę F z halą G. 1) Przygotowanie projektu koncepcji rozplanowania i zabudowy stoiska wystawienniczego z elementów niestandardowych, który powinien: a) odpowiadać ogólnie przyjętym normom i standardom wystawienniczym, b) elementy dekoracyjne powinny być w ludowej, barwnej konwencji i uwzględniać w swojej kolorystyce znaki graficzne i logotypy określone w załączniku nr 5 do SIWZ, c) mieć cechy stoiska otwartego, przestronnego, funkcjonalnego, utrzymanego w wiejskim klimacie, d) zawierać zaplecze kuchenno - magazynowe (dwa odrębne pomieszczenia zamykane na klucz), w którym uwzględnione zostaną pomieszczenia spełniające funkcje: Kuchni (pomieszczenie zawierające: szafkę kuchenną, termę, zlewozmywak, blat, lodówkę, kuchenkę elektryczną, piec konwekcyjny oraz pozostałe niezbędne wyposażenie kuchenne) - pomieszczenie musi uwzględniać możliwość przygotowania ciepłych posiłków, doprowadzenia wody z odpływem, doprowadzenia energii elektrycznej, zapewnienia środków czystości, serwisu obiadowego i kawowego, naczyń jednorazowego użytku oraz artykułów spożywczych. W pomieszczeniu muszą się zmieścić swobodnie minimum dwie osoby. Magazynu - pomieszczenia zawierającego regały i wieszaki. W pomieszczeniu musi się zmieścić swobodnie minimum pięć osób. e) zawierać wyodrębnione, kameralne miejsce ze stołem konferencyjnym i krzesłami dla 10-12 osób, bufetem (o wymiarach 1,0 m na 2,0 m) wyposażonym w ciśnieniowy ekspres do kawy oraz umożliwiającym podanie innych napoi, przeznaczone do spotkań z wystawcami oraz gośćmi Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, f) zawierać wyodrębnione, otwarte miejsce na spotkania z ekspertami oraz miejsce na przeprowadzenie degustacji dla odwiedzających stoisko, w którym znajdą się: stojak na prospekty oraz witryna na wydawnictwa, dwa stoliki i sześć krzeseł drewnianych,stół degustacyjny, dostęp do energii elektrycznej, miejsce na co najmniej trzy bannery, o co najmniej trzymetrowej szerokości każdy, ekran projekcyjny, g) zawierać wyodrębnione, otwarte miejsce na prezentację wiosek tematycznych (ok. 25 m2), w którym znajdą się: stojak na prospekty oraz witryna na wydawnictwa, trzy stoły drewniane, dwie ławki drewniane, sześć krzeseł drewnianych, ustawionych w trzy odrębne zespoły do wykorzystania przez animatorów, dostęp do energii elektrycznej, miejsce na co najmniej trzy bannery, o co najmniej trzymetrowej szerokości każdy, h) zawierać miejsce na ustawienie kramu w stylu ludowym, przeznaczonego na prezentację produktów ze znakiem Poznaj Dobrą Żywność (ok. 10 m2), w którym znajdą się: dwa regały drewniane, lada informacyjna (najlepiej drewniana), dwa krzesła, i) zawierać kompozycje roślinne, j) zapewniać wykonanie stoiska z materiałów dobrej jakości, w tym także uwzględniać drewniane elementy zabudowy i wyposażenia, k) zapewniać bardzo dobre oświetlenie stoiska, l) zapewniać montaż i demontaż stoiska, m) uwzględniać wymagania właściciela powierzchni wystawienniczej - Targów Kielce S.A. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dwa różne projekty zabudowy stoiska w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia mu przez Wykonawcę projektów dokona wyboru jednego z nich i poinformuje o tym fakcie niezwłocznie Wykonawcę. 2) Wykonanie stoiska. Wykonawca wykona stoisko z materiałów własnych, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego oraz zasadami określonymi przez właściciela powierzchni wystawienniczej - Targi Kielce S.A. Stoisko zostanie wykonane na powierzchni 100 m2, na terenie Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce) w hali targowej F przy głównym ciągu komunikacyjnym, pod ścianą łączącą halę F z halą G. Termin wykonania stoiska - najpóźniej do dnia 04 kwietnia 2013 r. do godziny 17:00. Wykonawca zapewni wyposażenie stoiska, o wymiarach określonych w projekcie zaakceptowanym przez Zamawiającego, w tym co najmniej: a) stoliki, witryny i regały na materiały promocyjne, b) kuchnię elektryczną czteropalnikową oraz piekarnik, c) piec konwekcyjny, d) lodówkę, e) zmywarkę, f) czajnik elektryczny, g) ciśnieniowy ekspres do kawy, z dwoma nalewakami, h) zlewozmywak dwukomorowy, i) serwis obiadowy - 36 kompletów, j) serwis kawowy - 36 kompletów, k) plastikowe kubeczki jednorazowego użytku - 300 sztuk, l) plastikowe płaskie talerzyki jednorazowego użytku - 300 sztuk, m) wykałaczki - 300 sztuk, n) sztućce ze stali nierdzewnej - 36 kompletów, o) kieliszki szklane do wina - 36 sztuk, p) nakrycie stołu - obrus biały oraz serwetki papierowe, q) środki czystości oraz ręczniki, r) wieszak na ubrania - min. 6 haczyków. 3) Obsługę techniczną stoiska, w tym: a) bieżące utrzymanie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska, b) zapewnienie kompletności wyposażenia stoiska, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, d) bieżące utrzymanie czystości oraz estetyki stoiska, Powyższe czynności Wykonawca zobowiązuje się wykonać w sposób nie kolidujący z podstawowym funkcjonowaniem stoiska. Wykonawca zapewni obsługę techniczną stoiska przez cały okres trwania Targów AGROTRAVEL tj. od dnia 05 kwietnia 2013 r. do dnia 07 kwietnia 2013 r. 4) Demontaż stoiska. Wykonawca dokona demontażu stoiska od dnia 07 kwietnia 2013 r. od godziny 17:00. 5) Opłatę rejestracyjną oraz wpis do katalogu wystawców. 2. Zaprojektowanie, wykonanie, obsługa techniczna oraz demontaż stoiska wystawienniczego Finlandii (kraju partnerskiego) - w ramach tego zadania Wykonawca zapewni: Stoisko zostanie wykonane na powierzchni 18 m2, na terenie Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce) w hali targowej F, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 1) Przygotowanie projektu koncepcji rozplanowania i zabudowy standardowej stoiska wystawienniczego z elementów systemowych, który powinien: a) odpowiadać ogólnie przyjętym normom i standardom wystawienniczym, b) mieć cechy stoiska otwartego i przestronnego, z dostępem do energii elektrycznej (gniazda 230 V), wyposażonego w ladę łukową, hoker, stojak na prospekty, stół okrągły oraz cztery krzesła, c) zawierać zaplecze kuchenno - magazynowe, posiadające przyłącze wodne oraz odpływ, oraz przyłącze elektryczne (230 V), wydzielone pełnymi ścianami (w jednej ze ścian znajdą się drzwi harmonijkowe), wyposażone w lodówkę, termę oraz zlewozmywak, d) zapewniać wykonanie stoiska z materiałów dobrej jakości, e) uwzględniać zamieszczenie na fryzie flagi narodowej Finlandii (kraju partnerskiego), o wymiarach 90 cm na 30 cm, logotypu wystawcy reprezentującego kraj partnerski o wymiarach 90 cm na 30 cm, oraz napisu do 20 znaków, f) uwzględniać wykładzinę podłogową, g) uwzględniać kolorowe oklejenie ścian stoiska odpowiadające barwom i symbolice Finlandii h) zapewniać bardzo dobre oświetlenie stoiska, i) zapewniać montaż i demontaż stoiska, j) uwzględniać wymagania właściciela powierzchni wystawienniczej - Targów Kielce S.A. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dwa różne projekty zabudowy stoiska w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia mu przez Wykonawcę projektów dokona wyboru jednego z nich i poinformuje o tym fakcie niezwłocznie Wykonawcę. Wzory i slogany do umieszczenia na fryzie zostaną przekazane Wykonawcy w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 2) Wykonanie stoiska. Wykonawca wykona stoisko z materiałów własnych, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego oraz zasadami określonymi przez właściciela powierzchni wystawienniczej - Targi Kielce S.A. Stoisko zostanie wykonane na powierzchni 18 m2, na terenie Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce) w hali targowej F, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Termin wykonania stoiska - najpóźniej do dnia 04 kwietnia 2013 r. do godziny 17:00. Wykonawca zapewni wyposażenie stoiska, o wymiarach określonych w projekcie zaakceptowanym przez Zamawiającego, w tym co najmniej: a) wykładzinę, b) oświetlenie stoiska, c) stół okrągły, d) cztery krzesła tapicerowane, e)ladę łukową, f) hoker, g) stojak na prospekty, h) lodówkę, i) zlewozmywak, j) termę, k) wieszak, l) kosz na śmieci. 3) Obsługę techniczną stoiska, w tym: a) bieżące utrzymanie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska, b) zapewnienie kompletności wyposażenia stoiska, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, d) bieżące utrzymanie czystości oraz estetyki stoiska. Powyższe czynności Wykonawca zobowiązuje się wykonać w sposób nie kolidujący z podstawowym funkcjonowaniem swoiska. Wykonawca zapewni obsługę techniczną stoiska przez cały okres trwania Targów AGROTRAVEL tj. od dnia 05 kwietnia 2013 r. do dnia 07 kwietnia 2013 r. 4) Demontaż stoiska. Wykonawca dokona demontażu stoiska od dnia 07 kwietnia 2013 r. od godziny 17:00. Pozostałe warunki dotyczące realizacji tej części zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ. Część II. W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca zapewni usługę hotelarską (zakwaterowanie wraz z wyżywieniem): 1.Trzy noclegi, wraz z wyżywieniem w postaci śniadania i kolacji, w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie od dnia 04 kwietnia 2013 r. (przyjazd) do dnia 07 kwietnia 2013 r. (wyjazd) dla 14 osób. Usługa zostanie zapewniona w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, lub innym równoważnym obiekcie, znajdującym się w odległości nie większej niż 5 km od centrum wystawienniczego Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce). 2. Trzy noclegi, wraz z wyżywieniem w postaci śniadania i kolacji, w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie od dnia 04 kwietnia 2013 r. (przyjazd) do dnia 07 kwietnia 2013 r. (wyjazd) dla 6 osób. Usługa zostanie zapewniona w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, lub innym równoważnym obiekcie, znajdującym się w odległości nie większej niż 5 km od centrum wystawienniczego Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce). 3. Jeden nocleg, wraz z wyżywieniem w postaci śniadania i kolacji, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie od dnia 04 kwietnia 2013 r. (przyjazd) do dnia 05 kwietnia 2013 r. dla 20 osób. Kolację Wykonawca zapewni w dniu 04 kwietnia 2013 r. pomiędzy godziną 18:30 a 21:30. Usługa zostanie zapewniona w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, lub innym równoważnym obiekcie, znajdującym się w odległości nie większej niż 5 km od głównego dworca PKP w Kielcach. 4. Jeden nocleg, wraz z wyżywieniem w postaci śniadania, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie od dnia 05 kwietnia 2013 r. do dnia 06 kwietnia 2013 r. dla 50 osób. Usługa zostanie zapewniona w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, lub innym równoważnym obiekcie, znajdującym się w odległości nie większej niż 5 km od głównego dworca PKP w Kielcach. 5. Jeden nocleg, wraz z wyżywieniem w postaci śniadania i kolacji, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie od dnia 06 kwietnia 2013 r. do dnia 07 kwietnia 2013 r. (wyjazd) dla 20 osób. Kolację Wykonawca zapewni w dniu 06 kwietnia 2013 r. pomiędzy godziną 18:30 a 21:30. Usługa zostanie zapewniona w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, lub innym równoważnym obiekcie, znajdującym się w odległości nie większej niż 5 km od głównego dworca PKP w Kielcach. Wykonawca poda w ofercie adres i kategorię obiektu lub obiektów, w których zostanie zapewniona usługa zakwaterowania. Pozostałe warunki dotyczące realizacji tej części zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do SIWZ. Część III. W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca zapewni usługę cateringową: 1.Poczęstunek dla maksymalnie 350 osób, obejmujący kawę, herbatę, naturalne soki owocowe, ciasta i ciasteczka kruche, wytworzone z naturalnych produktów. Termin: 05 kwietnia 2013 r. od godz. 10:00 do godz. 11:30. Miejsce: Foyer Centrum Konferencyjnego Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce). 2. Poczęstunek dla maksymalnie 350 osób, obejmujący kawę, herbatę, naturalne soki owocowe, ciasta i ciasteczka kruche, wytworzone z naturalnych produktów. Termin: 05 kwietnia 2013 r. od godz. 12:30 do godz. 15:30. Miejsce: Foyer Centrum Konferencyjnego Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce). 3. Obiad dla maksymalnie 350 osób, obejmujący następujące menu: 1) zupę zalewajkę (potrawa lokalna) 2) zupę jarzynową, 3) ziemniaki gotowane, 4) ziemniaki pieczone, 5) kotlet schabowy, 6) danie rybne - pstrąg, 7) danie wegetariańskie, 8) zestaw surówek, 9) szarlotkę z bitą śmietaną, 10) kompot z owoców polskich, 11) wodę mineralną niegazowaną z cytryną. Termin: 05 kwietnia 2013 r. od godziny 14:00 (przewidywany czas na spożycie obiadu -1 godzina). Miejsce: teren Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce). 4. Dostarczanie w dniach 05 kwietnia 2013 r. - 07 kwietnia 2013 r. produktów żywnościowych określonych w załączniku nr 6 do SIWZ na stoisko Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, znajdujące się na terenie Targów Kielce S.A. (ul. Zakładowa 1, Kielce) w hali targowej F przy głównym ciągu komunikacyjnym, pod ścianą łączącą halę F z halą G. Wszystkie posiłki podane zostaną przy stołach pokrytych obrusami, na zastawie stołowej wielokrotnego użytku. Posiłki zostaną wydane z bufetu, którego obsługę zapewni Wykonawca. Miejsca siedzące w liczbie odpowiadającej liczbie osób spożywających posiłek zapewni Wykonawca. Posiłki zostaną podane w temperaturze odpowiedniej dla danego rodzaju dania. Pozostałe warunki dotyczące realizacji tej części zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do SIWZ. Część IV. W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca zapewni usługę transportu drogowego: 1. Transport drogowy 9 osób oraz sześciu metrów sześciennych materiałów stanowiących wyposażenie stoiska wystawienniczego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi: 1) w dniu 04 kwietnia 2013 r. na trasie: Czarna Dąbrówka (gm. Czarna Dąbrówka, powiat bytowski) - Paproty (gm. Malechowo, powiat sławieński) - Sierakowo Sławieńskie (gm. Sianów, powiat koszaliński) - miasto Koszalin - miasto Kielce. 2) w dniu 07 kwietnia 2013 r. o godz. 15:00 na trasie: miasto Kielce - miasto Koszalin - Sierakowo Sławieńskie (gm. Sianów, powiat koszaliński) - Paproty (gm. Malechowo, powiat sławieński) - Czarna Dąbrówka (gm. Czarna Dąbrówka, powiat bytowski). 2. Transport drogowy 9 osób na terenie miasta Kielce w okresie od dnia 05 kwietnia 2013 r. do dnia 07 kwietnia 2013 r. z miejsca zakwaterowania tych osób do miejsca: ul. Zakładowa 1, Kielce pomiędzy godziną 08:00 a 09:00, oraz transport powrotny pomiędzy godziną 17:00 a 18:00. Pozostałe warunki dotyczące realizacji tej części zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ