Kompleksową obsługę bankową Budżetu Gminy Szemud oraz jednostek organizacyjnych Gminy Szemud

Opis przedmiotu przetargu: 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Szemud oraz jednostek organizacyjnych Gminy Szemud w okresie od 1 lipca 2015 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. Przez bankową obsługę budżetu Gminy Szemud należy rozumieć obsługę wszystkich rachunków bankowych Gminy Szemud, w tym m.in. Urzędu Gminy w Szemudzie, Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej przy Urzędzie Gminy w Szemudzie oraz jednostek budżetowych Gminy Szemud. Jednostkami budżetowymi Gminy Szemud są: - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szemudzie - Szkoła Podstawowa w Częstkowie - Szkoła Podstawowa w Jeleńskiej Hucie - Szkoła Podstawowa w Łebnie - Szkoła Podstawowa w Łebieńskiej Hucie - Zespół Szkół w Bojanie - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Szemudzie - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Koleczkowie - Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Kielnie - Gimnazjum w Szemudzie Liczba jednostek może ulec zmianie w następstwie zmian organizacyjnych w trakcie trwania umowy. W przypadku powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości prowadzonych w poszczególnych jednostkach rachunkach bankowych, bez konieczności zmiany umowy na obsługę bankową Gminy Szemud. Zamawiający oczekuje złożenia oferty w pełni spełniającej wymagania określone w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2.2. Katalog czynności składających się na kompleksową obsługę budżetu Gminy Szemud i jednostek organizacyjnych Gminy Szemud, w tym: 2.2.1. Miesięczna obsługa bankowa obejmująca: 1) otwieranie i prowadzenie rachunków bieżących, rachunków pomocniczych (w tym do obsługi pozyskiwanych środków zewnętrznych), Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla: a) budżetu Gminy Szemud, b) gminnych jednostek organizacyjnych. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo do: - otwarcia innych rachunków bankowych, w tym rachunków prowadzonych w walutach obcych, - likwidacji rachunków bankowych na pisemny wniosek, - potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych 2) wykonywanie operacji gotówkowych: a) przyjmowanie wpłat gotówkowych w kasach banku: - przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, - przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca nie obciążał wpłacających (podatników, płatników) prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Szemud i jednostek organizacyjnych. b) dokonywanie wypłat gotówkowych w kasach banku: - przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków za pomocą czeków oraz za pomocą zlecenia wypłaty gotówkowej, - na rzecz osób fizycznych, wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty gotówkowej, Usługą tą mogą być objęte w szczególności wypłaty zasiłków i świadczeń społecznych, świadczeń rodzinnych oraz inne wypłaty na zlecenie Zamawiającego. 3) wykonywanie operacji bezgotówkowych - realizowanie przelewów wewnętrznych i do innych banków w wersji elektronicznej i papierowej: - realizowanie w czasie rzeczywistym przelewów dokonywanych przy pomocy systemu bankowości elektronicznej, - realizowanie zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów) przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w Oddziale Banku, - realizowanie przelewów złożonych w formie papierowej w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym na dyspozycji jako data realizacji. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej, bank umożliwi realizację przelewów w formie papierowej. 4) zapewnienie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego - usługi bankowości elektronicznej w formie homebankingu System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i system winien umożliwiać w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach bankowych, b) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych zawartych w przelewie i wynikających z Prawa Bankowego. Tworzenie zbiorów danych ma na celu umożliwienia by raz wprowadzone dane do systemu bankowości elektronicznej można było wielokrotnie wykorzystywać przy realizacji przelewów, c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów w zbiorze operacji; przy czym w okresie obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania zbiorów danych oraz prowadzić w tym okresie archiwum, d) składanie poleceń przelewu, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; e) składanie wielu przelewów w formie zbioru, umożliwiające jednorazowe zatwierdzenie zbioru zleceń przez uprawnione osoby, f) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku, g) monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi szczegółowych wyciągów dla wszystkich operacji, h) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); i) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem Bankowości Elektronicznej (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank). Bank zobowiązany jest do wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych (w jednostkach, które zadecydowały o korzystaniu z tego systemu) niezwłocznie od daty podpisania umowy na realizację zamówienia. Na dzień podpisania umowy Zamawiający przewiduje trzy instalacje (dwie w siedzibie Urzędu Gminy w Szemudzie oraz jedną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szemudzie) z możliwością korzystania wielostanowiskowego w ramach każdej z nich. Zamawiający zastrzega sobie też możliwość wdrożenia systemu w pozostałych jednostkach organizacyjnych w późniejszym terminie, w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy organizacji obsługi finansowej szkół. Bank zapewni bieżące doradztwo i pomoc z zakresu obsługi systemu oraz stałe świadczenie usług serwisowych. Bank zobowiązany jest zapewnić także szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi Systemu. Szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w ich siedzibach. Po zakończeniu realizacji umowy Bank zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym min. rachunki kontrahentów i dane adresowe), w formie uzgodnionym z Zamawiającym. 5) sporządzanie i przekazywanie wyciągów bankowych, przedstawiających obroty za okres jednodniowy na poszczególnych rachunkach bankowych. Bank zobowiązany jest przekazać wyciągi bankowe w formie elektronicznej na wskazane przez Zamawiającego adresy e-mail w każdym kolejnym dniu roboczym, w którym były dokonane operacje na rachunkach oraz udostępnić w formie elektronicznej (poprzez system homebanking) dokumenty źródłowe, będące podstawą zapisu w wyciągach bankowych. a) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, numer rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku; b) wyciąg bankowy musi zawierać informacje o wszystkich operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela konta lub dyspozycji różnych kontrahentów, księgowania odsetek i prowizji, a także informację o saldzie początkowym i końcowym rachunku, c) wyciąg bankowy musi zapewniać możliwość identyfikacji źródeł przychodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytuł płatności (wszystkie informacje jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności), daty obciążenia rachunku kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłaty, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. Zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych, d) przekazane przez Bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie bankowości elektronicznej. 6) prowadzenie przez Bank, na rzecz obsługi Zamawiającego obsługi płatności masowych (wpłaconych w pieniądzu i przelewem), kierowanych na rachunek rozliczeniowy klienta, poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa ta polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych (codziennie), wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu (pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat, Wpłaty na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Środki wpływające na rachunki wirtualne, do momentu przekazania ich na rachunek Gminy nie są oprocentowane. Na dzień podpisania umowy Zamawiający przewiduje cztery rachunki pomocnicze z przypisaną maską płatności masowych. Zamawiający zastrzega sobie zwiększenie ilości rachunków pomocniczych w razie potrzeby. 7) pośrednictwo Banku, jeśli jest wymagane, w przypadku dochodzenia roszczeń z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i innych zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8) Wykonywanie innych czynności bankowych, których potrzeba wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, niezbędne do kompleksowej realizacji świadczenia w kształcie wynikającym ze stosunku zobowiązaniowego, 9) W razie potrzeb wydanie i możliwość korzystania z karty płatniczej i/lub kredytowej bez ponoszenia dodatkowych opłat 10) Zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami (Zamawiający określi konta, dla których ta usługa winna być dokonana), polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach na rachunek bieżący budżetu Gminy 11) przechowywanie depozytów, 12) wydawanie książeczek czekowych, 13) zapewnienie dostępu do informacji telefonicznej o saldzie lub operacjach dnia na rachunku, 14) wydawanie zaświadczeń, potwierdzeń i opinii bankowych, 15) zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym: a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp., b) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo, c) Bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym w zakresie systemu bankowości elektronicznej. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia, Bank zobowiązany jest zapewnić także: a) możliwość otwarcia, na wniosek Zamawiającego, nieoprocentowanego rachunku bankowego i jednocześnie zwolnionego z opłaty miesięcznej za jego prowadzenie, b) możliwość dysponowania środkami pieniężnymi w dniu ich wpływu na rachunek bankowy, c) realizację przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie, w przypadku łączenia, przekształcenia lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego. 2.2.2. Kredyt w rachunku podstawowym budżetu Gminy Szemud 1) udostępnianie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy a) Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy Szemud, b) Kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z Uchwały Rady Gminy Szemud (uchwały budżetowej); każdorazowo uruchamiany będzie na podstawie wniosku o udzielenie kredytu krótkoterminowego po przekazaniu do Banku stosownej uchwały oraz podpisaniu umowy o kredyt krótkoterminowy, c) w pierwszym roku obowiązywania umowy (2015) Bank zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do wysokości 1.000.000 zł (słownie: jeden milion złotych 00/100); w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Gminy Szemud w uchwale budżetowej, upoważnienia do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu, d) przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Szemud. Oznacza to, że będzie on spłacony najpóźniej ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy - ostatniego dnia obowiązywania umowy, e) pułap kredytu krótkoterminowego będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy; faktycznie kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia, f) koszty kredytu stanowią: ­ zmienne oprocentowanie kredytu, które wyrażone będzie jako: suma średniej stawki WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy i stałej w trakcie trwania umowy marży banku; g) średnie prognozowane zadłużeniu w ramach kredytu w rachunku bieżącym założono na poziomie 300.000 zł w okresie 90 dni w każdym roku obowiązywania, h) Bank będzie naliczał odsetki za okres od dnia powstania zadłużenia z tytułu udzielonego kredytu do dnia poprzedzającego jego spłatę włącznie. i) w okresie kredytowania odsetki będą naliczane za miesięczne okresy obrachunkowe. Za niepełne okresy obrachunkowe odsetki będą naliczane za okres faktycznego korzystania przez Zamawiającego z kredytu. j) odsetki będą naliczane od faktycznego salda zadłużenia a miesięczny okres obrachunkowy równy będzie miesiącowi kalendarzowemu. k) spłata odsetek następować będzie w każdym ostatnim dniu miesiąca za dany miesiąc. W przypadku gdy ostatni dzień danego miesiąca jest dniem wolnym od pracy, spłata odsetek nastąpi w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca, l) Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania prowizji od udzielonego kredytu krótkoterminowego. 2.2.3. Oprocentowanie środków finansowych znajdujących się na rachunkach bankowych 1) oprocentowanie środków na rachunkach bankowych: a) oprocentowanie środków na rachunkach bankowych będzie ustalane dla każdego miesięcznego okresu odsetkowego w oparciu o stawkę procentową WIBID 1M według ostatniego notowania w miesiącu poprzedzającym i stałą w trakcie trwania umowy (dodatnią) marżę Banku, przy czym nie może być ona mniejsza niż na poziomie 0,05% b) przy naliczaniu odsetek przyjmuje się rzeczywistą liczbę dni w okresie odsetkowym i liczbę dni w danym roku - 365, c) odsetki naliczane od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych dopisywane będą do kapitału w okresach miesięcznych, na koniec każdego miesiąca. 2) możliwość lokowania wolnych środków na lokatach terminowych negocjowanych a) lokowaniu podlegają środki pozostające na rachunkach bieżących i pomocniczych, w ramach lokat: ­ tygodniowych, ­ miesięcznych. b) waluta poszczególnych rodzajów rachunków lokat terminowych, okres lokaty, kwota oraz wysokość ich oprocentowania, określana jest każdorazowo w przelewie dokonywanym przy pomocy systemu bankowości elektronicznej, 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego lokowania wolnych środków w innych bankach. 2.3. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) posiadania, na dzień rozpoczęcia realizacji zamówienia, na terenie miejscowości Szemud, oddziału, placówki lub filii banku, gwarantujące wykonywanie wszelkich czynności związanych obsługą bankową Zamawiającego. W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada na terenie miejscowości Szemud siedziby, siedziby oddziału lub filii, zobowiązany będzie do uruchomienia na terenie msc. Szemud w terminie dwóch miesięcy od daty podpisania umowy, swojego oddziału lub filii zapewniając pełną obsługę budżetu Gminy. W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada swojej placówki w Szemudzie, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia możliwości przeprowadzania wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów ze strony Gminy (transport gotówki - przewóz, odbiór będzie dokonywany przez bank na jego koszt z i do siedziby UG w Szemudzie i wskazanych w pkt III ppkt 2.1 jednostek organizacyjnych). 2) nie pobierania opłat: a) od przelewów (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej) do innych banków, b) od wpłat gotówkowych, dokonywanych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego przez osoby fizyczne i prawnej oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, w siedzibie, oddziałach i filiach Banku, c) od wpłat i wypłat gotówkowych dokonywanych przez osoby upoważnionej, działające w imieniu posiadaczy rachunków, d) od operacji bezgotówkowych wewnątrzbankowych na rachunkach Zamawiającego, e) od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym, f) od przechowywania depozytów, g) od udostępniania i prowadzenia indywidualnych numerów rachunków wirtualnych odraz do wydania nośników pieniądza elektronicznego, h) wydawania na pisemne lub telefonicznej zlecenie Zamawiającego zaświadczeń i opinii bankowych, i) za objęcie systemem bankowości elektronicznej (home banking) wszystkich rachunków bankowych jednostek Gminy poprzez wyposażenie w oprogramowanie wraz z instalacją na sprzęcie komputerowym stanowiącym własność Zamawiającego, przeszkolenie pracowników Zamawiającego oraz zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanych urządzeń i oprogramowania, j) od wydawania książeczek (blankietów) czekowych. 3) zapewnienia wykonywania czynności związanych z obsługą kasową (realizacja wpłat i wypłat gotówkowych) budżetu Gminy Szemud oraz jednostek organizacyjnych w dni robocze, tj. poniedziałek godz. 8.30 - 16.30, wtorek - piątek w godz. od 8.30 do 15.30; Wykonawca zapewni obsługę pracowników Zamawiającego poza kolejnością podczas dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych w imieniu Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy oraz podczas załatwiania innych spraw związanych z przedmiotem niniejszego zamówienia. 4) zapewnienia pełnej obsługi bankowej (w tym obsługa przelewów bankowych do innych banków) w ostatnim dniu roboczym roku co najmniej do godziny 12.30. 2.4. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia: 1) Za świadczenie wszystkich usług objętych zamówieniem (dla budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych) określonych w punkcie 2.2.1. Wykonawca będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową, którą ponosić będzie Urząd Gminy w Szemudzie, zgodną ze złożoną ofertą, z rachunku wskazanego przez Zamawiającego. 2) Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji, w tym również od kontrahentów, za wyjątkiem miesięcznej opłaty ryczałtowej, o której mowa w podpunkcie 1. 3) Wykonawca wkalkuluje w miesięcznej opłacie ryczałtowej koszt świadczenia wszystkich usług wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia, za wyjątkiem kosztu kredytu w rachunku bieżącym Gminy Szemud. 4) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie wyrażona w wartości brutto i będzie opłatą ostateczną. 6) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana przez Wykonawcę w ciężar wskazanego przez Zamawiającego rachunku podstawowego Gminy Szemud ostatniego dnia każdego miesiąca. 2.5. Wielkości przyjęte na potrzeby złożenia ofert: 1) Budżet Gminy Szemud na rok 2015 (stan na 08.06.2015 r.) a) dochody - 66.202.284,75 zł b) wydatki - 74.345.928,10 zł 2) Ilość rachunków bankowych (bieżące i pomocnicze łącznie) - 43 3) ilość rachunków bankowych pomocniczych z przypisana maską płatności masowych - 4 4) przelewy na rachunki bankowe dokonywane w formie papierowej - ok. 200 rocznie 5) przelewy na rachunki bankowe dokonywane w formie elektronicznej - ok. 51.000 szt. rocznie 6) wpłaty gotówkowe własne na rachunki w banku obsługującym - ok. 1.600 tys. zł rocznie 7) wypłaty gotówkowe - ok. 1.600 tys. zł rocznie 8) wydanie książeczki czekowej - ok. 6 szt. rocznie 9) Home Banking (instalacja, szkolenie, obsługa) - 3 szt. 10) wystawianie i wydawanie zaświadczeń związanych z prowadzeniem rachunków bankowych na wniosek Zamawiającego - ok. 10 szt. rocznie, 11) przechowywanie depozytów niepieniężnych - ok. 5 w skali roku, Ilości podane wyżej mają charakter szacunkowy i zostały określone w oparciu o danej z roku 2014. W trakcie trwania umowy ich ilość może ulec zmianie. Informacje finansowe dotyczące Budżetu Gminy Szemud (w tym sprawozdania, opinie RIO) są dostępne w BIP na stronie: www.bip.szemud.pl w zakładce: Budżet i Finanse