Usługa hotelarska

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska dla maksymalnie 150 osób, podczas Forum Rolniczego Województwa Śląskiego pn: Rozwój obszarów wiejskich a samorząd rolniczy województwa śląskiego - teraźniejszość i przyszłość, zaplanowanego w terminie 22-23 maja 2012 roku na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego. A.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1)Zapewnienia noclegu: -jeden nocleg dla maksymalnie 150 osób; w pokojach jednoosobowych (minimum 40 pokoi jednoosobowych), w pokojach dwuosobowych (odrębne łóżka), ogrzewanych wraz z TV i łazienką wyposażoną w: umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic. Pokoje o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii***, - zamówienie realizowane w jednym miejscu/obiekcie na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego (wyżywienie, nocleg, wynajem sali konferencyjnej wraz z nagłośnieniem), przy czym catering musi być dostarczony poza salę konferencyjną. 2)Zapewnienia sali konferencyjnej: -sala udostępniona od godziny 10:00 do 20.00 w wtorek oraz w środę od godziny 9.00 do 14.00. Na wniosek Zamawiającego i za zgodą Wykonawcy podane godziny udostępnienia sali mogą ulec przesunięciu. Sala powinna znajdować się w obrębie ośrodka, w którym zakwaterowani będą uczestnicy spotkania. Miejsce do podania poczęstunku w trakcie przerwy kawowej wyodrębnione poza nią. 3)Zapewnienia usługi restauracyjnej: Zakres usługi gastronomicznej: 1)wtorek: 1.obiad dla 150 osób podczas spotkania (przerwa obiadowa), godz. 13:00 - 14:00 2.poczęstunek dla 150 osób podczas spotkania (przerwa kawowa) około 17:00 3.kolacja uroczysta dla 150 osób, godz. 20.00. 2)środa: 1.śniadanie dla 150 osób, godz. 8.00-9.00, 2.poczęstunek dla 150 osób podczas spotkania (przerwa kawowa), około 10.30 3.obiad dla 150 osób, godz.14.00. Zamawiający wymaga, aby menu posiłków każdego dnia składało się z innych potraw. B.Harmonogram realizacji zamówienia: 1)pierwszy dzień pobytu: -obiad - składający się z dwóch dań (zupa, drugie danie, zestaw surówek) + deser, napoje zimne (woda mineralna gazowana lub niegazowana 500 ml na osobę), 2 rodzaje soków, kawa+ mleczko, herbata + cytryna, cukier, -przerwa kawowa - składająca się z co najmniej kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej lub niegazowanej (500 ml na osobę), poczęstunku na słodko (np. kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta - po 100 g każdego na osobę), catering dostarczony poza salę konferencyjną, -kolacja - zorganizowana w formie bufetu szwedzkiego (zimny bufet, gorąca kolacja, napoje zimne i gorące) 2)drugi dzień pobytu: -śniadanie - zorganizowane w formie bufetu szwedzkiego, -przerwa kawowa - składająca się z co najmniej kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej lub niegazowanej (500 ml na osobę), poczęstunku na słodko (np. kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta - po 100 g każdego na osobę), catering dostarczony poza salę konferencyjną, -obiad - składający się z dwóch dań ( zupa, drugie danie, zestaw surówek)+ deser, napoje zimne ( woda mineralna gazowana lub niegazowana 500 ml na osobę), 2 rodzaje soków, kawa+ mleczko, herbata+ cytryna, cukier. Dodatkowe postanowienia: 1. Zamawiający dopuszcza organizację obiadu w formie bufetu szwedzkiego. 2. Usługa restauracyjna rozpoczyna się obiadem w dniu przyjazdu, a kończy się obiadem w dniu następnym. 3. Na 3 dni przed planowanym spotkaniem Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 różne propozycje menu, z których Zamawiający dokona wyboru (dotyczy obiadów i uroczystej kolacji). 4. Cukier podany w porcelanowych cukiernicach. C.W ramach realizacji usługi Wykonawca będzie zobowiązany do: 1)realizacji zamówienia (na terenie jednego obiektu) w hotelu/ośrodku* spełniającym wymagania przedstawione poniżej: -posiadającym minimum 150 miejsc noclegowych, zlokalizowanych na terenie ośrodka, -posiadającym salę konferencyjną mieszczącą minimum 150 osób, z dostępem do Internetu (Wykonawca zapewni sprzęt konferencyjny (projektor, ekran, tablicę typu flipchart, minimum cztery różnokolorowe mazaki do pisania), system nagłaśniający, minimum dwa mikrofony bezprzewodowe, głośniki oraz oświetlenie. Sala powinna posiadać klimatyzację), -posiadanie sali restauracyjnej na minimum 150 osób, -pokoje dwuosobowe muszą posiadać oddzielne miejsca do spania oraz własną łazienkę, -posiadanie miejsc parkingowych zlokalizowanych na terenie ośrodka - Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia miejsc w cenie usługi, -miejsce noclegu, miejsce usługi restauracyjnej, sala konferencyjna powinny być zlokalizowane w obrębie jednego kompleksu hotelowego ośrodka. *Przez sformułowanie ośrodek Zamawiający rozumie obiekt o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii trzygwiazdkowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., Nr 22 poz. 169) zlokalizowany na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego, w którym wykonawca zapewni nocleg, salę konferencyjną i usługę restauracyjną. 2)przestrzegania norm i przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010r.nr 136 poz. 914 z późn.zm.), przygotowania posiłków wyłącznie przy użyciu produktów świeżych. 3)zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem i dekoracją stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy). D.Pozostałe informacje w zakresie przedmiotu zamówienia: 1.Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, zakwaterowania osób towarzyszących oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. W przypadku wystąpienia ww. kosztów zostaną one opłacone indywidualnie przez uczestników spotkania. 2.Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników spotkania wskazanej w pkt. II.1.3) A.1 o nie więcej niż 30% i nie zrealizowania tej części zamówienia. Wówczas rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. 3.Budynek hotelu ośrodka nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w okresie świadczenia usługi. 4.Szczegółowe uregulowania, co do warunków realizacji zamówienia zawiera wzór umowy stanowiący Załącznik nr 2 do SIWZ.