„Wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec i jej jednostek organizacyjnych”

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec i następujących jednostek organizacyjnych: a) Jednostki budżetowe, Zakład budżetowy: • Urząd Miasta Zgorzelec, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Domańskiego 7, • Szkoła Podstawowa Nr 2 z Oddziałami Integracyjnymi im. Jarosława Iwaszkiewicza, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Reymonta 16, • Szkoła Podstawowa Nr 3 im. Janusza Korczaka, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Armii Krajowej 10a, • Szkoła Podstawowa Nr 5 im. Marii Skłodowskiej-Curie, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Prusa 17, • Przedszkole Publiczne Nr 2, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Kościuszki 1, • Przedszkole Publiczne Nr 8 z Oddziałami Integracyjnymi, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Św. Jana 21a, • Przedszkole Publiczne Nr 9, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Powstańców Śląskich 62, • Przedszkole Publiczne Nr 12, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Wyspiańskiego 9a, • Żłobek Miejski, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Broniewskiego 27b, • Miejskie Ośrodek Pomocy Społecznej, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Traugutta 77b, • Administracja Domów Mieszkalnych, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Warszawskiej 1/218; b) Instytucje kultury: • Miejski Dom Kultury, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Parkowej 1, • Miejska Biblioteka Publiczna, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Bohaterów Getta 1, • Muzeum Łużyckie, z siedzibą w Zgorzelcu przy ul. Daszyńskiego 15. 2) Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: a) Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych, w tym: - rachunku bieżącego budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec, w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągania kredytu w rachunku bieżącym (odnawialnego) na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu budżetowego do wysokości określonej w uchwale budżetowej, - rachunków bieżących dochodów i wydatków Urzędu Miasta Zgorzelec i pozostałych jednostek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1 niniejszego punktu, w liczbie wskazanej przez Zamawiającego i jednostki organizacyjne, - rachunków pomocniczych dla rozliczeń projektów realizowanych przy współudziale środków z Unii Europejskiej i innych źródeł, - rachunków pomocniczych Urzędu Miasta Zgorzelec i pozostałych jednostek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1 niniejszego punktu, (rachunki dochodów własnych jednostek oświatowych, rachunki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunki depozytowe, inne), - rachunków walutowych, Wykonawca zobowiązany będzie otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego rachunki w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej. W przypadku powołania nowych jednostek lub utworzenia nowych rachunków obsługa będzie prowadzona na takich samych warunkach jak w innych jednostkach gminy. b) Oprocentowanie rachunków bankowych: - oprocentowanie wszystkich rachunków bankowych będzie równe iloczynowi stopy WIBID O/N i współczynnika zaoferowanego przez Wykonawcę, - kapitalizacja odsetek na rachunku skonsolidowanym dokonywana będzie codziennie, a na pozostałych rachunkach na koniec miesiąca, - Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach, niż Wykonawca wybrany w przedmiotowym postępowaniu. c) Prowadzenie skonsolidowanego rachunku budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec bez pobierania dodatkowych opłat, polegającego na: - konsolidacji rachunku bieżącego budżetu gminy, jako rachunku głównego oraz rachunków Urzędu Miasta Zgorzelec wskazanych przez Zamawiającego, - sumowaniu sald wszystkich rachunków podlegających konsolidacji, - ustaleniu oprocentowania dla sumy sald rachunków objętych konsolidacją, która będzie się odbywać wg następujących zasad: • gdy na koniec dnia roboczego suma sald z rachunków objętych konsolidacją stanowić będzie wartość dodatnią, ma zastosowanie oprocentowanie liczone w oparciu o stawkę WIBID O/N publikowaną w danym dniu pomnożoną przez współczynnik Wykonawcy podany w Formularzu ofertowym, stanowiącym Formularz Nr 1 do SIWZ, • gdy na koniec dnia roboczego suma sald z rachunków objętych konsolidacją stanowić będzie wartość ujemną, ma zastosowanie oprocentowanie liczone w oparciu o stawkę WIBOR 1M opublikowaną w danym dniu plus marża banku Wykonawcy podana w Formularzu ofertowym, stanowiącym Formularz Nr 1 do SIWZ, - odsetki od dodatniego salda będą dopisywane raz w miesiącu do rachunku budżetu Gminy. W przypadku ujemnego salda, odsetki będą ustalane codziennie i pobierane przez Wykonawcę jednorazowo co miesiąc, - konsolidacja sald będzie dokonywana poprzez przeksięgowania między rachunkami. d) Udzielenie kredytu krótkoterminowego (odnawialnego) w rachunku bieżącym budżetu Gminy: - Wykonawca zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego (odnawialnego) w rachunku bieżącym budżetu Gminy w wysokości określonej corocznie uchwałą budżetową, tj.: • w 2019 roku kwota określona w uchwale budżetowej wynosi 8 mln zł, • w 2020 roku kwota planowana wynosi 8 mln zł, • w 2021 roku kwota planowana wynosi 8 mln zł, • w 2022 roku kwota planowana wynosi 8 mln zł, • w 2023 roku kwota planowana wynosi 8 mln zł; - przeznaczeniem kredytu będzie pokrycie występującego w trakcie roku deficytu budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec, co oznacza, że ostatniego dnia roboczego każdego roku kredyt zostanie spłacony. W ostatnim roku obowiązywania umowy kredyt zostanie spłacony nie później niż ostatniego dnia obowiązywania umowy; - kredyt zostanie uruchomiony w dniu 01.10.2019r., a w kolejnych latach obowiązywania umowy w wysokości kredytu na dany rok, w kwocie wynikającej z uchwały budżetowej od 1 stycznia każdego roku; - kredyt udzielony zostanie bez prowizji i opłat; jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki za rzeczywiście wykorzystany kredyt; - oprocentowanie kredytu będzie opierało się o stopę WIBOR 1M powiększoną o marżę zaproponowaną w ofercie (Formularzu Nr 1 do SIWZ) przez Wykonawcę, stałą w okresie obowiązywania umowy. Odsetki należne Wykonawcy ustalane będą codziennie na podstawie salda skonsolidowanego, w którym kwota uruchomionego kredytu pomniejszana jest poprzez sumę sald rachunków włączonych do konsolidacji. Kredyt w rachunku bieżącym stanowić będzie integralną część konsolidacji; - jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego zabezpieczeniem kredytu może być weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, opatrzone kontrasygnatą Skarbnika. e) Realizacja zleceń płatniczych/przelewów z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1 niniejszego punktu, na następujących warunkach: - przelewy między jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego, posiadającymi rachunki prowadzone przez Wykonawcę wybranego w przedmiotowym postępowaniu, w czasie rzeczywistym; - przelewy na rachunki do innego banku do wysokości 1 mln zł zarejestrowane w systemie bankowym do godziny 8:30 w tym samym dniu roboczym I sesją ELIXIR, zarejestrowane w systemie bankowym do godziny 12:30 w tym samym dniu roboczym II sesją ELIXIR, zlecenia zarejestrowane w systemie bankowym do godziny 15:00 III sesją ELIXIR, polecenia przelewu zarejestrowane w systemie bankowym po godzinie 15:00 najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR; - polecenia przelewu powyżej 1 mln zł zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 15:00 w tym samym dniu roboczym, za pośrednictwem SORBNET, - przelewy zagraniczne w PLN i walutach obcych. Koszty banku zagranicznego przy realizacji przelewów zagranicznych nie będą obciążały Zamawiającego, - wszystkie przelewy będą składane przez Zamawiającego w formie elektronicznej, o ile nie zaistnieje awaria sprzętu lub połączenia sieciowego, uniemożliwiająca technicznie złożenie dyspozycji przelewu za pośrednictwem systemu bakowości elektronicznej, - w przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa powyżej, Wykonawca zrealizuje przelewy papierowe złożone w najbliższej placówce Banku przez Zamawiającego i jednostki organizacyjne do godziny 13:00 w tym samym dniu, a po godzinie 13:00 w następnym dniu roboczym, - zapewnienie zerowania rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy Miejskiej Zgorzelec, poprzedzone dyspozycjami kierowników jednostek, polegającymi na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach np. odsetki bankowe na rachunek bieżący Gminy Miejskiej Zgorzelec itp. f) Sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu i jednostkom organizacyjnym, o których mowa w ppkt 1 niniejszego punktu, wyciągów z rachunków bankowych: - Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania i udostępniania Zamawiającemu i jego jednostkom organizacyjnym wyciągów bankowych – zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych w formie pliku elektronicznego najpóźniej do godziny 10:00 następnego dnia roboczego z możliwością drukowania wyciągów bankowych dla rachunków dostępnych w systemie oraz z możliwością zapisu danych w formie plików PDF. Na wyciągach bankowych rachunku depozytowego albo na przeglądzie systemu bankowości elektronicznej, Wykonawca zobowiązany jest umieścić datę, godzinę i minuty wpłaty środków przez osoby i podmioty trzecie; - w przypadku braku możliwości uzyskania przez Zamawiającego dostępu do wyciągów w formie elektronicznej, Wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. g) Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej w formie bankowości internetowej wraz z wdrożeniem i przeszkoleniem pracowników, umożliwiającym: - logowanie do systemu z wykorzystaniem identyfikatora, hasła do logowania z narzuconą ilością liter i cyfr oraz z długością co najmniej 10 znaków, maskowanie hasła podczas logowania oraz możliwość logowania z kluczem zapisanym na karcie mikroprocesorowej; - określenie szczegółowego dostępu użytkownika do funkcji w systemie (w szczególności do poszczególnych rachunków); - możliwość pełnego odseparowania dostępu do wskazanych rachunków przez Zamawiającego w zakresie uprawnień, podglądów, wyciągów i operacji dokonywanych na wskazanym rachunku; - autoryzację zleceń i działań w systemie przy wykorzystaniu klucza podpisu zachowanego na karcie mikroprocesorowej (zewnętrznym nośniku danych) przy realizacji zleceń płatniczych w złotych i walutach obcych; - zabezpieczenie systemowe uniemożliwiające podwójne wczytanie plików z tymi samymi płatnościami; - wprowadzenie nowych użytkowników, usuwanie użytkowników oraz modyfikację ich uprawnień wraz ze schematem akceptacji zleceń poprzez zlecenia systemowe (elektroniczne) oraz powinien zapewnić możliwość czasowego delegowania uprawnień pomiędzy użytkownikami systemu; - drukowanie pojedynczych potwierdzeń transakcji uznaniowych i obciążeniowych zarejestrowanych na rachunkach bankowych dostępnych w systemie bankowości elektronicznej wraz z możliwością zapisu danych w formacie plików PDF; - przeszukiwanie dostępnej historii rachunków według rodzaju operacji, nazwy kontrahenta/zleceniodawcy, daty, kwoty i szczegółów operacji (minimum 365 dni); - możliwość podłączenia do jednego ekranu systemu rachunków obsługiwanych jednostek zamawiającego, bez konieczności wielokrotnego logowania się do systemu w celu podglądu danych; - możliwość wstrzymania realizacji zleceń przelewów wysłanych do realizacji w przypadku nie wystarczającej ilości środków na rachunku, do momentu zasilenia rachunku (realizacji wpływu środków). W przypadku braku środków dla danego zlecenia we wskazanym terminie Wykonawca odrzuci zlecenie; - liczba jednostek korzystających z elektronicznego systemu bankowości internetowej oraz stanowisk może się zmienić w okresie obowiązywania umowy. h) Zapewnienie obsługi kasowej na następujących warunkach: - posiadanie do obsługi kasowej co najmniej jednej placówki/oddziału w granicach administracyjnych miasta Zgorzelec; - dokonywanie wypłat gotówkowych z rachunków i na rzecz Zamawiającego przez osoby upoważnione w imieniu Zamawiającego oraz dokonywanie wpłat gotówkowych przez Zamawiającego bez opłat i prowizji; - prowizje i opłaty od przyjmowanych wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie na wszystkie rachunki Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych we wszystkich placówkach Wykonawcy w granicach administracyjnych Miasta Zgorzelca będą pobierane od wpłacającego w wysokości nie wyższej niż maksymalnie 0,25% od kwoty wpłaty, minimalnie 2,50 zł; - realizacji operacji walutowych związanych z dokonywaniem płatności walutowych; - przyjmowaniu wpłat zamkniętych poza kolejnością (w bezpiecznych kopertach); - dokonywanie wypłat gotówkowych z rachunków bankowych Zamawiającego na rzecz Zamawiającego przez osoby upoważnione do dokonywania wypłat w imieniu posiadacza rachunku – bez opłat i prowizji; - umożliwienie wypłaty gotówki wg nominałów określonych przez Zamawiającego bez opłat i prowizji. i) Obsługa płatności masowych: - Wykonawca zobowiązany będzie na życzenie Zamawiającego otworzyć i prowadzić wirtualne rachunki dla kontrahentów płatności masowych (podatki i opłaty, czynsze, opłata za odbiór odpadów, itp.); - identyfikacja płatności przychodzących będzie odbywała się w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie w indywidualnym numerze rachunku bankowego odrębnie dla poszczególnych rodzajów płatności danego kontrahenta; - księgowanie operacji na rachunki wirtualne będzie odbywało się na wskazanych przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne rachunkach; - pliki elektroniczne z danymi o operacjach dokonanych na rachunki wirtualne w formacie umożliwiającym wczytanie do systemu finansowo-księgowego dokonywanych za pośrednictwem wirtualnych rachunków, Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu lub jego jednostkom organizacyjnym najpóźniej do godziny 9:00 następnego dnia roboczego; - Zamawiający informuje, że system płatności masowych dla programów finansowo-księgowych (FK) wyprodukowała firma - Zakład Systemów Informatycznych „SIGID” Sp. z o.o. z Poznania; - Wykonawca w dniu podpisania umowy dostarczy Zamawiającemu „Specyfikację techniczną usługi płatności masowych”. j) Wydawanie i obsługa kart płatniczych: - na wniosek Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do wydania kart płatniczych oraz prowadzenia ich obsługi przez okres obowiązywania umowy; - karty będą wykorzystywane przez pracowników Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne, do opłacania kosztów służbowych; - wydatki każdej karty będą dokonywane do wysokości środków, jakie będą przez Zamawiającego przyznane w ramach zasilenia rachunku karty; - z tytułu czynności związanych z wystawieniem kart oraz obsługą transakcji kartami Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów; - obecne zapotrzebowanie na karty określa się na ok. 14 szt., przy czym zwiększenie liczby kart nie może spowodować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. k) Przyjęcie wielokrotne (miesięczne) rzeczy (takich jak: kluczy i elektronicznych nośników danych, takich jak : przenośne dyski twarde, płyty CD/DVD) do depozytu bankowego (skrytki sejfowej) w ilości 2 szt. Poprzez przyjęcie wielokrotne rzeczy rozumie się zdanie do depozytu i pobranie. l) Realizowanie wypłat gotówkowych do celów świadczeń i innych dla jednej jednostki organizacyjnej Zamawiającego w placówce Wykonawcy zlokalizowanej w granicach administracyjnych miasta Zgorzelec: - wypłaty gotówkowe będą zlecane przez jednostkę przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej poprzez ręczne wprowadzenie danych lub wczytanie pliku zawierającego listę odbiorców gotówki z danymi o: • kwocie wypłaty, • beneficjencie z podaniem co najmniej imienia i nazwiska, • danych identyfikacyjnych beneficjenta w postaci nr PESEL lub serii i nr dowodu osobistego/paszportu, • szczegółach zlecenia wypłaty, • terminie zlecenia wypłaty i terminie do kiedy beneficjent może odebrać gotówkę; - identyfikacja beneficjenta wypłaty gotówkowej odbywać się będzie na podstawie dokumentu tożsamości (dowodu osobistego/paszportu); - odbiór środków przez beneficjenta, możliwy będzie do wykonania w dowolnej placówce Wykonawcy prowadzącej obsługę kasową w Zgorzelcu, w terminie do 90 dni od dnia zlecenia wypłaty przez Zamawiającego; - środki przekazane beneficjentowi wg listy do wysokości 20 000,00 zł przez Wykonawcę będą gotowe do odbioru w czasie 1,5 godziny od przekazania zlecenia do banku. Natomiast środki wg listy powyżej 20 000,00 zł będą zamawiane do godziny 12:00 i gotowe do odbioru na następny dzień. m) Możliwość rozmieniania przez Wykonawcę banknotów o wysokich nominałach na banknoty o mniejszym nominale i na bilon, bez prowizji. n) Wydawania opinii bankowych związanych z obsługą bankową prowadzoną na rzecz Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. o) Wyznaczenie doradcy lub doradców klienta do współpracy z Zamawiającym i jego jednostkami organizacyjnymi w zakresie bankowej obsługi w godzinach pracy Zamawiającego. O zmianie osób Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego. p) Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia: - Wykonawca za świadczenie wszystkich usług objętych przedmiotem zamówienia będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową zgodnie ze złożoną ofertą, - miesięczna opłata ryczałtowa będzie pokrywała wszystkie koszty obsługi bankowej zawarte w opisie przedmiotu zamówienia, w tym koszty przelewów krajowych i zagranicznych, obsługi kart płatniczych, przekazywania zestawień, informacji, opinii (za wyjątkiem kosztu kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec), - Wykonawca nie może naliczyć innych opłat ani obciążyć Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi, - zwiększenie lub zmniejszenie liczby jednostek i prowadzonych rachunków bankowych nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej, - zwiększenie lub zmniejszenie liczby operacji, w tym przelewów na prowadzonych rachunkach bankowych, nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej, q) Podstawowe szacunkowe dane dotyczące obsługi bankowej budżetu i jej jednostek organizacyjnych, a także informacje budżetowe i opinie zostały zawarte w Załączniku Nr 1 do SIWZ, tj.: - sprawozdania budżetowe za I kw. 2019r., za IV kw. 2018r., za IV kw. 2017r. - zaświadczenie o wyborze Burmistrza Miasta i powołanie Skarbnika Miasta, - REGON, NIP, - Opinia RIO o Wieloletniej Prognozie Finansowej Miasta Zgorzelec na lata 2019-2028, - Opinia RIO o prawidłowości planowanej kwoty długu, - Opinia RIO o sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta Zgorzelec za 2018 r. - budżet miasta Zgorzelec na 2019r., - zmiany w budżecie miasta na 2019r., - Uchwała Nr 13/2018 Rady Miasta Zgorzelec z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Zgorzelec z późniejszymi zmianami. 3) Podwykonawstwo: a) Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia, tj. w zakresie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Zgorzelec i jej jednostek organizacyjnych. b) W przypadku, gdy Wykonawca zamierza realizować przedmiot zamówienia z udziałem podwykonawców, Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania nazw (firm) tych podwykonawców, zgodnie z treścią formularza Nr 1 do SIWZ. W przypadku, kiedy Wykonawca nie wskaże w ofercie części, którą zamierza powierzyć podwykonawcom, Zamawiający uzna, że Wykonawca zrealizuje zamówienie samodzielnie. c) Wymagania dotyczące umowy o podwykonawstwo zostały określone w Rozdziale XIV SIWZ. 4) Wymagania dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę zgodnie z przepisem art. 29 ust. 3a ustawy Pzp. a) Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy, przez Wykonawcę, osób, które podczas realizacji zamówienia będą bezpośrednio wykonywały czynności polegające na bieżącej obsłudze bankowej. b) Wykonawca lub podwykonawca zobowiązany jest zatrudniać osoby wykonujące wyżej wymienione czynności na podstawie umowy o pracę, a w przypadku rozwiązania umowy przez osobę zatrudnioną lub przez pracodawcę, wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na to miejsce innej osoby wykonującej ww. czynności. c) W terminie do 5 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca złoży zamawiającemu oświadczenie, zawierające informację o zatrudnionych osobach, o czasie trwania umowy oraz czynnościach wykonywanych przez wskazane osoby. d) postanowienia, dotyczące dokumentowania realizacji zamówienia przy udziale osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz sankcje za nieprzestrzeganie ww. warunków realizacji zamówienia zostały opisane w Rozdziale XIV SIWZ.