Usługi serwisu i remontu sprzętu komputerowego i informatycznego dla Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych mu Biur Powiatowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi serwisowania i remontu zestawów komputerowych, laptopów, tabletów, drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i niszczarek dla Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych mu Biur Powiatowych. 2. Zamawiający podzielił niniejsze zamówienie na cztery części, zwane w dalszej treści niniejszej SIWZ „zadaniami”, na które dopuszcza składanie ofert częściowych na dowolną liczbę wybranych zadań. - Zadanie nr 1: usługi serwisu i remontu zestawów komputerowych, laptopów i tabletów; - Zadanie nr 2: usługi serwisu i remontu drukarek; - Zadanie nr 3: usługi serwisu i remontu urządzeń wielofunkcyjnych; - Zadanie nr 4: usługi serwisu i remontu niszczarek. 3. Usługami objęty jest sprzęt zlokalizowany w dwóch siedzibach Zamawiającego na terenie Warszawy oraz w Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego. Lista wszystkich lokalizacji wraz z dokładnymi adresami znajduje się w Załączniku nr 2 do wzorów umów (stanowiących Załączniki nr 6A i 6B do SIWZ). 4. Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do sprzętu w godzinach od 7.30 do 15.30 każdego dnia roboczego w celu realizacji czynności objętych umową. 5. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy remontach i serwisach części zamiennych:  fabrycznie nowych,  oryginalnych lub równoważnych jakościowo z zachowaniem fabrycznej wydajności,  kompatybilnych,  nieuszkodzonych i nieużywanych. Wymieniane przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia części zamienne nie mogą być także regenerowane oraz nie mogą pochodzić z demontażu z innego sprzętu. 6. Wykonawca udziela gwarancji na dostarczone i wymienione w trakcie realizacji usług części zamienne oraz materiały eksploatacyjne na okres nie krótszy niż 12 miesięcy. Początkowy termin gwarancji biegnie od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu wykonania usługi. 7. Protokół wykonania usługi (będący jednocześnie formularzem zlecenia usługi), powinien zawierać minimum następujące dane: • numer zlecenia; • numer umowy; • nazwę i adres lokalizacji Zamawiającego, której dotyczy zlecenie; • nazwę Wykonawcy; • datę zlecenia; • datę wykonania usługi; • typ urządzenia; • numer seryjny urządzenia; • cel zlecenia ze wstępnym opisem awarii; • diagnostykę serwisową; • listę wymienionych części; • podpis Wykonawcy; • podpis osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego. Wzór Protokołu wykonania usługi (będący jednocześnie wzorem Zleceniem usługi) znajduje się w Załączniku nr 4 do wzorów umów, stanowiących Załączniki nr 6A i 6B do SIWZ. 8. Wykonawca, po otrzymaniu od Zamawiającego drogą elektroniczną lub faxem Zlecenia usługi, przybędzie do lokalizacji Zamawiającego, której dotyczy zlecenie i wykona czynności objęte usługą w gwarantowanym czasie realizacji, określonym na podstawie oferty Wykonawcy w zawartej umowie, który nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia. 9. Zamawiający, na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga, aby osoby realizujące niniejsze zamówienie w zakresie serwisu i remontów urządzeń objętych niniejszym zamówieniem (w ramach każdego zadania) były zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Jeżeli czynności, o których mowa wyżej, będą wykonywane osobiście przez Wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą, tzw. samozatrudnienie, to wymóg obowiązku zatrudniania tej osoby na umowę o pracę nie ma zastosowania. 10. Sposób dokumentowania zatrudnienia, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w pkt 9. oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań zostały określone we wzorach umów stanowiących Załączniki nr 6A i 6B do SIWZ. 11. Zamawiający ustala następujące wytyczne (podyktowane dyscypliną finansów publicznych) odnośnie późniejszych rozliczeń wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę, dotyczące „odległości dojazdu”: a) Zamawiający wyznacza „punkt początkowy” dojazdu, tzn. każdy dojazd do „miejsca zlecenia” będzie liczony od punktu początkowego oraz każdy powrót z „miejsca zlecenia” będzie liczony do punktu początkowego. b) Przez „punkt początkowy” należy rozumieć następującą lokalizację: Rondo Dmowskiego w centrum miasta stołecznego Warszawa. c) Przez „miejsce zlecenia” należy rozumieć lokalizację Zamawiającego, której dotyczy zlecenie. d) Przez „odległość dojazdu” należy rozumieć sumę ilości kilometrów dojazdu oraz powrotu Wykonawcy do i z „miejsca zlecenia”, podaną w wystawionej przez Wykonawcę fakturze VAT, w odniesieniu do każdego konkretnego zlecenia usługi, z zastrzeżeniem lit. h) niniejszego ustępu. e) Odległości dojazdu, wykorzystywane do obliczenia należności w rozliczeniach wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę, nie mogą być większe niż odległości od punktu początkowego do miejsca zlecenia oraz od miejsca zlecenia do punktu początkowego, z zastrzeżeniem lit. h) niniejszego ustępu. f) Odległości pomiędzy punktem początkowym, a poszczególnymi lokalizacjami Zamawiającego przedstawia Załącznik nr 2 do wzorów umów. g) Odległości wyszczególnione w Załączniku nr 2 do wzorów umów zostały obliczone na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. h) W sytuacji, kiedy przedstawiciel Wykonawcy będzie realizował tego samego dnia zlecenia w więcej niż jednej lokalizacji Zamawiającego (np. w dwóch Biurach Powiatowych położonych w sąsiadujących powiatach), Wykonawca obliczy odległość dojazdu od punktu początkowego do najbliższej lokalizacji objętej tego dnia usługą, zgodnie z odległościami określonymi w Załączniku nr 2 do wzorów umów oraz doliczy odległość lub odległości pomiędzy tymi lokalizacjami, w których realizuje tego dnia zlecenia. Liczba kilometrów powrotu zostanie obliczona od ostatniej lokalizacji, w której Wykonawca wykonywał usługę. Odległości pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami Wykonawca obliczy na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. 12. Prognozowana liczba roboczogodzin świadczenia usług serwisu/remontu wraz z wymianą części oraz łączna liczba kilometrów dojazdu zostały określone w Załączniku nr 1 do SIWZ – Formularz ofertowy. Ilości te mogą ulec zmianie w trakcie realizacji umowy, (zmniejszeniu lub zwiększeniu) zależnie od realnych potrzeb Zamawiającego (np. potrzeba wymiany niektórych części może nigdy nie nastąpić, natomiast w zamian mogą być wymieniane inne elementy, nieokreślone w załączniku, o którym mowa wyżej). Wykonawcy nie przysługują z tego powodu żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 13. Przez „roboczogodzinę” należy rozumieć czas spędzony tylko i wyłącznie na realizacji usługi serwisu/remontu sprzętu. 14. Pozostałe istotne wymagania Zamawiającego, co do przedmiotu zamówienia i realizacji umowy dotyczące poszczególnych zadań zostały zawarte we wzorach umów, stanowiących Załącznik nr 6A do SIWZ (Zadanie nr 1) i Załącznik nr 6B do SIWZ (Zadanie nr 2 - 4). 15. Wartością umowy na każde zadanie będzie łączne wynagrodzenia brutto za usługi, które obejmują koszty robocizny, koszty niezbędnych materiałów i części oraz koszty dojazdu, wynikające z wartości podanych przez Wykonawcę w Tabeli a) formularza cenowego dla danego zadania.