Wykonywanie serwisu, napraw i dzierżawy kserokopiarek w O/ZUS w Rzeszowie i podległych Inspektoratach

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Część I zamówienia - serwis kopiarek OCE 1. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek OCE 3165 Lokalizacja : O/ ZUS Rzeszów Al. Piłsudskiego 12 - 2 szt. I /Przeworsk ul. Dworcowa - 1 szt. 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek b) usuwanie awarii kserokopiarek c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. b) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 4 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7. Wykonawca zobowiązany jest, po zakończeniu umowy lub zerwaniu umowy z przyczyn leżących po jego stronie, do protokolarnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej i wykonującej kopie dobrej jakości nie budzące zastrzeżeń Zamawiającego w terminie do 5 dni od zakończenia lub zerwania umowy. W przypadku nie dotrzymania powyższego terminu Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 3 000,00 zł /słownie trzy tysiące złotych/, za każdą z kserokopiarek, które nie zostały przekazane w pełnej sprawności technicznej. 8.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 5 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 30 dni lub niedostarczenia kopiarek zastępczych, zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki. 9. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 10.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a) materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych, b) materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, c) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, d) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, e) robocizny f) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. g) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 11.Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 12. Podstawę wynagrodzenia za wykonywane czynności umowy stanowi cena 100 kopii wykonanych na kserokopiarce model OCE 3165 w wysokości : Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru: cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym 100 13. Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 200,00 zł /dwieście złotych/ za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 30 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty wartości zamówienia. c) W przypadku nie dostarczenia kopiarki zastępczej w wysokości 50,00 zł /pięćdziesiąt złotych/ za każdy dzień opóźnienia do 30 dnia od daty zgłoszenia. 14.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 15.Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem trzy miesięcznego okresu wypowiedzenia przypadającego na koniec miesiąca kalendarzowego. 16.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 17.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 18.Zamawiający zobowiązuje się udostępnić dostęp do sprzętu w dni pracy O/ZUS i Inspektoratu w godzinach 7-15, w dni robocze, 19. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. Część II zamówienia - serwis pozostałych kserokopiarek Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie tonerów, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych oraz świadczenie usług serwisowych polegających na pogwarancyjnym usuwaniu usterek i okresowych czynnościach przeglądowych kserokopiarek ZUS Oddział w Rzeszowie oraz podległych Inspektoratach. Wykaz kopiarek wchodzących w skład umowy od dnia 1.01.2014 1.Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek: 1.1. Kopiarki Ricoch Aficio 350 a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -2 szt. 1.2. Kopiarka Sharp Mx M350N a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -2 szt. 1.3. Kopiarka Kyocera Mita 4530 a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -1 szt. 1.4. Kopiarka Toshiba 603 e-studio a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -1 szt. 1.5. Kopiarki Sharp Mx-M350N a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Siemiradzkiego 10 -1 szt. 1.6.W Inspektoracie ZUS w Leżajsku przy ulicy Mickiewicza 24 a) Kopiarka Ricoh FT 5632 -1 szt. b) Kopiarka Sharp Mx -350 -2 szt. 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek b) usuwanie awarii kserokopiarek c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. c) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 4 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7.Wykonawca zobowiązany jest, po zakończeniu umowy lub zerwaniu umowy z przyczyn leżących po jego stronie, do protokolarnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej i wykonującej kopie dobrej jakości nie budzące zastrzeżeń Zamawiającego w terminie do 3 dni od zakończenia lub zerwania umowy. W przypadku nie dotrzymania powyższego terminu Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 1000,00 zł /słownie tysiąc złotych/, za każdą z kserokopiarek, które nie zostały przekazane w pełnej sprawności technicznej. 8.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 4 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 30 dni zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki w naprawie. 9. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 10.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a)materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych, b)materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, d) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, e) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, f) robocizny g) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. h) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 11.Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 12. Podstawę wynagrodzenia za wykonywane czynności umowy stanowi cena 100 kopii wykonanych na kserokopiarce w wysokości : Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru: cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym 100 13. Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 200,00 zł /dwieście złotych/ za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 21 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty wartości zamówienia. c) W przypadku nie dostarczenia kopiarki zastępczej w wysokości 50,00 zł /dwadzieścia złotych/ za każdy dzień opóźnienia do 30 dnia od daty zgłoszenia. 14.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 15.Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem trzy miesięcznego okresu wypowiedzenia przypadającego na koniec miesiąca kalendarzowego. 16.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 17.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 18. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. Część III zamówienia - Dzierżawa kserokopiarek Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa i dzierżawa kopiarek, dostarczenie tonerów, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych oraz świadczenie usług serwisowych polegających na usuwaniu usterek i okresowych czynnościach przeglądowych. Zamontowanych w Oddziale ZUS w Rzeszowie oraz podległych Inspektoratach. Wykaz kopiarek wchodzących w skład umowy od dnia 1.01.2014 1. Przedmiot zamówienia obejmuje dostarczenie i zamontowanie kopiarek w Oddziale ZUS i podległych jednostkach terenowych : a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. 8 Marca 3 -2 szt. b) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -4 szt. c) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Siemiradzkiego 10 -1 szt. d) w Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ul. Sikorskiego 4 -4 szt. e) w Inspektoracie ZUS w Przeworsku przy ul. Dworcowej 1 -5 szt. f) w Inspektoracie ZUS w Jarosławiu przy ul. Słowackiego 21 -3 szt. g) w Inspektoracie ZUS w Przemyślu przy ul. Brodzińskiego 6 -3 szt. h) w Inspektoracie ZUS w Tarnobrzegu przy ul. Sienkiewicza 145D -3 szt. i) w Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ul. Popiełuszki 8 - 4 szt. j) w Biurze Terenowym ZUS Lubaczów przy ul. Mickiewicza 168 - 1 szt. 2. Podstawowe wymagania zamontowanych kopiarek dla poszczególnych lokalizacji: a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. 8 Marca 3 - format A4 -1 szt. - format A4 i A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii dla A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji b) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 - format A4 -4 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji c)w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Siemiradzkiego 10 - maksymalny format A4 i A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji d)w Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ul. Sikorskiego 4 - format A4 -3 szt. - format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji e)w Inspektoracie ZUS w Przeworsku przy ul. Dworcowej 1 - format A4 -4 szt. - format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji f) w Inspektoracie ZUS w Jarosławiu przy ul. Słowackiego 21 - maksymalny format A4 -2 szt. - maksymalny format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji g) w Inspektoracie ZUS w Przemyślu przy ul. Brodzińskiego 6 - maksymalny format A4 -2 szt. - maksymalny format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji h)w Inspektoracie ZUS w Tarnobrzegu przy ul. Sienkiewicza 145D - maksymalny format A4 -2 szt. - maksymalny format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji i) w Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ul. Popiełuszki 8 - maksymalny format A4 -3 szt. - maksymalny format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji j) w Biurze Terenowym ZUS Lubaczów przy ul. Mickiewicza 168 - maksymalny format A4,A3- 1 szt. - miesięczna maksymalna wydajność 5000 tyś. kopii - kaseta co najmniej na 250 arkuszy - automatyczny podajnik papieru - duplex - zoom 50%-200% - automatyczny dobór formatu w przypadku kopiarek z formatami A3iA4 - kopie czarno-białe - rozdzielczość kopiowania 300 x 300 dpi - minimalna szybkość kopiowania 20 kopii na minutę dla A4 i 10 kopii A3 - nie starsze niż 6 lat od daty produkcji 3. Umowa zostanie zawarta do dnia 31.12.2014 r. 4. Zamawiający szacuje, że w okresie trwania umowy ilość wykonanych kopii wyniesie w sumie około 1 092 960 stron. 5. Wykonawca zobowiązany jest do pełnego uruchomienia i konserwacji urządzeń w strukturze Zamawiającego oraz przeszkolenia z obsługi urządzeń pracowników. 6. Wynagrodzenie wykonawcy będzie płacone co miesiąc, na podstawie ilości stron kopii / wydruków wykonanych w danym okresie na najmowanych urządzeniach pomnożonej przez cenę jednostkową za jedną stronę wydruku. 7. Za cenę wydruku /kopii formatu A3 przyjmuje się podwójną stawkę za wydruk /kopię formatu A4/ 8. Cena zawiera: zapewnienie przez Wykonawcę urządzeń gotowych do pracy z dostawą do Zamawiającego, instalacją oraz szkoleniem personelu z obsługi urządzeń. 9. Cena nie obejmuje kosztów papieru do wykonania kopii. 10. Termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. Transport kserokopiarek realizowany będzie przez Wykonawcę bez ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów związanych z transportem. 12. Wykonawca zobowiązany jest uruchomić urządzenia do dnia zawarcia umowy jednak nie wcześniej niż od 01.01.2014 r.