Rezerwacja oraz dostawa biletów lotniczych do Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie przy ul. Smętnej 12

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja oraz dostawa biletów lotniczych do Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie przy ul. Smętnej 12, w klasie ekonomicznej na trasach międzynarodowych. Rezerwacja biletów lotniczych będzie realizowana zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego, określającymi miejsce podróży, trasę, ilość biletów oraz termin podróży. Wykonawca zobowiązuje się w terminie nie dłuższym niż 1 dzień od wysłania zgłoszenia do zaproponowania różnych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny na rynku na danej trasie (z uwzględnieniem klasy standardu przelotu - klasa ekonomiczna wraz z przewozem bagażu) oraz wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia biletów, połączeń weekendowych oraz czasu podróży, w tym także tzw. biletów wirtualnych (przewoźników low cost airlines, z przedstawieniem jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań umożliwiających taką organizację trasy podróży, która zapewni najkrótsze połączenia, bezkolizyjną realizację połączeń wieloetapowych gwarantujących terminowe przybycie do wyznaczonego miejsca. Zamawiający wybierze z przedstawionych przez Wykonawcę wariantów najbardziej korzystne połączenie, po czym przekaże Wykonawcy dyspozycje na piśmie (przesłane faksem lub pocztą elektroniczną). Wykonawca dostarczy bilety lotnicze do siedziby Zamawiającego lub pod adres wskazany przez Zamawiającego, w terminie z nim uzgodnionym. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji. Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia bezpłatnego odwołania rezerwacji. Wykonawca wskaże Zamawiającemu co najmniej dwa numery telefoniczne do wykonywania rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 8-17). W sytuacjach nieprzewidzianych, sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego, wówczas bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób uzgodniony z Zamawiającym, tak aby rozpoczęcie podróży odbyło się w wyznaczonym terminie. Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. Wykonawca powinien niezwłocznie informować Zamawiającego o zmianie ceny biletu, wpi-sania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu lub jego odwołania. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość zwrotu biletu, najpóźniej w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów. Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami wynikającymi z zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej. Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp., pomocy pracownikom Zamawiającego związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmiany biletu lotniczego itp. W przypadku dokonania przez Zamawiającego grupowej rezerwacji biletów, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania Wykonawcy zaliczki, w wysokości nie większej niż 20 % ceny zamawianych biletów, na poczet dostawy biletów. Wniesiona zaliczka zostanie rozliczona po dostawie biletów. Z uwagi na brak możliwości określenia miejsc do których będą zamawiane bilety jak również trasy, terminy oraz ilość, Zamawiający podaje stan przewidywany, który może ulec zmianie.