Przedmiotem zamówienia jest usługa: Wynajem sal szkoleniowych, zapew-nienie cateringu oraz noclegów dla uczestników projektu Ekologiczny biznes to dobry biznes

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa: Wynajem sal szkoleniowych, zapewnienie cateringu oraz noclegów dla uczestników projektu Ekologiczny biznes to dobry biznes. Usługa obejmuje: wynajem sal szkoleniowych, pokoi hotelowych wraz ze śniadaniem, zapewnienie pełnego wyżywienia w przypadku szkoleń wyjazdowych i serwisów kawowych oraz wyżywienia wraz z serwisem kawowym w przypadku szkoleń stacjonarnych dla uczestników projektu i trenerów podczas szkoleń organizowanych w ramach projektu pn.: Ekologiczny biznes to dobry biznes. 3.1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia; - sal szkoleniowych na czas szkoleń - łącznie 544 godziny zegarowe (68 dni) - 1-osobowych pokoi hotelowych wraz z łazienką oraz śniadaniem (łącznie 217 noclegów) - zapewnienie wyżywienia obsługi cateringowej podczas zajęć dla uczestników szkoleń stacjonarnych i wyjazdowych oraz trenerów - łącznie 868 jednostek cateringowych - w ciągu 68 dni szkoleniowych. 3.1.1. Szkolenia stacjonarne 2-dniowe: szkolenia stacjonarne odbywać się będą w miastach powiatowych województwa warmińsko - mazurskiego w obiektach szkoleniowo-konferencyjny lub obiektach hotelowych tj. Lidzbark Warmiński, Elbląg, Ełk, Giżycko, Węgorzewo, Ostróda, Mrągowo, Olecko, Olsztyn, Szczytno, Kętrzyn z parkingiem bezpłatnym samochodowy dla uczestników szkolenia, w miejscu dobrze skomunikowanym i dostępnym dla osób bez samochodów. Wykonawca zapewni; sale szkoleniowe wraz z wyposażeniem dla 17 grup (ok.7-17 osób+trener) - 34 dni wyżywienie dla uczestników szkoleń oraz trenera - osobodzień - 434 jednostek caterin-gowych (obiad, serwis kawowy ciągły). 3.1.2. Szkolenia wyjazdowe 2-dniowe. szkolenia wyjazdowe odbywać się będą w obiektach hotelowych o standardzie min 3* na terenie województwa warmińsko - mazurskiego w: Elblągu, Olsztynie i Ełku tj. w miejscu zakwaterowania uczestników projektu, z parkingiem bez-płatnym samochodowym dla uczestników szkolenia, w miejscu dobrze skomu-nikowanym i dostępnym dla osób bez samochodów. 3.1.3. Zamówienie należy wykonać zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1) Liczba uczestników: maksymalnie 217 osób; w tym 17 grup szkoleniowych (ok.7-17 osób) i 17 trenerów (możliwość prowadzenia 2 grup jednocześnie w ww. lokalizacjach województwa warmińsko-mazurskiego ) 2) Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 15.05.2015 r. 3) Czas trwania szkolenia - 2 dni, rozpoczęcie (przyjazd) ok. godziny 09.00 dnia pierw-szego, zakończenie (wyjazd)- godzina 16.00 dnia drugiego. 4)Miejsce organizacji szkolenia: a) szkolenia stacjonarne - obiekt szkoleniowo-konferencyjny lub obiekt hotelowy b) szkolenia wyjazdowe: obiekt hotelowy o standardzie min 3 * 5) Standard miejsca realizacji szkolenia wyjazdowego: Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie szkoleniowo-hotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, po-siadającym przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową (zgodnie z kategoryzacją obiektów konferencyjno-hotelowych/hoteli uzyskaną zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). 6) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usług hotelarskiej, gastronomicznej i szkoleniowej w tym samym obiekcie szkoleniowo-hotelowym (budynku). UWAGA: 1. w przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o przybyciu mniejszej niż przewidziana ilości uczestników szkolenia (ale nie mniej niż 20%) lub nieskorzystaniu przez nich z noclegu zobowiązuje się on do proporcjo-nalnego obniżenia ceny zakwaterowania w stosunku do ceny podstawowej, w oparciu o faktyczną ilość uczestników; 2. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom szkolenia; 3. Zamawiający nie pokrywa kosztów krajowych i zagranicznych rozmów te-lefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwatero-wane; 4. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z udostępnieniem w poko-jach mini-baru, płatnej tv itp.; 5. wyżej wymienione i inne koszty, które nie są związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego, zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 7) Sala szkoleniowa: a) Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia klimatyzowanej sali szkoleniowej dla 7-17 uczestników + trener, wyposażonej w ekran, rzutnik multimedialny, laptop, tablicę typu flipchart, nagłośnienie, z bezprzewodowym i przewodowym dostępem do Internetu wraz z obsługą wyposażenia. 8) Zapewnienie miejsc noclegowych ze śniadaniem dla 217 osób, w tym: 217 pokoi jed-noosobowych (możliwość prowadzenia 2 grup jednocześnie w ww. lokalizacjach woje-wództwa warmińsko-mazurskiego). 9) Zapewnienie całodziennego wyżywienia dla uczestników i trenera - osobodzień - 434 jednostek cateringowych (obiad, serwis kawowy ciągły, kolacja) 10) Parking: Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego udostępnienia miejsc par-kingowych dla uczestników szkoleń (w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu szkoleniowo-hotelowego). Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej ilości uczestników korzystających z miejsc noclegowych najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji jednocześnie 2 szkoleń w tym samym terminie w dwóch różnych lokalizacjach w woj. warmińsko-mazurskiego. Rozliczenie odbywać się będzie na podstawie faktycznie wykonanego zakresu umowy i ustalonej ceny jednostkowej. 3.1.4. Zakres przedmiotu zamówienia: Niezbędne wymagania odnośnie sali szkoleniowej (szkolenia stacjonarne i wyjazdowe) dla ok. 7-17 uczestników szkoleń i trenera: a) powinna znajdować się na terenie miasta powiatowego województwa warmińsko-mazurskiego, w przypadku szkoleń wyjazdowych w miejscu zakwaterowania (na te-renie Elbląga, Olsztyna, Ełku) z parkingiem samochodowym bezpłatnym dla uczest-ników szkolenia, w miejscu dobrze skomunikowanym i dostępnym dla osób bez sa-mochodów; b) powinna posiadać powierzchnię nie mniejszą niż 70 m2 gwarantując tym samym op-tymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupie ok. 17-osobowej + trener c) powinna być wyposażona w stoły oraz krzesła, tablicę sucho ścieralną i tablicę typu flipchart z zapasem kartek, mazaków, komputer/laptop, rzutnik multimedialny, ekran; d) ustawienie stołów i krzeseł w podkowę lub teatralne z możliwością podania serwisu kawowego w sali lub w jej bliskim sąsiedztwie; e) sala powinna gwarantować optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach ok. 7-17 osobowych + trener, czyli pomieszczenie z zapewnionym zaple-czem do przeprowadzenia szkolenia, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe z dostępem do toalet na tym samym pię-trze co sala szkoleniowa; f) pozwala zapewnić odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; g) powinna posiadać klimatyzację i ogrzewanie i być odpowiednio przygotowana w zależności od panujących na zewnątrz warunków atmosferycznych; h) musi być dostępna w godzinach 8:00-17:00- na minimum 8 godzin w dni robocze (od poniedziałku do piątku), i) powinna być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych (w tym poruszających się na wózkach inwalidzkich); j) powinna być w trakcie czasu trwania szkoleń oznakowana zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami Projektu; k) jest odrębnym pomieszczeniem od pomieszczenia, w którym spożywane są posiłki. Podczas szkolenia sala konferencyjna będzie dostępna dla Zamawiającego wraz z obsługą techniczną. 3.1.5. Niezbędne wymagania dotyczące wyżywienia - szkolenie stacjonarne 2-dniowe: Do Wykonawcy należy zapewnienie usługi wyżywienia i usługi cateringowej dla ok. 200 uczestników szkoleń i 17 trenerów (szkolenie odbywa się w ciągu dwóch nastę-pujących po sobie dni roboczych). W trakcie dnia szkoleniowego Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń serwis ka-wowy ciągły, na który składać się będą: gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmie-tanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, świeże ciastka róż-nego rodzaju, owoce oraz zestaw obiadowy z napojami. W skład zestawu obiadowego powinno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, 1 danie główne na ciepło , deser oraz napoje; Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie oraz zapewnić różnorodność posiłków; Wszystkie posiłki oraz serwis kawowy muszą być wydawane na zastawie wielorazowego użytku; Posiłek (obiad/lunch) powinien być serwowany poza salą szkoleniową (w jej bliskim sąsiedztwie) w którym uczestnicy mogą spożyć serwowany ciepły posiłek (zagwarantowane miejsca siedzące dla ok. 17 osób + trener. Szkolenia stacjonarne: Miasta powiatowe - szkolenia stacjo-narne-dwudniowe Ilość godzin/dni szkoleń w okresie od dnia podpisania umowy do 15.05.2015 Usługa wynajmu sal szkoleniowych (17 grup szkoleniowych x 2 dni) 272h/34dni Usługa obiadowa + serwis kawowy ciągły x 2 dni 434 jednostki cateringowe 3.1.6. Niezbędne wymagania dotyczące wyżywienia - szkolenie wyjazdowe 2-dniowe: Do Wykonawcy należy zapewnienie usługi noclegu, wyżywienia i usługi cateringowej dla ok. 200 uczestników szkoleń i 17 trenerów (szkolenie odbywa się w ciągu dwóch następujących po sobie dni roboczych). W trakcie dnia szkoleniowego Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń serwis kawowy ciągły, na który składać się będą: gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, świeże ciastka różnego rodzaju, owoce oraz zestaw obiadowy z napojami. W skład zestawu obiadowego powinno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, 1 danie główne na ciepło , deser oraz napoje; Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie oraz zapewnić różnorodność posiłków; Wszystkie posiłki oraz serwis kawowy muszą być wydawane na zastawie wielorazowego użytku; Posiłek (obiad/lunch) powinien być serwowany poza salą szkoleniową (w jej bliskim sąsiedztwie) w którym uczestnicy mogą spożyć serwowany ciepły z gwarancją miejsc siedzących. W skład kolacji powinno wchodzić: zimne przekąski, 1 danie główne na ciepło , deser oraz napoje; Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie oraz zapewnić róż-norodność posiłków; UWAGA: w przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o przybyciu mniejszej ilości uczestników szkolenia niż przewidziana (ale nie mniej niż 20%) lub nieskorzystaniu przez nich z wyżywienia, zobowiązuje się on do proporcjo-nalnego obniżenia ceny usługi gastronomicznej w stosunku do ceny podstawowej, w oparciu o faktyczną ilość uczestników. 3.1.7. Niezbędne wymagania dotyczące noclegu - szkolenie wyjazdowe: Wykonawca zapewni nocleg w okresie pomiędzy od dnia podpisania umowy do 15.05.2015, łącznie przez 34 dni dla 200 uczestników projektu i 17 trenerów w hotelu minimum trzy gwiazdkowym w pokojach jednoosobowych z łazienką. Wykonawca zapewni śniadanie w cenie noclegu, Wykonawca zapewni ubezpieczenie NNW dla uczestników szkolenia od pierwszego do ostatniego dnia szkolenia. Szczegółowe terminy prowadzenia szkoleń zostaną uzgodnione z Wykonawcą najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Szkolenia wyjazdowe: ELBLĄG/OLSZTYN/EŁK-szkolenia wyjazdowe- dwudniowe Ilość godzin/dni szkoleń w okresie od dnia podpisania umowy do 15.05.2015 Usługa wynajmu sal szkoleniowych (17 grup szkoleniowych x 2 dni) 272h/34dni Usługa noclegu ze śniadaniem 217 osób/1 nocleg Usługa całodobowego wyżywienia (2 x obiad +1x kolacja)+ 2 x serwis kawowy ciągły 434 jednostki Termin realizacji szkoleń: szkolenia obywać się będą w grupach ok. 7-17 osobowych + trener, w okresie od dnia podpisania umowy do 15.05.2015 r. w dni robocze w godzinach 8:00-17:00. Szczegółowe terminy prowadzenia szkoleń zostaną uzgodnione z Wykonawcą najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Zamawiający w trosce o należyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie sal szkoleniowo-wykładowych, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienia sprawdzenia Zamawiającemu jakości sal oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wykonawcy za wykonanie czynności przysługuje wynagrodzenie stanowiące: a) W przypadku usługi wynajęcia pokoi hotelowych: iloczyn liczby wynajętych pokoi hotelowych i stawki za nocleg w pokoju jednoosobowym z łazienką w hotelu o standardzie min. trzy gwiazdkowym b) W przypadku wynajmu sal szkoleniowych: iloczyn dni za wynajem sali szkoleniowej i stawki za wynajem. c) W przypadku wyżywienia i przerw kawowych: iloczyn ilości zrealizowanych usług oraz stawki za jedną jednostkę cateringową. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w SIWZ