Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Łęcznej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Łęcznej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g (Gabaryt A i B): 1) zwykłe - przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, 2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii, 3) polecone - przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, 6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, 7) gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:  minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm 8) gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,  maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (Gabaryt A i B): 1) ekonomiczne - paczki niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 2) priorytetowe - paczki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym 3) gabaryt A – to paczka o wymiarach:  minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. 4) gabaryt B – to paczki o wymiarach:  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm,  maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 4. Przez przesyłki kurierskie rozumie się: przesyłki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w gwarantowanym terminie - zgodnie ze zleceniem, o wadze do 20 kg. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłki bezpośrednio z siedziby Zamawiającego (w dniu zgłoszenia) i przekazanie jej do rąk adresata do drugiego dnia roboczego po dniu nadania (ekspres) bądź do trzeciego dnia roboczego po dniu nadania (standard). 5. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wysłania z siedziby Zamawiającego, tj. Urzędu Miejskiego w Łęcznej przy Placu Kościuszki 5 - od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 14.00 – 15.00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Nadanie przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). 6. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 7.00 – 10.00 do Urzędu Miejskiego w Łęcznej przy Placu Kościuszki 5, pokój nr 8 - kancelaria. 7. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, Wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi:  Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (j.t. Dz.U.2017.1481 z późn. zm.),  Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U.2017.1257 z późn. zm.),  Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U.2018.800 z późn. zm.),  Ustawa z dnia z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postepowania cywilnego (j.t. Dz.U.2018.1360 z późn. zm.),obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe - w szczególności rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545) i rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U.2018.421 t.j.), odpowiednio w zakresie: a) wymagań w zakresie czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym, z uwzględnieniem wskaźników terminowości, b) wymagań w zakresie przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych, c) sposobu rozmieszczenia i funkcjonowania placówek pocztowych Wykonawcy (operatora), d) sposobu i zasad świadczenia usług, e) reklamowania usług; oraz akty wewnętrzne Wykonawcy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (j.t. Dz.U.2017.1481 z późn. zm.). 8. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 9. Wykonawca zapewni opcję śledzenia online przesyłek rejestrowanych w oparciu o przyporządkowane numery nadawcze bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych (usługa powinna być ogólnie dostępna bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.). Przez opcję śledzenia online przesyłek rozumie się możliwość monitorowania statusu przesyłek na bieżąco, tzn. możliwość śledzenia każdego zdarzenia związanego z procesem przemieszczania przesyłki od momentu nadania do momentu dostarczenia wraz z procesem awizowania. 10. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w Formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ, mają charakter szacunkowy, przyjęty dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości poszczególnych rodzajów przesyłek w ramach kwoty brutto wynikającej ze złożonej oferty nie stanowi zmiany umowy. 11. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z Formularza cenowego, stanowiącego Załącznik nr 2 do SIWZ. 12. Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Płatności za wykonane usługi będą następować w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. 13. Zamawiający nie dopuszcza ponoszenia opłaty za zrealizowane zwroty przesyłek poleconych z góry, w formie opłaty gotówkowej. 14. Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. 15. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 16. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje również nadawanie przesyłek, w których jest stroną postępowania. Zamawiający nie przewiduje wyłączenia tego typu przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza sytuację, w której przesyłki pocztowe zostaną nadane przez Wykonawcę na rzecz i w imieniu Zamawiającego w polskiej placówce wyznaczonego operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe (j.t. Dz.U.2017.1481 z późn. zm.), ale na koszt Wykonawcy z zastrzeżeniem, iż zostaną one nadane w dniu odbioru od Zamawiającego. 17. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545) dla przesyłek listowych, niebędących przesyłkami najszybszej kategorii. 18. Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym, tj. w każdym przypadku Zamawiający będzie Nadawcą. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek, o których mowa w pkt 16 przez posłańca w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora wyznaczonego. 19. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy, przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie oznaczenia Nadawcy. 20. Zamawiający zobowiązuje się do: a) umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (w przypadku przesyłek rejestrowanych także w książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającego pełną nazwę i adres Zamawiającego b) umieszczania na przesyłce listowej, w polu znaczkowym, uzgodnionego z Wykonawcą oznaczenia o uiszczonej opłacie pocztowej c) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym: - przesyłki rejestrowane wpisane do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania przesyłek, - przesyłki zwykłe zestawione ilościowo w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania przesyłek. d) przestrzegania międzynarodowych przepisów pocztowych dotyczących umieszczania na opakowaniu przesyłek wyłącznie informacji pocztowych niezbędnych do wyekspediowania przesyłek za granicę nadawania przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy ich doręczenie do miejsca przeznaczenia; opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana), opakowanie paczki powinno zabezpieczać ją przed dostępem do zawartości i minimalizować ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania; odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie. 21. Nazwy i kody stosowane we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV: 64.11.00.00-0 - usługi pocztowe, 64.11.20.00-4 - usługi pocztowe dotyczące listów, 64.11.30.00-1 - usługi pocztowe dotyczące paczek. 22. Zamawiający wymaga aby przy realizacji zamówienia, (działając na podstawie art. 29 ustawy), wykonawca zatrudnił na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze co najmniej 10 osób do realizacji przedmiotu zamówienia. 23. Na żądanie Zamawiającego, w terminie przez niego wskazanym, Wykonawca obowiązany jest przedstawić kopię umów o pracę oraz dokument ZUS (RMUA) dla pracowników, wskazanych w ust. 4. Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.