Świadczenie usług polegających na pełnieniu funkcji koordynatora i specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości w zakresie projektu pn. Radosne przedszkolaki oraz Rozwijamy kompetencje kluczowe realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług polegających na pełnieniu funkcji koordynatora i specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości w zakresie projektu pn. Radosne przedszkolaki oraz Rozwijamy kompetencje kluczowe współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX - Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.1 - Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałanie 9.1.1 - Zmniejszenie nierówności w stopniu upowszechnienia edukacji przedszkolnej. Przedmiot zamówienia podzielony został na 3 części i obejmuje: Część I. Zatrudnienie Koordynatora do realizowanych projektów unijnych pod nazwą Radosne przedszkolaki w wymiarze 120 godzin miesięcznie oraz Rozwijamy kompetencje kluczowe w wymiarze 90 godzin miesięcznie na okres od 01.03.2015 r. do 30.06.2015r. Projekt realizowany jest od września 2013 roku. Zatrudnienie koordynatora ma charakter dokończenia dotychczasowych działań i rozliczenia projektów. Zakres obowiązków koordynatora projektu: - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami POKL oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu, - przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową, - przygotowanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu, - nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu, - przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień objętych projektem, - przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów, - przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, - monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, - organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu, - zgłaszanie do ŚBRR wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych, - nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność, - prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów do części praktycznych oraz innych towarów zakupionych w ramach projektu, - udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, - zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie), - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL, - prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań ( realizacji ), - nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu, - nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, - sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy, - nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, - śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE, - koordynowanie działań projektowych, - kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej, - nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością, koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem, zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi, - nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością, - nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu, - przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, - zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych, - sprawowanie nadzoru nad całością prac związanych z realizacją projektu, ich jakością i terminowością oraz nad personelem projektu, - przydzielanie i koordynowanie zadań dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu, - kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników; - wykonanie wskaźnika projektu, - przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej, - nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżecie i harmonogramie, - sporządzanie wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej, - wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - uzgadnianie i przekazywanie w formie pisemnej informacji o dokonywanych zmianach w projekcie z Instytucją Pośredniczącą w uzgodnieniu z Zamawiającym, - bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz innymi organizacjami zaangażowanymi w realizację projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów, - obecność podczas kontroli projektu w trakcie jego realizacji, - weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie, - sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej, - inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego, Wykształcenie: Wyższe wykształcenie pedagogiczne - ukończone studia magisterskie z przygotowaniem pedagogicznym. Ukończone kursy dotyczące realizacji projektów unijnych organizowane przez ROEFS i inne - minimum 5. Minimum 2 letnie doświadczenie w pracy w projektach unijnych w ramach POKL. Dyspozycyjność, dobra organizacja pracy, predyspozycje do pracy w projektach unijnych. Część II. Zatrudnienie Specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości do realizowanego projektu unijnego pod nazwą Radosne przedszkolaki w wymiarze 90 godzin miesięcznie na okres od 01.03.2015 r. do 30.06.2015 r. Projekt realizowany jest od września 2013 roku. Zatrudnienie specjalisty ma charakter dokończenia dotychczasowych działań i rozliczenia projektu. Zakres obowiązków specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości obejmuje: - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu, - przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. - zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji projektu, współpraca z księgowym projektu, - tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów, - nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu, - współpraca z członkami zespołu projektowego, - podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole, - zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp. - sprawdzanie dzienników nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie, - informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, - informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań, - prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych, - wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, - współudział w organizacji spotkań informacyjnych dla uczniów i rodziców w obrębie, - bezpośredni kontakt z uczniami w sprawach dotyczących projektu. Informowanie uczniów i rodziców we wszelkich sprawach dotyczących projektu. Współpraca z rodzicami w zakresie informowania o udziale i postępach uczniów w ramach działań projektowych, - pozyskanie uczestników projektu oraz danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie, - przestrzeganie procedur związanych z ochrona danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu, - wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania, - weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej w szkole, - tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych i wycieczek, - współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność, - przygotowanie i weryfikacja dokumentacji zajęć (w tym m.in. dzienników zajęć), - opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją, Wykształcenie: Co najmniej średnie. Doświadczenie w pracy w projektach unijnych w ramach POKL. Ukończone kursy dotyczące realizacji projektów unijnych organizowane przez ROEFS i inne - minimum 2. Dyspozycyjność, dobra organizacja pracy, Predyspozycje do pracy w projektach unijnych. Część III. Zatrudnienie Specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości do realizowanych projektów unijnych pod nazwą Rozwijamy kompetencje kluczowe w wymiarze 70 godzin miesięcznie na okres od 01.03.2015 r. do 30.06.2015 r. Projekt realizowany jest od września 2013 roku. Zatrudnienie specjalisty ma charakter dokończenia dotychczasowych działań i rozliczenia projektu. Zakres obowiązków specjalisty ds. monitoringu i sprawozdawczości obejmuje: - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu, - przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. - zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji projektu, współpraca z księgowym projektu, - tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów, - nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu, - współpraca z członkami zespołu projektowego, - podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole, - zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp. - sprawdzanie dzienników nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie, - informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, - informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań, - prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych, - wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, - współudział w organizacji spotkań informacyjnych dla uczniów i rodziców w obrębie, - bezpośredni kontakt z uczniami w sprawach dotyczących projektu. Informowanie uczniów i rodziców we wszelkich sprawach dotyczących projektu. Współpraca z rodzicami w zakresie informowania o udziale i postępach uczniów w ramach działań projektowych, - pozyskanie uczestników projektu oraz danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie, - przestrzeganie procedur związanych z ochrona danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu, - wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania, - weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej w szkole, - tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych i wycieczek, - współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność, - przygotowanie i weryfikacja dokumentacji zajęć (w tym m.in. dzienników zajęć), - opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją, Wykształcenie: Co najmniej średnie. Doświadczenie w pracy w projektach unijnych w ramach POKL. Ukończone kursy dotyczące realizacji projektów unijnych organizowane przez ROEFS i inne - minimum 2. Dyspozycyjność, dobra organizacja pracy, Predyspozycje do pracy w projektach unijnych.