Organizacja, zarządzanie oraz zagospodarowanie terenów plaż miejskich

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja, zarządzanie terenem oraz tymczasowe zagospodarowanie terenu plaż miejskich. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca bezpłatnie zorganizuje ogólnodostępne działania aktywizujące (np. sportowe, edukacyjne, kulturalne) skierowane dla różnego rodzaju grup odbiorców (np: dzieci, seniorów, młodzieży), zapewni niezbędne do ich realizacji oraz funkcjonowania plaży miejskiej tymczasowe zagospodarowanie terenu oraz będzie prowadził działalność przez okres trwania umowy. Zamawiający zakłada realizację przedmiotu umowy w okresie od 1.06.2015 do 31.08.2015 r. na terenach: - przy ul. Ugory nad Wartą(Park Szelągowski) obręb Winiary, ark.26, dz.31; (52/26/20; 52/26/31); obręb Winiary, ark. 28, dz. 97/90 (52/28/97/90) - zgodnie z załącznikiem nr 9a do SIWZ - w starym korycie rzeki Warty: obręb Śródka, ark 16, dz. nr 93/11; obręb Poznań, ark. 32,dz. Nr 20/6; Obręb Poznań, ark. 32,dz.Nr 21 zgodnie z załącznikiem nr 9b do SIWZ - przy os. Piastowskim i mostem Królowej Jadwigi (Rataje): obręb Rataje, ark.04, dz.58/18 zgodnie z załącznikiem nr 9c do SIWZ Wytyczne dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca przyjmuje do wykonania przedmiot zamówienia w zakresie swoich uprawnień i obowiązków wynikających z zapisów wzoru umowy, a także obowiązujących przepisów prawa. 2)Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania i tymczasowego zagospodarowania terenu plaży miejskiej wg wizualizacji zagospodarowania terenu wraz z opisem stanowiącym załączniki do oferty. 3)Ilekroć w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia wystąpią sytuacje i zdarzenia nie przewidziane przez strony, Wykonawca ma obowiązek kierować się przepisami prawa, wiedzą i praktyką w zakresie zarządzania nieruchomościami, właściwie pojętym interesem Zamawiającego i korzystających z terenów plaży miejskiej, podejmując czynności, nieprzekraczające zwykłego zarządu tj. wszelkiego rodzaju czynności konieczne w toku normalnej eksploatacji. 4)Dokonywanie przez Wykonawcę czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Wykonawca jest jednak uprawniony i zobowiązany do dokonywania czynności, przekraczających zakres zwykłego zarządu bez zgody Zamawiającego, jeżeli jest to czynność nagła, której zaniechanie mogłoby narazić Zamawiającego na straty lub jest to czynność eliminującą wynikłe zagrożenie. O tych czynnościach przekraczających zakres zwykłego zarządu Wykonawca winien niezwłocznie powiadomić Zamawiającego z podaniem przyczyn ich powstania i uzasadnienia podjętych działań. 5)Wykonawca realizując zadanie w zakresie postawienia i utrzymania infrastruktury jest zobowiązany do bezwzględnego przestrzegania założeń określonych w wizualizacji tymczasowego zagospodarowania terenu wraz z opisem plaży miejskiej dołączonych do oferty. W przypadku przekroczenie obowiązków wynikających z założeń oferty lub jej zmiany bez uprzedniego zawiadomienia i uzgodnienia z Zamawiającym, Wykonawca zostanie wezwany do przywrócenia stanu infrastruktury określonej w ofercie a Zamawiający naliczy kary umowne. Nie zastosowanie się do wezwań może skutkować odstąpieniem od umowy z winy Wykonawcy na zasadach określonych w umowie. 6)Wykonawca realizując przedmiot zamówienia zobowiązany jest kierować się zasadą ochrony interesów Zamawiającego. 7)W okresie do dwóch tygodni od podpisania umowy Wykonawca uzgodni z przedstawicielem Zamawiającego i przeprowadzi kompleksowe czynności przygotowujące teren do planowanego funkcjonowania oraz eksploatacji, a także opracuje zasady(regulaminy) udostępniania plaży miejskiej. 8)Do Wykonawcy należy uzyskanie wymaganych prawem zaświadczeń, zezwoleń, zgłoszeń niezbędnych do prowadzenia plaży miejskiej wraz z infrastrukturą jej towarzyszącą, przed rozpoczęciem tej działalności. 9)W przypadku sprzedaży napojów alkoholowych na terenie użyczonym należy uzyskać zezwolenie na sprzedaż alkoholu. 10)Na podstawie umowy Wykonawca nie nabywa od Zamawiającego własności do terenu oraz do sprzętu przekazanego przez Zamawiającego w przypadku, kiedy taki sprzęt zostanie przekazany. 11)W okresie wykonywania umowy Zamawiający ma zagwarantowane prawo wstępu na teren użyczony bez ograniczeń, przez wyznaczonych przez niego przedstawicieli, w celu sprawdzenia wywiązywania się przez Wykonawcę z zawartej między stronami umowy. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania uzasadnionych uwag oraz rekomendacji w zakresie utrzymania i eksploatacji terenu . 12)Wykonawca nie ma prawa dokonywać żadnych trwałych zmian na terenie użyczonym bez pisemnej zgody Zamawiającego. 13)Wykonawca musi złożyć do Zamawiającego w terminie do 30 dni po zakończeniu realizacji zadania sprawozdanie końcowe dot. przeprowadzonych działań realizacji projektu na podstawie, którego będzie wypłacane wynagrodzenie Wykonawcy. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji sprawozdania końcowego będącego podstawą wypłaty ostatniego wynagrodzenia za realizację przedmiotu zamówienia do 5 dni roboczych od daty poprawnie złożonego sprawozdania. 14)Przekazanie terenu Wykonawcy jak również odbiór terenu, następuje na podstawie protokołów. 15)Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia codziennych kontaktów z Zamawiającym oraz uprawnionymi podmiotami w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego. Zasady realizacji przedmiotu zamówienia w ramach poniższych obszarów tematycznych: ZARZĄDZANIE TERENEM 1) Zamawiający przewiduje funkcjonowanie plaży miejskiej w okresie od 1.06.2015 do 31.08.2015 roku chyba, że ze względów proceduralnych rozpoczęcie działalności nastąpi później. Rozpoczęcie funkcjonowania nastąpi nie później niż dwa tygodnie od dnia podpisania umowy. 2)Wykonawca będzie kompleksowo oraz zgodnie z ofertą zarządzał plażą i terenami plaży miejskiej w zakresie dotyczącym spraw technicznych, eksploatacyjnych oraz komercyjnych, w tym organizacji imprez. 3)Wykonawca ma prawo i obowiązek podejmowania wszelkich decyzji i dokonywania wszelkich czynności zmierzających do utrzymania terenu w stanie nie pogorszonym, Wykonawca ma prawo do aranżacji przestrzeni znajdującej się na wskazanym terenie w takim zakresie w jakim uzna za niezbędne, w celu prawidłowego i zgodnego z przeznaczeniem funkcjonowania terenu, zgodnie z przedstawioną koncepcją zagospodarowania i opisem stanowiącym załącznik do oferty. Wykonawca ponosi całkowity koszt postawienia i utrzymania tymczasowej zabudowy oraz zapewni właściwą eksploatację i obsługę techniczną postawionej infrastruktury tymczasowej. 4)Wykonawca ponosi całkowity koszt utrzymania terenów plaży miejskiej w okresie trwania umowy. 5)Wykonawca ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania postawionej infrastruktury tymczasowej oraz wszelkich innych obiektów i instalacji zlokalizowanych na terenie plaży. 6)Wykonawca zapewni bieżące administrowanie terenem plaży miejskiej tj. m.in. wydawania sprzętu plażowego na plaży miejskiej w godzinach wskazanych w pkt.9 7)Wykonawca zobowiązany jest utrzymać istniejący drzewostan wraz z terenem zielonym plaży miejskiej. Zamawiający nie przewiduje wyrażania zgody na usunięcia drzew i krzewów. 8)Działalność Wykonawcy na plaży po godz. 22.00 jest dopuszczalna, pod warunkiem przestrzegania ciszy nocnej, obowiązującej od godz. 22.00 do 06.00. 9)Prowadzenie plaży miejskiej przewidziane jest w okresie wskazanym w pkt. 1 w przedziale czasowym od 9.00 do 22.00. 10)Wypożyczalnia sprzętu plażowego oraz wejście na plaże, jest bezpłatne. 11)W przypadku wykorzystania terenu plaży miejskiej po 31.08.2015 r., Wykonawca musi wystąpić o pisemne przedłużenie użyczenia terenu. Koszty prowadzenia plaży po 31.08.2015 r. ponosi Wykonawca. Działalność Wykonawcy po dniu 31.08.2015 r. będzie objęta odrębną umową. 12)Wykonawca musi zapewnić możliwość skorzystania z zaplecza sanitarnego, w tym z toalet w zasięgu maksymalnie 200 m od terenu plaży, w formie tymczasowej infrastruktury sanitarnej bądź posiadać porozumienie dotyczące udostępnienia sanitariatów z okolicznej infrastruktury. W celu potwierdzenia zawartego porozumienia Wykonawca musi wykazać się stosownym dokumentem. 13)Wykonawca ma obowiązek utrzymywać teren plaży miejskiej w stanie czystości i porządku. Po zakończeniu działań teren musi być posprzątany oraz wszystkie obiekty i urządzenia które zostały prze niego osadzone muszą być usunięte na koszt Wykonawcy, nie później niż 30 dni po zakończeniu działalności Wykonawcy na terenach plaży miejskiej. 14)Wykonawca zapewni bezpieczeństwo osobom korzystającym z terenów plaży miejskiej. 15)Po stronie Wykonawcy leży ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Wykonawca musi wykazać się opłaconą polisą w zakresie wskazanym powyżej na kwotę nie mniejszą niż 100 000 PLN (sto tysięcy złotych) na cały okres użyczenia terenu plaży miejskiej. 16)Wykonawca opracuje regulamin korzystania z terenu plaży miejskiej, przedstawi go do konsultacji Zamawiającemu i umieści jego treść w widocznym miejscu dostępnym dla korzystających. 17)Wykonawca odpowiada za montaż, demontaż, transport i ubezpieczenie wszelkiego rodzaju sprzętu eksponowanego i wykorzystywanego podczas organizacji zajęć na terenie plaży miejskiej. 18)Wykonawca odpowiedzialny jest za, bieżącą obsługę plaży i sprzętu, renowację uszkodzeń oraz zapewnienie ochrony, jeśli zaistnieje taka potrzeba na terenie plaży miejskiej. 19)Wykonawca ma prawo do umieszczania stałych: reklam, informacji wizualnej, szyldów, plakatów, neonów za zgodą Zamawiającego. 20)Umożliwia się Wykonawcy czerpanie wszelkich korzyści wynikające z prowadzenia działalności komercyjnej. 21)Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie, (nie później jednak niż w okresie trzech dni kalendarzowych) powiadomić Zamawiającego o wszelkich szkodach zaistniałych na terenie użyczonym. W przypadku jeśli Wykonawca nie powiadomi Zamawiającego o szkodzie, Zamawiający może wystąpić do wykonawcy z roszczeniem. Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich działań w celu zredukowania poziomu szkód na terenie użyczonym. Naprawa wszelkich szkód zaistniałych na terenie użyczonym leży po stronie wykonawcy. 22)W przypadku wystąpienia sił wyższych, przez co Wykonawca nie będzie mógł wykonywać swoich obowiązków umownych w całości lub w części, Wykonawca niezwłocznie powiadomi o tym Zamawiającego. Strony uzgodnią sposób i zasady dalszego wykonywania umowy z możliwością rozwiązania umowy. 23)Wykonawca przez okres zarządzania plażą miejską będzie dbać w sposób szczególny o estetykę, wygląd plaży oraz całej infrastruktury niezbędnej do prowadzenia plaży. 24)Wykonawca nie przekaże terenu plaży miejskiej w jakiejkolwiek formie prawnej innemu podmiotowi. CZYSTOŚĆ Do Wykonawcy należy utrzymanie czystości i porządku na terenie oddanym w użyczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami, zwłaszcza podlegających kontroli inspekcji sanitarnej w całym okresie obowiązywania umowy oraz: 1) utrzymanie i pielęgnacja terenów zieleni plaży miejskiej, 2) sprzątanie terenu plaży jaki i jej okolic w promieniu min. 100 m, 3) wywóz nieczystości z sanitariatów, 4) wymiana worków w koszach na śmieci na terenie plaży miejskiej tak aby nie dochodziło do ich przepełnienia, 5) w przypadku wykorzystania tymczasowej infrastruktury sanitarnej utrzymanie jej czystości poprzez: -sprzątanie pomieszczeń sanitarnych min. 3 razy dziennie o stałych porach -bieżące uzupełnianie artykułów higieniczno-sanitarnych . 6)jeśli liczba korzystających osób z plaży znacząco wzrośnie, kontrola oraz sprzątanie sanitariatów powinny zostać zwielokrotnione, 7)w przypadku korzystania z infrastruktury sanitarnej na podstawie porozumienia Wykonawca musi zapewnić czystość i porządek w dostępnych sanitariatach jak w pkt. 5. 8)pokrycie kosztów zużycia wody, prądu i wywóz nieczystości sanitarnych należy do Wykonawcy zgodnie z zawartymi umowami. PROGRAM 1) Wykonawca bezpłatnie zorganizuje ogólnodostępne działania aktywizujące na terenie plaży np. sportowe lub edukacyjne lub kulturalne skierowane dla różnego rodzaju grup odbiorców np: dzieci, seniorów, młodzieży w zakresie opracowanego programu stanowiącego załącznik do oferty. 2) Wykonawca ma prawo do organizacji dodatkowych odpłatnych aktywności i imprez zamkniętych poza przyjętym programem stanowiącym załącznik do oferty. Wszystkie wydarzenia i aktywności wykraczające poza przedstawiony program, stanowiący załącznik do oferty nie podlegają dodatkowemu wynagrodzeniu ze strony Zamawiającego. 3) Zgodnie z zasadami współżycia społecznego aktywności nie mogą być związane z nadmiernym poziomem hałasu, w szczególności w godzinach ciszy nocnej tj. w godz. od 22:00 do 6.00, z zastrzeżeniem sytuacji na które Zamawiający wyrazi zgodę. PROMOCJA W ramach realizacji koncepcji promocji Wykonawca musi uwzględnić: 1)Stosowanie identyfikacji wizualnej Miasta Poznania oraz założeń Strategii Promocji Marki Poznań, które udostępni Zamawiający, z których Wykonawca zobowiązuje się korzystać każdorazowo przygotowując materiał promocyjny dla Zamawiającego. Jednocześnie Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia wszelkich projektów promocyjnych do akceptacji Zamawiającego w zakresie działań objętych programem. Zamawiający może zgłaszać uwagi do 3 dni kalendarzowych od momentu przekazania projektu materiałów graficznych. Wykonawca w ciągu 2 dni kalendarzowych dokona poprawek i przekaże Zamawiającemu poprawiony projekt celem jego ostatecznej akceptacji, jednakże uzgodnienie ostatecznego wyglądu projektu musi nastąpić w ciągu 3 dni kalendarzowych od przedstawienia pierwotnego projektu przez Wykonawcę. Ostateczna akceptacja zostanie potwierdzona przez Zamawiającego drogą mailową. 2)Informowanie za pośrednictwem wszelkich dostępnych mu kanałów promocji iż, Plaże Miejskie oraz aktywności są współfinansowane z środków budżetu Miasta Poznania 3)Umieszczanie w wszelkich materiałach promocyjnych logo Plaży Miejskiej i Miasta Poznania wg CI, uwzględniając, iż łączna powierzchnia sponsora w logotypach nie może być większa niż połowa łącznej powierzchni logotypów Plaży Miejskiej i Miasta Poznania 4)Dostarczanie Zamawiającemu 15-20 zdjęć, w tym co najmniej 10 zdjęć o charakterze promocyjnym. Dokumentacja fotograficzna musi bezwzględnie odpowiadać specyfice fotografii promocyjnej (zdjęcia promocyjne). Zdjęcia muszą być wykonywane w rozdzielczości co najmniej 5 mln pikseli oraz dostarczone w formacie .jpg (zdjęcia gotowe) oraz .raw (zdjęcia robocze, tzw. surówka) oraz dodatkowo w formacie .jpg w ustalonej rozdzielczości umożliwiającej swobodne korzystanie na stronie internetowej (miniatury, np. szerokość 1200 pikseli). Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zdjęcia najpóźniej w ciągu 12 godzin od zakończenia wydarzenia, z którego zrealizowano dokumentację fotograficzną. 5)Przekazanie Zamawiającemu wszelkich praw autorskich majątkowych oraz praw zależnych do przekazanych projektów w zakresie działań objętych programem, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszystkich znanych w momencie przekazania praw polach eksploatacji. 6)Dostarczenie tygodniowego harmonogramu aktywności (pon-nd) najpóźniej do środy przed rozpoczęciem tygodnia, w którym realizowane będą zajęcia. 7)Zamawiający będzie prowadził działania komunikacyjne w związku z wydarzeniami odbywającymi się na Plażach Miejskich (we wszystkich lokalizacjach) z wykorzystaniem wszystkich narzędzi będących w posiadaniu Miasta Poznania, w szczególności: mediów społecznościowych Miasta, newsletterów, miejskich stron internetowych czy nośników reklamowych Miasta. Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się do podjęcia działań PR, w szczególności obejmujących zadania z zakresu media relations. Przedmiotowe zamówienie składa się z 3 części: -część I- realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w pkt.III SIWZ przy ul. Ugory nad Wartą(Park Szelągowski) obręb Winiary - część II- realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w pkt.III SIWZ w starym korycie rzeki Warty: obręb Śródka - część III- realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w pkt.III SIWZ przy os. Piastowskim i mostem Królowej Jadwigi (Rataje): obręb Ratuje. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie części lub trzy części. Szczegółowe zasady realizacji przedmiotu zamówienia określa wzór umowy- załącznik nr 8 do SIWZ. 1. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawcom w pełnym zakresie. 2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, ustanowienia dynamicznego systemu zakupów ani zastosowania aukcji elektronicznej. 3. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających . 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.