Obsługa bankowa budżetu Gminy Kolbuszowa oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w ramach zadania pn.: „Obsługa bankowa budżetu Gminy Kolbuszowa oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021”. Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków bieżących (w tym: podstawowych, pomocniczych, funduszowych) dla Gminy Kolbuszowa pod nazwą: Urząd Miejski w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21, 36 - 100 Kolbuszowa oraz dla następujących jednostek organizacyjnych gminy: • Miejski Dom Kultury w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 66, • Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Kolbuszowej, ul. Piłsudskiego 7, • Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21a, • Środowiskowy Dom Samopomocy w Kolbuszowej, ul. Kolejowa 2, • Zespół Oświatowy Miasta i Gminy Kolbuszowa, ul. Kolejowa 1, prowadzącego poza własnym rachunkiem, obsługę w postaci rachunków pomocniczych i subkont dla:  Szkoły Podstawowej Nr 1 w Kolbuszowej, ul. Kościuszki 1,  Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 46,  Szkoły Podstawowej w Widełce,  Szkoły Podstawowej w Kupnie,  Szkoły Podstawowej w Domatkowie,  Szkoły Podstawowej w Bukowcu,  Szkoły Podstawowej w Kolbuszowej Górnej,  Szkoły Podstawowej w Przedborzu,  Szkoły Podstawowej w Weryni,  Szkoły Podstawowej w Zarębkach,  Zespołu Szkół Specjalnych w Kolbuszowej Dolnej,  Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kolbuszowej, ul. Narutowicza 1,  Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 11,  Przedszkola Publicznego Nr 3 w Kolbuszowej, ul. Kolejowa 1,  Przedszkola Publicznego w Kolbuszowej Dolnej,  Przedszkola Publicznego w Kolbuszowej Górnej,  Publicznego Przedszkola w Widełce. Łączna liczba rachunków bieżących (w tym: podstawowych, pomocniczych, funduszowych) ok. 100. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczy jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku łączenia, przekształcenia lub powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ, ofertą wykonawcy oraz zawartą umową. Umowy o prowadzenie obsługi bankowej jednostek organizacyjnych Gminy Kolbuszowa zawarte zostaną z każdą wymienioną jednostką oddzielnie, w terminach z nimi uzgodnionych. b) Realizację wypłat gotówkowych, m. in: • świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z zakresu pomocy społecznej w ilości ok 5.000szt. rocznie, na kwotę ok. 2.000.000zł rocznie. • dodatków mieszkaniowych i energetycznych w ilości ok. 1.100szt. rocznie, na kwotę ok. 220.000zł rocznie. • innych wypłat w ilości ok. 500szt. rocznie, na kwotę ok. 200.000zł rocznie. c) Realizacja czeków gotówkowych z poszczególnych rachunków bankowych w ilości ok. 60szt. rocznie na kwotę ok. 600.000zł rocznie, d) Przyjmowanie wpłat gotówkowych na poszczególne rachunki bankowe w przewidywanej ilości ok. 2.500szt. na kwotę ok. 4.000.000zł rocznie, e) Realizacja przelewów składanych w formie elektronicznej, a także w szczególnych przypadkach w formie papierowej w przewidywanej ilości ok. 72.000szt. rocznie. f) Sporządzanie wyciągu bankowego rozszerzonego potwierdzającego dokonane operacje oraz stan salda na każdy dzień roboczy. g) Informowanie pisemnie o każdorazowej korekcie dokonanej na rachunkach Zamawiającego. h) Wydawanie na pisemne lub telefoniczne zlecenie Zamawiającego zaświadczeń i opinii bankowych. i) Możliwość udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy. Kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchomiony na podstawie osobnej umowy i po złożeniu przez Zamawiającego wniosku kredytowego, uwzględniającego rzeczywiste kwotowe i czasowe potrzeby Gminy. j) Możliwość lokowania wolnych środków w lokatach terminowych. Zamawiający zastrzega sobie swobodę lokowania wolnych środków w innych bankach. k) Zapewnienie dostępu do bankowości elektronicznej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących połączenia systemu bankowego w przypadku zmiany systemu finansowo – księgowego, umożliwiających bezpośrednie przekazywanie informacji (m.in. import, eksport danych, automatyczne wczytanie przelewów z systemu księgowego do systemu bankowego bądź z systemu bankowego do systemu finansowo – księgowego). Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat. l) Obsługę płatności masowych w ramach której Wykonawca zobowiązany będzie bezpłatnie generować i prowadzić numery rachunków wirtualnych w standardzie NRB dla kontrahentów masowych płatności w ilości ok. 18.500 szt. Numer ten traktowany będzie jako unikatowy identyfikator, którego podanie będzie wystarczające do identyfikacji dla Zamawiającego jako obiorcy płatności. Wykonawca będzie miał obowiązek identyfikacji i przetwarzania płatności masowych na podstawie rachunku wirtualnego. Wpłaty gotówkowe w kasach banku lub wpływy poprzez elixir w ramach rozliczeń w formie rachunków wirtualnych dokonywane będą poprzez podanie w treści dyspozycji wpłaty bądź przelewu numeru rachunku wirtualnego. Wykonawca będzie miał obowiązek poinformować również zamawiającego o numerach wirtualnych, przy użyciu których dokonano wpłaty na rachunek Zamawiającego poprzez udostępnienie pliku wyjściowego za pośrednictwem bankowości elektronicznej. m) W przypadku konieczności zmiany istniejących w systemie finansowo – księgowym Zamawiającego numerów rachunków wirtualnych w standardzie NRB dla kontrahentów masowych Zamawiającego, Wykonawca będzie miał obowiązek: nieodpłatnie zaktualizować ww. numery w systemie finansowo – księgowym Zamawiającego, dostosować ww. system do zaistniałych zmian bez przerwania ciągłości jego funkcjonowania oraz poinformować pisemnie za zwrotnym potwierdzeniem wszystkich kontrahentów Zamawiającego o zmianie ich numerów rachunków wirtualnych w standardzie NRB. n) Zapewnienie bez pobierania opłat, prowizji i ryczałtów: • terminala 1 szt. do płatności bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu kart płatniczych (w tym kart zbliżeniowych) w lokalizacji Kryta Pływalnia „FREGATA” Kolbuszowa, ul. Jana Pawła II 10 • obsługi i rozliczenia płatności bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu ww. kart (Uwagi - dane za 2017r., w kasie Krytej Pływalni „FREGATA” płatności gotówkowe wynosiły ok. 610.000zł, wykonano ok. 46.000 operacji kasowych - ilość wydanych paragonów). Świadczący usługi Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usług, o których mowa w od lit. b) do lit. l) niniejszego opisu przedmiotu zamówienia w każdej ilości jaka jest niezbędna do prawidłowej obsługi rachunków dla Gminy Kolbuszowa i jej jednostek organizacyjnych. Sposób wykonywania zamówienia: Wykonawca zobowiązany jest do posiadania w mieście Kolbuszowa 1 oddziału Banku lub filii. W przypadku gdy wybrany bank nie posiada na terenie Kolbuszowej swojej siedziby, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia codziennej obsługi budżetu Gminy w miejscowości Kolbuszowa i zapewnienie możliwości przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia kosztów ze strony Gminy (transport gotówki - przywóz, odbiór przez bank na jego koszt).