Przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych w ramach zadania 9 projektu pt. Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych w 3 blokach szkoleniowych dla pracowników 4 JST (Urząd Miasta Chełmna, Urząd Miejski w Świeciu, Urząd Gminy Unisław, Urząd Gminy Papowo Biskupie), którzy uczestniczą w projekcie pt. Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej - współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Działania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi obejmującej swym zakresem przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych dla pracowników z 4 JST (Urzędu Miasta Chełmna, Urzędu Miejskiego w Świeciu, Urzędu Gminy Unisław oraz Urzędu Gminy Papowo Biskupie) w ramach Zadania 9: Szkolenia specjalistyczne dla urzędników z 4 JST według potrzeb stanowisk pracy - zgodnie z poniższym opisem. Szkolenia są wdrażane w ramach projektu Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej [współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Działania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki]. I. Informacje ogólne 1.1. Wszystkie szkolenia będą realizowane w udostępnionej bezpłatnie wykonawcy sali szkoleniowej zlokalizowanej w Urzędzie Miasta Chełmna, ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno. 1.2. Zamawiający zapewnia w sali szkoleniowej ekran projekcyjny. 1.3. Za oznakowanie sali szkoleniowej zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL jest odpowiedzialny Zamawiający. 1.4. Szkolenia będą się odbywać zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do Umowy) oraz Harmonogramem dziennym szkolenia (Załącznik nr 3 do umowy). II. Charakterystyka usługi szkoleniowej Wykonawca będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie szkoleń w ramach poniższych bloków szkoleniowych. 2.1. BLOK 1: FINANSE PUBLICZNE Szkolenie ma na celu aktualizację i podniesienie wiedzy pracowników w zakresie finansów publicznych. Szkolenie zostanie zorganizowane łącznie dla 20 osób [2 grupy po 10 osób; 4 dni x 7 h (1 godzina szkoleniowa = 45 minut zegarowych) = 28 h dla każdej grupy]. Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe. Najważniejsze zagadnienia: -Dzień pierwszy (7 h szkoleniowych) 1.Zakres i szczegółowość oraz zasady i tryb planowania, uchwalania i wykonywania budżetu gminy (miasta) - (3 h); 2.Kontrola zarządcza (3 h); 3.Zasady, zakres podmiotowy i przedmiotowy odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 h); -Dzień drugi (7 h szkoleniowych) 4.Polityka rachunkowości (1 h); 5.Dochody budżetowe i ich ewidencja (4 h); 6.Majątek trwały i zasady jego ewidencji (2 h); -Dzień trzeci (7 h szkoleniowych) 7.Wydatki budżetowe i ich ewidencja (6 h); 8.Wydatki strukturalne i zasady ich ewidencji (1 h); -Dzień czwarty (7 h szkoleniowych) 9.Sprawozdawczość budżetowa (4 h); 10.Wynagrodzenia: naliczanie, odprowadzanie składek ZUS i podatków (2 h); 11.Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (1 h). 2.2. BLOK 2: ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Szkolenie ma na celu aktualizację i podniesienie wiedzy pracowników w zakresie zamówień publicznych. Szkolenie zostanie zorganizowane łącznie dla 24 osób [2 grupy po 12 osób; 4 dni x 7 h (1 godzina szkoleniowa = 45 minut zegarowych) = 28 h dla każdej grupy]. Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe. Najważniejsze zagadnienia: -Dzień pierwszy (7 h szkoleniowych) 1.Kompetencje oraz zakres odpowiedzialności osób, które uczestniczą w procesie udzielania zamówień publicznych (2 h); 2.Najpopularniejsze tryby udzielania zamówień publicznych: przetarg nieograniczony oraz zamówienie z wolnej ręki (2 h); 3.Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia publicznego (2 h); 4.Metody określania wartości szacunkowej na dostawy, usługi, roboty budowlane (1 h). -Dzień drugi (7 h szkoleniowych) 5.Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia - kryteria oceny ofert (2 h); 6.Od wszczęcia postępowania do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego - praktyczne aspekty pracy członków komisji przetargowej (5 h); -Dzień trzeci (7 h szkoleniowych) 7.Umowy o zamówienie publiczne (4 h); 8.Zamówienia publiczne do 14 000 euro: szacowanie wartości zamówienia (1 h); 9.Zamówienia publiczne do 14 000 euro przy zamówieniach dodatkowych lub uzupełniających (2 h); -Dzień czwarty (7 h szkoleniowych) 10.Regulaminy (procedury) w urzędzie regulujące udzielanie zamówień publicznych do 14 000 euro (3 h); 11.Odpowiedzialność za naruszenia dyscypliny finansów publicznych przy zamówieniach do 14 000 euro (1 h); 12.Środki ochrony prawnej wykonawców (1 h); 13.Kontrola zamówień publicznych do 14 000 euro (1 h); 14.Nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień do 14 000 euro (1 h). 2.3. BLOK 3: OBSŁUGA ORGANÓW JST Szkolenie ma na celu aktualizację i podniesienie wiedzy pracowników w zakresie obsługi rady gminy (miasta). Szkolenie zostanie zorganizowane dla 8 osób [jedna ośmioosobowa grupa, 4 dni x 7 h (1 godzina szkoleniowa = 45 minut zegarowych) = 28 h]. Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe. Najważniejsze zagadnienia: -Dzień pierwszy (7 h szkoleniowych) 1.Status prawny rady gminy (miasta), przewodniczącego rady, przewodniczących komisji rady, komisji rady i radnych (2 h); 2.Metodologia przygotowywania projektów uchwał rady gminy (miasta) - (5 h); -Dzień drugi (7h szkoleniowych) 3.Skuteczna komunikacja interpersonalna i profesjonalna obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego - techniki wspierające efektywną współpracę pracowników biura rady gminy (miasta) z przewodniczącym rady, przewodniczącymi komisji rady i radnych a także komórkami organizacyjnymi urzędu (4 h); 4.Efektywna organizacja czasu pracy - techniki wspierające terminowość załatwiania spraw (3 h); -Dzień trzeci (7 h szkoleniowych) 5.Sporządzanie dokumentacji z obrad rady gminy (miasta) i posiedzeń komisji (5 h); 6.Obsługa wniosków, zapytań i interpelacji (1 h); 7.Prowadzenie rejestru uchwał rady gminy (miasta) - 1 h; -Dzień czwarty (7h szkoleniowych) 8.Instrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt (2 h); 9.Oświadczenia majątkowe (1 h); 10.Zasady dostępu do informacji publicznej (2 h); 11.Zasady i terminy przechowywania dokumentacji tworzonej i napływającej do rady gminy (miasta) i komisji rady (2 h). III. Szczegółowe wymagania w stosunku do usługi szkoleniowej i cateringu: 3.1. Wymagania dotycząca materiałów merytorycznych dla uczestników: a) Wykonawca zobowiązuje się do doręczenia Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych przed przystąpieniem do realizacji szkolenia z zakresu każdego Bloku, materiałów dydaktycznych dla uczestników wszystkich grup szkoleniowych w formie elektronicznej b) Wykonawca zobowiązuje się do doręczenia Zamawiającemu, w terminie 5 dni roboczych po podpisaniu umowy, spisu co najmniej 1 pozycji książkowej odpowiadającej tematyce dla każdego Bloku szkolenia (w cenie rynkowej do 50,00 zł. każda pozycja). c) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom szkoleń następującą liczbę materiałów szkoleniowych: 1 zestaw materiałów szkoleniowych na każde 2 dni szkoleniowe dla jednego uczestnika tj. łącznie 104 zestawy, w tym: 40 zestawów dla bloku finanse publiczne, 48 zestawów dla bloku zamówienia publiczne i 16 zestawów dla bloku obsługa organów JST. Łącznie w ramach wszystkich bloków szkoleniowych (1-3) wykonawca przygotuje, wydrukuje i przekaże 104 zestawy materiałów szkoleniowych (w tym prezentacje, przykłady, komentarze) uczestnikom szkoleń. Wykonawca jest także zobowiązany przekazać po 1 egzemplarzu materiałów szkoleniowych Zamawiającemu. Każdy zestaw materiałów szkoleniowych musi zawierać 30 stron treści merytorycznych będących przedmiotem prowadzonego szkolenia (prezentacje, przykłady, komentarze itp.) a także posiadać spis treści, stronę tytułową. Każdy zestaw ma zostać trwale złączony (zbindowany lub zszyty). Materiały szkoleniowe Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni robocze przed każdym blokiem szkoleniowym. 3.2 Wymagania dotycząca dokumentowania szkoleń: a) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i wydruku zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniach w ilości odpowiadającej liczbie uczestników oraz przekazanie ich uczestnikom za potwierdzeniem odbioru po zakończeniu udziału w każdym bloku szkoleniowym. Wzór zaświadczenia Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu 3 dni przed rozpoczęciem danego bloku szkoleniowego. b) Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia i przekazania Zamawiającemu dokumentacji realizowanych szkoleń według wzorów przesłanych przez Zamawiającego drogą elektroniczną po podpisaniu umowy. Dokumentacja, o której mowa dotyczy w szczególności: 1) list obecności, 2) dzienników zajęć, 3) programów zajęć, 4) ankiet ewaluacyjnych, 5) kserokopii zaświadczeń ukończenia szkoleń, 6) list potwierdzających odbiór: - materiałów szkoleniowych, - skorzystania z cateringu, - wydanych zaświadczeń ukończenia szkoleń. c) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i dostarczenia Zamawiającemu szczegółowego programu szkoleń na każdy dzień szkoleniowy w oparciu o najważniejsze zagadnienia wskazane w punkcie II. Programy szkoleń Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem szkoleń dla każdej grupy. d) Wszystkie dostarczone dokumenty, formularze, materiały, etc. związane z realizacją niniejszego zamówienia muszą być oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji: http://ip2.mac.gov.pl/portal/ip2/538/1265/Promocja_EFS.html 3.3. Wymagania dot. cateringu Wykonawca jest zobowiązany do organizacji cateringu dla uczestników szkoleń i wykładowców w postaci 2 przerw kawowych i 1 przerwy obiadowej - każdego dnia szkolenia - według poniższych wymagań: a) serwis kawowy: Serwowany będzie w każdym dniu szkoleniowym dla uczestników szkolenia i wykładowców w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem warników do grzania wody lub termosów, filiżanek, szklanek, łyżeczek i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników szkolenia. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku. W zakres serwisu kawowego powinny wejść: -ciastka (mieszanka deserowa - delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 5 szt. różnych ciastek na osobę; -kawa rozpuszczalna - 1 filiżanka - 250 ml na osobę, -kawa mielona - 1 filiżanka - 250 ml na osobę, -herbata - 1 filiżanka - 250 ml na osobę, -1 butelka - 0,5 l wody mineralnej niegazowanej na osobę, -1 butelka - 0,5 l wody mineralnej gazowanej na osobę, -cukier - 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 g na osobę, -śmietanka do kawy - 50 ml na osobę, -cytryna do herbaty - 1 plasterek na osobę. b) przerwa obiadowa: Obiad będzie serwowany każdego dnia szkolenia dla jego uczestników oraz wykładowców w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Menu obiadowe powinno być odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleniowy dla danej grupy i powinno składać się przynajmniej z: 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub gotowanych warzyw, a także soku do picia: -zupa - 250 ml na osobę, -porcja mięsa lub ryby - 150 g na osobę, -porcja ziemniaków/kaszy/ryżu/frytek - 150 g na osobę, -surówka/ gotowane warzywa - 150 g na osobę, -sok - 250 ml na osobę.