Kampania promocyjna miasta Chorzów w zakresie terenów inwestycyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej miasta Chorzów w zakresie terenów inwestycyjnych określone jako zaprojektowanie, przygotowanie, wykonanie i zarządzanie przebiegiem kampanii w ścisłej współpracy z Zamawiającym. Zadanie obejmuje 7 terenów inwestycyjnych o łącznej powierzchni 66,34 ha. Zakres i terminy realizacji poszczególnych działań: A. Zaprojektowanie i przygotowanie linii kreacyjnej dla kampanii promocyjnej miasta Chorzów w zakresie terenów inwestycyjnych. Wytyczne: 1. Informacje ogólne o kampanii: a) Główny cel kampanii: - wzrost rozpoznawalności oferty inwestycyjnej miasta Chorzów, - zachęcenie inwestorów do zakupu terenu inwestycyjnego i rozpoczęcia działalności gospodarczej na terenach objętych kampanią , w tym utworzenie nowych miejsc pracy w Chorzowie - poprawa i wzmocnienie wizerunku marki (Chorzów). b) Główne problemy: - niska rozpoznawalność oferty inwestycyjnej miasta Chorzów, - niski poziom zainteresowania potencjalnych inwestorów wytypowanymi terenami. - umiejętne i wyważone połączenie elementów kampanii produktowej z elementami kampanii wizerunkowej. c) Grupa docelowa: potencjalni inwestorzy oraz otoczenie biznesu, a w szczególności : - podmioty zagraniczne - podmioty krajowe - podmioty regionalne - podmioty lokalne . d) Zasięg i rodzaj działań: kampania ogólnopolska, produktowa z elementami wizerunkowymi na terenie województwa śląskiego plus miasta Warszawa, Kraków, Wrocław. e) Typ komunikacji: działania reklamowe ATL i BTL oraz działania z zakresu public relations. f) Ogólny opis podejmowanych działań - kampania oparta na : - emisji spotów telewizyjnych w ogólnopolskich mediach biznesowych, - emisji reklam w biznesowej prasie ogólnopolskiej (dzienniki i miesięczniki specjalistyczne), - emisji reklam w internetowych portalach biznesowych, - kampanii promocyjnej na terenie wybranych portów lotniczych - reklamie zewnętrznej - system oznakowania terenów. Działania medialne wsparte będą o działania z zakresu public relations. 2. Koncepcja przewodnia kampanii (big idea i linia kreacyjna): Nawiązanie do (Strategii promocji i komunikacji marketingowej miasta Chorzów na lata 2012-2016). We wszystkich przygotowanych materiałach i przekazach medialnych opracowanych na rzecz przedmiotowej kampanii promocyjnej musi pojawić się znak graficzny logo miasta Chorzów w wersji pionowej lub poziomej oraz adres strony internetowej stworzonej na potrzeby kampanii. Zamawiający zastrzega, iż ze względu na przyznanie dofinansowania z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego do Wykonawcy będzie należało umieszczenie informacji dot. dofinansowania na wszystkich materiałach opracowywanych na rzecz przedmiotowej kampanii promocyjnej. Wykonawca w oparciu o opracowaną przez siebie linię kreacyjną przygotuje projekty graficzne reklam, gadżety i scenariusze - zarówno linia kreacyjna jak i wszystkie działania składające się na przedmiotową kampanię podlegają pisemnej akceptacji Zamawiającego. 3. Wytyczne dla opracowanych przekazów reklamowych: a) Przedmiotem wszystkich przekazów reklamowych opracowanych na potrzeby kampanii powinny być elementy zgodne z koncepcją kreatywną (big idea) oraz mapą marki Chorzów dostępną w opracowywanej (Strategii promocji i komunikacji marketingowej miasta Chorzów na lata 2012-2016) b) Należy zachować zwięzłość przekazu - sugerowane informacje: kluczowe dla kampanii zdjęcia, hasło wiodące kampanii. c) Należy zapewnić spójność strategiczno-merytoryczną, werbalną, audio i wizualną wszystkich narzędzi oraz środków wyrazu (zgodność z opracowaną linią kreacyjną kampanii). Termin realizacji: Do 14 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. B. System oznakowania 7 terenów inwestycyjnych. Zakres prac: 1. System oznakowania musi być zgodny z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Adaptacja projektu systemu oznakowania przygotowanego przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika ( tablic ). 3. Tablice muszą być wykonane dla ekspozycji wg następujących wytycznych : - tablice o wymiarze 200cm na 250cm - tablice powinny być wykonane z materiałów odpornych na działanie czynników zewnętrznych - do pokrycia lica należy użyć folii odblaskowej II generacji - konstrukcja stelaża musi być trwale związana z podłożem 4. Montaż tablic od strony drogi dojazdowej do danego terenu po ostatecznym uzgodnieniu lokalizacji tablicy z Zamawiającym. Pozostałe ustalenia dotyczące montażu pozostają po stronie Wykonawcy. 5. Przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wykonanie prac (w tym dokumentacja fotograficzna). 6. Wykonawca nie ponosi kosztów dzierżawy gruntu, na którym posadowione będą tablice. Termin realizacji: do 1 czerwca 2012 r. C. Reklamy prasowe. Zakres prac: 1. Reklamy prasowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Adaptacja projektu reklamy prasowej przygotowanej przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika - przygotowanie do druku, zgodnie z wymogami technicznymi wydawców. 3. Reklama prasowa musi być wykonana dla ekspozycji w następującym formacie: 3.1. Full Page ( Forbes ) lub równoważne (1) 3.2. 16 modułów ( Gazeta Wyborcza) lub równoważne (1) dot. pkt. 3.1.(1) - gazeta poświęcona tematyce biznesowej stanowiąca miesięcznik o zasięgu ogólnopolskim , nakład minimum 50.000 egz. dot. pkt. 3.2(1) - gazeta posiadająca dodatek poświęcony nieruchomościom lub gospodarce w ogólnopolskim dzienniku o tematyce informacyjnej i biznesowej, o nakładzie dziennym dla całego regionu (warszawskiego, krakowskiego, wrocławskiego i katowickiego) nie mniejszym niż 38.000 egz. 4. Przekazanie reklam do wydawcy, nadzór nad drukiem i emisją. 5. Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni reklamowej: - wybór wydawcy oraz zapewnienie (zakup) ekspozycji reklam (wszelkie ustalenia formalne). - miejsce ekspozycji reklam prasowych: wszystkie reklamy umieszczone na prawych stronach, na kolumnach redakcyjnych, pełen kolor - format, minimalna ilość oraz data emisji reklam prasowych: Lp. Rodzaj prasy (1) Ilość-Format Data emisji 1. Forbes lub równoważne 2 x Full Page ( 2 połowa magazynu) wrzesień 2012 październik 2012 2. Gazeta Wyborcza, wydanie stołeczne lub równoważne 2 x 16 modułów wrzesień 2012 październik 2012 3. Gazeta Wyborcza, wydanie krakowskie lub równoważne 2 x 16 modułów wrzesień 2012 październik 2012 4. Gazeta Wyborcza, wydanie wrocławskie lub równoważne 2 x 16 modułów wrzesień 2012 październik 2012 5. Gazeta Wyborcza, wydanie katowickie lub równoważne 2 x 16 modułów wrzesień 2012 październik 2012 Termin emisji: wrzesień - październik 2012 r. (1) W przypadku rodzaju prasy określonej w pkt. 1 należy przyjąć określenie z SIWZ punkt (C. Reklamy prasowe) punkt 3, podpunkt 3.1. W przypadku punktów od 2 do 5 określonych dzienników w powyższej tabeli należy przyjąć czasopisma wydawane dla całego regionu (warszawskiego, krakowskiego, wrocławskiego i katowickiego) o nakładzie dziennym nie mniejszym niż 38.000 egz. 6. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji reklamy prasowe na 14 dni przed datą pierwszej emisji. Termin realizacji: Do 31 października 2012r. D. Produkcja i emisja 30 sekundowego spotu telewizyjnego. Zakres prac: 1. 30 sekundowy spot telewizyjny musi być zgodny z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Produkcja zdjęć filmowych lub-i animacji zgodnie ze scenariuszem. 3. Muzyka do spotu zaakceptowana przez Zamawiającego. 4. Wykonanie zaplanowanych zdjęć filmowych, animacji komputerowych, efektów specjalnych, wybór głosów lektorskich itp. zaakceptowanych przez Zamawiającego. 5. Postprodukcja - montaż i udźwiękowienie spotu telewizyjnych. 6. Organizacja kolaudacji w siedzibie Zamawiającego i przedstawienie wersji spotu telewizyjnego. 7. Dokonanie ewentualnych korekt i przedstawienie ostatecznej wersji spotu telewizyjnego. 8. Przekazanie w wymaganym czasie nadawcy telewizyjnemu nośników (w tym taśm emisyjnych), przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy, w uzgodnieniu z Zamawiającym. 9. Wykonanie i przekazanie Zamawiającemu kopii nośników wymaganych przez nadawców, w tym także na nośniku DVD i formacie pozwalającym zaaplikować spot na stronę internetową przedmiotowej kampanii. 10. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji spot telewizyjny na 14 dni przed datą pierwszej emisji. 11. Zamówienie obejmuje zakup czasu antenowego - wybór wydawcy oraz zapewnienie (zakup) emisji spotu (wszelkie ustalenia formalne). 12. Uruchomienie spotu musi być możliwe bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego , związanych z zakupem oprogramowania. 13. minimalna ilość oraz data emisji spotu telewizyjnego: Stacja Telewizyjna Ilość Data i godzina emisji TVN 24 lub równoważne (1) 50 x 30 sekund 24-30 września 2012 r. Proporcje emisji spotów w pasmach czasowych (poniedziałek - piątek) 30% emisji spotów w paśmie - Rano 20% emisji spotów w paśmie - Dzień 20% emisji spotów w paśmie - Popołudnie 30% emisji spotów w paśmie - Wieczór Proporcje emisji spotów w pasmach czasowych (sobota - niedziela) (sobota-niedziela) 15% emisji spotów w paśmie - Rano 25% emisji spotów w paśmie - Dzień 25% emisji spotów w paśmie - Popołudnie 35% emisji spotów w paśmie - Wieczór Proporcje emisji spotów w tygodniu 70% emisji spotów w paśmie - poniedziałek - piątek 30% emisji spotów w paśmie - sobota - niedziela Termin emisji: wrzesień 2012 r. (1) równoważne rozumiane jako stacja telewizyjna poświęcona problematyce polityczno - ekonomiczno - biznesowej o zasięgu ponadregionalnym Termin realizacji: Do 30 września 2012r. E. Reklamy na terenie portów lotniczych. Zakres prac: 1. Reklamy muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Działaniami promocyjnymi mają być objęte następujące porty lotnicze: Warszawa (Okęcie), Katowice (Pyrzowice), Kraków (Balice), Wrocław ( Strachowice). 3. Przygotowanie reklamy wyświetlanej na ekranach typu LED o min. wymiarach 21m2 i dziennej ilości emisji - 180 wyświetleń zlokalizowanych na terenie portu lotniczego, w tym również na terenie niezabudowanym (Katowice) oraz kasetonach podświetlanych o min. wymiarach 100 cmx140 cm (Warszawa, Wrocław, Kraków) umieszczonych w ogólnodostępnej części terminali lotniczych. 4. Ekspozycja ulotek -po 5 kieszeni na materiały reklamowe (Katowice i Wrocław). 5. Przekazanie reklam do operatorów, nadzór nad drukiem, montażem, ekspozycją i emisją. 6. Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni reklamowej. 7. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji projekty reklam na 14 dni przed datą ekspozycji, emisji. 8. Termin ekspozycji: 1 wrzesień - 31 października 2012 ( 2 miesiące). Termin realizacji: Do 31 października 2012. F. Wykonanie wizualizacji zagospodarowania 4 wybranych terenów inwestycyjnych. Zakres prac: 1. Wykonane wizualizacje muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Wizualizacje muszą być wykonane w technice 3D. Wizualizacja ma obejmować dany obszar inwestycyjny wraz z otoczeniem (teren przedstawiony z istniejącą i przykładowo zaprojektowaną zabudową, pokazujący infrastrukturę drogową w okolicy danego terenu). 3. Wizualizacje powinny być wykonane przy użyciu odpowiednich narzędzi graficznych i informatycznych w technologii umożliwiającej wykorzystanie ich w pozostałych działaniach promocyjnych prowadzonych w ramach kampanii , w tym: spotach telewizyjnych, reklamie internetowej, reklamie na terenie portów lotniczych oraz prasie i systemie oznakowania terenów. 4. Wizualizacje muszą być dostępne dla Zamawiającego bez konieczności ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów związanych z zakupem oprogramowania, Termin realizacji: Do 18 maja 2012r. G. Wykonanie gadżetów reklamowych. Zakres prac: 1. Wykonane gadżety muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Wykonanie 2 000 sztuk długopisów z obudową metalową. 3. Wykonanie 250 sztuk notesów konferencyjnych formatu A5, 50 - kartkowych. 4. Wykonanie 2 sztuk stojaków typu roll - up double (twins) z nadrukami o wymiarach 100x200 cm. Kaseta roll up-u wykonana z aluminium dodatkowo torba transportowa do każdego roll - up-u. Termin realizacji: Do 18 maja 2012r. H. Wykonanie materiałów promocyjnych. Zakres prac: 1. Wykonane materiały promocyjne muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Wykonanie 2 000 sztuk folderów promocyjnych o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego w języku polskim, angielskim i niemieckim - w tym merytoryczne opracowanie tekstów wraz z tłumaczeniami, wizualizacjami, elementami graficznymi, mapkami terenów inwestycyjnych będących przedmiotem kampanii. Specyfikacja techniczna: format A4, ilość stron min. 16 (wraz z okładką), surowiec - papier min. 250g, okładka dodatkowo uszlachetniona lakierowaniem, oprawa zeszytowa. 3. Wykonanie 14 000 sztuk ulotek o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego w języku polskim, angielskim i niemieckim, formatu A4 składane do DL, surowiec - papier min. 170 g, 4. Wykonanie 1000 sztuk pen drive-ów o pojemności 2 GB będących nośnikiem elektronicznym przygotowanych materiałów promocyjnych. Typ pen drive-ów - twister, rodzaj obudowy: plastikowy/metalowy, znakowanie: grawer. Zawartość pamięci pen driv-ów zapisana po akceptacji Zamawiającego. Termin realizacji: Do 18 maja 2012r. I. Działania z zakresu public relations. Zakres prac: 1. Działania z zakresu public relations muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem. 3. Minimalna liczba działań: - dwie konferencje prasowe, jedna na rozpoczęcie i jedna na zakończenie kampanii na terenie Chorzowa, w tym przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, - merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowych, 4. Wybór lokalizacji konferencji prasowych i dat ich przeprowadzenia nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym. 5. W miejscach, w których realizowane będą konferencje, Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie i materiały umożliwiające realizację przedsięwzięcia zgodnie ze scenariuszem. 6. Wykonawca zapewni catering w formie słodkiego poczęstunku dla przybyłych na konferencję. 7. Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel w trakcie realizacji wszystkich konferencji. Ponadto : 8. Przygotowanie bazy min. 200 firm mogących być potencjalnymi nabywcami promowanych terenów inwestycyjnych - baza musi zawierać co najmniej następujące dane : pełna nazwa firmy, imię i nazwisko prezesa bądź osoby odpowiedzialnej za realizację nowych inwestycji , adres pocztowy i mailowy, uzasadnienie wyboru firmy . W bazie powinny znaleźć się zarówno firmy krajowe, jak i zagraniczne. Na prośbę Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia dowodów (np. korespondencja e-mail) potwierdzających informacje zamieszczone w bazie. Baza powinna być przygotowana w arkuszu kalkulacyjnym Excel w wersji elektronicznej oraz drukowanej (1 egz.) 9. Przeprowadzenie wysyłki (direct mailing) materiałów promocyjnych i informacyjnych przygotowanych przez Wykonawcę - łącznie min. 200 przesyłek do adresatów z przygotowanej bazy. Wykonawca jest zobowiązany do zredagowania pisma przewodniego , oraz po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego, przesłania go wraz z kompletną ofertą inwestycyjną do potencjalnych inwestorów z powyższej bazy danych. 10. Wykonawca będzie odpowiedzialny za kształtowanie pożądanego odbioru działań podejmowanych w ramach kampanii oraz monitoringu prasy w zakresie realizowanej kampanii. 11. Koordynacja działań w zakresie public relations. Termin realizacji: Do 31 października 2012r. J. Wykonanie i obsługa strony internetowej. Zakres prac: 1. Strona internetowa musi być zgodna z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Na stronie internetowej Wykonawca zamieści treści zaakceptowane przez Zamawiającego w języku polskim oraz angielskim. 3. Strona ma stanowić punkt odniesienia dla pozostałych działań prowadzonych w ramach kampanii. 4. Strona internetowa kampanii inwestycyjnej będzie funkcjonować pod domeną zarezerwowaną przez Zamawiającego i na jego serwerze. Strona będzie informować szczegółowo o przebiegu kampanii i ofercie inwestycyjnej miasta. Aktualizacja strony : nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie. Na stronie publikowane będą w szczególności treści : 1) opis kampanii wraz z jej głównymi celami, kosztami i spodziewanymi efektami , 2) informacja o współfinansowaniu -Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO Województwa Śląskiego na lata 2007 - 2013- 3) szczegółowe dane dotyczące promowanych nieruchomości , w tym informacje nt. przetargów 4) wizualizacje wybranych terenów inwestycyjnych 5) spot reklamowy wyprodukowany w ramach prowadzonej kampanii 6) przekierowanie (link) na oficjalną stronę Urzędu Miasta Chorzów (www.chorzow.eu) oraz wybranych instytucji okołobiznesowych wskazanych przez Zamawiającego 5. Wykonawca wykona baner graficzny służący reklamowaniu strony w innych serwisach, w tym na stronie www.chorzow.eu . Baner będzie przekierowywał na stronę kampanii promocyjnej terenów inwestycyjnych Miasta Chorzów. 6. Wykonawca zadba o jak najlepsze pozycjonowanie strony i zapewni możliwość monitorowania statystyk dziedzin strony dedykowanej przedmiotowej kampanii. Termin realizacji: Do 1 czerwca 2012r. K. Kampania internetowa. Zakres prac: 1. Reklamy internetowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Adaptacja projektu reklamy internetowej przygotowanej przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika. 3. Reklama internetowa musi być wykonana w następującym formacie: list poczty elektronicznej w formie pliku tekstowego .txt lub html do 25 kB, zgodnie z wymogami technicznymi operatora portalu internetowego. 4. Wykonanie reklamy w formie belki rozwijanej na portalu biznesowym internetowym. Reklama ta ma zawierać przekierowanie na główną stronę internetową przedmiotowej kampanii. 5. Minimalna ilość oraz data ekspozycji reklamy: Portal internetowy Ilość Data ekspozycji Strona Główna Biznes Onet lub równoważne (1) Sponsoring - Flat fee 120 tysięcy odsłon w tygodniu 24 września - 30 września 2012 Puls Biznesu on - Line lub równoważne (1) Billboard 700x100 pix - 50 tysięcy odsłon w tygodniu 24 września - 30 września 2012 Termin emisji: wrzesień 2012 r. (1) rozumiane jako portale biznesowe o miesięcznej liczbie użytkowników (real users) nie mniejszej niż 100.000 i miesięcznej liczbie odsłon nie mniejszej niż 200.000. Zaleca się , aby portal internetowy był powszechnie znanym, miarodajnym i rzetelnym informatorem biznesowym, którego informacje wykorzystywane są w publikacjach, analizach i opracowaniach o charakterze biznesowym. Zamawiający zastrzega sobie wspólny wybór z Wykonawcą portali internetowych na etapie realizacji umowy. 6. Przekazanie reklam do operatorów portali internetowych, nadzór nad emisją. 7. Zamówienie obejmuje zakup powierzchni reklamowej. 8. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji reklamę internetową na 14 dni przed datą pierwszej emisji. Termin realizacji: Do 30 września 2012r. L. Udział w tragach inwestycyjnych EXPO REAL 2012 w Monachium. Zakres prac: 1. wykonanie projektu stoiska wystawienniczego wraz z jego zabudową oraz transportem i dostawą, montażem i demontażem zabudowy stoiska na targach EXPO REAL 2012 w Monachium w dniach 8 - 10 października 2012 r., z uwzględnieniem warunków technicznych wskazanych w instrukcji technicznej General Terms of Participation Technical Guidelines New Munich Trade Fair Center zamieszczonej przez organizatora targów EXPO REAL na jego stronie internetowej www.exporeal.net 2. Współpraca z GZM w kwestii rezerwacji powierzchni targowej oraz zagospodarowania stoiska wystawienniczego, transportu wyposażenia i materiałów promocyjnych oraz wszelkich sprawach organizacyjno-technicznych - Miasto Chorzów będzie wystawiać się na targach wspólnie z pozostałymi miastami z Górnośląskiego Związku Metropolitalnego. 3. Koncepcja aranżacji stoiska miasta Chorzów podlega akceptacji Zamawiającego. 4. Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni targowej (min. 15 metrów kwadratowych) stoiska oraz pozostałe opłaty targowe. Termin realizacji: 8-10 października 2012r. Ł. Raport pokampanijny. Zakres prac: Wykonawca przedstawi raport pokampanijny w zakresie zadań składających się na realizację przedmiotowej kampanii zawierający: - dokumentację potwierdzającą wykonanie wszystkich usług (w tym dokumentacja fotograficzna, wszystkie egzemplarze wydawnictw, materiały w formie elektronicznej z telewizji, prasy, internetu). - raport z wszystkich przeprowadzonych działań, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy reklamowe) na podstawie uzyskanych danych. - forma wykonania raportu: wydruk zawierający ww. zakres w formacie A4 - 5 egzemplarzy oraz wersji elektronicznej (pliki w formacie pdf., doc i xls). Termin realizacji: Do 12 listopada 2012r.