Świadczenie usług w zakresie działań komunikacyjnych i realizacji projektów w ramach Programu Don’t Panic!We’re from Poland

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług w zakresie działań komunikacyjnych i realizacji projektów w ramach Programu Don’t Panic!We’re from Poland. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. zakres usług wykonawcy: Realizacja działań komunikacyjnych dotyczących muzyki aktualnej uwzględniając przede wszystkim wydarzenia odbywające się pod marką Don’t Panic! We’re from Poland, a także wydarzenia z obszaru: jazzu, muzyki alternatywnej i muzyki źródeł; 1) Koordynacja współpracy z agencjami PR, w tym przede wszystkim każdorazowe przygotowywanie zakresu prac uwzględniające opracowanie zagadnień niezbędnych do przeprowadzenia procedury przetargowej, w tym przygotowanie wniosków oraz umów (w szczególności: ich przygotowanie według obowiązujących wewnętrznych procedur IAM) oraz terminowe rozliczanie umów; 2) Opracowywanie informacji prasowych w języku angielskim o projektach odbywających się w obszarach wymienionych w punkcie 1 (we współpracy z agencją PR); 3) Koordynacja prac graficznych, w szczególności współpraca z grafikiem przy opracowywaniu m. in. projektów reklam, plakatów, ulotek; 4) Współpraca z partnerami zewnętrznymi IAM w zakresie działań komunikacyjnych przez nich podejmowanych; 5) Opracowywanie szkicu materiałów komunikacyjnych w języku polskim i angielskim o realizowanych projektach z zakresu muzyki aktualnej dla Redakcji CultureMedia, na potrzeby Rzecznik Prasowej IAM oraz innych działań komunikacyjnych podejmowanych przez Wydział Komunikacji; 6) Zamawianie, zgodnie z obowiązującymi w IAM procedurami wewnętrznymi, usług fotograficznych dla uzgodnionych wydarzeń z obszaru wskazanego w punkcie 1; 7) Opracowywanie strategii działań komunikacyjnych (obejmujących przede wszystkim cele, budżet oraz sposób wykonania działań) w mediach mających na celu promocję przede wszystkim działań podejmowanych pod marką Don’t Panic! We’re from Poland 8) Opracowywanie postów na fanpage Don’t Panic! We’re from Poland na Facebooku (facebook.com/dontpanicwerefrompoland) oraz instagramie Don’t Panic! We’re from Poland (instagram.com/dontpanicwerefrompoland); 9) Kompleksowe prowadzenie fanpage Don’t Panic! We’re from Poland na Facebooku (facebook.com/dontpanicwerefrompoland) oraz implementacja działań wymienionych w punkcie 8 i 9 , w tym również m. in. : odpowiadanie na posty, wiadomości prywatne, kontrola postów wstawianych przez subskrybentow; 10) Utrzymywanie bieżących kontaktów z zagranicznymi i krajowymi dziennikarzami branżowymi 11) Współpraca z CultureMedia w zakresie dostarczania treści, aktualizowania strony, sylwetek artystów na submarce dontpanic.culture.pl 13) Koordynacja produkcji wehikułów narracji, w tym przede wszystkim udział w pracach kreatywnych, rekomendacje wehikułów, opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia do SIWZ i wniosków do postępowań przetargowych, podpisywanie i rozliczanie umów w rozumieniu pkt 1 zgodnie z procedurami obowiązującymi w IAM; 14) Współpraca z wskazanymi osobami z Wydziału Komunikacji w celu zapewnienia najskuteczniejszej komunikacji obszaru, o którym mowa w punkcie 1 15) Dla obszarów wymienionych w punkcie 1 opracowywanie koncepcji, planowanie, produkcja, rozliczanie, dokumentacja, to znaczy przygotowywanie odpowiednich umów, nadzór nad realizacją umów, dostarczanie danych do ew. przetargów, rozliczenie faktur, przygotowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych oraz materiałów archiwalnych w systemie elektronicznym np. Xpertis; 16) Współtworzenie strategii programowej Don’t Panic! We’re from Poland, w tym przygotowanie strategii komunikacyjnej W ramach działań realizatorskich: 1) współpraca z polskimi i zagranicznymi instytucjami kultury w zakresie realizacji projektów realizowanych przez IAM z zakresu muzyki aktualnej, 2) organizacja podprojektów, działań, wydarzeń, zdarzeń w zakresie realizacji projektów realizowanych przez IAM z dziedziny muzyki aktualnej, 3) prowadzenie dokumentacji projektów realizowanych przez IAM, a dotyczących muzyki aktualnej,