Usługa grupowego ubezpieczenia na życie dla prokuratorów (w tym prokuratorów w stanie spoczynku), pracowników jednostek organizacyjnych prokuratury apelacji łódzkiej, ich współmałżonków i pełnoletnich dzieci

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi grupowego ubezpieczenia na życie dla prokuratorów (w tym prokuratorów w stanie spoczynku), pracowników jednostek organizacyjnych prokuratury apelacji łódzkiej, ich współmałżonków i pełnoletnich dzieci. 2.Zamawiający Prokuratura Okręgowa w Ostrowie Wielkopolskim, ul. Krotoszyńska 37, 63-400 Ostrów Wielkopolski w imieniu i na rzecz następujących jednostek: 1.Prokuratura Apelacyjna w Łodzi, ul. Piotrkowska 151, 90-950 Łódź 2.Prokuratura Okręgowa w Ostrowie Wielkopolskim, ul. Krotoszyńska 37, 63-400 Ostrów Wielkopolski wraz z podległymi prokuraturami rejonowymi położonymi w Jarocinie, Kaliszu, Kępnie , Krotoszynie, Ostrowie Wielkopolskim, Ostrzeszowie i Pleszewie, 3.Prokuratura Okręgowa w Piotrkowie Trybunalskim, Al. 3 Maja 13.15, 97-300 Piotrków Trybunalski wraz z podległymi prokuraturami rejonowymi położonymi w Piotrkowie Trybunalskim, Tomaszowie Mazowieckim, Bełchatowie, Opocznie, Radomsku, 4.Prokuratura Okręgowa w Sieradzu, ul. Piłsudskiego 4, 98-200 Sieradz wraz z podległymi prokuraturami rejonowymi położonymi w Łasku, Zduńskiej Woli, Wieluniu, Poddębicach, Sieradzu. 3.Zakres zamówienia: Zakres zamówienia dotyczy dobrowolnej ochrony ubezpieczeniowej obejmującej życie dla prokuratorów (w tym prokuratorów w stanie spoczynku), pracowników jednostek organizacyjnych prokuratury apelacji łódzkiej, ich współmałżonków i pełnoletnich dzieci, którzy zgłoszą chęć przystąpienia do ubezpieczenia i uiszczania składki za ubezpieczenie. Przewidywana liczba uczestników umowy ubezpieczenia: Prokuratorzy i Pracownicy - łącznie 438 i jest to liczba osób obecnie ubezpieczonych; Współmałżonkowie.partnerzy i dorosłe dzieci - 86 osób i jest to liczba osób obecnie ubezpieczonych; Prokuratorzy w stanie spoczynku - 18 osób i jest to liczba osób obecnie ubezpieczonych. Przewidywana liczba uczestników umowy ubezpieczenia w podziale na warianty ubezpieczenia: Wariant ubezpieczenia nr I - 25 osób Wariant ubezpieczenia nr II - 108 osób Wariant ubezpieczenia nr III - 341 osób Wariant ubezpieczenia nr IV - 68 osób Zamawiający nie gwarantuje, że wszyscy ubezpieczeni skorzystają z możliwości przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 4.Wymagania Zamawiającego : 4.1Zamawiający wymaga realizowania zamówienia zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy z dnia 22 maja 2003r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 950), oraz innymi przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie. 4.2Zamawiający wymaga, aby ubezpieczenie obejmowało pełny, całodobowy zakres ubezpieczenia na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej oraz za granicą. 4.3Forma wystawienia polis - polisy muszą być wystawione odrębnie dla każdej z Prokuratur, jak również dla każdego z wariantów ubezpieczenia. 4.4Składka na ubezpieczenie płatna będzie przez okres realizacji zamówienia w okresach miesięcznych. 4.5Pierwsza i kolejna składka płatna jest nie później niż do 10 dnia miesiąca kalendarzowego, za który jest należna ochrona. 4.6Za datę płatności składki uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4.7Zamawiający wymaga, aby wysokość składki za jednego ubezpieczonego oraz zakres ubezpieczenia, były niezmienne przez okres realizacji zamówienia. 4.8Zamawiający wymaga braku karencji dla osób obecnie ubezpieczonych oraz nowo zgłoszonych, jeżeli przystąpiły one do ubezpieczenia poprzez złożenie deklaracji uczestnictwa przed upływem 3-ch miesięcy liczonych od daty: a.rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej określonej w polisie lub dokumencie umowy ubezpieczenia, b.nawiązania stosunku prawnego, jeżeli stosunek prawny ubezpieczanego z ubezpieczonym powstał po rozpoczęciu ochrony ubezpieczeniowej, c.zawarcia związku małżeńskiego, d.ukończenia 18-go roku życia (dotyczy dziecka pracownika), e.powrotu z urlopu macierzyńskiego.tacierzyńskiego, wychowawczego oraz bezpłatnego przez pracownika, współmałżonka.partnera, pełnoletnie dziecko. 4.9Zamawiający wymaga zagwarantowania ubezpieczonemu, który przestał być pracownikiem możliwości dożywotniej, indywidualnej kontynuacji. 4.10W razie wystąpienia konieczności przeprowadzenia badania lekarskiego ubezpieczonego, Zamawiający wymaga, aby badanie to odbyło się na terenie miast, w których siedzibę mają jednostki prokuratury apelacji łódzkiej, w miejscu pracy lub w miejscu zamieszkania ubezpieczonego. W innym przypadku Wykonawca zapewnia możliwość wypłaty stosownego świadczenia bez badania lekarskiego, na podstawie przekazanej dokumentacji lekarskiej. 4.11Zamawiający wymaga zapewnienia punktu obsługi likwidacji szkód na terenie: miast, w których siedzibę mają jednostki organizacyjne prokuratury apelacji łódzkiej, w miejscu pracy albo miejscu zamieszkania ubezpieczonych. W innym przypadku Wykonawca zapewnia możliwość złożenia wszelkiej dokumentacji w formie elektronicznej, faxem lub pocztą. 4.12Zamawiający wymaga zapewnienia możliwości likwidacji zgłoszonej szkody poprzez przesłanie formularza likwidacji szkód w formie elektronicznej, faxem lub pocztą pod adres wskazany przez Wykonawcę lub osobiste dostarczenie kompletnej dokumentacji przez osobę wyznaczoną przez Zamawiającego do obsługi grupowego ubezpieczenia na życie. 4.13Zamawiający wymaga zapewnienia likwidacji szkód i wypłaty świadczeń niezwłocznie po otrzymaniu kompletnej dokumentacji, nie później jednak niż w terminie określonym ustawowo. 4.14Zamawiający wymaga wypłaty świadczeń należnych ubezpieczonemu w formie gotówki lub przelewu na wskazane przez ubezpieczonego konto bankowe; 4.15Łączna wysokość kosztów zawarcia i obsługi ubezpieczenia (w tym kurtaż brokerski) będzie wynosić 16%. 4.16Zamawiający zobowiązuje się do obsługi grupowego ubezpieczenia na życie poprzez wskazanie osoby osób, która będzie prowadzić powyższą obsługę. Wykonawca zobowiązuje się zawrzeć umowę na obsługę grupowego ubezpieczenia na życie na odrębnych, ustalonych ze wskazaną osobą, warunkach. Wykonawca przez cały okres trwania umowy ubezpieczenia będzie przekazywał wynagrodzenie prowizyjne wskazanej osobie osobom. Wykonawca przez cały okres trwania umowy ubezpieczenia będzie przekazywał wynagrodzenie wskazanej osobie.osobom, w łącznej wysokości 8% inkasa miesięcznego. 4.17Zamawiający podczas czynności przygotowywania i przeprowadzania postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia oraz podczas zawierania i obsługi ubezpieczeń korzystać będzie z usług firmy brokerskiej: GESTUM Broker Sp. Z O.O., ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa, która jest pełnomocnikiem Zamawiającego w zakresie ubezpieczeń i będzie brać udział w pracach Komisji przetargowej w niniejszym postępowaniu. Firma brokerska wynagradzana będzie prowizyjnie przez Wykonawcę przez cały okres trwania umowy. Wynagrodzenie prowizyjne będzie wypłacane brokerowi w wysokości 8% inkasa miesięcznego. 4.18Zamawiający informuje, że nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 4.19Zamawiający nie dopuszcza wykonywania jakiejkolwiek części zamówienia przez podwykonawców. 4.20Prawo opcji - Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji polegające na wydłużeniu czasu trwania umowy o dodatkowe 3 miesiące na niezmienionych warunkach (m.in. wysokość składki, zakres i wysokość świadczeń). Wykonawca nie może odmówić, o ile Zamawiający złoży świadczenie o skorzystaniu z prawa opcji nie później niż 7 dni przed końcem trwania umowy. 4.21 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przedstawił Zamawiającemu, w formie pisemnej, zestawienie wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem liczby świadczeń i łącznej wartości wypłaconych świadczeń w podziale na poszczególne zdarzenia oraz jednostki organizacyjne prokuratury. Zestawienie wypłaconych świadczeń Wykonawca przedstawi, po upływie szczęściu miesięcy okresu umowy, nie później niż do 30.10.2016 r. Zestawienia należy przekazać do Zamawiającego na adres Prokuratury Okręgowej w Ostrowie Wielkopolskim, , ul. Krotoszyńska 37, 63-400 Ostrów Wielkopolski oraz mailem na adres: kkatna@ostrow.po.gov.pl . 5.Termin wykonania zamówienia. Termin realizacji zamówienia obejmuje maksymalnie okres 12 miesięcy. Datę rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej wskazuje Zamawiający po podpisaniu umowy odrębnym pismem. Przygotowanie oferty I.Wymagania formalne Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, jeżeli nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Jeśli osoba.osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (kopia pełnomocnictwa powinna być poświadczona notarialnie). 1.Oferta musi być kompletna i przygotowana zgodnie z treścią SIWZ. Zaleca się przygotowanie oferty przy wykorzystaniu formularzy, które stanowią załączniki do SIWZ. Ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, w języku polskim, pismem czytelnym, trwałym środkiem pisarskim. Wykonawca powinien wypełnić Kalkulację zgodnie ze wzorem - Załącznik Nr 3 do SIWZ oraz Załącznikiem Nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 2.Każdy Wykonawca może w niniejszym przetargu złożyć tylko jedną ofertę. 3.Wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia. 4.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia lub do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu oraz zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia. Pełnomocnictwo, z którego powinien wynikać zakres umocowania dla pełnomocnika ustanowionego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, należy załączyć do oferty. Wszelka korespondencja między Zamawiającym a Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia będzie kierowana do ustanowionego pełnomocnika ze skutkiem dla mocodawców. 5.Koszty opracowania i dostarczenia oferty oraz uczestnictwa w przetargu obciążają wyłącznie Wykonawcę. 6.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 7.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 8.Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 9.Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia publicznego w dynamicznym systemie zakupów. 10.Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 11.Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania Wykonawców. 12.Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień stanowiących nie więcej niż 30% wartości zamówienia podstawowego, zgodnych z przedmiotem zamówienia podstawowego. 13.Wskazane jest zapoznanie się z wymaganiami określonymi w SIWZ. Oferta musi zawierać: 1)Wypełniony i podpisany formularz ofertowy o nazwie Oferta (w Załączniku nr 2 do SIWZ druk do ewentualnego wykorzystania) lub w przypadku zastosowania przez Wykonawcę własnego formularza ofertowego, musi zawierać, co najmniej: a.dane o Wykonawcy (nazwę Wykonawcy, dokładny adres, telefon, e-mail itp.), b.określenie przedmiotu oferty odpowiadające przedmiotowi zamówienia, c.cenę przedmiotu oferty podaną w złotych polskich, która musi obejmować wykonanie całego przedmiotu oferty. Cena powinna być określona cyfrowo i słownie. d.W razie rozbieżności będzie przyjmowana cena określona słownie. Cena winna być podana w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi. e.oświadczenie potwierdzające spełnienie wymagań i warunków dotyczących przedmiotu zamówienia zgodnych z wymogami określonymi w rozdziale I SIWZ, f.informacje dotyczące warunków płatności (co najmniej potwierdzenie, że warunki płatności są zgodne z SIWZ), g.szczegółowy wykaz załączonych dokumentów. 2)Dokumenty wymienione w rozdziale V niniejszej SIWZ. 3)Stosowny dokument np. pełnomocnictwo (upoważnienie) do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli nie wynika ono z ogólnie obowiązujących przepisów lub innych dokumentów załączonych do oferty - oryginał lub kopia (odpis) dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza (w załączeniu do SIWZ formularze do ewentualnego wykorzystania). 14.Integralną częścią oferty są załączniki. 15.Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 16.Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby (osób) podpisującej ofertę. 17.Oferta musi być kompletna pod względem wymagań określonych w niniejszej SIWZ. 18.Zamawiający nie zaleca załączania do oferty materiałów niewymaganych w SIWZ. 19.Informacje zawarte w ofercie, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm., co do których Wykonawca zastrzegł, nie później niż w terminie składania ofert, że nie mogą być udostępnione, muszą być oznaczone klauzulą: NIE UDOSTĘPNIAĆ - TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA i załączone jako odrębna część oferty. 20.Oferta musi być złożona zamawiającemu w zaklejonym, nienaruszonym, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości i nieuszkodzonym opakowaniu, które będzie zaadresowane na Zamawiającego oraz będzie dodatkowo oznaczone napisem: Oferta w sprawie przetargu nieograniczonego na: UBEZPIECZENIE GRUPOWE, nie otwierać przed: 19.02.2016 roku do godz. 09:30 i będzie zawierać kolejne zamknięte opakowanie zawierające ofertę, które będzie oznaczone nazwą i dokładnym adresem wraz z numerami telefonów i faksów wykonawcy - musi zapewniać możliwość zwrotu Wykonawcy w stanie nie naruszonym w przypadku stwierdzenia złożenia oferty po terminie. 21.Opakowanie ofert spełnia funkcję porządkową, nieobarczoną rygorem odrzucenia oferty, jednakże w przypadku innego opakowania i oznaczenia oferty, lub jego braku, Wykonawca składający ofertę ponosi ryzyko z tego faktu wynikające. 22.W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść zapisów zawartych w SIWZ. Dokonane w ten sposób uzupełnienie przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom i jest ono dla nich wiążące. II.Zalecenia dodatkowe 1.Zaleca się, aby oferta wraz z załącznikami była złożona na kolejno ponumerowanych stronach, a numeracja stron rozpoczynała się od numeru 1, umieszczonego na pierwszej stronie oferty. 2.Zaleca się, aby kolejne strony (oferty oraz załączników) połączone były w sposób uniemożliwiający ich wypadnięcie z zawartości. 3.Zaleca się, aby każda strona oferty wraz z załącznikami była parafowana przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty.