Usługa serwisowania sprzętu biurowego (drukarek, kopiarek i faksów) po okresie gwarancyjnym eksploatowanego w Małopolskim Oddzioale Regionalnym ARiMR

Opis przedmiotu przetargu: Zakresem usługi serwisowania sprzętu jest objęte wykonanie usługi utrzymania sprzętu w należytej sprawności technicznej poprzez usuwanie awarii technicznych powstałych w czasie eksploatacji i dostarczanie części i podzespołów niezbędnych do wykonania powyższych czynności, a także na żądanie Zamawiającego przeglądu i konserwacji sprzętu. Szczegółowy zakres usługi przeglądu i konserwacji kopiarek i drukarek będących po okresie gwarancyjnym eksploatowanych przez Oddział Regionalny i podległe mu Biura Powiatowe obejmuje w szczególności: a) sprawdzenie urządzenia pod względem ewentualnych uszkodzeń mechanicznych b) ekspertyza stanu technicznego c) odkurzenie urządzenia z wszelkich nieczystości (toner, pył z papieru itp.) d) oczyszczenie układu skanowania mającego bezpośredni wpływ na jakość wydruków e) oczyszczenie układu napędowego f) oczyszczenie układu zagrzewania druku (wałek dociskowy oraz grzewczy) g) oczyszczenie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, wałki registracyjne, rolki prowadzące, rolki wyjścia) h) smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych i) ewentualna wymiana uszkodzonych części (po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego) j) sprawdzenie prawidłowości poboru papieru oraz podzespołów urządzenia po wykonaniu usługi oraz ewentualne regulacje k) oczyszczenie obudowy l) wykonanie wydruków próbnych w celu sprawdzenia jakości usługi m) wystawienie szczegółowej Karty Serwisowej, będącą jednocześnie kartą gwarancyjną na wykonaną usługę Szczegółowy zakres usługi usuwania awarii technicznych kopiarek, drukarek i faksów będących po okresie gwarancyjnym eksploatowanych przez Oddział Regionalny i podległe mu Biura Powiatowe (stwierdzonych podczas wykonywania przeglądu i konserwacji albo powstałych w trakcie eksploatacji sprzętu obejmuje w szczególności: a) diagnostykę stanu technicznego (ekspertyza) b) dostarczenie i wymianę podzespołów niezbędnych dla zapewnienia stałej wysokiej jakości wydruków i niezawodnej pracy urządzenia c) usunięcie awarii technicznej powstałej w trakcie eksploatacji sprzętu d) w przypadku czasu naprawy przekraczającego 7 dni od dnia zgłoszenia awarii, Wykonawca zapewnieni na czas naprawy nieodpłatnie sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż sprzęt podlegający naprawie wraz z materiałami eksploatacyjnymi do niego najpóźniej 7 dnia od zgłoszenia awarii. Zamawiający w uzasadnionych wypadkach może wyrazić zgodę na odstąpienie od dostarczenia sprzętu zastępczego. Warunki realizacji zamówienia. 1. Zamawiający wymaga, aby usługa przeglądu i konserwacji będąca przedmiotem zamówienia była wykonywana w siedzibie Wykonawcy wyposażonej w aparaturę niezbędną do diagnostyki i konserwacji sprzętu z zachowaniem należytej staranności, (oraz przy przestrzeganiu przepisów prawa, a w szczególności przepisów bezpieczeństwa). W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na wykonanie usługi przeglądu i konserwacji w siedzibie Zamawiającego. 2. Maksymalny termin wykonania usługi przeglądu i konserwacji wynosi 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego konkretnego urządzenia 3. Zamawiający wymaga, aby usuwanie awarii technicznych powstałych w toku eksploatacji sprzętu, było wykonywane w siedzibie Zamawiającego, chyba, że Zamawiający wyraził zgodę na jej wykonanie w siedzibie Wykonawcy, natomiast awarie techniczne stwierdzone w toku usługi przeglądu i konserwacji winny być usunięte w miejscu wykonywania usługi przeglądu i konserwacji. 4. Wykonawca udzieli na wymienione części i materiały eksploatacyjne gwarancji minimum do momentu wykonania wskazanej w wykazie części i materiałów liczby kopii, albo gwarancji na okres minimum 12 m-cy w przypadku, gdy ilość kopii nie została określona. Części użyte do naprawy powinny być nowe i oryginalne. 5. W przypadku, gdy przewidywany czas naprawy będzie dłuższy niż 7 dni Wykonawca zapewnieni na czas naprawy nieodpłatnie sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż sprzęt podlegający naprawie najpóźniej 7 dnia od zgłoszenia awarii. Zamawiający w uzasadnionych wypadkach może wyrazić zgodę na odstąpienie od dostarczenia sprzętu zastępczego. Maksymalny czas wykonania usługi naprawy wynosi 28 dni od dnia zgłoszenia awarii. Do okresu 28 dni czasu na wykonanie naprawy nie wlicza się czasu od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo sporządzonego kosztorysu lub oferty cenowej do dnia zatwierdzenia kosztorysu lub przekazania Wykonawcy części niezbędnej do usunięcia awarii. 6. W przypadku, gdy w trakcie naprawy zajdzie konieczność użycia części nie objętej wykazem Wykonawca przedstawi ofertę cenową powyższej części wraz z podaniem numeru katalogowego tej części nadanej przez producenta serwisowanego urządzenia, zaś na żądanie Zamawiającego prześle wypis z katalogu części producenta sprzętu w wersji papierowej lub elektronicznej zawierający podany nr części. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu powyższej części u innego Wykonawcy. 8. W cenę roboczogodziny winny zostać wliczone koszty ekspertyzy i dojazdu/ów. 9. Ceny (części i stawki roboczogodziny) obowiązywać będą w odniesieniu do wszystkich zleceń naprawy przyjętych do końca okresu obowiązywania umowy. 10. Koszty materiałowe rozliczane będą zgodnie z przedstawioną ofertą i wystawionymi na jej podstawie fakturami VAT. Faktury VAT uwzględnią rozdzielenie robocizny i materiałów. 11. Rozliczenie naprawy awaryjnej dokonywanej w siedzibie Zamawiającego odbywać się będzie każdorazowo na podstawie stawki godzinowej brutto (roboczogodziny) podanej przez wykonawcę w Formularzu ofertowym oraz ilości roboczogodzin potwierdzonej na protokole wykonania usługi przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego (wg listy uprawnionych osób przedstawionej przez Zamawiającego). Czas wykonywania usługi nie obejmuje dojazdu oraz jego kosztów, a także ekspertyzy. Roboczogodzina obliczana będzie poprzez określenie ilości minut trwania naprawy (wszystkie czynności podejmowane w celu naprawy, bez kosztów i czasu dojazdu oraz ekspertyzy), a następnie podzielenie otrzymanego wyniku przez sześćdziesiąt. Zamawiający zapłaci za każdą rozpoczętą roboczogodzinę. 12. W przypadku, gdy koszt naprawy przy uwzględnieniu materiałów oraz czasu naprawy będzie zbliżony do 70% wartości urządzenia za zgodą Zamawiającego Wykonawca odstąpi od dokonania naprawy. 13. W przypadku konieczności dokonania naprawy w siedzibie Wykonawcy wymagana jest akceptacja Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uczestnictwa w czynnościach wykonywanych w siedzibie Wykonawcy. 14. W przypadku konieczności dokonania naprawy w siedzibie Wykonawcy lub wynikającej z uszkodzenia stwierdzonego podczas wykonywania usługi przeglądu i konserwacji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji kosztorys określający ilość roboczogodzin oraz koniecznych części, który będzie stanowił podstawę do rozliczenia. Wykonawca przystąpi do wykonywania naprawy po zaakceptowaniu kosztorysu przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego (wg listy uprawnionych osób przedstawionej przez Zamawiającego) 15. W przypadku, gdy Zamawiający nie zaakceptuje przedstawionego kosztorysu, przedmiot naprawy zostanie dostarczony według wyboru Zamawiającego do siedziby Małopolskiego Oddziału Regionalnego albo Biura Powiatowego Zamawiającego, w którym znajdował się sprzęt zabrany do naprawy. Zamawiający zastrzega sobie w takiej sytuacji prawo zlecenia naprawy innemu Wykonawcy. 16. Z tytułu czynności, jakie podjął Wykonawca w przypadku określonym, w pkt. 15 niniejszego ustępu nie przysługuje mu wynagrodzenie. 17. Wzór Karty Serwisowej pełniącej jednocześnie rolę Protokołu Wykonania Usługi wymaga akceptacji Zamawiającego. 18. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego nieprawidłowego wykonania usługi naprawy, Wykonawca nieodpłatnie dokona rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego i bezpłatnie dokona usunięcia usterki. W takim przypadku Wykonawca bezpłatnie dokona usunięcia usterki w terminie 7 dni od dnia rozpatrzenia reklamacji oraz pokryje koszt części, których wymiana stała się konieczna na skutek źle wykonanej naprawy, a także zwróci koszt części, które niezasadnie zostały wymienione w ramach reklamowanej usługi. 19. W ramach czynności naprawy, przez urządzenie jest sygnalizowana konieczność wykonania jego konserwacji lub wymaga powyższego stan urządzenia stwierdzony podczas ekspertyzy mogą zostać wykonane czynności konserwacyjne nie stanowiące usługi przeglądu i konserwacji w rozumieniu niniejszej umowy, lecz czynności usuwania awarii technicznej. Powyższe czynności wykonywane są w siedzibie Zamawiającego i nie stanowią usługi przeglądu i konserwacji w rozumieniu niniejszego SIWZ, w związku z powyższym rozliczenie za powyższe czynności będzie następowało wg stawek za usuwanie awarii technicznych sprzętu. 20. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca instalacji sprzętu pomiędzy lokalizacjami lub nową lokalizacją Biura Powiatowego Zamawiającego.