Pełnienie funkcji koordynatora, specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej i asystenta ds. finansowo-księgowych projektu pn. Szkoła Równych Szans współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: 1 Opis przedmiotu zamówienia: pełnienie funkcji koordynatora, specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej i asystenta ds. finansowo-księgowych projektu pn. Szkoła Równych Szans współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2 Projekt Szkoła Równych Szans jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytetu, IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działania 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałania 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3 Dane dotyczące projektu: 3.1 Projekt realizowany jest w Gminie i Mieście Warta; 3.2 Wartość projektu - 1 396 450,00 zł.; 3.3 Liczba placówek oświatowych objętych projektem - 8; 3.4 Przewidywana liczba osób objętych wsparciem - 888; 4 Zakresy obowiązków i czynności: 4.1 Część I - Koordynator projektu: 4.1.1 Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 4.1.2 Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 4.1.3 Koordynowanie działań projektowych; 4.1.4 Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; 4.1.5 Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; 4.1.6 Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; 4.1.7 Nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; 4.1.8 Zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi; 4.1.9 Koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji; 4.1.10 Dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego; 4.1.11 Nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu; 4.1.12 Koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; 4.1.13 Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; 4.1.14 Nadzorowanie terminowego sporządzania wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 4.1.15 Nadzorowanie przygotowania i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w zakresie działań projektowych; 4.1.16 Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; 4.1.17 Planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników; 4.1.18 Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; 4.1.19 Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; 4.1.20 Obecność podczas kontroli projektu; 4.1.21 Współpraca z kierownikami szkolnymi w zakresie przygotowania szczegółowych programów zajęć; 4.1.22 Nadzorowanie przebiegu zajęć; 4.1.23 Nadzór nad jakością materiałów dydaktycznych; 4.1.24 Nadzór nad opracowaniem szczegółowego harmonogramu zajęć; 4.1.25 Nadzór nad zaprojektowaniem ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji; 4.1.26 Nadzór na monitoringiem i ewaluacją projektu oraz jego promocja; 4.1.27 Kontrola wydatkowania środków. 4.2 Część II - Specjalista ds. obsługi finansowo - księgowej projektu: 4.2.1 Wspieranie działań Koordynatora w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 4.2.2 Sporządzenie sprawozdań okresowych; 4.2.3 Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur; 4.2.4 Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu ze Skarbnikiem Gminy i Miasta Warta; 4.2.5 Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą; 4.2.6 Kontrola poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu; 4.2.7 Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 4.2.8 Księgowanie kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 4.2.9 Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu; 4.2.10 Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu; 4.2.11 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 4.2.12 Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania; 4.2.13 Nadzór nad płatnościami dla wykonawców; 4.2.14 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu; 4.2.15 Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji; 4.2.16 Współpraca z organami kontrolującymi. 4.3 Część III - Asystent ds. finansowo - księgowych projektu: 4.3.1 Wspieranie działań Koordynatora w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 4.3.2 Sporządzenie sprawozdań okresowych; 4.3.3 Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur; 4.3.4 Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu ze Skarbnikiem Gminy i Miasta Warta; 4.3.5 Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 4.3.6 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe projektów, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe (zależnie od potrzeb projektu). 4.3.7 Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu; 4.3.8 Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 4.3.9 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 4.3.10 Rejestracja faktur i rachunków wpływających; 4.3.11 Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania; 4.3.12 Nadzór nad płatnościami dla wykonawców; 4.3.13 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu; 4.3.14 Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji; 4.3.15 Współpraca z organami kontrolującymi. 5 Wykonywanie zleconych zadań odbywać się będzie w mieście Warta w siedzibie wskazanej przez Zamawiającego przez czas trwanie umowy we wszystkie dni z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, również w godzinach popołudniowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiada pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. Wykonawcy przyjmujący obowiązki związane z prowadzeniem Projektu będą zatrudnieni przez Zamawiającego na podstawie umowy zlecenia. Wykonawców obowiązuje należyta staranność w wykonywaniu przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawców podczas wykonywania przedmiotu zamówienia