Zakup usługi digitalizacji materiałów archiwalnych zespołu Policja Państwowa z zasobu Archiwum Akt Nowych w ramach WPR Kultura +.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na sprzęcie Wykonawcy digitalizacji materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującym na dzień składania ofert Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych wraz z załącznikami, zwanym dalej Zarządzeniem. Przez digitalizację Zamawiający rozumie wykonanie kopii cyfrowych z wybranych materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Akt Nowych stanowiących narodowe dziedzictwo archiwalne. 2. Zakres zamówienia: 2.1 Zakres zamówienia obejmuje: 2.1.1. uzupełnienie i wykonanie skanów metryczek oraz tablic początkowych i końcowych wg wzorów udostępnionych przez Zamawiającego; 2.1.2. skanowanie wskazanych przez Zamawiającego materiałów archiwalnych, 2.1.3. uporządkowanie wykonanych skanów we wskazanej strukturze katalogów oraz nadanie odpowiednich nazw plikom cyfrowym, 2.1.4. wykonanie OCR wszystkich skanów o rozpoznaniu min. 65% strony dokumentu 2.1.5. szczegółową kontrolę jakości. 2.2 Etapy wykonywania zamówienia: Wykonanie zamówienia podzielone jest na sześć etapów: 2.2.1. etap 1 wykonywania zamówienia - pierwszy etap odbioru partii skanów, 2.2.2 etap 2 wykonywania zamówienia - drugi etap odbioru partii skanów, 2.2.3 etap 3 wykonywania zamówienia - trzeci etap odbioru partii skanów, 2.2.4 etap 4 wykonywania zamówienia - czwarty etap odbioru partii skanów, każda partia skanów to ilość między 40,5 - 41 tysięcy skanów, ok. 4,5 - 5 mb wskazanych materiałów archiwalnych; partia przekazywanych skanów musi obejmować wyłącznie całe jednostki archiwalne. 2.2.5. piąty etap wykonywania zamówienia polega na przygotowaniu kopii użytkowych wszystkich plików zgodnie z punktem 6.10 oraz przygotowaniu plików użytkowych PDF według zasad określonych w pkt. 9. Piątemu etapowi podlegać mogą tylko skany zaakceptowane przez Zamawiającego, po upływie 10-dniowego terminu wnoszenia uwag. 2.2.6. szósty etap wykonania zamówienia - wykonanie OCR wszystkich skanów o rozpoznaniu min. 65% strony dokumentu 2.3. Każdy etap podlega odbiorowi pracy z 10-dniowym terminem na wniesienie uwag przez Zamawiającego. Etapy powinny być rozłożone w czasie w sposób uwzględniający 10-dniowy termin wnoszenia uwag przez Zamawiającego. 2.4. Za niedotrzymanie terminów wykonywania kolejnych etapów przez Wykonawcę, Wykonawca ponosi karę, której wysokość określona jest w umowie stanowiącej załącznik nr 1 do SIWZ. Czynności wymienione w pkt 2.2. wykonane zostaną zgodnie z Zarządzeniem. 3. Przewidywana liczba stron do digitalizacji wynosi ok. 162 000 z uwzględnieniem, że digitalizacja obejmuje całe jednostki archiwalne. Format materiałów do digitalizacji jest zróżnicowany do formatu A0. 4. Materiały archiwalne przechowywane są w teczkach tekturowych wiązanych. Dokumenty w jednostkach archiwalnych mogą być luźne lub szyte, przy czym jednostek i dokumentów szytych nie wolno rozszywać. 5. Proces digitalizacji odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy urzędu tj. 8.15 - 16.15 we wskazanym przez Zamawiającego pomieszczeniu. Do wykonania zamówienia zostanie udostępnione Wykonawcy pomieszczenie biurowe bez zaciemnienia. Zamawiający wymaga, aby usługa wykonana została na skanerach umożliwiających pracę przy świetle dziennym, nie mającym wpływu na proces skanowania i jego jakość. Wykonawca odpowiada za techniczne przygotowanie do procesu digitalizacji. 6. Wymagania dodatkowe Zamawiającego dotyczące digitalizacji materiałów archiwalnych : 6.1 Materiały archiwalne mają być zdigitalizowane w formacie TIFF bez kompresji zgodnie z Zarządzeniem. 6.2 Materiały archiwalne mają być skanowane w rozdzielczości odpowiadającej parametrom zgodnym z Zarządzeniem, ale z zachowaniem głębi kolorów dla każdego rodzaju materiału w przestrzeni barwnej RGB. 6.3 Kopie cyfrowe należy kadrować przy zachowaniu zapasu tła wokół obiektu, tzw. ramki o szerokości 0,5 cm, z zachowaniem wzorców koloru Q13 zgodnie z Zarządzeniem. 6.4 Wymagane jest, aby okładka i strona pierwsza każdej jednostki archiwalnej skanowana była wraz z wzornikiem kolorów i długości pozwalającym określić rzeczywisty rozmiar skanowanego obiektu. 6.5 Skanowanie materiałów archiwalnych musi odbywać się ręcznie bez użycia podajnika. 6.6 Skany metryczek i tablic początkowych nie są wliczane do ogólnej liczby zdigitalizowanych materiałów archiwalnych. 6.7 Tworzenie katalogów i nadawanie nazw plików należy wykonać zgodnie z Zarządzeniem, przy czym licznik oznacza kolejny numer skanu, a nie paginację/foliację strony/karty. 6.8 Zdigitalizowane pliki należy skatalogować w oparciu o istniejącą ewidencję do wskazanych materiałów archiwalnych (bazy IZA, ZOSIA, SEZAM) otrzymaną od Zamawiającego. 6.9 Podczas procesu należy zastosować skanery dostosowane do pracy przy świetle dziennym tj. z głowicą przejeżdżającą nad skanowanym obiektem, nie planetarną. 6.10 Wykonawca utworzy kopie użytkowe skanów o następujących parametrach: 6.10.1. Kopia do czytania -Plik z kompresją JPEG, -Rozdzielczość co najmniej 3500 pikseli na dłuższym boku, -Nałożony znak wodny Archiwum Akt Nowych dostarczony przez Zamawiającego. 6.10.2. kopia poglądowa -Plik z kompresją JPEG -Rozdzielczość co najmniej 800 pikseli na dłuższym boku -Nałożony znak wodny Archiwum Akt Nowych dostarczony przez Zamawiającego 6.10.3 Kopia - miniatura -Plik z kompresją JPEG -Rozdzielczość co najmniej 150 pikseli na dłuższym boku 6.10.4. Kopia - dokument -Plik multiPDF (wielostronicowy PDF) zawierający wszystkie skany z danej jednostki archiwalnej ułożonej w kolejności zgodnie z paginacją, dla każdej jednostki oddzielnie. -Pliki kopii użytkowych nazwane zostaną zgodnie z Zarządzeniem 6.11 Zasady dodawania wymaganych elementów identyfikujących kopię cyfrową określa Zarządzenie. 7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubiegający się o zamówienie dysponował do wykonania niniejszego zamówienia skanerami spełniającymi poniższe wymagania: 7.1 rozdzielczość skanowania na całym obszarze skanowania, bez interpolacji, zgodna z Zarządzeniem, 7.2 skanowanie światłem zimnym, bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania podczerwonego, 7.3 światło skanera aktywowane tylko na czas skanowania, 7.4 oświetlanie tylko aktualnie skanowanego fragmentu dokumentu, 7.5 wyposażenie w kołyskę umożliwiających digitalizację dzieł zwartych o grubości grzbietu do 35 cm, 7.6 możliwość skanowania zbiorów uszkodzonych, klejonych, o mniejszym kącie rozwarcia. 7.7 Obszar skanowania do formatu A0. 8. Kontrola jakości kopii cyfrowych aktowych materiałów archiwalnych: 8.1. Kontrola bieżąca powinna być wykonywana przez operatora skanera w toku digitalizacji; 8.2. Kontrola po zakończeniu etapu skanowania mająca charakter szczegółowy (obejmująca wszystkie skany), powinna być wykonywana przez osobę nieuczestniczącą w procesie skanowania. Ewentualne uwagi kontroler powinien wnieść do metryczki zdigitalizowanej jednostki. 8.3. W skład kontroli wchodzi: 8.3.1. weryfikacja poprawności nazewnictwa plików, zgodnie ze spisami, dostarczonymi przez Zamawiającego; 8.3.2. kontrola struktury katalogów; 8.3.3. kontrola parametrów skanowania; 8.3.4. ocena estetyki wykonania skanów (skany muszą być czytelne, nie mogą mieć elementów zasłaniających tekst); 8.3.5. kontrola paginacji na podstawie metryczek dołączonych do jednostek. 8.4 Kontroler skanów (kontrola szczegółowa, po zakończeniu skanowania) sprawdza i wykonuje poprawki w zakresie: 8.4.1. zmiany nazewnictwa plików i struktury katalogów; 8.4.2. kadrowania skanów, przy zachowaniu zapasu tła wokół obiektu, tzw. ramka, 8.4.3. korekta np. gamma, jasności, kontrastu może być przeprowadzona jedynie w celu poprawy czytelności skanu w porozumieniu z pracownikiem Archiwum, 8.4.4. wklejanie brakujących skanów stron - po wklejeniu brakujących skanów stron należy przenumerować pliki zgodnie z nową kolejnością; 8.4.5. korekta kolejności skanów zgodnie z paginacją - po wykonaniu korekty należy przenumerować pliki zgodnie z nową kolejnością. 8.4.6 w przypadku wykrycia błędów w parametrach skanowania, których kontroler nie może poprawić (np. zbyt niska rozdzielczość) - należy przeprowadzić ponowną digitalizację; 8.5. W przypadku niemożliwości wykonania poprawek, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zobowiązany jest on przygotować listę uwag do poprawek. Odbiór skanów bez dokonanych poprawek przez Zamawiającego możliwy jest po zaakceptowaniu listy uwag do poprawek. 8.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzania bieżących kontroli wykonanych kopii cyfrowych oraz kontroli konserwatorskiej. 9. Wykonawca przeprowadzi rozpoznawanie tekstu (OCR) wszystkich skanów o rozpoznaniu min. 65% strony dokumentu i zapisze wyniki w postaci plików PDF z warstwą tekstową ukrytą pod warstwą graficzną (warstwa tekstu rozpoznanego w procesie OCR możliwa do przeszukiwania, zaznaczania i kopiowania przez użytkownika). 10. Inne warunki 10.1. W celu potwierdzenia, że oferowana usługa odpowiadać będzie wymaganiom określonym w SIWZ, Zamawiający żąda złożenia próbek skanów wykonanych na sprzęcie i oprogramowaniu Wykonawcy i na materiale dostarczonym przez Zamawiającego, w jego siedzibie. Próbki skanów zostaną wykonane na koszt Wykonawcy i załączone jako załącznik nr 11 do oferty. Próbki skanowania dotyczyć będą przykładowych materiałów archiwalnych wytypowanych do digitalizacji. 10.2. Zamawiający wymaga próbki targetu rozdzielczości określającego zdolność rozdzielczą urządzenia, która zostanie również dołączona do SIWZ, jako załącznik nr 12 do oferty. 10.3. Wszystkie próbki pozostają u Zamawiającego po ich wykonaniu. Próbki mają stanowić potwierdzenie jakości i kalibracji skanera. Zamawiający dokona weryfikacji próbek w odniesieniu do zapisu SIWZ. 10.4. Próbki podlegają uzupełnieniu w trybie art. 26 ust.3 PZP jako próbki służące do oceny pod względem ich zgodności z SIWZ. 10.5. Zgodnie z art. 97 ust. 2 PZP, Zamawiający zwróci próbki Wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane na ich wniosek. Próbki Wykonawcy, którego oferta została wybrana stanowi dowód i tym samym nie podlega zaliczeniu na poczet świadczenia Wykonawcy (liczby skanów). 10.6. Po złożeniu próbek i ocenie ich przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania przedstawionej w próbkach jakości. Skany o niższej jakości nie zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego.