Opracowanie strategii komunikacji i kreacji kampanii promocyjnej na potrzeby realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej Etap I, współfinansowanego z Działania 6.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 - 2013 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii komunikacji i kreacji kampanii promocyjnej na potrzeby realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej Etap I, współfinansowanego z Działania 6.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 - 2013 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym. 2. Opis szczegółowego przedmiotu zamówienia - zamówienie będzie realizowane w następujący sposób: Zadanie 1 - przygotowanie i opracowanie strategii komunikacji, która powinna zawierać: 1) analizę rynku i branży produktów turystycznych związanych z turystyką wodną, 2) diagnozę stanu wyjścia (identyfikacja i analiza obecnego wizerunku Pętli Żuławskiej), 3) określenie grupy docelowej - podział grup docelowych, potrzeby (motywatory) poszczególnych grup, 4) określenie celów i kanałów komunikacji (PR, reklama, outdoor, indoor, marketing bezpośredni, promocja sprzedaży itp.), 5) opracowanie zestawu narzędzi do komunikacji marketingowej, 6) określenie koncepcji kreatywnej (przekaz komunikacji wraz z jej uzasadnieniem i zaletami pomysłu), 7) dokonanie zróżnicowania strategii ze względu na grupy docelowe, 8) określenie otoczenia marketingowego Pętli Żuławskiej (bezpośredni i potencjalni konkurenci, bezpośredni i potencjalni sprzymierzeńcy), 9) opracowanie planu kampanii i Public Relations na lata 2011-2013 w ramach planowanej kwoty 1 500 000 zł brutto, w tym etap I - 800 000 zł brutto i etap II - 700 000 zł brutto, 10) opracowanie wstępnego media planu dla potrzeb realizacji I etapu projektu Pętli Żuławskiej (okres: styczeń - luty i kwiecień - maj 2012), 11) opracowanie harmonogramu wdrożenia działań komunikacyjnych wraz z kosztorysem, 12) wskazanie podstawowych problemów do rozwiązania, 13) rekomendacje i wnioski końcowe. Zadanie 2 - przygotowanie i opracowanie kreacji kampanii promocyjnej dla potrzeb realizacji projektu Pętli Żuławskiej - rozwój turystyki wodnej Etap I, która powinna zawierać m.in.: 1) opracowanie minimum 5 propozycji niekonwencjonalnych działań promocyjnych (ambient), 2) opracowanie wraz ze składem w jez. polskim, niemieckim, angielskim i rosyjskim projektu graficznego ulotki co najmniej w formacie: 600 x 220 mm po złożeniu 120 x 220 mm, gramatura co najmniej 175g, papier co najmniej kreda błysk, 3) opracowanie wraz ze składem w jez. polskim, niemieckim, angielskim i rosyjskim projektu graficznego przewodnika żeglarskiego Pętla Żuławska co najmniej w formacie wysokiej jakości 210 x 210 mm, objętość min. 80 stron, gramatura co najmniej 135g, papier co najmniej kreda błysk, foliowany, 4) opracowanie wraz ze składem w jez. polskim, niemieckim, angielskim i rosyjskim projektu graficznego wydawnictwa: mapa Pętli Żuławskiej (obszar Delty Wisły i Zalewu Wiślanego), w formacie co najmniej 400 x 300 mm, dwustronna, foliowana, gramatura co najmniej 175g, papier co najmniej kreda błysk, skala 1:100 000, łamane na 3, 5) opracowanie 4 propozycji reklamy prasowej (wizualizacja, układ tekst, główny slogan) do ogólnopolskich portali i magazynów turystycznych i żeglarskich, 6) opracowanie propozycji projektów 10 gadżetów promocyjnych przygotowanych w oparciu o linię graficzną Systemu Identyfikacji Pętli Żuławskiej, 7) opracowanie minimum 12 bannerów internetowych, 8) opracowanie projektów (propozycji) innych rekomendowanych przez Wykonawcę minimum 5 działań promocyjnych i PR nawiązujących do specyfiki Pętli Żuławskiej, 9) określenie dla opracowanych materiałów promocyjno - reklamowych parametrów (wymiar, format, materiał, wykończenie, grafika, rodzaj nadruku, gramatura, rodzaj papieru, łamanie, forma opakowania, itp.). Przy tworzeniu projektów pożądane jest niekonwencjonalne podejście będące gwarantem powstania oryginalnych propozycji. Wszystkie materiały będą zaprojektowane i wykonane przez Wykonawcę zgodnie z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. 3. Zamawiający udostępni Wykonawcy na czas wykonania zamówienia następujące materiały i dokumenty: 1) Program rozwoju dróg wodnych Delty Wisły i Zalewu Wiślanego (w zakresie turystycznego ich wykorzystania) Pętla Żuławska - Międzynarodowa Droga Wodna E-70 2) Koncepcja programowo - przestrzenna projektu Pętla Żuławska - Międzynarodowa Droga Wodna E 70 3) System Identyfikacji Wizualnej Pętla Żuławska 4) Studium wykonalności projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej 5) Projekt Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej 6) Prognoza wpływu na środowisko projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej 7) Przewodnik Turystyki Wodnej - Pętla Żuław 8) Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu 9) System Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego. 4. Dokumenty, o których mowa w pkt. 3 zostaną udostępnione Wykonawcy po podpisaniu umowy na płycie CD w formacie PDF lub DOC. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru materiałów z siedziby Zamawiającego tj. z Biura Rozwoju Dróg Wodnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego; Gdańsk ul. Długi Targ 8/10 pokój nr 7. 5. Dzieło (przedmiot umowy) należy wykonać: 1) w formie pisemnej - 3 egzemplarze oprawionego wydruku, 2) w formie elektronicznej na nośniku elektronicznym (z zapisem zaprojektowanych projektów graficznych i ich elementów w formatach DOC lub DOCX, PDF, AI, JPEG, TIFF, CDR, PSD, EPS oraz raportu końcowego z przeprowadzonych badań w formatach DOC lub DOCX i XLS lub XLSX ) - 3 egzemplarze. 6. Cel przedmiotu zamówienia 1. Celem przedmiotu zamówienia jest przygotowanie działań promocyjno-informacyjnych dot. przeprowadzenia kampanii promocyjnej na potrzeby realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej Etap I, współfinansowanego z Działania 6.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 -2013 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym. Przewidywane działania będą ukierunkowane na: 1) Wzmocnienie marki produktu turystycznego Pętli Żuławskiej poprzez spójny przekaz marketingowy, służący identyfikacji Województwa, w tym obszaru Delty Wisły i Zalewu Wiślanego, 2) wzmocnienie turystycznego wizerunku województwa poprzez rozwój turystyki wodnej, 3) przyciągniecie turystów poprzez zaoferowanie produktu turystycznego opartego o unikatowe walory turystyczne. Wymagany termin wykonania zamówienia do dnia 30 września 2011 r., w tym dla poszczególnych zadań przedmiotu zamówienia opisanych w rozdziale 2 ust. 2 SIWZ: 1) Zadanie 1 - przygotowanie i opracowanie strategii komunikacji - do 15 sierpnia 2011 r. 2) Zadanie 2 - przygotowanie i opracowanie kreacji kampanii promocyjnej dla potrzeb realizacji projektu Pętli Żuławskiej - rozwój turystyki wodnej. Etap I - do 30 września 2011 r. 2. Przez wykonanie przedmiotu zamówienia rozumie się odebranie przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego bez zastrzeżeń stwierdzone podpisanym przez strony protokołem zdawczo-odbiorczym, 3. Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji Zamawiającemu prac w postaci roboczych wersji dokumentów, w szczególności projektów graficznych i opisowych w wersji elektronicznej, 4. Wykonawca jest zobowiązany do wyznaczenia osób (y) do koordynacji wszystkich prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, 5. Wykonawca będzie zobowiązany do informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji materiałów informacyjno-promocyjnych (na bieżąco), 6. Zamawiający ma możliwość wielokrotnego zgłaszania uwag do treści: strategii komunikacji oraz projektów materiałów promocyjnych, medialnych i prasowych dla kreacji kampanii w ramach realizacji projektu Pętli Żuławskiej - rozwój turystyki wodnej Etap I. Wykonawca powinien uwzględnić uwagi lub zastrzeżenia zgłoszone przez Zamawiającego i przekazać poprawioną wersję projektu lub odnieść się do nich. Uwagi lub zastrzeżenia Zamawiającego powinny być zgłaszane na bieżąco do opracowań każdego z zadań, o których mowa jest w rozdz. III ust.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia kolejnych uwag lub zastrzeżeń w terminach wskazanych powyżej w sytuacji, gdy Wykonawca nie uwzględni wszystkich jego uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio