ORGANIZACJA MIĘDZYNARODOWEGO FESTIWALU KULTURY ANTYCZNEJ GOTANIA 2013 W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2013 w ramach realizacji projektu Od wizji do nowoczesnego zarządzania podregionem Gotania Zakres zamówienia obejmuje: Organizację 2-dniowej imprezy promocyjnej Termin i miejsce festiwalu: Lp. Miejsce i charakter imprezy Termin imprezy 1 miejscowość Hulcze (Gmina Dołhobyczów) stadion 14.07.2013 r. niedziela 2 miejscowość Komarów-Osada (Gmina Komarów-Osada) boisko sportowe 21.07.2013 r. niedziela Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: I. Hulcze - 14 lipca 2013 r. 1. Zabezpieczenie co najmniej 5 grup rekonstrukcyjnych z kraju w ilości nie mniej niż 70 rekonstruktorów. Specyfika i charakter grup rekonstrukcyjnych powinien być zbieżny z tematyką festiwalu (np. Celtowie, Dakowie, Trakowie, Goci, Rzymianie/Legioniści, Wandalowie, Bałtowie, Sarmaci lub inne, o zbliżonym charakterze). Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z uczestnictwem grup w festiwalu, obejmujące m. innymi: koszty dojazdu, ewentualnego zakwaterowania, wyżywienia, zabezpieczenie strony artystycznej/wynagrodzenie osób występujących. - zapewnienie poczęstunku w postaci dawnego jadła dla uczestników imprezy odwiedzających obóz 2. Urządzenie i wyposażenie historycznego obozu w Hulczu, według opisu i wstępnej propozycji rozmieszczenia poszczególnych części obozu historycznego zawartych w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2013, stanowiącym Załącznik Nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W ramach wyposażenia obozu wykonawca zapewni: zabezpieczenie drewna opałowego do ognisk obozowych w ilości 12 m3 zabezpieczenie 20 sztuk kostek sprasowanej słomy zabezpieczenie 3 sztuk kostek sprasowanej słomy w belach zapewnienie występów zespołów muzycznych w klimacie antycznym lub wczesnośredniowiecznym oraz regionalnym od godz. 12:00 do godz. 18:00 Wykonawca zgłasza gotowość przygotowania obozu historycznego w Hulczu do godziny 12-tej w dniu festiwalu. 3. Zorganizowanie targów gockich oraz pokazów promujących rzemiosło, obrzędy i życie Gotów z urządzeniem obozu gockiego, przygotowywaniem i degustacją potraw gockich oraz zorganizowanie zabawy w Gotów. W ramach urządzenia obozu m. innymi: stanowisko z gliną - możliwość lepienia naczyń przez uczestników imprezy, tor do rzutu oszczepem, targ gocki - namiot kramowy lub lekka wiata kryta płótnem gdzie prezentowane będą wyroby gockie i miejscem, w którym uczestnicy imprezy będą mogli przymierzyć gocki strój i zapozować do zdjęcia (panowie w pełnym rynsztunku, panie z biżuterią), palenisko z dawną kuchnią - pieczone mięsiwo, tradycyjne pieczywo, kocioł z gulaszem (do degustacji przez uczestników imprezy bez dodatkowych opłat), pokazy walk, fabularyzowane scenki 4. Zabezpieczenie co najmniej 3 rzemieślników prezentujących dawne rzemiosła (tkactwo, garncarstwo, kowalstwo i inne odpowiadające lub zbliżone do realiów historycznych okresu rzymskiego). 5. Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504). Przewidywana liczba uczestników - około 1200 osób; planowy czas imprezy masowej w godz. od 12.00 do 24:00 zapewnienie ochrony uczestników imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), koszty ubezpieczenia imprezy - opłacenia ubezpieczenie OC i NNW zgodnie przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), powiadomienia ochrony, że przebywanie w obszarach wydzielonych imprezy masowej dozwolone jest wyłącznie dla osób posiadających identyfikatory wykonane przez wykonawcę: Organizator, VIP, Prasa-Media, Artysta, Wystawca, a wejście innych osób może się odbywać tylko w towarzystwie osób posiadających identyfikatory; nagłośnienie i oświetlenie terenu imprezy/estradowe spełniające wymogi riderów występujących gwiazd/zespołów muzycznych - dla zespołu ŁZY wg załącznika nr 10 do SIWZ. zapewnienie agregatów prądotwórczych o odpowiedniej mocy w celu zabezpieczenia zaplecza techniczno-logistycznego imprezy wykonanie 50 szt. składanych zaproszeń w formacie A5; min. parametry: papier kreda o gramaturze 300 gram, druk dwustronny, kolor 4+4, treść do uzgodnienia z Zamawiającym, termin wykonania i dostarczenia zaproszeń w ciągu 5 dni od podpisania umowy zapewnienie zespołu do zabawy tanecznej - od godz. 22:15 do zakończenia imprezy dostawa i ustawienie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego dużej estrady/sceny, sprawnej technicznie, posiadającej niezbędne atesty, zadaszonej i osłoniętej, spełniającej wymogi zespołu ŁZY zgodnie z załącznikiem nr 10 do SIWZ montaż sceny w uzgodnionym miejscu w Hulczu najpóźniej do godz. 9-tej dnia 14.07.2013 r. - demontaż po zakończeniu imprezy, udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.); zabezpieczenie sanitariatów, uzyskanie wymaganych zezwoleń na organizację imprezy masowej zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), zapewnienia odpowiedniej ochrony estrady od momentu przyjazdu na teren imprezy masowej do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny zgodnie z wymogami zawartymi w załączniku nr 10 do SIWZ. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież spowodowaną niewystarczającą ochroną i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń, zapewnienie opieki medycznej w dniu festiwalu od godz. 9:00 do zakończenia imprezy. utrzymanie czystości i porządku (zapewnienie odpowiedniej ilości pojemników na śmieci) oraz wywóz nieczystości do godz. 9:00 dnia następnego po imprezie (15.07.2013 r.) zapewnienie minimum 2 osób do promocji i kolportowania ulotek w czasie imprezy (od godz. 13:00 do godz. 20:00 w dniu 14.07.2013 r.) 6. Zapewnienie przez cały okres trwania imprezy konferansjera, który będzie zapowiadał występy i inne wydarzenia opisane w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2013, stanowiącego Załącznik Nr 8 do SIWZ 7. Zorganizowanie przed sceną ok. 1,5 godzinnego bloku gier, konkursów i zabaw dla dzieci z zapewnieniem co najmniej 3 animatorów (w tym mistrzowskie pokazy piłkarskie we Freestyle Football) z zapewnieniem nagród dla uczestników konkursów 8. Zorganizowanie min. 15-minutowego pokazu tańca z ogniem na zakończenie imprezy po koncercie gwiazdy wieczoru (ok. godz. 22:00). 9. Przetransportowanie z Hrubieszowa do Hulcza i po zakończeniu imprezy z Hulcza do Hrubieszowa środków trwałych przekazanych przez Zamawiającego, niezbędnych do zorganizowania imprezy: agregatu prądotwórczego wraz z jego obsługą techniczną podczas imprezy oraz odtransportowanie środków po zakończeniu imprezy do Hrubieszowa, trybun turystycznych, 10. W ramach organizacji festiwalu, w celu zorganizowania programu Wykonawca zapewni/dostarczy na miejsce imprezy: dwa namioty o wymiarach 5x5x2,5m posiadające wymagane atesty i certyfikaty niepalności Ściany: 1 pełna, 2 z oknami, 1 z wejściem zamykanym, wysokość ściany min. 2,1m; W w/w namiotach uczestnicy festiwalu (m. innymi mieszkańcy i turyści) będą mogli przymierzać stroje udostępnione przez rekonstruktorów i pozować do zdjęć, w przypadku opadów deszczu pod namiotem zorganizowane będą gry i zabawy z dziećmi, lustro o wymiarach 90x150 cm w drewnianej ramie z podpórką umożliwiającą postawienie na gruncie, podłodze lub ławie 30 krzeseł składanych (stelaż metalowy z siedziskami i oparciami tapicerowanymi/ skaj) i rozstawienia przed sceną dla zaproszonych gości II. Komarów-Osada - 21 lipca 2013 r. 1. Zabezpieczenie grup rekonstrukcyjnych w ilości nie mniej niż 5 grup krajowych i nie mniej niż 70 rekonstruktorów/członków grup. Grupy rekonstrukcyjne prezentujące obyczaje, rzemiosła, obrzędy, stroje i uzbrojenie (np. Celtowie, Dakowie, Trakowie, Goci, Rzymianie/Legioniści, Wandalowie, Bałtowie, Sarmaci lub inne, o zbliżonym charakterze). Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z uczestnictwem grup w festiwalu, obejmujące m. innymi: koszty dojazdu, wyżywienia w dniu festiwalu, zabezpieczenie strony artystycznej/wynagrodzenie osób występujących zapewnienie poczęstunku w postaci dawnego jadła dla uczestników imprezy odwiedzających obóz 2. Zabezpieczenie co najmniej 3 rzemieślników prezentujących dawne rzemiosła (tkactwo, garncarstwo, kowalstwo i inne odpowiadające lub zbliżone do realiów historycznych okresu rzymskiego). 3. Urządzenie i wyposażenie historycznego obozu w Komarowie-Osadzie według opisu i wstępnej propozycji rozmieszczenia poszczególnych części obozu historycznego zawartych w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2013, stanowiącym Załącznik Nr 8 do SIWZ W ramach wyposażenia obozu wykonawca zapewni: zabezpieczenie drewna opałowego do ognisk obozowych w ilości 12 m3 zabezpieczenie 20 sztuk kostek sprasowanej słomy zabezpieczenie 3 sztuk kostek sprasowanej słomy w belach zapewnienie występów zespołu muzycznego w klimacie antycznym lub wczesnośredniowiecznym od godz. 12:00 do godz. 18:00 Wykonawca zgłasza gotowość przygotowania obozu historycznego w Komarowie-Osadzie do godziny 12-tej w dniu festiwalu. 4. Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504). Przewidywana liczba uczestników - około 1200 osób; planowy czas imprezy masowej w godz. od 12.00 do 24.00. zapewnienie ochrony uczestników imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), koszty ubezpieczenia imprezy - opłacenia ubezpieczenie OC i NNW zgodnie przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), powiadomienia ochrony, że przebywanie w obszarach wydzielonych imprezy masowej dozwolone jest wyłącznie dla osób posiadających identyfikatory wykonane przez wykonawcę: Organizator, VIP, Prasa -Media, Artysta, Wystawca, a wejście innych osób może się odbywać tylko w towarzystwie osób posiadających identyfikatory; nagłośnienie i oświetlenie terenu imprezy/estradowe spełniające wymogi dla zespołu BRACIA wg załącznika nr 11 do SIWZ. zapewnienie agregatów prądotwórczych o odpowiedniej mocy w celu zabezpieczenia zaplecza techniczno-logistycznego imprezy wykonanie 50 szt. składanych zaproszeń w formacie A5; min. parametry: papier kreda o gramaturze 300 gram, druk dwustronny, kolor 4+4, treść do uzgodnienia z Zamawiającym, termin wykonania i dostarczenia zaproszeń w ciągu 5 dni od podpisania umowy dostawa i ustawienie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego dużej estrady/sceny, sprawnej technicznie, posiadającej niezbędne atesty, zadaszonej i osłoniętej, spełniającej wymogi zespołu BRACIA zgodnie z załącznikiem nr 11 do SIWZ montaż sceny w uzgodnionym miejscu w Komarów-Osada najpóźniej do godz. 9-tej dnia 21.07.2013 r. - demontaż po zakończeniu imprezy, udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.); zabezpieczenie sanitariatów, uzyskanie wymaganych zezwoleń na organizację imprezy masowej zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), zapewnienia na własny koszt odpowiedniej ochrony estrady od momentu przyjazdu na teren imprezy masowej do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny zgodnie z wymogami zawartymi w załączniku nr 11 do SIWZ. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież spowodowaną niewystarczającą ochroną i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń, zapewnienie opieki medycznej w dniu festiwalu od godz. 9:00 do zakończenia imprezy utrzymanie czystości i porządku (zapewnienie odpowiedniej ilości pojemników na śmieci) oraz wywóz nieczystości do godz. 9:00 dnia następnego po imprezie (22.07.2013 r.) zapewnienie minimum 2 osób do promocji i kolportowania ulotek w czasie imprezy (od godz. 14:00 do godz. 20:00 w dniu 21.07.2013 r.) zapewnienie/dostawa namiotu, minimalne wymiary: długość 12m, szerokość 8m, wysokość boku 3m, wysokość w szczycie 4,50 m. Materiał: PVC o gramaturze co najmniej 500g/m² i certyfikatem niepalności ścian, konstrukcja stalowa, średnica rur: co najmniej 50 mm, w w/w namiocie uczestnicy imprezy będą mogli przymierzać stroje epokowe oraz pozować do zdjęć (panowie w pełnym rynsztunku, panie z biżuterią); zapewnienie/dostawa 50 szt. ławek i 10 szt. stołów dla uczestników imprezy (minimalne wymiary ławki: szer. 25cm, dł. 200cm, wysokość 46 cm; minimalne wymiary stołu: szer. 60cm, dł. 200cm, wys. 75cm) wykonanych z solidnego drewna sosnowego oraz stelażu metalowego rurowego, pokryte lakierem odpornym na działanie promieni UV i czynników atmosferycznych zapewnienie/dostawa 9 kompletów strojów gockich : 3 męskie, 3 damskie i 3 dziecięce wykonanych zgodnie z załącznikiem nr 12 do SIWZ (Wzory stroju gockiego wraz z elementami) Stroje wykorzystane zostaną dla przedstawicieli władz i organizatorów podczas imprezy. 5. Zapewnienie przez cały okres trwania imprezy konferansjera, który będzie zapowiadał występy i inne wydarzenia opisane w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2013, stanowiącego Załącznik Nr 8 do SIWZ 6. Zorganizowanie min. 15-minutowego pokazu tańca z ogniem zakończenie imprezy po koncercie gwiazdy wieczoru (ok. godz. 22:00). 7. Zorganizowanie konkursu Smaki Komarowa dla Kół Gospodyń Wiejskich i Klubów Seniora (zabezpieczenie nagród do równowartości kwoty: za I miejsce 2 000 zł, za II miejsce 1500 zł i za III miejsce 1000 zł). Rodzaj nagród zostanie uzgodniony z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Jeżeli w SIWZ przy opisie przedmiotu zamówienia wskazana została nazwa producenta, znak towarowy, patent lub pochodzenie w stosunku do określonych materiałów, urządzeń, itp. Zamawiający wymaga, aby traktować takie wskazanie jako przykładowe i dopuszcza zastosowanie przy realizacji zamówienia materiałów, urządzeń, itp. równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane. Wykonawca może zastosować materiały równoważne, ale muszą one być nie gorsze od materiałów zastosowanych w dokumentacji lub muszą przewyższać jakością materiały ujęte w dokumentacji. W przypadku zastosowania materiałów równoważnych dotyczących zamówienia wykonawca przedstawi niezbędne certyfikaty lub badania dla wszystkich materiałów tzw. równoważnych na etapie składania ofert.