Wykonanie analiz, badań i ekspertyz objętych zadaniami 3, 4, 6 projektu Sprawny Samorząd. Wdrażanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z terenu województwa opolskiego i śląskiego

Opis przedmiotu przetargu: Zadanie 3 Projektu I. Analiza i synteza normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec procesu komunikacji wewnętrznej w 12 urzędach beneficjentów 1. Dokonanie analizy normatywnych zadań i obowiązków beneficjentów oraz innych wymagań w zakresie komunikacji wewnętrznej w 12 urzędach beneficjentów, określonych w 1) powszechnie obowiązujących lub znajdujących się w toku procedury prawodawczej aktach normatywnych (ustawach i rozporządzeniach wykonawczych, projektach ustaw co najmniej złożonych w Sejmie oraz projektach rozporządzeń, co najmniej skierowanych do uzgodnień międzyresortowych) 2) obowiązujących u wszystkich 12 beneficjentów aktach prawa miejscowego (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego) 3) obowiązujących u wszystkich 12 beneficjentów aktach kierownictwa wewnętrznego - uchwałach nie mających statusu aktu prawa miejscowego, zarządzeniach, regulaminach, instrukcjach regulujących bezpośrednio lub pośrednio zasady komunikacji wewnętrznej (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego) 4) Polskich Normach oraz innych dokumentach normalizacyjnych w rozumieniu przepisów o normalizacji, regulujących systemy zarządzania jakością stosowane w urzędach administracji publicznej, w tym w urzędach beneficjentów 2. Dokonanie syntezy danych zgromadzonych w wyniku analizy przeprowadzonej zgodnie z ust. 1 i 2 oraz sformułowanie wniosków końcowych, zwanych wnioskami końcowymi Analizy, zawierających 1) pełny wykaz normatywnych zadań i obowiązków 2) pełny wykaz organizacyjnych oraz informatycznych wymagań 3) założenia metodologiczne dotyczące opracowania, standaryzacji i walidacji metod badań II. Wykonanie badań pt Ocena prawidłowości i efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi komunikacji wewnętrznej w 12 urzędach beneficjentów 1. Określenie hipotez badawczych dotyczących prawidłowości oraz efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi informatycznych komunikacji wewnętrznej stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów przewidzianych do weryfikacji w badaniach, zgodnie z wnioskami końcowymi Analizy 2. Opracowanie, standaryzacja i walidacja adresowanych do pracowników 12 urzędów beneficjentów zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych 1) Przeprowadzenie przy pomocy kwestionariuszy określonych w ust.2 badań ewaluacyjnych trybie ex-ante. 3. Dokonanie metodą SWOT lub inną równoważną techniką analityczną interpretacji wyników badań przeprowadzonych zgodnie z ust. 3 w kontekście przyjętych hipotez badawczych i sformułowanie wniosków z przeprowadzonych badań, dotyczących organizacyjnych i informatycznych możliwości oraz ograniczeń związanych z realizacją w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów III. Wykonanie ekspertyzy pt Optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej w 12 urzędach beneficjentów 1. Opracowanie na podstawie 1) wniosków końcowych Analizy 2) wniosków z przeprowadzonych badań prawidłowości i efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi informatycznych komunikacji wewnętrznej stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, opisu optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, z uwzględnieniem ich rodzaju (starostwo, urząd miasta, urząd gminy) oraz wielkości, z zastrzeżeniem ust.2 2. Opracowanie opisu przedmiotu i określenie szacunkowej wartości łącznego zamówienia na wdrożenie optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej we wszystkich 12 urzędach beneficjentów Zadanie 4 Projektu I. Wykonanie analizy i syntezy normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec systemów obiegu dokumentów w urzędach 12 beneficjentów 1. Dokonanie analizy normatywnych zadań i obowiązków beneficjentów oraz innych wymagań w zakresie obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, określonych w 1) powszechnie obowiązujących lub znajdujących się w toku procedury prawodawczej aktach normatywnych (ustawach i rozporządzeniach wykonawczych, projektach ustaw, co najmniej złożonych w Sejmie oraz projektach rozporządzeń, co najmniej skierowanych do uzgodnień międzyresortowych), w szczególności w zakresie informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, podpisów elektronicznych, postępowania administracyjnego, postępowania podatkowego, ewidencji ludności, instrukcji kancelaryjnej 2) obowiązujących u wszystkich 12 beneficjentów aktach prawa miejscowego (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego) 3) obowiązujących u wszystkich 12 beneficjentów aktach kierownictwa wewnętrznego - uchwałach nie mających statusu aktu prawa miejscowego, zarządzeniach, regulaminach, instrukcjach, regulujących bezpośrednio lub pośrednio a) modele, procedury i metody oraz narzędzia wchodzące w skład systemów obiegu dokumentów tradycyjnych (papierowych) i dokumentów elektronicznych b) struktury obecnie prowadzonej dokumentacji pod kątem jednolitego rzeczowego wykazu akt z uwzględnieniem prawidłowości stosowania symboli klasyfikacyjnych oraz kwalifikacji archiwalnej (przypisanej symbolom klasyfikacyjnym kategorii archiwalnej) akt c) wykaz rejestrów i ewidencji objętych obowiązkiem stosowania w obiegu, w tym elektronicznym obiegu dokumentów d) zasad funkcjonowania biura obsługi interesanta (klienta, mieszkańca ) (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego) 4) Polskich Normach oraz innych dokumentach normalizacyjnych w rozumieniu przepisów o normalizacji, regulujących systemy zarządzania jakością stosowane w urzędach administracji publicznej, w tym w urzędach beneficjentów 2. Dokonanie, w oparciu o przegląd 12 urzędów beneficjentów dokonanie analizy organizacyjnych oraz informatycznych wymagań dotyczących sposobu zapewnienia spełniania normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie systemów obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, obejmujących informatyczne narzędzia w postaci - elektronicznej skrzynki podawczej, zapewniającej wydawanie elektronicznego urzędowego poświad¬czenia odbioru - elektronicznego biura obsługi intere¬Santa - systemu elektronicznego zarządza¬nia dokumentami i archiwizowania powiązanego z podmiotową stroną BIP 3. Dokonanie syntezy danych zgromadzonych w wyniku analizy przeprowadzonej zgodnie z ust. 1 i 2 oraz sformułowanie wniosków, zwanych wnioskami końcowymi Analizy zawierających 1) Pełny wykaz normatywnych zadań i obowiązków w zakresie funkcjonowania systemów obiegu w tym elektronicznego obiegu dokumentów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów 2) Pełny wykaz organizacyjnych i informatycznych wymagań dotyczących zapewnienia realizacji normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie systemów obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, obejmujących informatyczne narzędzia w postaci - elektronicznej skrzynki podawczej, zapewniającej wydawanie elektronicznego urzędowego poświad¬czenia odbioru -elektronicznego biura obsługi intere¬Santa -systemu elektronicznego zarządza¬nia dokumentami i archiwizowania powiązanego z podmiotową stroną BIP 3) założenia metodologiczne dotyczące opracowania, standaryzacji i walidacji metod badań prawidłowości i efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi wchodzących w skład systemów obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, w postaci a) kwestionariusza oceny sprawności obiegu dokumentów - służącego do ustalenia stopnia efektywności oraz zgodności modeli, procedur, metod i narzędzi wchodzących w skład systemów obiegu dokumentów stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów z normatywnym wykazem zadań i obowiązków lub rekomendowanymi rozwiązaniami w zakresie obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, zawartymi w pkt. 2 b) kwestionariusza skuteczności nadzoru realizacji zadań/usług c) kwestionariusza oceny poziomu wiedzy i umiejętności stosowania przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych optymalnych modeli, procedur, metod oraz narzędzi wchodzących w skład systemu obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów II. Wykonanie badań pt Ocena normatywnej prawidłowości i efektywności systemów obiegu dokumentów w 12 urzędach beneficjentów 1. Określenie hipotez badawczych dotyczących prawidłowości i efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi wchodzących w skład systemów obiegu, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, przewidzianych do weryfikacji w badaniach, zgodnie z wnioskami końcowymi Analizy 2. Opracowanie, standaryzacja i walidacja adresowanych do pracowników 12 urzędów beneficjentów zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych 3. Przeprowadzenie przy pomocy kwestionariuszy określonych w ust.2 badań ewaluacyjnych trybie ex-ante 4. Dokonanie metodą SWOT lub inną równoważną techniką analityczną interpretacji wyników badań przeprowadzonych zgodnie z ust. 3, w kontekście przyjętych hipotez badawczych i sformułowanie wniosków z przeprowadzonych badań, dotyczących organizacyjnych i informatycznych możliwości oraz ograniczeń III. Wykonanie ekspertyzy pt Optymalne modele, procedury, metody oraz systemy elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach beneficjentów, IV Wykonanie ekspertyzy Rozwój i doskonalenie modeli istniejących systemów elektronicznego obiegu dokumentów w 7 urzędach beneficjentów. Opracowanie szczegółowego opisu przedmiotu i określenie szacunkowej wartości łącznego zamówienia na wdrożenie udoskonalonych, optymalnych modeli, procedur, metod oraz systemów obiegu dokumentów w urzędach Partnerów nr 2, 4-6, 8 -10, Zadanie 6 Projektu I. Analiza i synteza normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec procesu mierzenia satysfakcji klientów w 12 urzędach beneficjentów 1. Dokonanie analizy normatywnych zadań i obowiązków beneficjentów oraz innych wymagań w zakresie mierzenia satysfakcji klientów w 12 urzędach beneficjentów, 2. Dokonanie analizy organizacyjnych oraz informatycznych wymagań dotyczących sposobu zapewnienia spełniania normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie mierzenia satysfakcji klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, przy pomocy zamieszczonych na portalach internetowych tych urzędów narzędzi w postaci a) elektronicznych, interaktywnych formularzy - kwestionariuszy ankiet pomiaru satysfakcji klientów - sondaży i konsultacji społecznych b) zewnętrznych komunikatorów głosowych. 3. Dokonanie syntezy danych zgromadzonych w wyniku analizy przeprowadzonej zgodnie z ust. 1 i 2 oraz sformułowanie wniosków, zwanych wnioskami końcowymi Analizy a) kwestionariusza oceny skuteczności nadzoru realizacji usług b) kwestionariusza oceny poziomu wiedzy i umiejętności stosowania przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych optymalnych modeli, procedur, metod oraz narzędzi mierzenia satysfakcji klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów II. Wykonanie badań ocena prawidłowości i efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi mierzenia satysfakcji klientów w 12 urzędach beneficjentów 1. Określenie hipotez badawczych dotyczących prawidłowości oraz efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi informatycznych mierzenia satysfakcji klientów stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów przewidzianych do weryfikacji w badaniach, zgodnie z wnioskami końcowymi Analizy. 2. Opracowanie, standaryzacja i walidacja adresowanych do pracowników 12 urzędów beneficjentów zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych: 1) kwestionariusza oceny skuteczności nadzoru realizacji usług 2) kwestionariusza oceny poziomu wiedzy i umiejętności 3. Opracowanie, standaryzacja i walidacja adresowanej do klientów 12 urzędów beneficjentów ankiety skuteczności określania potrzeb klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów. 4. Przeprowadzenie przy pomocy kwestionariuszy określonych w ust.2 i ankiety określonej w ust.3, badań ewaluacyjnych trybie ex-ante w zakresie liczby usług, stopnia efektywności oraz zgodności modeli , procedur, metod i narzędzi mierzenia satysfakcji klientów stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów z normatywnymi zadaniami i obowiązkami lub rekomendowanymi rozwiązaniami w zakresie mierzenia satysfakcji klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów zawartych we wnioskach końcowych Analizy, poziomu wiedzy i umiejętności stosowania przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych optymalnych modeli, procedur, metod oraz narzędzi mierzenia satysfakcji klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, efektywności stosowanych w 12 urzędach beneficjentów modeli, procedur, metod oraz narzędzi mierzenia satysfakcji klientów oraz opracowanie zbiorczych wyników tych badań w postaci liczbowej. a) Dokonanie metodą SWOT lub inną równoważną techniką analityczną interpretacji wyników badań przeprowadzonych zgodnie z ust. 4 w kontekście przyjętych hipotez badawczych i sformułowanie wniosków z przeprowadzonych badań, dotyczących organizacyjnych i informatycznych możliwości oraz ograniczeń. III. Wykonanie ekspertyzy optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia mierzenia satysfakcji klientów w 12 urzędach beneficjentów 1. Opracowanie na podstawie 1) wniosków końcowych Analizy, 2) wniosków z przeprowadzonych badań prawidłowości oraz efektywności modeli, procedur, metod oraz narzędzi informatycznych mierzenia satysfakcji klientów stosowanych w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów opisu optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi mierzenia satysfakcji klientów w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, z uwzględnieniem ich rodzaju (starostwo, urząd miasta, urząd gminy) oraz wielkości z zastrzeżeniem ust.2. 2. Opis optymalnego modelu, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi mierzenia satysfakcji klientów w odniesieniu do każdego z 12 urzędów beneficjentów winien zawierać minimum 1) wykaz procedur, wykaz i opis czynności wchodzących w skład każdej z procedur ze wskazaniem jednostek organizacyjnych i stanowisk uczestniczących w jej realizacji w schemacie work-flow, wykaz wyposażenia technicznego (sprzętu, oprogramowania, oraz innych materiałów - np. druków wniosków) poszczególnych jednostek organizacyjnych i stanowisk, niezbędnego do właściwego wdrożenia i funkcjonowania optymalnego modelu mierzenia satysfakcji klientów, schemat ideowy i opis poszczególnych funkcji oraz projekty zawartości treściowej informatycznych narzędzi zamieszczanych na portalach internetowych tych urzędów narzędzi w postaci a) elektronicznych, interaktywnych formularzy - kwestionariuszy ankiet pomiaru satysfakcji klientów - sondaży i konsultacji społecznych b) zewnętrznych komunikatorów głosowych 3. Określenie szczegółowego opisu przedmiotu i szacunkowej wartości łącznego zamówienia na wdrożenie optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi mierzenia satysfakcji klientów we wszystkich 12 urzędach beneficjentów, SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Z UWAGI NA OGRANICZONE POLE TEKSTOWE NINIEJSZEGO OKNA ZNAJDUJE SIĘ WE WNIOSKU O DOPUSZCZENIE DO POSTĘPOWANIA STANOWIĄCEGO ZAŁĄCZNIK NINIEJSZEGO OGŁOSZENIE I ZAMIESZCZONY NA STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO www.kedzierzynkozle.pl