Realizacja usługi polegającej na organizacji wyjazdu studyjnego do Francji

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu 8 - dniowego wyjazdu studyjnego do Francji dla ilości nie mniejszej niż 30 i nie większej niż 33 osób w okresie od dnia 23 do 30 czerwca 2014 r. Termin wyjazdu: 23 czerwca 2014 r. Termin powrotu: 30 czerwca 2014 r. 2. Godziny wylotów są uzależnione od rozkładu lotów do/z miejscowości Beauvais. 3. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do wykonania następujących czynności: a) realizacji szczegółowego programu wyjazdu przedstawionego przez Zamawiającego stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ, b) zapewnienia zakwaterowania i noclegów dla wszystkich uczestników wyjazdu: - zakwaterowanie w hotelu o standardzie do /3 gwiazdek/, w pokojach 2 osobowych (2 oddzielne łóżka) z łazienkami, min. klasa turystyczna podwyższona, c) zapewnienia posiłków dla wszystkich uczestników wyjazdu: - śniadań, obiadów i kolacji wg opisu przedstawionego w szczegółowym programie wyjazdu stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ, d) zapewnienia bezpośredniego przelotu samolotem na trasie Gdańsk - Beauvais - Gdańsk, w tym zapewnienia każdemu uczestnikowi przewozu jednego bagażu rejestrowanego o wadze min. 20 kg, e) zapewnienia środka transportu na terenie Francji (ok. 1200 km), zgodnie ze szczegółowym programem wyjazdu, który stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ, Wykonawca zapewni autokar min. klasy LUX. Pojazd powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno - rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, klimatyzację, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż. Pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźną prośbę przedstawiciela uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzacje w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub wyższych parametrach, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży. Wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy. W przypadku zmian w programie ze strony francuskiej Wykonawca jest zobowiązany w ramach zabezpieczonych kilometrów zapewnić transport do innego miejsca wizyty. f) ubezpieczenia uczestników wyjazdu na czas trwania wyjazdu, Wykonawca wykupi ubezpieczanie KL i NNW dla wszystkich uczestników wyjazdu. g) zapewnienia pilota będącego jednocześnie tłumaczem języka polsko - francuskiego, czuwającego nad prawidłową realizacją usługi. Osoba ta ma bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe. 4. W ramach zamówienia, Zamawiający będzie odpowiedzialny za: a) całkowitą i merytoryczną organizację spotkań z przedstawicielami gospodarzy we Francji wraz z zapewnieniem miejsc spotkań, b) opracowanie szczegółowego programu wyjazdu, c) przeprowadzenie rekrutacji uczestników wyjazdu i przedstawienie imiennej listy uczestników wyjazdu zawierającej w szczególności: imię, nazwisko, pesel co najmniej 7 dni przed datą wyjazdu. Lista uczestników wyjazdu zostanie przesłana na adres e-mail Wykonawcy.