Objęcie funkcji i wykonywanie obowiązków personelu zarządzającego tj. Kierownika Projektu, Sekretarza Projektu i Głównego Księgowego Projektu pn.: Sprawny samorząd - kompetentny urzędnik, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest objęcie funkcji i wykonywanie obowiązków personelu zarządzającego projektem Sprawny samorząd -kompetentny urzędnik: 1) Kierownika Projektu 2) Sekretarza Projektu 3) Głównego Księgowego Projektu. Projekt składa się z następujących zadań: 1. Wzrost jakości obsługi klienta przez szkolenia oraz wdrożenie Karty Usług 2. Wdrożenie systemu do ewaluacji i monitorowania strategii przez aktualizację Strategii Rozwoju Powiatu Bielskiego do 2015 r., zakup i wdrożenie elektronicznej platformy do monitorowania strategii 3. Doskonalenie kompetencji kadry kierowniczej Starostwa w zakresie zarządzania strategicznego przez szkolenia 4. Doskonalenie kompetencji z języka angielskiego przez kursy i umiejętności obsługi programów komputerowych przez szkolenia z zakresu MS Office i MS Exel 5. Doskonalenie systemów ISO przez warsztaty doskonalące 6. Szkolenia z zakresu kontroli zarządczej 7. Szkolenia z zakresu obsługi wdrażanego przez Starostwo Systemu Informacji o terenie Powiatu Bielskiego Projekt obejmie wsparciem 116 pracowników Starostwa. 2. Do obowiązków Kierownika Projektu należeć będzie: -zarządzanie projektem na wszystkich jego etapach zgodnie z budżetem, harmonogramem i zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie, -doradzanie Naczelnikom Wydziałów/Kierownikom Biur w realizacji codziennych obowiązków związanych z wdrażaniem merytorycznych zadań -sprawowanie nadzoru nad realizacją wszystkich zadań projektu ze szczególnym uwzględnieniem ich jakości, rzetelności i terminowości, -koordynowanie procesem rozliczania projektu -nadzorowaniem pracy Głównego Księgowego Projektu w zakresie rozliczania projektu -uczestniczenie w przygotowywaniu wszystkich dokumentów, wniosków o płatność, sprawozdań okresowych i raportów, wymaganych przez Instytucje Zarządzającą i instytucje kontroli -prowadzenie kontaktów z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami kontroli -wprowadzanie zmian do wniosku o dofinansowanie w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie Projektu, dokumentach programowych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki -reprezentowanie projektu na zewnątrz (w tym przed mediami). -utrzymywanie stałego kontaktu z wydziałami Starostwa zaangażowanymi w realizację projektu w tym: Biurem Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich, Wydziałem Budżetu i Finansów, Wydziałem Organizacji i Nadzoru 2. Do obowiązków Sekretarza projektu należeć będzie -przygotowywanie i koordynowanie procesu promocji projektu -organizacja szkoleń, działań doradczych i wdrożeniowych w ramach projektu -koordynowanie procesem ewaluacji wskaźników założonych w projekcie i przygotowanie zestawienia zbiorczego -prowadzenie systematycznej kontroli pracy i uzyskiwanych efektów -raportowanie o przebiegu realizacji projektu Zamawiającemu -prowadzeniu rekrutacji w ramach projektu -obsługa wewnętrznych spotkań zespołu projektowego -uczestniczenie w przygotowaniu i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w zakresie działań projektowych. -przygotowywanie pism dotyczących realizacji projektu -rekomendowanie kluczowych decyzji dotyczących realizacji projektu władzom Zamawiającego -przygotowywanie i stała aktualizacja rejestru zagrożeń projektu -obecność podczas kontroli projektu 3. Do obowiązków Głównego Księgowego projekt należeć będzie: - opracowanie instrukcji dotyczących terminologii oraz szczegółowych zasad kwalifikowania wydatków: -koszty zarządzania projektem -wynagrodzenie personelu -cross-financing - opracowanie i aktualizacja we współpracy z Wydziałem Organizacji i Nadzoru procedury dotyczących rozliczania wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi Zasadami Finansowania PO KL i Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - sprawowanie kontroli nad stroną formalną dokumentów księgowych i finansowych, zgodnie z zaleceniami Instytucji Pośredniczącej dla Beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 - utrzymywanie stałego kontaktu z Wydziałem Budżetu i Finansów i Wydziałem Organizacji i Nadzoru Zamawiającego - kontrolowanie i badanie postępu finansowego projektu, w tym w szczególności monitorowanie wydatkowania środków - zarządzanie budżetem projektu, w tym w szczególności proponowanych zmian w przypadku wystąpienia potrzeby i możliwości przesuwania środków pomiędzy lub wewnątrz zadań w celu ich efektywnego wykorzystania - monitorowanie dokonywanych płatności w ramach projektu - przygotowywanie kompletnych wniosków o płatność wraz z załącznikami wymaganymi przez Instytucję Pośredniczącą, w tym: 1. postęp finansowy realizacji projektu 2. postęp rzeczowy realizacji projektu 3. korekty finansowe 4. źródła finansowania wydatków 5. harmonogram płatności na kolejne okresy 6. planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku 7. załączniki: - tabela Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem - szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - wyciągi bankowe - raporty Kasowe - opracowywanie i aktualizacja harmonogramów płatności - prowadzenie ścisłej współpracy z kierownikiem projektu, w zakresie weryfikacji prowadzonych dokumentów finansowych - monitorowanie i sprawowanie formalnego nadzoru nad procesem realizacji projektu pod względem zgodności z umową o dofinansowanie oraz innymi aktami prawnymi m.in. znowelizowaną ustawą o finansach publicznych obowiązująca od 1 stycznia 2011 r.