Świadczenie usług pocztowych na rzecz Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Zamawiającego w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów( po wyczerpaniu możliwości ich dostarczenia odbiorcy) w obrocie krajowym i zagranicznym dla Zamawiającego, zwanych dalej usługami. 2. Usługi pocztowe świadczone będą przez 5 dni w tygodniu (z wyłączeniem dni wolnych od pracy), od poniedziałku do piątku zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, to jest m.in.: 1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe ( Dz. U. 2012 poz.1529), zwaną dalej Prawem pocztowym, 2) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), zwanym dalej rozporządzeniem, 3) rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003 r. Nr 183, poz.1795z póżn. zm.). 3. Zakres usługi obejmuje: 1) przesyłki listowe nie rejestrowane ( zwykłe )krajowe i zagraniczne: a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii ( ekonomiczne), b) będące przesyłkami najszybszej kategorii ( priorytet), 2) przesyłki listowe rejestrowane ( polecone) krajowe : a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii( ekonomiczne), b) będące przesyłkami najszybszej kategorii ( priorytet), 3) przesyłki listowe rejestrowane (polecone) krajowe i zagraniczne przyjęte do nadania i doręczenia za poświadczeniem odbioru ( ZPO): a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii ( ekonomiczne), b) będące przesyłkami najszybszej kategorii ( priorytet), 4) paczki pocztowe rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii ( ekonomiczne). 4. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują następujące rodzaje przesyłek: 1) przesyłki listowe o wagach: a) - do 350 g gabaryt (A i B)*, b) - powyżej 350 g do 1000 g - gabaryt (A i B)*, c) - powyżej 1000g do 2000 g - gabaryt (A i B)*, przy czym : *Gabaryt A to przesyłki listowe o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać: wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm. *Gabaryt B to przesyłki listowe o wymiarach: Minimum, - jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) nie przekracza 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm. 2) paczki o wagach do 6000 g - gabaryt ( A i B)*: przy czym : *Gabaryt A to paczki o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać: wysokość 300mm, długość 600mm, szerokość 500 mm., wysokości 300 mm, *Gabaryt B to paczki o wymiarach: Minimum - jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500mm,wysokość 300mm Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość -3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2 mm. 5. Przewidywane ilości oraz rodzaje przesyłek objęte przedmiotem zamówienia określone zostały formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ. Wskazane ilości poszczególnych przesyłek są ilościami szacunkowymi, podanymi w celu obliczenia wartości składanych przez Wykonawców ofert oraz ich porównania przez Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Faktyczna ilość usług będzie wynikać z bieżących potrzeb Zamawiającego, których nie można szczegółowo określić w okresie wszczęcia postępowania i mogą różnić się od podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające ze zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji zamówienia. 6. Przyjmowanie przesyłek dostarczonych przez Zamawiającego będzie następowało w siedzibie Wykonawcy ( punkcie obsługi klienta), znajdującej się na terenie miasta Świętochłowice. 7. Przesyłki będą przyjmowane codziennie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni wolnych od pracy) w godzinach od 14:00 do 15:00.Odbioru będzie dokonywać upoważniony pracownik Wykonawcy. 8. Wykonawca będzie zobowiązany do przekazywania przesyłek Zamawiającemu w jego siedzibie, codziennie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni wolnych od pracy) w godz. 11:30-12:00. Odbioru będzie dokonywać upoważniony pracownik Zamawiającego. 9. Doręczanie przesyłek listowych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ( ZPO) Wykonawca będzie realizować w trybie określonym w art. 42-48 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego ( tekst jednolity : Dz. U. z 2013 r. poz. 267). 10. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w ust. 9, Wykonawca zobowiązany jest usługi te realizować i dokumentować prawidłowo, tj.: 1) Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, 2) w przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi zawiadomienie ( pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki, ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę (termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, liczonych od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia); W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka będzie awizowana powtórnie (drugie awizo) poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia; Po upływie 14 dniowego terminu odbioru, Wykonawca zwróci przesyłkę Zamawiającemu z podaniem przyczyny niedoręczenia adresatowi. Zamawiający formularze potwierdzenia odbioru nabywa we własnym zakresie i na własny koszt. 11. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003 r., po.1795). Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003 r., poz. 1795), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U.1964 r. poz. 93). 12. Zamawiający zobowiązuje się do; 1) opakowania przesyłek w sposób umożliwiający Wykonawcy ich doręczenia bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia, 2) umieszczania na przesyłkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem ( podawanym jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych (poleconych) określając rodzaj przesyłki (ekonomiczna, priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru), umieszczania pieczątki z pełna nazwą Zamawiającego na stronie adresowej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, 3) uporządkowania przesyłek do nadania, tj. posortowania wg kategorii, wag i rozmiarów oraz przekazania zgodnie z kolejnością wpisów w książce nadawczej, 4) sporządzenia w dwóch egzemplarzach książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych i nie rejestrowanych oraz zestawień ilościowo- wartościowych dla przesyłek rejestrowanych i nie rejestrowanych, stanowiących podstawę do wzajemnych rozliczeń, Wykonawca zobowiązuje się - w przypadku uszkodzenia przesyłki- do jej zabezpieczenia i naniesienia adnotacji z informacją o sposobie dokonania zabezpieczenia. Za czynności związane ze zwrotem przesyłek, Wykonawca nie będzie pobierał opłaty. 13. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu ( ust. 2 pkt 2 niniejszego paragrafu ). 14. Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona, co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w Formularzu cenowym ( załącznik Nr 1 do SIWZ). Ceny określone w Formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. 15. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 16. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane, jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona, co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie do 30 dni od dnia prawidłowo wystawionej Zamawiającemu faktury VAT. Za dzień zapłaty Zamawiający uznaje dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.