Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 w dniu 10 października 2014

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 ,w skrócie MFG Gdynia 2014, w tym: 1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości oraz pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals. 3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 6.Organizacja trzech paneli MFG 2014, w tym panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako jako czynnik rozwoju miast 7. Organizacja, w ramach panelu Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, seminarium tematycznego: Mobilność geograficzna a rozwój gospodarczy regionów obszaru Południowego Bałtyku, zgodnie z zadaniami gminy Gdynia w ramach uczestnictwa w projekcie Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 - 2013. Strona internetowa projektu: www.sb-professionals-project.eu. 8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki. 9. Zatrudnienie moderatora (prowadzącego) Forum 10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu 11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady 12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 14. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 16. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej Promocja Forum na stronach partnerów Forum 20. Promocja Forum we współpracy z partnerami projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals 21. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego 22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum . 23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 24. Stworzenie aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem, udostępnienie jej w sklepach oraz na stronie internetowej wydarzenia 25. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk 26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego 28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego 29.Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum oraz przekazanie jej pracownikowi Zamawiającego odpowiedzialnemu za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals, w celu publikacji na stronie projektu oraz Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum 32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym