Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych do drukowania i kopiowania wraz z obsługą materiałowo-eksploatacyjną

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych w następujących ilościach: a) kopiarka A3 mono - 2 szt. b) kopiarka A3 kolor - 4 szt. c) kopiarka A3 kolor z faksem - 1 szt. d) kopiarka A4 mono - 14 szt. e) system do sporządzania raportów 2. Minimalne wymagania dla urządzeń wielofunkcyjnych zawarte zostały w załączniku nr 7 do SIWZ. 3. Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany jest: a) dostarczyć i zainstalować urządzenia we wskazanych przez Użytkownika lokalizacjach, b) wykonywać wszystkie czynności związane z ich konserwacją, naprawą, c) wykonywać czynności zapewniające prawidłową pracę, działanie wydzierżawionych urządzeń, d) dostarczyć wszystkie niezbędne materiały eksploatacyjne i części, za wyjątkiem papieru ksero, które pozwolą na wykonywanie wydruków/kopii. 4. Ponadto Dostawca obejmie umową materiałowo-eksploatacyjną i zapewni funkcjonowanie 1 szt. drukarki igłowej OKI 6300FB oraz 1 szt. drukarki HP LaserJet 1006 będących własnością Użytkownika. Dostawca zobowiązany jest także dostarczyć zainstalować i skonfigurować program do sporządzania raportów. Użytkownik nie będzie płacił dodatkowych kwot za wydruki z urządzeń będących jego własnością. 5. Oddane w dzierżawę urządzenia wielofunkcyjne muszą być fabrycznie nowe (rok produkcji 2015 lub 2016) wolne od wad. 6. Oferowane urządzenia wielofunkcyjne muszą być kompletne po zamontowaniu i gotowe do użytkowania bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów ze strony Zamawiającego. Ponadto, Zamawiający wymaga, aby oferowane urządzenia posiadały dokumentacje i instrukcje w języku polskim, które Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu w chwili montażu urządzeń. 7. Miejsce dostawy i montażu (instalacji i uruchomienia) urządzeń wielofunkcyjnych: a) Urząd Miasta i Gminy Wronki, ul. Ratuszowa 5, 64-510 Wronki, b) Straż Miejska Wronek, ul. Dworcowa 1, 64-510 Wronki. 8. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego przeszkolenia Administratora oraz Użytkowników w zakresie obsługi urządzeń wielofunkcyjnych, z chwilą uruchomienia urządzeń. 9. W okresie trwania umowy Użytkownik szacuje wykonanie ok. 45000 stron A4 monochromatycznych i ok. 3000 stron kolorowych na wszystkich urządzeniach w skali 1 miesiąca. Podana liczba stron jest jedynie wartością orientacyjną służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. Rzeczywista liczba wykonanych kopii i wydruków może być inna i nie może to mieć wpływu na zmianę warunków umowy, w zakresie zaproponowanej przez Wykonawcę ceny za kopie/wydruk. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zależne będzie od ilości wykonanych kopii i wydruków w okresie trwania umowy i określone zostanie na podstawie cen jednostkowych w złotych brutto ustalonych w oparciu o ofertę przedłożoną przez Wykonawcę. Użytkownik nie zapewnia również, że rozkład kopii/wydruków na poszczególne urządzenia będzie równomierny, nie deklaruje miesięcznej minimalnej ilości stron drukowanych na dzierżawionych urządzeniach. Cena za wydruk/kopię 1 strony pozostanie niezmienna bez względu na stopień jej zapełnienia. Cena za wydruk 1 strony w formacie A3 stanowi równowartość 2 stron w formacie A4. 10. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę serwisową urządzeń polegającą na wykonywaniu wszystkich czynności zapewniających prawidłowe działanie wydzierżawionych urządzeń, tj. ich konserwację, naprawę oraz dostarczanie wszystkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych i części. 11.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości pracy kopiarek, poprzez: a)usuwanie awarii w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego; b)dostarczanie na własny koszt wszelkich materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych okresowo zużywających się, a niezbędnych do prawidłowego działania urządzeń wielofunkcyjnych: -dostarczone tonery muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń -dostarczone materiały eksploatacyjne i części zamienne muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń. 12.W przypadku awarii urządzenia i nie przywrócenia pełnej sprawności urządzenia w ciągu 48 godzin, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć i zainstalować Zamawiającemu urządzenie zastępcze o porównywalnych parametrach technicznych (nie gorszych) bez dodatkowych opłat na czas trwania naprawy. 13.Naprawy oraz konieczności dostawy i wymiany tonera lub innych materiałów eksploatacyjnych, zgłaszane będą poprzez system informatyczny służący do sporządzania raportów monitorujący stan urządzeń oraz za pośrednictwem telefonu , drogą elektroniczną lub faksem., w godz. 8:00 - 17:00 w poniedziałki oraz w godz. 7:30 - 15:30 od wtorku do piątku. 14.Wykonawca Zobowiązany jest do systematycznego odbioru od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. 15.Cena zaoferowana przez Wykonawcę musi zawierać m.in. następujące elementy składowe: -Gwarantowany czas podjęcia interwencji - stawienie się technika w miejscu instalacji sprzętu w ciągu maksymalnie 16 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. -Dojazd specjalisty serwisu do lokalizacji Zamawiającego -Usługa wykonania przeglądu technicznego urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - Usługa wykonania konserwacji urządzeń zgodnie z założeniami producenta w lokalizacjach Zamawiającego -Dostawa oryginalnych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego -Dostawa oryginalnych tonerów do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego -Dostawa oryginalnych części zamiennych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego -Dostawa i instalacja urządzenia zastępczego do wskazanej lokalizacji - jeśli naprawa nie nastąpi w wymaganym terminie -Ubezpieczenie urządzeń od następstw nieszczęśliwych wypadków -Odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych , części zamiennych oraz opakowań po tonerach wraz z utylizacją -Aktualizacje oprogramowania urządzeń -Zdalny monitoring sprawności i stanu technicznego urządzenia przez Wykonawcę -Opieka techniczna HelpDesk -Dedykowany opiekun techniczny do poszczególnej lokalizacji -Wykonawca zobowiązuje się skonfigurować urządzenie w celu automatycznego odczytu licznika. 16. Wykonawca będzie wystawiał faktury za każdy miesiąc rozliczeniowy. Zapłata będzie zawierała opłatę za dzierżawę urządzeń oraz opłaty za wykonaną ilość kopii monochromatycznych i kopii kolorowych. Zamawiający zobowiązany jest dołączyć do faktury stan liczników dokumentujący wykonaną przez Użytkownika ilość kopii 17. Wykonawca zapewni: -wsparcie techniczne (gwarancja szybkiego i stałego kontaktu z serwisem), -centralny system zarządzania urządzeniem np. przez przeglądarkę internetową.