ZORGANIZOWANIE IMPREZY RODZINNEJ PROMUJĄCEJ EDUKACJĘ PRZEDSZKOLNĄ I PROJEKT SZANSA DLA PRZEDSZKOLAKA realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest ZORGANIZOWANIE IMPREZY RODZINNEJ PROMUJĄCEJ EDUKACJĘ PRZEDSZKOLNĄ I PROJEKT SZANSA DLA PRZEDSZKOLAKA realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego a w tym: 1.1.kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie dla beneficjentów projektu, członków ich rodzin, ich najbliższego otoczenia oraz społeczności lokalnej, festynu o charakterze integracyjnym, promującym projekt i edukację przedszkolną, który odbędzie się dnia 07 czerwca 2014 r. w godzinach 11.00-15.00. Miejscem realizacji imprezy będzie teren (na zewnątrz) Gminnego Centrum Kultury przy ul. 3-go Maja 8 w Halinowie. 1.2.WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO UPRZĄTNIĘCIA TERENU PO IMPREZIE I ODDANIA GO ZAMAWIAJĄCEMU W DNIU 07 CZERWCA 2014 r. DO GODZ. 18:00, W STANIE NIE GORSZYM NIŻ ZOSTAŁ POWIERZONY WYKONAWCY. 1.3.Wykonawca musi zapewnić 500 metrów taśmy i słupki, którymi ogrodzi teren wokół akwenu wodnego znajdującego się na terenie Gminnego Centrum Kultury przy ul. 3-go Maja 8 w Halinowie tak, aby uczestnicy imprezy a w szczególności dzieci nie posiadały dostępu do niniejszego akwenu. 2.Przewidywana liczba osób uczestniczących w festynie ok. 900 osób. Celem będzie integracja rodzin i społeczności lokalnej, promocja projektu i edukacji przedszkolnej. 3.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia i przestrzegania w trakcie imprezy bezwzględnego zakazu sprzedaży i spożywania napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych. 4.W ramach kompleksowej realizacji festynu Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: 4.1.Scenę, na której będą odbywały się występy artystyczne; Scena spełniać ma następujące wymagania: 4.1.1.Scena o wymiarach min. 6mx8m i wysokości min. 80cm, 4.1.2.Scena winna posiadać atest obciążalności podłogi minimum 500 kg /m2, 4.1.3.Podłoga sceny powinna być wykonana z powierzchni antypoślizgowych, 4.1.4.Scena powinna posiadać atest trudno palności, 4.1.5.Scena powinna posiadać miejsce centralne, na którym będzie możliwość umieszczenia wiszącego banneru informacyjnego. 4.2.Zadaszenie sceniczne: 4.2.1.Zadaszenie sceniczne, systemowe z kratownic aluminiowych, 4.2.2.Wymiar wewnętrzny konstrukcji minimum. 10mx8m, 4.2.3.Dach powinien być wyposażony w belkę poprzeczną w środku dachu, 4.2.4.Prześwit od ziemi do dolnej krawędzi dachu powinien mieć min. 7,5m, 4.2.5.Zadaszenie powinno mieć nośność min. 1600kg, 4.2.6.Zadaszenie powinno być wyposażone w horyzonty: tylny i boczne, 4.2.7.Zadaszenie powinno być uziemione, 4.2.8.Wykonawca powinien posiadać atest statyczny na konstrukcję zadaszenia i atest niepalności plandeki zadaszenia. 4.3.Oświetlenie spełniające następujące wymagania: 4.3.1.Reflektory z ruchomymi głowami typu spot o żarówce min. 575W, możliwość płynnej zmiany kolorów w syst. CMYK, 4.3.2.Reflektory z ruchomymi głowami typu wasch o żarówce min. 575W, możliwość płynnej zmiany kolorów w sys. CMYK, 4.3.3.Reflektory z ruchomymi głowami typu beam o żarówce min. 300W, 4.3.4.Follow spot o mocy minimalnej 1500W, 4.3.5.Konstrukcje pomocnicze do montażu oświetlenia. Kratownice aluminiowe o łącznej dł. 30m. 4.4.Nagłośnienie spełniające następujące wymagania: 4.4.1.Nagłośnienie liniowe, z możliwością podwieszenia się do zadaszenia scenicznego, 4.4.2.Minimalna moc nagłośnienia to 18 kW na stronę, 4.4.3.Zestaw mikrofonów pozwalający spełnić wymagania riderowe wykonawców, 4.4.4.Stół frontowy, cyfrowy; stół monitorowy, cyfrowy. 4.5.zabezpieczenie medyczne tj. dyplomowana pielęgniarka, zaopatrzony punkt pierwszej pomocy, oznaczenie miejsca udzielania pierwszej pomocy. 4.6.darmowe, ogólnodostępne atrakcje dla dzieci: 4.6.1.zjeżdżalnia dmuchana; wielokolorowa, dmuchana, zjeżdżalnia, z przeznaczeniem do zabawy dla dzieci posiadająca atesty, wym. Dł. 16 m, szer. 9 m, wys. 11 m (dopuszczalna różnica= 1 m), mogąca pomieścić na raz co najmniej 12 uczestników, 4.6.2.dmuchany zamek z suchym basenem z piłeczkami; kolorowy, dmuchany zamek z suchym basenem napełnionym w całości plastikowymi, małymi, kolorowymi piłeczkami. Wymiary basenu to dł. 4 m, szer. 4 m (dopuszczalna różnica - 0,5 m), 4.7.1.ścianka wspinaczkowa; Dmuchana, kolorowa o wym.: 3 m szer x 8 m wys - 1.1 - prostokątna lub kwadratowa, 4.7.2.trampolina z siatką chroniącą; duża trampolina do skakania przez dzieci, posiadająca atesty, wym. 4,30 metra średnicy, z siatką boczną ochronną, 4.7.3.euro bungee; cztero-stanowiskowe euro bungee z przeznaczeniem do zabawy dla dzieci w wieku przedszkolnym, posiadająca atesty, wymiary: 11m x 11m x7m (zakres różnicy = 2m +/-), 4.7.4.KRAINA PIOTRUSIA PANA I POCAHONTAS, czyli: strefa w której będzie namiot tipi (min. 2 szt.), szałas, dynamiczna strzelnica laserowa oraz strzelanie z łuku do słomianych tarcz. Łuki ze strzałami dostosowane do wzrostu dzieci 3-5 letnich. dla dzieci z torem przeszkód podporządkowanym przedszkolakom, metą będzie strzelanie do celu. W tym strefa adrenaliny, strefa 51. Konkursy dot. strzelania z drobnymi nagrodami w postaci bajkowych balonów z helem i słodyczy (zapewnia Wykonawca). Obsługa tego zakresu ma być przebrana i scharakteryzowana wg bajki PIOTRUŚ PAN I POCAHONTAS, 4.7.5.KRAINA KACZORA DONALDA, czyli strefa malowania twarzy (dwie osoby Stoisko to ma zostać oznaczone bramką z balonów. Stoisko ma mieć zapewniony stolik, min. 3 krzesła, i postawiony nad nimi parasol o rozpiętości min. 3 m.). Dodatkowo zabawa w koło fortuny, tj. dzieci kręcą olbrzymim kołem fortuny, zgadują bajkę, losują postać w którą się wcielają. Konkursy są prowadzone przez duże maskotki z drobnymi nagrodami w postaci bajkowych balonów z helem i słodyczy (zapewnia Wykonawca).. Obsługa tego zakresu ma być przebrana i scharakteryzowana wg bajki KACZOR DONALD, 4.7.6.KRAINA AUT, czyli strefa mini toru gokardowego (długość toru = 40 metrów (5 m +/-), ilość pojazdów = min. 3 szt.), strefa ta scharakteryzowana do bajki AUTA, 4.7.7.KRAINA MYSZKI MIKI, czyli strefa wyświetleń scen filmowych i konkursów o znajomości bajek z drobnymi nagrodami w postaci bajkowych balonów z helem i słodyczy (zapewnia Wykonawca). Obsługa tego zakresu ma być przebrana i scharakteryzowana wg bajki MYSZKA MIKI, 4.7.8.KRAINA KRÓLEWNY ŚNIEŻKI I 7 KRASNOLUDKÓW, czyli strefa ozdabiania pierników, wypieczonych w bajkowych kształtach, wycinania stroików, tworzenia ozdób i konkursów z drobnymi nagrodami postaci bajkowych balonów z helem i słodyczy (zapewnia Wykonawca). Obsługa tego zakresu ma być przebrana i scharakteryzowana wg bajki KRÓLEWNA ŚNIEŻKA I 7 KRASNOLUDKÓW, 4.7.9.Dwa stoiska z darmowymi balonami z helem - ilość 2000 szt., (zapewnia Wykonawca), 4.7.10.Pokaz baniek mydlanych oraz zamykanie dzieci w wielkich bańkach mydlanych. Pokaz wielorozmiarowych baniek, w rytm muzyki, bańki o różnych niepowtarzalnych kształtach. Zamykanie dzieci w bańkach mydlanych. Osoba wykonująca ma być przebrana za CLOWNA, 4.7.11.Cztery główne duże występy artystyczne tj.: - pokaz gadów - charakterystyka do bajki KSIĘGA DŹUNGLI, - pokaz tresury psów - charakterystyka do bajki 101 DALMATYŃCZYKÓW, - występ wróżki - charakterystyka do bajki KOPCIUSZEK, - pokaz artystów cyrkowych z zaproszeniem dzieci do spróbowania własnych sił w pokazie. W pokazie występują: ILUZJONISTA, CLOWN, MAGIK. Dla uczestniczących w pokazie dzieci - upominek w postaci słodyczy (zapewnia Wykonawca), 4.7.12.Pięć osób przebranych za postacie jako postacie z bajek w strojach: - PAPA SMERF, - SMERFETKA, - KOPCIUSZEK/KSIĘŻNICZKA (x3), Postacie te mają zachęcać dzieci do zabawy, uczestniczyć w zabawach i rozdawać dzieciom cukierki. Przewidziana ilość cukierków do rozdania to 20 kg. Rodzaj cukierków to: mieszanka z nadzieniem; czekoladowe; żelki; landrynki; musujące zawinięte w papierki (zapewnia Wykonawca). 4.8 mapki z agendą; przygotowanie projektu oraz dostarczenie: format A5, po jednej stronie będzie agenda z atrakcjami, po drugiej mapka przedstawiająca teren z atrakcjami. Wykonanie mapki nastąpi we współpracy z Zamawiającym. Ilość = 2000 szt., Projekt graficzny Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. Gotowe mapki mają zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe od zatwierdzenia projektu graficznego przez Zamawiającego, mapki oraz talony, które będą rozdawały dwie hostessy przy dwóch wejściach na teren imprezy, które zapewnia Wykonawca, 4.9 inne koszty organizacyjne (tj. sprzątanie terenu imprezy, wywóz śmieci, zapewnienie energii elektrycznej). Wykonawca poustawia na terenie imprezy min. 10 koszy na śmieci o pojemności 100 litrów, 4.10.osoba prowadząca festyn KONFERANSJER (scharakteryzowany zgodnie z tematem imprezy), 4.11.uiszczenie honorariów autorskich ZAIKS- z tytułu wykorzystania utworów w czasie imprezy 4.12.mechaniczną muzyka z nośnika np. odtwarzacz minidysk 4.13.zapewnienie toalety: trzy toalety typ VIP 4.8.KRAINA KUBUSIA PUCHATKA, tj. kraina mlekiem i miodem płynąca czyli catering bezpłatny za okazaniem kuponu - zapewnienie cateringu dla 900 dzieci a w tym: 4.14.1.Ilość osób zapewniającą sprawną obsługę cateringu, 4.14.2.2 stanowiska wydawania poczęstunku, z czego 1 dla napojów i słodyczy, 2 dla ciepłych posiłków, 4.14.3.urządzenie do waty cukrowej i popcornu oraz zapewnienie: a)900 porcji waty cukrowej, b)900 porcji popcornu. 4.14.3.stoisko grillowe oraz zapewnienie: a)900 porcji kiełbasek grillowanych (min. 100g na sztuce) ketchup, musztarda i pieczywo (do wyboru kajzerka wymiennie z frytkami (min. 100g), b)stoisko z hot-dogami oraz zapewnienie 900 porcji hot-dogów z dodatkami do wyboru takimi tak: ogórek konserwowy, cebulka prażona, sałaka z czerwonej kapusty, ketchup, majonez, musztarda 4.14.4.stoisko ze słodyczami w tym: lodami, żelkami, lizakami, ciastem: a)900 szt. żelków o długości 0,5 m w różnych smakach, b)900 szt. lizaków o różnych kształtach i smakach, min. o średnicy 10 cm, c)900 szt. Kawałków ciasta (muffinki, sernik, szarlotka), d)900 lodów (rożki o smakach: owocowy, waniliowy, czekoladowy) 4.14.5.stoisko z napojami: a)500 butelek wody niegazowanej 0,5 l, b)500 butelek soku pomarańczowego 0,33 l, c)500 butelek soku z czarnej porzeczki 0,33 l, d)500 butelek soku jabłkowego 0,33 l. 4.14.6.Do cateringu wykonawca zapewni zadaszenia namiotowe, naczynia stosowne do rodzaju poczęstunku, serwetki, do stanowisk z poczęstunkiem gorącym: stoliki o wym. min. 2 mx 1m - ilość 15 szt. z ławkami o wym. min. 2 m x40 cm - ilość 30 szt. 4.14.7.talony na catering bezpłatny: projekt, przygotowanie i dostarczenie 900 talonów na catering dla uczestników tak, aby każdy z uczestników (dzieci) mogły po odcięciu części talonu skorzystać z danego poczęstunku: Projekt będzie przygotowywany we współpracy z Zamawiającym. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia hostessy rozdającej talony przy wejściu na teren imprezy. Projekt talonu ma być przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji w terminie 4 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. Talony zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia projektu. 4.15.plakaty i banery promujące imprezę; Wykonawca sporządzi projekt plakatów i banerów promujących projekt i edukację przedszkolną co będzie stanowiło zaproszenie mieszkańców na imprezę. Projekt graficzny w formacie PDF Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 4 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. Po zatwierdzeniu projektu przez Zamawiającego, Wykonawca wykona i dostarczy plakaty do siedziby Zamawiającego. Plakaty zostaną rozwieszone przez Wykonawcę na 50 tablicach informacyjnych mieszczących się w Gminie Halinów. Banery zostaną rozwieszone przez Wykonawcę w 3 wskazanych przez Zamawiającego miejscach na zewnątrz na terenie Gminy Halinów w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. 4.16.1.Banery: Ilość banerów: 5. Wymiary banerów: szer. 1,5 m, dł. 3 m. Do banerów mają być dodane liny za które będzie trzeba powiesić banery. Banery wykonane z mocnego, wytrzymałego, wodoodpornego, białego materiału. Nadruk: dwustronny, z kolorowymi logotypami, nazwą projektu oraz zaproszeniem na imprezę (podanie nazwy, celu, miejsca, daty, godziny. Wykonawca zawiesi banery w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia projektu graficznego przez Zamawiającego. 4.16.2.Plakaty: Ilość plakatów: 150. Wymiary: format A3. Jednostronny druk w kolorze. Papier gramatura 100/m2. Plakat będzie promował projekt i edukacje przedszkolną, a także zaproszenie na imprezę. W przypadku plakatów jak i banerów, Zamawiający przekaże Wykonawcy logotypy w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy w wersji elektronicznej-mailowo. W obu przypadkach Wykonawca przedstawi projekt Zamawiającemu w podanym powyżej terminie. 4.16.3.Koncert piosenek dla dzieci, m.in. repertuar piosenek ze ścieżki dźwiękowej z bajek Disneya, oraz inne dedykowane dla najmłodszych słuchaczy. Piosenki śpiewane na żywo przez 1,5-2 godziny na scenie. 4.16.4.Całość imprezy (stroje KAŻDEJ osoby z obsługi imprezy, ozdoby itp.) ma być przygotowana w stylizacje ŚWIAT BAJEK WALTA DISNEYA. 4.17.Zawody sportowe z nagrodami; Wykonawca zapewnia różnorodne zawody sportowe, akrobatyczne, taneczne i artystyczne dla dzieci które otrzymają na scenie nagrody i dyplomy (zapewnione przez Zamawiającego). Za prowadzenie zawodów sportowych odpowiada Wykonawca. 4.18.Do każdej atrakcji, urządzenia, zabawy, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę techniczną oraz animatorów do zabaw z dziećmi. Każdy animator, hostessa powinni być scharakteryzowani do stylu bajek Wolta Disneya, 4.19.Wykonawca poprowadzi festyn według poniższego harmonogramu: a)godzina 11:00 Powitanie, b)godzina 11:00-12:00 - Zabawa z dziećmi, muzyka, konkursy w krainach bajek, c)godzina 12:00-13:30 - Pokazy: tresury psów, gadów, wróżki, magika, iluzjonisty i clowna, d)godzina 13:30-14:30 - Koncert piosenek dziecięcych z uwzględnieniem repertuaru utworów z bajek Walta Disneya e)godzina 14:30-15:00 - Wręczenie nagród dzieciom za udział w konkursach, f)godzina 15:00 - Zakończenie imprezy, 4.20.Cały czas impreza ma być nagłaśniana przez Konferansjera, 4.21.Podczas całej imprezy ma być odtwarzana muzyka dla dzieci, 4.22.Cały czas mają odbywać się konkursy dla dzieci, do których uczestnictwa zaprasza Konferansjer, 4.23.Wykonawca ma za zadanie zapewnić w pełni odpowiedzialną i wykwalifikowaną obsługę personalną, która będzie przeszkolona przez Wykonawcę w zakresie obsługi technicznej urządzeń, które zapewnia Wykonawca (np. euro bungee, zamki dmuchane itp.). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia istotne postanowienia umowy oraz kary umowne zawarte są we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 6 do SIWZ. Termin wykonania zamówienia: Termin realizacji ustala się od dnia podpisania umowy do dnia 07.06.2014 r. przy czym przeprowadzenie imprezy ustala się na dzień 7 czerwiec 2014 r. z uwzględnieniem następującego harmonogramu: a)godzina 11:00 Powitanie, b)godzina 11:00-12:00 - Zabawa z dziećmi, muzyka, konkursy w krainach bajek, c)godzina 12:00-13:30 - Pokazy: tresury psów, gadów, wróżki, magika, iluzjonisty i clowna, d)godzina 13:30-14:30 - Koncert piosenek z repertuaru, e)godzina 14:30-15:00 - Wręczenie nagród dzieciom za udział w konkursach, f)godzina 15:00 - Zakończenie imprezy, WYKONAWCA MA OBOWIĄZEK OPUSZCZENIA I UPRZĄTNICIA TERENU PO IMPREZIE DO GODZ. 18:00 DNIA 7 CZERWCA 2014 R.