Organizacja oraz przeprowadzenie uroczystej konferencji otwarcia inwestycji realizowanej w ramach projektu pn. Budowa Bydgoskiego Centrum Targowo - Wystawienniczego w Bydgoszczy

Opis przedmiotu przetargu: Do zadań Wykonawcy należy w szczególności: a) Opracowanie scenariusza wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. b) Przygotowanie i przeprowadzanie wszystkich wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniu 24.09.2015: zorganizowanie konferencji prasowej dla przedstawicieli mediów lokalnych i ogólnopolskich oraz zaproszenia na konferencję prasową Gości Specjalnych (VIP), przygotowanie materiałów i gadżetów reklamowych, zaprezentowanie przez Moderatora wybranych powierzchni części wystawienniczej i konferencyjnej Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego, zaprezentowanie wystawy tematycznej, poczęstunek w formie bufetu kawowego dla gości VIP oraz przedstawicieli mediów. c) Przygotowanie i przeprowadzenie wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniu 25.09.2015 r.: (Gala Wieczorna): koordynowanie wszystkich występów artystycznych z udziałem artystów zaangażowanych przez Zamawiającego, przygotowanie i emisja animacji komputerowej 3D dot. Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego, zorganizowanie ceremoniału gastronomicznego podczas Gali Wieczornej, zorganizowanie uroczystej prezentacji deseru oraz zorganizowanie pokazu sztuki barmańskiej. d) Zaprojektowanie przestrzeni Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego wraz z instalacją elementów technicznych: Wykonawca odpowiedzialny jest za zaprojektowanie i wykonanie aranżacji nawiązującej do reprezentacyjnego i uroczystego charakteru wydarzenia wskazanych pomieszczeń Bydgoskiego Centrum Targowo - Wystawienniczego. Zamawiający wymaga aranżacji i dekoracji: wejścia, holu, ciągów komunikacyjnych, lobby, sali konferencyjnej na potrzeby konferencji prasowej oraz powierzchni targowo - wystawienniczej. Na aranżację składa się ponadto przygotowanie techniczne obiektu. Zamawiający wymaga m.in. kompleksowej aranżacji audytorium wraz z budową sceny i oprawą techniczną, foyer/strefy wejścia, powierzchni cateringowej i in. e) Przygotowanie prezentacji multimedialnej. f) Przygotowanie, druk oraz wysyłka zaproszeń. Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie, druk i konfekcjonowanie zaproszeń imiennych oraz kopert wraz z personalizacją na podstawie bazy adresowej dostarczonej przez Zamawiającego. Wykonawca dochowa najwyższej możliwej staranności i odpowiada za zapewnienie jak najwyższej frekwencji podczas wszystkich wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. g) Opracowanie narzędzia informatycznego do elektronicznej rejestracji uczestników oraz rejestracja uczestników w dniu 25.09.2015 r. Wykonawca przygotuje propozycję narzędzia informatycznego do elektronicznej rejestracji on-line z możliwością przypominania zarejestrowanym gościom o wydarzeniu. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek wdrożenia tego cyfrowego rozwiązania i jego kompleksowa obsługa. h) Obsługa fotograficzna i filmowa wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniach 24-25.09.2015 r. i) Koordynacja obsługi wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniach 24-25.09.2015 r. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie zespołu osób koordynujących wszystkie wydarzenia i występy artystyczne przewidziane w ramach konferencji otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego ze szczególnym uwzględnieniem udziału artystów zaangażowanych przez Zamawiającego. j) Zapewnienie miejsc parkingowych, serwisu sprzątającego, ochrony. k) Ubezpieczenie wydarzenia. l) Zapewnienie usługi cateringowej podczas Gali Wieczornej