Organizacja jednego wydarzenia informacyjno-promocyjnego Gmina Biłgoraj bogata lasem - Turniej Wsi w ramach realizacji projektu pn. SYSTEM PROMOCJI I INFORMACJI GOSPODARCZEJ W GMINIE BIŁGORAJ, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.

Opis przedmiotu przetargu: Miejsce organizacji imprezy: miejscowość Okrągłe. Termin imprezy: 07 czerwiec 2015r. Czas trwania imprezy: 1 dzień Zamówienie obejmuje: 1.Zawarcie stosownej umowy z artystami wskazanymi przez Zamawiającego. 2.Zabezpieczenie miejsca imprezy wskazanego przez Zamawiającego. 3.Dodatkowe obowiązki Wykonawcy. I.Zawarcie stosownych umów z artystami wskazanymi przez Zamawiającego. a)Wykonawca zawrze stosowną umowę obejmującą występ Andrzeja Rosiewicza z zespołem tanecznym w ramach Imprezy promującej Gminę Biłgoraj Gmina Biłgoraj bogata lasem - Turniej Wsi w dniu 7 czerwca 2015r. (niedziela) trwający minimum 60 minut (+ ewentualne bisy). b)Wykonawca zawrze stosowną umowę obejmującą występ Zespołu FACE LOVE w ramach Imprezy promującej Gminę Biłgoraj Gmina Biłgoraj bogata lasem - Turniej Wsi w dniu 7 czerwca 2015r. (niedziela) trwający minimum 180 minut (+ ewentualne bisy). c)Wykonawca zawrze stosowną umowę obejmującą występ Zespołu SOLARIS w ramach Imprezy promującej Gminę Biłgoraj Gmina Biłgoraj bogata lasem - Turniej Wsi w dniu 7 czerwca 2015r. (niedziela) trwający minimum 120 minut (+ ewentualne bisy). d)W przypadku odwołania koncertu przez któregokolwiek z artystów, Wykonawca poinformuje Zamawiającego niezwłocznie po otrzymaniu informacji od zespołu. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu niniejszego zamówienia zostanie pomniejszone o kwotę honorarium artysty, a także koszt obsługi technicznej i zabezpieczenia tego koncertu, zgodnie z zakresem usług dotyczącym danego artysty. II.Zabezpieczenie miejsca imprezy w dniu 7 czerwca 2015 r.: a.Wykonawca zapewni ochronę całej imprezy w dniu 7 czerwca 2015 roku w poprzez zapewnienie: 5 osób ochraniających od godziny 15.00 do godziny 19.00, 10 osób ochraniających od godziny 19.00 do zakończenia imprezy. Do zadań wykonawcy będzie należało: zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w koncercie, zapewnienie ochrony artystom na czas trwania prób oraz w trakcie koncertu; zabezpieczenie terenu koncertu przed dostępem osób postronnych; zabezpieczenie sprzętu technicznego znajdującego się na terenie imprezy w tym m.in.: scena, nagłośnienie i oświetlenia, namioty dla gości, materiały promocyjne (brama pneumatyczna, balon promocyjny) . b.Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w koncercie. c.Pozyskanie zezwoleń, licencji, upoważnień i zaświadczeń, niezbędnych do organizacji imprezy, w tym także od odpowiednich służb, w szczególności od straży pożarnej (zgodnie z przepisami obowiązującego prawa). III. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy 1.Przygotowanie i oznakowanie zaplecza higieniczno - sanitarnego imprezy poprzez ustawienie na terenie imprezy 2 przenośnych toalet. 2.Wykonawca zapewni animacje i konkursy dla dzieci i całych rodzin w dniu 7 czerwca 2015 r. (czas trwania animacji - min. 4 godzin, dokładne godziny programu animacji zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym z Wykonawcą) - minimum 5 różnych aktywności (takich jak: zjeżdżalnia, zamek dmuchany, trampolina, malowanie buziek, puszczanie dużych baniek). Wykonawca może zaproponować dodatkowe animacje dla uczestników imprezy. INFORMACJE DODATKOWE DLA WYKONAWCY: Podczas trwania imprezy scena, nagłośnienie oraz oświetlenie zostaną zapewnione przez Zamawiającego. Promocja całego wydarzenia leży po stronie Zamawiającego. Wszelkie nagrody dla uczestników konkursów zapewnia Zamawiający. PLAN IMPREZY PROMOCYJNEJ: 15.00 - rozpoczęcie wydarzenia 15.30 - 18.00 - parada drużyn (konkurencje turniejowe), konkursy wiedzy na temat UE oraz projektu SYSTEM PROMOCJI I INFORMACJI GOSPODARCZEJ W GMINIE BIŁGORAJ realizowanego w ramach RPO WL na lata 2007 - 2013 18.00 - 19.00 - koncert Andrzeja Rosiewicza z zespołem tanecznym 19.00 - 20.00 rozstrzygnięcie konkursów - wręczenie nagród 20.00 - 23.00 - Koncert zespołu FACE LOVE 23.00 - 01.00 - Koncert Zespołu SOLARIS 01.00 - zakończenie imprezy. Uwaga: Wykonawca zobowiązany jest przed podpisaniem umowy przedstawić Zamawiającemu do akceptacji harmonogram wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany po podpisaniu umowy do odbycia minimum 2 spotkań w siedzibie Zamawiającego w celu ustalenia szczegółów wykonania przedmiotu zamówienia.