Świadczenie usług sprzedaży biletów lotniczych dla Centrum Nauki Kopernik

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług sprzedaży biletów lotniczych dla Centrum Nauki Kopernik polegających na: rezerwacji, sprzedaży oraz dostarczaniu biletów lotniczych komunikacji krajowej oraz międzynarodowej do siedziby Zamawiającego, w godzinach roboczych Zamawiającego, to jest od 9 do 17, a także zapewnienie pośrednictwa w formalnościach wizowych (wizowanie paszportu, za wyjątkiem USA) oraz pośrednictwa w dokonywaniu reklamacji usług świadczonych przez przewoźnika. Zamówienie dotyczy połączeń lotniczych realizowanych na terenie Polski, Unii Europejskiej do innych krajów europejskich oraz na trasach międzykontynentalnych. Jako miejsce wylotu i przylotu na teren Rzeczypospolitej Polskiej po zakończeniu wizyty ustala się Warszawę lub inne wskazane przez Zamawiającego miejsce. Przewidywane połączenia lotnicze to: USA, Wielka Brytania, Szwajcaria, Niemcy, Rosja, Hiszpania, Austria, Szacunkowe zapotrzebowanie na bilety lotnicze na trasy zagraniczne i krajowe zawiera tabela zamieszczona w Załączniku nr 1 do SIWZ. a) W przypadkach korzystania z przelotów na trasach innych, niż wskazane w tabeli Załącznika nr 1 do SIWZ, Zamawiającemu należy dostarczyć najtańsze bilety na danej trasie przy uwzględnieniu postanowienia pkt. 10.8. b) Liczba biletów wskazana w Załączniku nr 1 do SIWZ służy jedynie do obliczenia ceny Oferty i wartości Umowy. Realizacja zamówień biletów na połączenia lotnicze będzie dokonywana: a) Po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego w jakimkolwiek dniu tygodnia, w terminie podanym w Zleceniu; b) Z uwzględnieniem najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloodcinkowch; c) Przy zastosowaniu minimalnych cen dostępnych biletów lotniczych w danym terminie na danej trasie z uwzględnieniem ewentualnie obowiązujących promocji. Dokonanie rezerwacji bądź sprzedaży biletów na rzecz Zamawiającego wymaga zwrotnego potwierdzenia przez Wykonawcę w formie elektronicznej, wysłanego na adres e-mailowy osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. Powierzone zadania w zakresie zamówienia Wykonawca realizować będzie poprzez: a) zatrudnienie lub oddelegowanie pracownika do obsługi Zamawiającego; b) umożliwienie składania zamówień za pomocą telefonii stacjonarnej, łączy internetowych oraz e-maila w trybie on-line, z możliwością potwierdzenia zwrotnego przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; c) zapewnienie kontaktu z Zamawiającym przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Wykonawca zobowiązuje się do: a) opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloodcinkowych (dostosowanej czasowo dla poszczególnych przesiadek); b) przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej 2 (dwóch) propozycji najbardziej optymalnych połączeń do miejsca docelowego z uwzględnieniem co najmniej 5 (pięciu) przewoźników narodowych oraz przewoźników niskokosztowych (tzw. tanie linie lotnicze), bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty manipulacyjnej Wykonawcy za pośrednictwo; c) przedstawienia Zamawiającemu biletów w klasie biznes i klasie ekonomicznej; d) niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o braku możliwości realizacji Rezerwacji lub Sprzedaży biletów, w całości lub części wraz z uzasadnieniem; e) wystawienia biletów w wersji elektronicznej, bądź w przypadku braku takiej możliwości - w wersji papierowej; f) nie pobierania od Zamawiającego opłat za wystawienie biletu w wersji elektronicznej oraz papierowej, chyba że warunki przewoźnika stawiają ograniczenia w tym zakresie, a Wykonawca poinformuje o tym przed realizacją Zlecenia; g) dostarczenia biletów do siedziby Zamawiającego, nie później niż do godziny 12.00 dnia poprzedzającego dzień wyjazdu, jeżeli wypada on od wtorku do soboty; h) dostarczenia biletów do siedziby Zamawiającego, nie później niż do godz. 12.00 w piątek, jeżeli dzień wylotu wypada w niedzielę lub poniedziałek; i) umożliwienia odbioru biletu poza granicami Polski; j) przesyłania na adres e-mailowy pasażera oraz osoby wyznaczonej przez Zamawiającego informacji o odprawie biletowo bagażowej online; k) pośrednictwa w obsłudze ewentualnych reklamacji składanych przez Zamawiającego lub pasażera Zamawiającego do przewoźnika; l) w przypadku realizacji/pośrednictwa w wizowaniu paszportu, nie pobierania opłaty za usługę pośrednictwa w wizowaniu i obciążania Zamawiającego wyłącznie kosztem wizy zgodnie z fakturą VAT wystawioną przez właściwą placówkę dyplomatyczną; m) dokonywania płatności za bilety ze środków własnych Wykonawcy, do czasu wystawienia przez Wykonawcę zestawienia sprzedanych biletów, oraz dostarczenia zestawienia wraz z fakturą VAT Zamawiającemu; n) przedkładania Zamawiającemu miesięcznych zestawień z wystawionych faktur VAT za bilety; o) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet. W przypadku stwierdzenia różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Wykonawca jest zobowiązany nabyć dla Zamawiającego bilet zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; p) Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość anulowania biletu bez obciążania Zamawiającego kosztami biletu i bez ponoszenia dodatkowych opłat oraz dokonywania zmian w bilecie w zakresie: danych osobowych pasażera, standardu przelotu lub terminu bez konieczności uiszczania z tego tytułu dodatkowych opłat, o ile nastąpi to w terminie określonym w ofercie Wykonawcy.