Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych- w ramach realizacji projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych nr umowy UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-07, z dnia 15.09.2009 r. - Przetarg II

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych w dniach 27 - 28 listopada 2014 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 26 listopada 2014 r. Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120). Część A - Miejsce obrad Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 25 km od siedziby Instytutu Ogrodnictwa przy ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 w Skierniewicach. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km).Miejsce powinno być przystosowane dla prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji, a także imprez okolicznościowych.Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia na 2 dni: Salę obrad z co najmniej 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia. Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie co najmniej 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad. Salę recepcyjno-wystawienniczą dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych (co najmniej 6) i dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej trzech osób z dostępem do internetu i drukarki Szatnię dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób) Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 120 osób. Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 120 osób oraz uroczystej kolacji, z powierzchnią do tańca. Pokoje 1, 2, 3 i 4-osobowe z łazienkami (co najmniej 10 pokoi 1-osobowych, co najmniej 25 pokoi dwuosobowych) Toalety w pobliżu miejsca obrad. Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji. Parking dla co najmniej 30 samochodów osobowych. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. 5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się:przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz sali dla stoisk wystawienniczych,wietrzeniem i sprzątaniem sal w czasie przerw,ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji,innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji. Część B - Organizacja i zapewnienie wycieczki. Wykonawca powinien zorganizować 1,5-2 godzinną wycieczkę (łącznie z czasem dojścia/dojazdu do obiektu) dla około 60 uczestników konferencji do obiektu muzealnego lub innego atrakcyjnego do zwiedzania obiektu. Jeśli to konieczne Wykonawca zapewnia transport uczestników wycieczki na miejsce zwiedzania. Część C - Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji. Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu obydwu dni konferencji. Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, różne rodzaje ciastek. Część D - Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji. Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji: - obiad i kolację 26 listopada dla organizatorów konferencji (3 - 5 osób), - kolację 26 listopada dla uczestników przyjeżdżających w przeddzień konferencji, - śniadania wliczone w koszt noclegu, - obiady dla uczestników konferencji 27 i 28 listopada - kolację dla organizatorów konferencji i ewentualnie uczestników 28 listopada Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże. Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki. Kolacja zwykła - co najmniej jedno danie na gorąco, wędliny, sery, warzywa, pieczywo, kawa, herbata. Część E - Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji. Uroczysta kolacja zorganizowana po zakończeniu pierwszego dnia obrad (27 listopada) na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej. Kolacja uroczysta w stylu łowickim (menu - co najmniej 12 rodzajów przystawek, co najmniej 4 dania gorące, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna, lampka wina na powitanie), wiejski stół. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską podczas wieczoru. Wykonawca powinien zapewnić oprawę muzyczną - zespół muzyczny, który wykona koncert podczas wieczoru. Część F - Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone do 15 listopada 2014 r. na konto podane przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez Zamawiającego, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury. Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ