Kompleksowa obsługa budżetu gminy Nowy Staw oraz jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa budżetu Gminy Nowy Staw oraz jednostek organizacyjnych Gminy, których wykaz zawiera załącznik nr 1 do specyfikacji, w okresie od 30 kwietnia 2012 r. do 29 kwietnia 2014 r. przy czym liczba jednostek gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowy na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. Wykonawca będzie zawierał umowy na prowadzenie obsługi bankowej ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Gminy Nowy Staw; 2.Zakres zamówienia dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Miejskiego w Nowym Stawie jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych obejmuje: 1)Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Miejskiego w Nowym Stawie jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych, w tym: a)możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, możliwość otwierania dodatkowych rachunków walutowych, likwidację rachunków bankowych na pisemny wniosek, potwierdzania otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, telefoniczne udzielanie informacji o wysokości salda na rachunku, zakładanie depozytów, oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako dzienna stawka WIBID 1M ustalana z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc za który będzie naliczone oprocentowanie i współczynnika określonego w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem ( do stawki WIBID 1M), dyspozycje przelewu SORBNET, 2)Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: a)dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, za pomocą czeków elektronicznych. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej za pomocą czeków papierowych, możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości, tj. na banknoty jak i bilony, przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego. Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat lokalnych i innych należności budżetowych na rzecz Gminy Nowy Staw i jednostek organizacyjnych, b)wypłaty gotówkowe na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku. 3)Realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej na następujących zasadach: a)przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, realizowanie przelewów złożonych w formie papierowej w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym na dyspozycji jako data do realizacji, przelewy w formie elektronicznej powinny być realizowane w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej przelewy złożone w formie papierowej do godz. 15.00 powinny być realizowane w tym samym dniu. Bank ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy wskutek nieterminowej lub nieprawidłowej realizacji zlecenia płatniczego Zamawiającego, możliwość prowadzenia operacji bankowych w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego do godziny 12.00, możliwość negocjowania opłat za dokonywane z rachunku Gminy i jednostek organizacyjnych przelewy bezgotówkowe. 4)Prowadzenie punktu obsługi kasowej ( agencji) na terenie miasta Nowy Staw zapewniającego pełną obsługę bankową w zakresie operacji gotówkowych i bezgotówkowych. Punkt musi być czynny w godzinach 8.00 do 15.00 we wszystkie dni robocze. Koszt uruchamiania, wyposażenia oraz prowadzenia punktu ponosi Wykonawca; 5)Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek ( Gmina, jednostki organizacyjne), w formie bankowości internetowej lub home bankingu w tym: a)zainstalowanie systemów bankowości elektronicznej, w tym systemu zarządzania depozytami obcymi ( kaucje, wadia, zabezpieczenia umów), bieżące doradztwo i pomoc techniczną z zakresu obsługi systemu, serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, a w przypadku wystąpienia awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjecie działań w celu jej usunięcia, bezpłatnego przeszkolenia pracowników ( w siedzibie Zamawiającego oraz jednostek organizacyjnych), w zależności od zgłoszonych potrzeb, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność finansową za wszelkie szkody wynikłe z nienależytego zabezpieczenia systemu przed działaniem osób nieupoważnionych, Wykonawca zobowiązany jest do zainstalowania pełnego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej korporacyjnej oraz bezpłatnego użyczenia wyposażenia technicznego ( o ile posiadany przez Urząd Miejski i jednostki system nie będzie współpracował z systemem Wykonawcy); 6)System bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej: a)możliwość dokonywania przelewów bankowych, generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnej dyspozycji, umożliwienie użytkownikowi autoryzowania zleceń płatniczych za pomocą elektronicznego klucza, uzyskanie informacji o aktualnym stanie rachunków bankowych Zamawiającego ( wysokość salda, dokonywane operacje). 7)Sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej z potwierdzeniem operacji bankowych dla każdego rachunku bankowego bez ponoszenia dodatkowych opłat .Wyciągi muszą być sporządzone za dni, w których na rachunku bankowym wystąpiły obroty z kompletem dokumentów źródłowych, będących podstawą zapisu w wyciągach bankowych oraz udostępnić je w formie elektronicznej ( poprzez system elektronicznej obsługi bankowej) w następnym dniu roboczym po dokonaniu operacji. a)wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, numer rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, b)wyciąg musi zawierać informacje o wszystkich operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela konta lub dyspozycji różnych kontrahentów, księgowania odsetek i prowizji, a także informację o saldzie początkowym i końcowym rachunku, wyciąg bankowy musi zapewnić możliwość identyfikacji źródeł przychodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytułu płatności ( wszystkie informacje jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności) daty obciążenia rachunku kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłaty, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. 8)Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku; Wydawanie blankietów czeków gotówkowych i ich potwierdzanie; Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Gminy; 9) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych jednostek na rachunek budżetu Gminy, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie; 10) Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu Gminy na lokatach terminowych ( w tym również typu overnight), weekendowych i na dłuższe okresy; 11) Możliwość uruchamiania , w każdym roku budżetowym, w miarę potrzeb kredytu w rachunku bieżącym do wysokości limitu zaciąganego kredytu określonego w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki określi umowa, przy czym: . a) kredyt w rachunku bieżącym będzie zabezpieczony wekslem własnym in blanco z deklaracją wekslową. Dopuszcza się również jako zabezpieczenie - oświadczenie o poddaniu się egzekucji, b)uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat, kredyt będzie ewidencjonowany w rachunku bieżącym budżetu Gminy, c)Zamawiający może dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu zadłużenia, natomiast każdy wpływ na rachunek bankowy będzie powodował zmniejszenie salda zadłużenia, Oprocentowanie kredytu oparte będzie na zmiennej dziennej stawce bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej (+) lub pomniejszonej (-) o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. , Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych od zaangażowania kredytu tj. od salda niewykorzystanej części kredytu; 12) Udzielanie poręczeń i pełnomocnictw; Bezpłatne doradztwo bankowe ( w tym inwestycyjne); 3.Uwaga: Wykonawca nie będzie pobierał opłat: 1)tytułem wpłat gotówkowych i bezgotówkowych dokonywanych na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych ( podatków, opłat lokalnych oraz innych należności budżetowych); 2)tytułem wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunku Gminy i jednostek organizacyjnych; 3)tytułem otwarcia rachunku bankowego stanowiącego subkonto rachunku podstawowego budżetu Gminy i jednostek organizacyjnych; 4)za sporządzanie wyciągów z rachunku bankowego; za prowadzenie rachunków Gminy oraz samorządowych jednostek organizacyjnych; 5)za instalację i prowadzenie systemu Home Banking oraz przeszkolenie pracowników; 4.Oczekiwany termin podpisania umowy rachunku bankowego - 27 kwietnia 2012 r. Postanowienia umowy obowiązują od dnia 30 kwietnia 2012 r. 5.Zamawiający zastrzega możliwość negocjowania zmian warunków umowy rachunku bankowego.