Organizacja imprezy kulturalnej pn. Nadbużańskie Spotkanie Kulturowe - Drohiczyn 2013 oraz organizacja festynu rekreacyjnego - sportowego we wsi Miłkowice-Janki

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia jest podzielony na dwie części. I.Organizacja imprezy kulturalnej pn. Nadbużańskie Spotkanie Kulturowe - Drohiczyn 2013- część I II. Organizacja festynu rekreacyjnego - sportowego we wsi Miłkowice-Janki - część II Dla części I opis przedmiotu zamówienia obejmuje organizację masowej imprezy w Drohiczynie w dniu 28 lipca 2013 roku. Impreza obejmuje: a. Zapewnienie oprawy muzycznej - Wykonawca musi zapewnić występy: - min. dwóch zespołów muzycznych, w godz. od 19:00 do 20:00 i od 21:00 do 22:30. Jeden z zespołów powinien być zespołem coverowym drugi gwiazdą wieczoru. Przez zespół muzyczny jako gwiazdę wieczoru Zamawiający uzna wykonawcę muzyki raggae, który jest jedną z gwiazd Festiwalu Sopot TOPTrendy 2013 1 w roku 2012 sprzedał największą liczbę swoich płyt. Wykonawca zapewni scenę o wymiarach min. 8x10 m, z zadaszeniem profilowanym łukowym w kolorze jasnym, schody po jednej ze stron, podesty pod realizatora MON i FOH oraz z nagłośnieniem line array min po 8 elementów, system czterodrożny (hi, mid, low, sub) o aktywnym podziale pasma na stronę i oświetleniem efektowym, dostosowaną do potrzeb zespołów muzycznych i gwiazdy wieczoru (rider). Wykonawca zapewni na miejscu płoty zaporowe min 50mb. W ramach festynu wymagany jest przygotowanie 15 min pokazu multimedialnego z wykorzystaniem inteligentnych ruchomych projektorów multimedialnych z wbudowanymi mediaserwerami o mocy świetlnej jednego urządzenia min 6500 Ansilumenów. Zamontowanie ekranów tylnoprojekcyjnych po obu stronach sceny w formacie min 3x2m. Przygotowanie wizualizacji autorskich po stronie Zamawiającego. Wykonawca zapewni przygotowanie sceny do transportu, transport wszystkich jej elementów, ich magazynowanie, wykonanie wszelkich prac montażowych, a także prac demontażowych i porządkowych w obrębie sceny. Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy przedstawi do wyboru Zamawiającego dwie propozycje gwiazdy wieczoru i cztery propozycje zespołów. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia oprawy muzycznej zgodnej z ww. wyborem Zamawiającego. b. Prowadzenie festynu (konferansjer) - zapewnienie konferansjera na cały okres trwania festynu, tj. od godz. 14.00 do godz. 24.00. c. Z uwagi na charakter festynu, jako imprezy masowej, w ramach działań organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa imprezy, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). Wszelkie niezbędne dokumenty oraz zezwolenia konieczne do przeprowadzenia zadań określonych w pkt. a-c leżą po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia we własnym zakresie dodatkowych elementów festynu, oraz występów artystycznych na scenie, nie kolidując z programem Wykonawcy. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zapewni: - możliwość korzystania z minimum trzech toalet przenośnych w trakcie trwania festynu, - wykonanie wszelkich prac porządkowych w obrębie miejsca realizacji festynu, po jego zakończeniu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu realizacji festynu przed jego rozpoczęciem, celem oceny zgodności oferty Wykonawcy z wymaganiami SIWZ. Dla części II opis przedmiotu zamówienia obejmuje organizację festynu zamkniętego (nie kwalifikującego się jako impreza masowa) w Miłkowicach Jankach w dniu 14 lipca 2013 roku. Festyn obejmuje: a. Oprawę muzyczną : Wykonawca musi zapewnić występ kapeli mającej doświadczenie w prowadzeniu rodzinnych festynów. Kapela powinna składać się z minimum 4 jej członków. Kapela musi prowadzić festyn od początku festynu godz. 1300 do 2100 b. Zapewnienie nagród dla dzieci w konkursach prowadzonych przez konferansjera: Nagrody: Czekoladki pakowane - 13 opakowań Książki dla dzieci - 13 sztuk Cukierki - porcja 0,2 kg X 13 = 2,6 kg Kredki - 13 opakowań Farbki plakatowe - 13 opakowań c. Catering dla 50 osób w tym: - kiełbasa na grila 7 kg - karkówka na grila 5 kg ( doprawiona przyprawami) - skrzydełka na grila 6 kg (doprawione przyprawami) - szaszłyki 50 sztuk - bigos 15 litrów - żurek 25 litrów - chleb podłużny krojony - 16 sztuk - ciasto 5 kg - napoje niegazowane - 100 litrów - herbata - 100 szt. torebek herbaty ekspresowej - kawa rozpuszczalna - 1 opakowanie 200 gr. - kawa naturalna - 1 opakowanie 200 gr. Grill, węgiel drzewny oraz podpałkę do grilla zapewnia Wykonawca. Pełna obsługa grilla ( rozpalenie oraz przygotowywanie posiłków)spoczywa na Wykonawcy. d. Plac zabaw dla dzieci w tym: - dmuchana zjeżdżalnia - basen z piłeczkami e. Konferansjer (mężczyzna) osoba prowadząca gry i zabawy dla dzieci w godzinach 13-19 Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy przedstawi do wyboru Zamawiającego 4 propozycje kapel muzycznych mających doświadczenie w prowadzeniu festynów. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia oprawy muzycznej zgodnej z wyborem Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia we własnym zakresie dodatkowych elementów festynu, oraz występów artystycznych na scenie, nie kolidując z programem Wykonawcy. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zapewni: - wykonanie wszelkich prac porządkowych w obrębie miejsca realizacji festynu, po jego zakończeniu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu realizacji festynu przed jego rozpoczęciem, celem oceny zgodności oferty Wykonawcy z wymaganiami SIWZ.