Organizacja wizyty studyjnej przedstawicieli Autonomicznej Republiki Adżarii w Małopolsce w ramach projektu Wsparcie procesu wdrażania i programowania polityki rozwoju przez administrację Autonomicznej Republiki Adżarii w obszarze rynku pracy i przedsiębiorczości, poprzez utworzenie Adżarskiego Obserwatorium Rynku Pracy i Prognoz Gospodarczych (program Polska pomoc rozwojowa 2014 MSZ)

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia będzie zorganizowanie w dniach 23 - 27 czerwca br. czterodniowej wizyty studyjnej w Krakowie w ramach projektu Wsparcie procesu wdrażania i programowania polityki rozwoju przez administrację Autonomicznej Republiki Adżarii w obszarze rynku pracy i przedsiębiorczości, poprzez utworzenie Adżarskiego Obserwatorium Rynku Pracy i Prognoz Gospodarczych wraz z zorganizowaniem transportu z Batumi (Autonomiczna Republika Adżarii) do Krakowa oraz z Krakowa do Batumi zgodnie z poniższą specyfikacją. 2. Na przedmiot zamówienia składa się: 1) Zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej z maksymalnie dwoma przesiadkami dla 10 osób z bagażem rejestrowanym oraz bagażem podręcznym na trasie: a) Przelot: Batumi - Kraków b) Przelot: Kraków - Batumi; c) W przypadku niemożności zakupu biletów na trasach wymienionych w lit. a) i b) Wykonawca dokona zakupu biletów na trasach alternatywnych z Gruzji do Polski oraz z Polski do Gruzji oraz zapewni transport samochodowy lub samochodowo-kolejowy bezpośrednio do hotelu, o którym mowa w ustępie 4) dla 10 osób (wynajem busa, zakup biletów kolejowych w II klasie) w godzinach dostosowanych do zapewnionych biletów wraz z zapewnieniem opieki dla uczestników wizyty studyjnej na trasie przejazdu i na lotniskach. 2) Zapewnienie transportu samochodowego w godzinach dostosowanych do biletów, o których mowa w pkt 1 lit. a) i b) razem z zapewnieniem opieki dla uczestników wizyty studyjnej na trasie przejazdu oraz na lotnisku, na trasie: a) W dniu 23 czerwca z lotniska do hotelu, o którym mowa w punkcie 4); b) W dniu 27 czerwca z hotelu lub wyznaczonego przez Zamawiającego miejsca na lotnisko. Wykonawca zobowiązany jest dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne odcinki autostrady itp. 3) Wykup ubezpieczenia dla 10 osób (uczestników wizyty studyjnej) od momentu wylotu z Gruzji do przylotu do Gruzji od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) rozumianych jako nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, w następstwie którego ubezpieczony niezależnie od własnej woli doznał uszkodzenia ciała, rozstroju zdrowia lub zmarł, na sumę ubezpieczania w zakresie NNW 100 000 zł na osobę. 4) Wynajęcie w okresie 23 czerwca 2014 r.do 27 czerwca 2014 r. pokoi hotelowych w centrum Krakowa (do 300 metrów od Rynku Głównego) lub w centrum krakowskiego Kazimierza (do 300 metrów od pl. Nowego). Hotel co najmniej 3-gwiazdkowy dla 10 osób. Wszystkie pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania i w tym samym hotelu. W cenę pokoju ma być wliczone śniadanie. 5) Zorganizowanie 3 obiadokolacji w dniach 23 czerwca 2014 r., 24 czerwca 2014 r. oraz 26 czerwca 2014 r. dla 13 gości w 3 różnych restauracjach w centrum Krakowa (do 300 metrów od Rynku Głównego) lub w centrum krakowskiego Kazimierza (do 300 metrów od pl. Nowego). Obiadokolacja ma obejmować zupę, danie główne, deser, napoje zimne, napoje ciepłe oraz do 2 lampek wina. 6) Zorganizowanie 1 uroczystej kolacji w dniu 25 czerwca 2014 r. wraz z obsługą kelnerską w wydzielonej sali restauracyjnej w ścisłym centrum Krakowa (do 200 metrów od Rynku Głównego) dla 17 osób. W ramach uroczystej kolacji ma być serwowana przystawka, danie główne, deser, zimne napoje, ciepłe napoje oraz do 5 lampek wina na osobę. 7) Zorganizowanie przerwy kawowej na każdym z 4 spotkań, w tym kawa, herbata, woda mineralna, sok, cukier (biały i brązowy), śmietanka/mleko do kawy, cytryna/sok malinowy, owoce, przekąski słodkie i tartinki - co najmniej 10 szt./os. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia, nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po zakończonym spotkaniu. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić niezbędną zastawę szklaną, porcelanową, ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metalowe. Miejsce organizacji zgodnie z programem wizyty: a) 24 czerwca - ul. Wielicka 72 (dla 15 osób) b) 25 czerwca - przerwa kawowa będzie organizowana w 2 miejscach: ul. Szlak 73A (dla 12 osób) i Plac na Stawach, Kraków (7 osób); c) 26 czerwca - Rynek Główny, Kraków (dla 15 osób) 8) Zorganizowanie przerwy lunchowej na każdym z 4 spotkań, w tym kawa, herbata, soki, cukier (biały i brązowy), śmietanka/mleko do kawy, cytryna/sok malinowy, 2 ciepłe dania do wyboru, ciasto. Miejsce organizacji: a) 24 czerwca - ul. Wielicka 72, Kraków (dla 15 osób); b) 25 czerwca - lunch w okolicy 2 miejscach: ul. Szlak 73A, Kraków (dla 12 osób) i Plac na Stawach 1, Kraków (dla 7 osób); c) 26 czerwca - Rynek Główny, Kraków (dla 15 osób) 9) Zapewnienie tłumaczenia konsektuwynego (polsko - gruzińskiego i gruzińsko-polskiego) - na czas trwania wizyty studyjnej w Krakowie - z zapewnieniem odpowiedniej liczby tłumaczy w celu zachowania ciągłości tłumaczenia, tj.: a) 1 tłumacz - 2 dni przez co najmniej 9 godzin; b) 1 tłumacz - 1 dzień w godzinach 9:00 do 24:00; c) 2 tłumaczy - 1 dzień co najmniej 8 godzin - dwa spotkania odbywające się równocześnie w dwóch lokalizacjach. d) 1 tłumacz - około 3 godzin w trakcie trwania obiadokolacji, o których mowa w pkt. 5). Tłumacze konsekutywni winni biegle władać językiem polskim i gruzińskim, mają posiadać doświadczenie w tłumaczeniach konsekutywnych z języka polskiego na gruziński i z języka gruzińskiego na polski w trakcie spotkań polsko-gruzińskich. 10) Wynajęcie komfortowego busa z klimatyzacją i kierowcą (na 15 osób), który będzie do dyspozycji przez cały czas trwania wizyty studyjnej, w szczególności w celu przewiezienia osób do hotelu po obiadokolacjach, o których mowa w punkcie 5), oraz po uroczystej kolacji, o której mowa w punkcie 6). Przejazdy na terenie Małopolski bez limitów kilometrów. Wykonawca zobowiązany jest dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne podcinki, autostrady etc. Przejazdy na terenie Małopolski bez limitu kilometrów. Wykonawca zobowiązany jest dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne odcinki autostrady itp. 11) Dodatkowo zamówienie obejmuje wyznaczenie koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację. 3. Przedmiot umowy jest finansowany w 100% ze środków Budżetu Państwa z programu Polska pomoc rozwojowa 2014 Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP.