Zamówienie z wolnej ręki na usługę edukacyjną - przeprowadzenie zajęć w instytucjach kultury na potrzeby projektu pod nazwą Fascynujący świat nauki i technologii

Opis przedmiotu przetargu: 1.1 Przedmiotem zamówienia jest usługa edukacyjna polegająca na przeprowadzeniu zajęć warsztatowych w obszarze edukacji przyrodniczej dla uczniów klas I-III oraz klas IV-VI szkół podstawowych województwa opolskiego na potrzeby projektu systemowego nr POKL.09.01.02-16-001/13 pn. Fascynujący świat nauki i technologii, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytetu IX, Działania 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1.2 Zajęcia w zakresie hodowli roślin i zwierząt w gospodarstwie zajmującym się hodowlą koni (stadnina koni), posiadającym zagrodę dla zwierząt, stajnię oraz zamiennie w zależności od scenariusza zajęć: ogród, sad, łąkę, polanę, park, las, posiadającym także salę edukacyjną oraz miejsce w terenie umożliwiającym przeprowadzenie zajęć, uwzględniając warunki atmosferyczne, zgodnie ze scenariuszem przekazanym przez zamawiającego. Ilość uczniów biorących udział w zajęciach wyniesie max. 594 uczniów. 1.1. Warunki dotyczące przedmiotu zamówienia: a) Wykonawca musi dysponować: b) Salą edukacyjną oraz miejscem na/w terenie gospodarstwa odpowiednio wyposażonym, pozwalającymi zrealizować zajęcia zgodnie ze scenariuszem zajęć przekazanym przez zamawiającego. c) Wszystkie zajęcia muszą odbywać w gospodarstwach edukacyjnych mieszczących się na terenie województwa opolskiego, d) Miejsca, w których prowadzone będą zajęcia muszą posiadać zaplecze socjalne umożliwiające spożycie przez wszystkich uczestników zajęć posiłku, gwarantujące swobodny dostęp do sanitariatów. Wszystkie osoby muszą mieć miejsce siedzące w trakcie zajęć lub posiłków. Miejsce powinno być dostosowane do uczestnictwa w zajęciach osób niepełnosprawnych korzystających z wózków inwalidzkich lub Wykonawca zagwarantuje osobie niepełnosprawnej indywidualną pomoc w poruszaniu się na terenie gospodarstwa przy pomocy jego pracowników. Zamawiający przewiduje, że maksymalna liczba osób niepełnosprawnych, poruszających się na wózkach inwalidzkich jednorazowo na zajęciach (spotkaniu w danym dniu) wyniesie do 4 osób. W przypadku szkół specjalnych dopuszczamy możliwość zwiększenia liczby takich osób, po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą. e) Wykonawca musi zagwarantować bezpieczne miejsce do przyjazdu i odjazdu autokarów dowożących uczniów i ich opiekunów na zajęcia (co najmniej 2 miejsca parkingowe, zarezerwowane na okres ok. 30 minut przy przyjeździe i odjeździe uczestników zajęć), f) Zajęcia muszą być prowadzone w oparciu o treści podstawy programowej wychowania przedszkolnego oraz kształcenia ogólnego właściwe dla I i II etapu edukacyjnego ( dla klas I-III, IV-VI), zgodnie z treścią zawartą w scenariuszach zajęć odpowiednią dla danej grupy (klasy I-III bądź klasy IV-VI) oraz z zastosowaniem metod aktywizujących uczniów, rozwijających kreatywność i zainteresowania, ukierunkowanych na eksperyment, dociekanie, analizowanie, dyskusję, zabawę, g) Wykonawca zobowiązuje się prowadzić zajęcia zgodnie z harmonogramem zajęć. Przewiduje się harmonogramy miesięczne. Harmonogramy będą każdorazowo przekazywane Wykonawcy do zaakceptowania z wyprzedzeniem 30 dni kalendarzowych, co pozwolić ma na ustalenie terminów gwarantujących wykonanie celów projektowych. W przypadku braku zgody Wykonawcy na przedstawiony przez Zamawiającego harmonogram realizacji zajęć Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie - w ciągu 2 dni roboczych przedstawić Zamawiającemu cztery inne (alternatywne) terminy zajęć do akceptacji przez Zamawiającego. Zaproponowane terminy muszą zmieścić się w okresie 14 dni przed lub po wskazanym dniu zajęć wg harmonogramu. Przedstawiane przez Zamawiającego harmonogramy pozwolą na zrealizowanie zajęć dla uczniów u Wykonawcy w ilości - jednorazowo oraz w całym okresie realizacji projektu nie więcej niż określono w umowie. Zamawiający ustala w harmonogramach zajęć wielkość grup (ilość osób biorących udział w danym spotkaniu) oraz etap edukacyjny (klasy I-III i klasy IV-VI). Pierwsze przekazanie harmonogramu zajęć na okres pierwszego miesiąca realizacji może nastąpić w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, o ile Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże taką informację Wykonawcy. h) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć do 3 dni roboczych przed terminem ich realizacji z przyczyn niezależnych od siebie. Wykonawca w przypadkach niezależnych od siebie może zmienić termin realizacji zajęć uzgodnionych w harmonogramie wyłącznie za pisemną zgodą Zamawiającego. i) Zajęcia mają być prowadzone pomiędzy godziną 8.30 a godziną 14.30, a więc 6 godz. lekcyjnych w trakcie spotkania. Wykonawca musi dysponować co najmniej 2 osobami prowadzącymi, co pozwoli na zrealizowanie zajęć dla 2 różnych grup o łącznej ilości nie przekraczającej ilości maksymalnej ustalonej w wymaganiach wobec Wykonawcy j) Przewiduje się, że w trakcie realizacji zamówienia: jednorazowo (na jedno spotkanie) ilość uczniów wyniesie ok.: 45 uczniów, ilość spotkań łącznie wyniesie ok.: 14, częstotliwość zajęć wyniesie ok.: 3 razy w tygodniu. Zamawiający zastrzega, że podane powyżej ilości mogą ulec zmianie z zachowaniem ceny jednostkowej za jednego ucznia wskazanej w ofercie/umowie i wykorzystania mniejszej ilości zajęć oraz zmniejszenia ilości uczniów biorących w nich udział, adekwatnie do potrzeb Zamawiającego. Wykonawca oświadcza, że na powyższe wyraża zgodę oraz oświadcza, że nie będzie z tego tytułu zgłaszał żadnych pretensji i zrzeka się wszelkich ewentualnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego. k) Wykonawca musi wskazać osobę (podać jej nr telefonu oraz adres email) do koordynacji (przekazywania terminów, wielkości grup i reagowania na wszelkiego rodzaju uchybienia w realizacji umowy, niedociągnięcia w trakcie wykonywania usługi). Osoba do kontaktu powinna być dostępna w godzinach o 8 do 16.00 w każdy dzień roboczy, l) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia, zbierania jak i dostarczania dokumentacji projektowej wg wzorców przekazanych przez Zamawiającego (dokumenty zostaną przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), w tym raportowania zajęć z uczniami i przekazywania co miesiąc informacji na temat stanu realizacji zajęć Zamawiającemu, m) Wykonawca na czas realizacji umowy musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na łączną kwotę równą co najmniej 10 000,00 PLN zł. Wykonawca z którym zostanie podpisana umowa przedłoży przed podpisaniem umowy kopię polisy odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności i będzie ona stanowiła załącznik do umowy, n) Wykonawca gwarantuje bezpieczeństwo uczniów podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi uszkodzenie ciała, śmierć czy szkoda materialna spowodowana działalnością Wykonawcy, o) Wykonawca dopuszcza możliwość udziału w zajęciach projektowych osób z personelu Zamawiającego w celu umożliwienia im skontrolowania jakości i przebiegu oferowanej usługi, p) Zamawiający zastrzega sobie prawo do utrwalania w formie elektronicznej przebiegu zajęć w dowolnym formacie i na dowolnym nośniku: video rejestracji, zdjęć itp. i rozpowszechniania w dowolnej formie, q) Wykonawca zobowiązany jest oznaczyć miejsce realizacji usługi w sposób widoczny w trakcie zajęć jak i całego okresu umowy zgodnie z zaleceniami i materiałami przekazanymi Wykonawcy przez Zamawiającego. r) Wykonawca wykona minimum 10 zdjęć oraz nagranie fragmentu zajęć warsztatowych (10 -15 minut) i dostarczy je Zamawiającemu w okresie dwóch miesięcy od terminu rozpoczęcia realizacji zajęć. 2.2 Rozliczenie za przeprowadzone zajęcia będzie następowało wg następujących zasad: a) Zamawiający będzie rozliczał wg stawki brutto zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie adekwatnie do liczby uczniów uczestniczących w zajęciach, z zastrzeżeniem, że: zamawiający może przekazać mniejszą o 40 % ilość uczniów, niż wynika to z ustalonego harmonogramu, a Wykonawca nie może zwiększyć stawki na jednego ucznia; zamawiający może przekazać większą o 10% ilość uczniów niż wynika to z ustalonego harmonogramu, a Wykonawca nie może zwiększyć stawki na jednego ucznia; b) Jeżeli liczba dzieci uczestnicząca w zajęciach będzie mniejsza niż 60% zakładanej liczby uczniów, wynikającej z ustalonego harmonogramu rozliczenie będzie następowało wg faktycznej liczby dzieci uczestniczących w zajęciach, z zastrzeżeniem, że zamawiający zapłaci o 10% stawki jednostkowej za ucznia więcej, niż wynika to z zaoferowanej przez Wykonawcę stawki brutto (stosując zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku); Jeżeli zajęcia nie odbędą się z winy Zamawiającego Zamawiający za gotowość Wykonawcy do prowadzenia zajęć zobowiązany będzie zapłacić 25% stawki zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie pomnożonej przez liczbę zgłoszonych w harmonogramie uczniów, za wyjątkiem sytuacji gdy zamawiający skorzystał z prawa odwołania zajęć na 3 dni przed wyznaczonym w harmonogramie terminie.