świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Prokuratury Okręgowej we Wrocławiu oraz podległych jej Prokuratur Rejonowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o wadze powyżej 50g oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rok 2012

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Prokuratury Okręgowej we Wrocławiu oraz Prokuratur Rejonowych okręgu wrocławskiego w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do siedziby Zamawiającego, a w razie niemożliwości ich doręczenia do zwrotów przesyłek pocztowych o masie powyżej 50 g oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, które będą świadczone przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 1. Odbiór przesyłek z niżej wymienionych siedzib Zamawiającego codziennie między godz. 14:00 a godz. 15:00: 1) Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu przy ul. Podwale 30 2) Prokuratury Rejonowe dla Wrocławia Stare Miasto, Śródmieście, Psie Pole, Fabryczna; punkt odbioru przy ul. Sądowej 2 3) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Zachód przy ul. Powstańców Śląskich 161 4) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Wschód przy ul. Piłsudskiego 38b 5) Prokuratura Rejonowa w Oławie przy ul. 1 Maja 41 6) Prokuratura Rejonowa w Oleśnicy przy ul. Chopina 2 7) Prokuratura Rejonowa w Strzelinie przy ul. Bolka I Świdnickiego 6 8) Prokuratura Rejonowa w Trzebnicy przy ul. Matejki 1 9) Prokuratura Rejonowa w Wołowie przy ul. Wojska Polskiego 2 10) Prokuratura Rejonowa w Miliczu przy ul. Grota Roweckiego 5 11) Prokuratura Rejonowa w Środzie Śląskiej przy ul. Parkowej 1 2. Dostawa przesyłek do niżej wymienionych siedzib Zamawiającego codziennie między godz. 9:00 a godz. 10:00: 1) Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu przy ul. Podwale 30 2) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Stare Miasto przy ul. Sądowej 2 3) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Śródmieście przy ul. Podwale28 4) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Psie Pole przy ul. Podwale28 5) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Fabryczna przy ul. Sądowej 2 6) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Zachód przy ul. Powstańców Śląskich 161 7) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Wschód przy ul. Piłsudskiego 38b 8) Prokuratura Rejonowa w Oławie przy ul. 1 Maja 41 9) Prokuratura Rejonowa w Oleśnicy przy ul. Chopina 2 10) Prokuratura Rejonowa w Strzelinie przy ul. Bolka I Świdnickiego 6 11) Prokuratura Rejonowa w Trzebnicy przy ul. Matejki 1 12) Prokuratura Rejonowa w Wołowie przy ul. Wojska Polskiego 2 13) Prokuratura Rejonowa w Miliczu przy ul. Grota Roweckiego 5 14) Prokuratura Rejonowa w Środzie Śląskiej przy ul. Parkowej 11 Przesyłki rejestrowane o masie powyżej 50 g po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy będą zwracane Zamawiającemu do ww. jednostek Prokuratury. 3. Usługa będzie realizowana przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku. 4. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek i zwrotów, według cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w Arkuszu kalkulacyjnym po uwzględnieniu potencjalnego rabatu. W związku z tym Wykonawca określa w Arkuszu kalkulacyjnym ceny jednostkowe brutto również dla tych elementów zamówienia, których ilość wynosi zero. 5. Całkowita wartość zrealizowanego zamówienia nie może przekroczyć ceny oferty brutto. Wykonawca powinien określić cenę jednostkową brutto każdej przesyłki pocztowej i każdego zwrotu, wymienionych w Arkuszu kalkulacyjnym stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. 6. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług pocztowych, sklasyfikowanych w kategorii 27 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. (Dz. U. 12, poz. 68) w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym. 7. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się wg rodzaju: a) przesyłki listowe nierejestrowane tj. przesyłki nadane i doręczone bez ZPO (bez zwrotnego potwierdzenia odbioru); b) przesyłki listowe rejestrowane, w tym przesyłki nadane i doręczone z ZPO (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru); c) przesyłki rejestrowane nielistowe - paczki pocztowe. 8. Usługi pocztowe będą świadczone na całym obszarze Polski oraz poza granicami Polski. 9. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje musi być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności: a) ustawa z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008r. Nr 189 poz. 1159 z późn. zm.); b) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004 Nr 5 poz. 34 z późn. zm.); c) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U z 2003r. Nr 183 poz. 1795 z późn. zm.); d) art. 131 Kodeksu postępowania cywilnego oraz wydanym na jego podstawie rozporządzeniem wykonawczym obowiązującym w dniu doręczenia przesyłki - aktualnie Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 października 2010 w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym; e) art. 141 Kodeksu postępowania karnego oraz wydanym na jego podstawie rozporządzeniem wykonawczym obowiązującym w dniu doręczenia przesyłki - aktualnie Rozporządzenie Ministra sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym; 10. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: - Przesyłki listowe o wadze powyżej 50 g i do 2000 g. oraz wymiarach (gabarytach A i B): a) list zwykły - przesyłka nierejestrowana, b) list zwykły priorytetowy - przesyłka nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, c) list polecony - przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania d) list polecony priorytetowy - przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania będąca przesyłką najszybszej kategorii, e) list polecony z usługą (zwrotne potwierdzenie odbioru)- przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) list polecony priorytetowy z usługą (zwrotne potwierdzenie odbioru)- przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania będąca przesyłką najszybszej kategorii i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Wymiary przesyłek listowych: Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 9cm x 14 cm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 2 cm, szerokość 23 cm, długości 32,5 cm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 2 cm lub długość 32,5 cm lub szerokość 23 cm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 90 cm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 60 cm. - Paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 30.000g oraz wymiarach (gabarytach A i B): a) zwykłe - paczki rejestrowane, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. Wymiary paczek: Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 9 x 14 cm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 60 cm, szerokość 50 cm, wysokość 30 cm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 60 cm lub szerokość 50 cm lub wysokość 30 cm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 m, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1,5 m. 11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 12. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki oraz pełną nazwę adres zwrotny nadawcy. 13. Przesyłki rejestrowane listowe nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych według wzoru określonego w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz określonego w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym. Zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 14. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki rejestrowanej (niezgodność zapisu w wykazie listów poleconych z ilością nadanych przesyłek), Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o brakującej przesyłce z podaniem nazwy adresata. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę w godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w dniu przyjęcia przesyłki. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę po godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w następnym dniu roboczym po przyjęciu przesyłki. 15. Przesyłki pocztowe mogą być opłacane przy użyciu maszyn do frankowania będących własnością Zamawiającego. Jednostki, które posiadają frankownicę Zamawiający opisał w niniejszej specyfikacji (punkt 35 niniejszego rozdziału). Dopuszcza się również możliwość opłacania przesyłek pocztowych bez stosowania maszyn do frankowania. 16. Po upływie okresu rozliczeniowego Wykonawca będzie wystawiał fakturę za usługę odbioru przesyłek pocztowych od Zamawiającego wraz z transportem do placówek Wykonawcy oraz fakturę korygującą, dotyczącą opłat pocztowych uiszczanych z wykorzystaniem maszyny do frankowania, uwzględniającą faktycznie nadane i zwrócone przesyłki pocztowe w danym okresie rozliczeniowym. Wartość przesyłek będzie ustalana na podstawie wykazu listów poleconych w przypadku przesyłek pocztowych rejestrowanych, zestawienia ilościowo-wartościowego w przypadku przesyłek nierejestrowanych oraz zestawienia przesyłek zwracanych. Opłata za zwroty przesyłek rejestrowanych odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury, do której dołączony zostanie wykaz zwróconych przesyłek w danym okresie rozliczeniowym. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. 17. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowaną usługę. Jeżeli całkowita wartość zrealizowanego zamówienia będzie niższa od ceny ofertowej brutto, to Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niezrealizowaną część usługi. 18. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo pocztowe (Dz.U.2008.189.1159 z późn. zm.). 19.Przesyłki rejestrowane listowe nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych według wzoru określonego w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz określonego w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym. Zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 20. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie ilościowego i ilościowego zestawienia nadanych przesyłek. Zestawienia sporządzone będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 21. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego, przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku. 22. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w wyżej wymienionym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki zgodnie z obowiązującymi w dniu doręczenia przesyłki przepisami KPC i KPK. 23. Zamawiający będzie korzystał z wzorów druków ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru), określonych w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym. 24. Świadczenie usługi codziennego odbioru przesyłek polega na płatnym odbiorze przez przedstawiciela Wykonawcy z miejsca wskazanego przez Zamawiającego uporządkowanych przesyłek oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj, a następnie nadaniu tych przesyłek na ogólnych zasadach. Usługa obejmuje wszystkie rodzaje przesyłek, zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym. 25. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi odbioru wyżej wymienionych przesyłek do wysyłki od Zamawiającego (tj. z siedzib wskazanych w ust. 1 pkt 1), przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w godzinach 14.00-15.00 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. 26. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 27. Wykonawca zobowiązuje się doręczać przesyłki przyjęte do przemieszczania i doręczania w czasie: a) nie później niż 6 dni dla przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii ; b) nie później niż 4 dni dla przesyłki będącej przesyłką najszybszej kategorii; 28. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. 29. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. 30. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 31. Wykonawca odpowiada za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 32. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodnie z zasadami ustawy Prawo pocztowe. 33. Wykonawca będzie stosował własne znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących usługi pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy, na podstawie której świadczone są usługi pocztowe. 34. W celu umieszczenia na przesyłkach Zamawiającego wyżej wymienionych oznaczeń Wykonawca przekaże Zamawiającemu dla każdej z jednostek wskazanych w rozdz. II ust. 1 SIWZ, odpowiednie stemple lub urządzenia stemplujące na swój koszt do nieodpłatnego użytkowania i zapewni ich sprawne funkcjonowanie w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zwróci Wykonawcy ww stemple lub urządzenia stemplujące po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy. 35.Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu posiada następującą infrastrukturę dotyczącą frankowania przesyłek pocztowych 1. Prokuratura Okręgowa przy ul. Podwale 30 - frankownica Pitney Bowes nr 27; 2. Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Wschód przy ul. Piłsudskiego 38b- frankownica POSTALIA EFS 3000 nr 141; 3.Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Zachód przy ul. Powstańców Śląskich 161 - frankownica Pitney Bowes nr 211; 4.Biuro Podawcze przy Prokuraturze Okręgowej we Wrocławiu dla Prokuratur Rejonowej W-w Fabryczna, Prokuratury Rejonowej W-w Psie Pole, Prokuratury Rejonowej W-w Stare Miasto, Prokuratury Rejonowej W-w Śródmieście przy ul. Sądowej 2 - frankownica Pitney Bowes nr 212; 5.Prokuratura Rejonowa w Oleśnicy - frankownica POSTALIA EFS 3000 nr 136. 36. Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru formy wnoszenia opłat za świadczenie usług pocztowych, co w szczególności jest uzależnione od aktualnego stanu posiadania urządzeń do frankowania, ich liczby i stanu technicznego. Zamawiający nie wyklucza formy wnoszenia opłat skredytowanych z dołu z tytułu świadczenia usług pocztowych. 37. W ramach poszczególnych pozycji wyszczególnionych w Arkuszu kalkulacyjnym Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w innych ilościach niż określone w Arkuszu kalkulacyjnym z zastrzeżeniem, iż całkowita wartość zrealizowanego zamówienia nie może przekroczyć maksymalnej wartości umowy. 38. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych przesyłek (w arkuszu kalkulacyjnym cenowym stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ) mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych w Arkuszu kalkulacyjnym. 39. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia. 40. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, której wzór zawiera załącznik nr 7 do SIWZ. 41. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy - opiekunem klienta. 42. Wykonawca wskaże numery telefonów kontaktowych i numery fax. oraz inne ustalenia niezbędne dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia. 43. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 44.termin wykonywania zamówienia od 1.03.2012 do 31.12.2012